Externe Absender: Problembehandlung bei E-Mails, die an Microsoft 365 gesendet werden
Tipp
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Dieser Artikel enthält Informationen zur Problembehandlung für Absender, bei denen Probleme auftreten, wenn sie versuchen, E-Mails an Empfänger in Microsoft 365 zu senden, sowie bewährte Methoden für den Massenversand an Kunden.
Verwalten Sie die Sendezuverlässigkeit Ihrer IP-Adresse und Ihrer Domäne?
Exchange Online Protection (EOP) bietet Antispamschutz für Microsoft 365. Wir verwenden auch E-Mail-Authentifizierungstechnologien wie SPF, DKIM und DMARC, um zu überprüfen, ob die Domäne, die die E-Mail sendet, dazu autorisiert ist. Viele Faktoren beeinflussen die EOP-Filterung. Beispiele hierfür sind die sendende IP-Adresse, Domäne, E-Mail-Authentifizierung, Listengenauigkeit, Beschwerderaten, Inhalte und vieles mehr. Einer der Hauptfaktoren, um den Ruf eines Absenders und seine Fähigkeit, E-Mails zu übermitteln, zu senken, ist seine Junk-E-Mail-Beschwerderate.
Senden Sie E-Mails von neuen IP-Adressen?
IP-Adressen, die noch nie zum Senden von E-Mails verwendet wurden, haben in der Regel keinen Ruf in unseren Systemen. Daher treten bei E-Mails aus neuen Quellen eher Übermittlungsprobleme auf. Sobald die IP-Adresse einen Guten Ruf dafür hat, dass kein Spam gesendet wird, ermöglicht EOP in der Regel eine bessere E-Mail-Zustellung.
Neue IP-Adressen für Domänen mit vorhandenen SPF-Einträgen haben in der Regel den zusätzlichen Vorteil, dass sie einen Teil der Sendereputation der Domäne erben. Wenn Ihre Domäne über einen guten Ruf beim Senden verfügt, kann es bei neuen IP-Adressen zu einer schnelleren Anlaufzeit kommen. Eine neue IP-Adresse kann je nach Volumen, Listengenauigkeit und Junk-E-Mail-Beschwerderaten innerhalb weniger Wochen vollständig ausgeweitet werden.
Bestätigen, dass Ihr DNS ordnungsgemäß eingerichtet ist
Anweisungen zum Erstellen und Verwalten von DNS-Einträgen, einschließlich des für das E-Mail-Routing erforderlichen MX-Eintrags, finden Sie bei Ihrem DNS-Hostinganbieter.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst nicht als nicht routingfähige IP-Adresse ankündigen.
Wir akzeptieren möglicherweise keine E-Mails von Absendern, die bei einer Reverse-DNS-Suche fehlschlagen. In einigen Fällen bewerben sich seriöse Absender fälschlicherweise als nicht routbare IP-Adresse bei dem Versuch, eine Verbindung zu EOP zu öffnen. Zu den IP-Adressen, die für private (nicht routingfähige) Netzwerke reserviert sind, gehören:
- 192.168.0.0/16 (oder 192.168.0.0 - 192.168.255.255)
- 10.0.0.0/8 (oder 10.0.0.0 - 10.255.255.255)
- 172.16.0.0/11 (oder 172.16.0.0 - 172.31.255.255)
Sie haben einen Unzustellbarkeitsbericht (NDR) beim Senden von E-Mails an einen Benutzer in Office 365 erhalten.
Einige Übermittlungsprobleme sind darauf zurückzuführen, dass Microsoft die IP-Adresse des Absenders blockiert oder das Benutzerkonto aufgrund vorheriger Spamaktivitäten als gesperrter Absender identifiziert wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie den Nichtzustellbarkeitsbