Formularbereich (Vorschau)
Formspace ist eine Onlineformular- und Workflowplattform, die Teams dabei hilft, strukturierte Informationen zu sammeln, Genehmigungen zu koordinieren und Nachverfolgungsarbeiten zu verwalten. Verwenden Sie diese Integration, um automatisierte Prozesse aus neuen Formularantworten oder bestimmten Workflowschritten zu starten, auf Antwortdaten und hochgeladene Dateien zuzugreifen und Antwort-PDFs für E-Mails, Speicher und andere Geschäftssysteme zu generieren.
Dieser Connector ist in den folgenden Produkten und Regionen verfügbar:
| Service | Class | Regions |
|---|---|---|
| Copilot Studio | Premium | Alle Power Automate Regionen mit Ausnahme der folgenden: - US Government (GCC) - US Government (GCC High) - China Cloud betrieben von 21Vianet - US Department of Defense (DoD) |
| Logik-Apps | Standard | Alle Logik-Apps-Regionen mit Ausnahme der folgenden Bereiche: - Azure Government Regionen - Azure China-Regionen - US Department of Defense (DoD) |
| Power Apps | Premium | Alle Power Apps Regionen mit Ausnahme der folgenden: - US Government (GCC) - US Government (GCC High) - China Cloud betrieben von 21Vianet - US Department of Defense (DoD) |
| Power Automate | Premium | Alle Power Automate Regionen mit Ausnahme der folgenden: - US Government (GCC) - US Government (GCC High) - China Cloud betrieben von 21Vianet - US Department of Defense (DoD) |
| Kontakt | |
|---|---|
| Name | Formspace-Unterstützung |
| URL | https://formspace.com/contact |
| support@formspace.com |
| Connectormetadaten | |
|---|---|
| Herausgeber | VP LABS PTY LTD |
| Website | https://formspace.com |
| Datenschutzrichtlinie | https://formspace.com/privacy |
| Kategorien | Produktivität; Unternehmensführung |
Formraum
Formspace hilft Teams beim Erstellen von Formularen, beim Sammeln von Antworten und beim Koordinieren der Nachverfolgung. Dieser Connector startet automatisierte Flüsse, wenn eine Formularantwort gesendet wird oder wenn ein veröffentlichter Formspace-Workflow ein verbundenes Ziel erreicht. Außerdem werden Aktionen zum Abrufen von übermittelten Dateien und Antwort-PDFs bereitgestellt.
Voraussetzungen
- Ein Formularbereich-Konto.
- Die Mitgliedschaft im Formularbereich, der das Formular oder den Workflow besitzt.
- Ein veröffentlichtes Formular, bevor ein antwortgesendeter Trigger ausgeführt werden kann.
- Verfügbare Workflowausführungskapazität im Formspace-Abonnement.
Triggers
Wenn eine Formularantwort gesendet wird
Startet einen Fluss, wenn das ausgewählte veröffentlichte Formular eine vollständige Antwort empfängt. Der Trigger stellt Formular-, Antwort-, Antwort- und Antwortdaten bereit. Antworteigenschaften werden aus dem veröffentlichten Schema des ausgewählten Formulars oder aus dem aktuellen Entwurfsschema eingegeben, wenn das Formular noch nicht veröffentlicht wurde.
So verwenden Sie diesen Trigger:
- Erstellen Sie einen automatisierten Fluss, und wählen Sie aus , wann eine Formularantwort gesendet wird.
- Melden Sie sich bei Formspace an.
- Wählen Sie einen Formularbereich und ein Formular aus.
- Speichern Sie den Flow.
Der Trigger wird unabhängig von der Formspace-Workflowveröffentlichung ausgeführt. Nachdem die Verbindung gespeichert wurde, wird der Fluss auch als schreibgeschützte Verbindung unter "Formular übermittelt " im Workflowbereich des Formulars angezeigt.
Beim Aufrufen durch einen Formspace-Workflow
Registriert den Fluss als wiederverwendbares Ziel, das von einem Formspace-Workflow ausgewählt werden kann. Verwenden Sie diesen Trigger, wenn eine Genehmigungs-, Bedingungs-, Verzweigungs- oder frühere Workflowaktion steuern soll, wann der Fluss gestartet wird.
So verwenden Sie diesen Trigger:
- Erstellen Sie einen automatisierten Fluss, und wählen Sie "When Invoked by a Formspace workflow" aus.
- Melden Sie sich bei Formspace an.
- Wählen Sie einen Formularbereich aus, und geben Sie einen Namen für das Ziel ein.
- Speichern Sie den Flow.
- Fügen Sie in Formspace "Ausführen" Power Automate Fluss zu einem Formularworkflow hinzu, und wählen Sie das Ziel aus.
- Verbinden Sie den Block, an dem er ausgeführt werden soll, und veröffentlichen Sie den Workflow.
Der Trigger stellt einen stabilen Ereignisumschlag bereit, der Formular, Antwort, Antworten, Workflow, Antwort und Genehmigungskontext enthält. Ein Ziel gehört zum ausgewählten Formularbereich und kann von mehreren Workflowblöcken wiederverwendet werden.
Aktionen
Abrufen von übermittelten Dateiinhalten
Gibt den binären Inhalt, den ursprünglichen Dateinamen und den Inhaltstyp einer Datei zurück, die mit einer übermittelten Antwort hochgeladen wurde. Verwenden Sie die Antwort-ID und den dauerhaften Dateiverweis, der von einem Formspace-Trigger bereitgestellt wird.
PDF-Antwort abrufen
Generiert eine PDF mit der übermittelten Antwort und dem Formularbereich-Workflowverlauf. Verwenden Sie die antwort-ID, die von beiden Formspace-Triggern bereitgestellt wird.
Bekannte Probleme und Einschränkungen
- Wenn sich ein Formularschema ändert, nachdem ein antwortgesendeter Trigger konfiguriert wurde, aktualisieren oder erneut aktivieren Sie den Trigger, bevor sie neu hinzugefügte oder geänderte Antwortfelder verwenden.
- Datei- und Signaturantwort-URLs laufen nach 24 Stunden ab. Hochgeladene Dateien enthalten auch einen dauerhaften Dateiverweis für " Übermittelte Dateiinhalte abrufen". Signaturbilder müssen kopiert werden, bevor ihre temporäre URL abläuft.
- Die Übermittlung wird angehalten, wenn der Verbindungsbesitzer aus dem Formularbereich entfernt, gesperrt oder gelöscht wird. Ein aktuelles Mitglied kann den Trigger neu erstellen, um den Besitz der Verbindung zu übernehmen.
- Wenn Sie einen Trigger deaktivieren oder löschen, wird die Übermittlung getrennt. Vorhandene Formspace-Workflowblöcke behalten ihr ausgewähltes Ziel bei, sodass derselbe Fluss später erneut verbunden werden kann.
- Automatisierungsläufe unterliegen der monatlichen Workflowausführung des Formspace-Abonnements.
Support
- Produktdokumentation: Formularspace-Dokumentation
- Support: Formspace-Unterstützung
- Datenschutzrichtlinie: Formularspace-Datenschutzrichtlinie
- Bedingungen für Formspace
Aktionen
| Abrufen von übermittelten Dateiinhalten |
Lädt eine Datei aus einer übermittelten Antwort mithilfe der Dateireferenz herunter, die von einem Formspace-Trigger bereitgestellt wird. |
| PDF-Antwort abrufen |
Generiert eine PDF mit der übermittelten Antwort und dem Formularbereich-Workflowverlauf. |
Abrufen von übermittelten Dateiinhalten
Lädt eine Datei aus einer übermittelten Antwort mithilfe der Dateireferenz herunter, die von einem Formspace-Trigger bereitgestellt wird.
Parameter
| Name | Schlüssel | Erforderlich | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
|
Antwort-ID
|
responseId | True | string |
Die übermittelte Antwort-ID von einem Formspace-Trigger. |
|
Dateireferenz
|
fileReference | True | string |
Der undurchsichtige Dateiverweis aus einer übermittelten Dateiantwort. |
Gibt zurück
- response
- file
PDF-Antwort abrufen
Generiert eine PDF mit der übermittelten Antwort und dem Formularbereich-Workflowverlauf.
Parameter
| Name | Schlüssel | Erforderlich | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
|
Antwort-ID
|
responseId | True | string |
Die übermittelte Antwort-ID von einem Formspace-Trigger. |
Gibt zurück
- response
- file
Trigger
| Beim Aufrufen durch einen Formspace-Workflow |
Registriert diesen Fluss als wiederverwendbares Ziel für Formspace-Workflows. |
| Wenn eine Formularantwort gesendet wird |
Startet diesen Fluss, wenn das ausgewählte Formular eine neue Antwort empfängt. |
Beim Aufrufen durch einen Formspace-Workflow
Registriert diesen Fluss als wiederverwendbares Ziel für Formspace-Workflows.
Parameter
| Name | Schlüssel | Erforderlich | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
|
Formraum
|
organizationId | True | string |
Der Formularbereich, der diesen Fluss aufrufen kann. |
|
Name in Formspace
|
name | True | string |
Ein Anzeigename, der zum Auswählen dieses Flusses in Formspace verwendet wird. |
Gibt zurück
Wenn eine Formularantwort gesendet wird
Startet diesen Fluss, wenn das ausgewählte Formular eine neue Antwort empfängt.
Parameter
| Name | Schlüssel | Erforderlich | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|---|
|
Formraum
|
organizationId | True | string |
Der Formularbereich, der das Formular enthält. |
|
Form
|
formId | True | string |
Das Formular, dessen Antworten diesen Fluss starten. |
Gibt zurück
Definitionen
TriggerForm
| Name | Pfad | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
id
|
id | string |
Die Formular-ID. |
|
Titel
|
title | string |
Der Formulartitel. |
TriggerResponse
| Name | Pfad | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
id
|
id | string |
Die Antwort-ID. |
|
Zahl
|
number | integer |
Die sequenzielle Antwortnummer des Formulars, sofern verfügbar. |
|
url
|
url | uri |
Eine Formspace-Verknüpfung mit der Antwort. |
|
submittedAt
|
submittedAt | date-time |
Zeitpunkt der Übermittlung der Antwort, sofern verfügbar. |
TriggerRespondent
| Name | Pfad | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
email
|
Die überprüfte E-Mail-Adresse des Befragten, sofern verfügbar. |
WorkflowTriggerPayload
| Name | Pfad | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
Ereignis
|
event | TriggerEvent | |
|
Formular
|
form | TriggerForm | |
|
response
|
response | TriggerResponse | |
|
befragter
|
respondent | TriggerRespondent | |
|
Arbeitsablauf
|
workflow | TriggerWorkflow | |
|
answers
|
answers | object |
Die übermittelten Antworten als offenes Objekt. |
|
Genehmigung
|
approval | object |
Die aktuellen Genehmigungsdaten, wenn dieser Fluss einer Genehmigung folgt. |
TriggerEvent
| Name | Pfad | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
id
|
id | string |
Ein eindeutiger Bezeichner für diesen Aufruf. |
|
Typ
|
type | string |
Der Ereignistyp. |
|
triggeredAt
|
triggeredAt | date-time |
Wenn der Workflow den verbundenen Fluss aufgerufen hat. |
TriggerWorkflow
| Name | Pfad | Typ | Beschreibung |
|---|---|---|---|
|
runId
|
runId | string |
Die Workflowausführungs-ID. |
|
versionId
|
versionId | string |
Die veröffentlichte Workflowversions-ID, sofern verfügbar. |
|
blockId
|
blockId | string |
Die Block-ID, die diesen Fluss aufgerufen hat. |
|
blockName
|
blockName | string |
Der im Formularbereich angezeigte Blockname. |
file
Dies ist der grundlegende Datentyp "Datei".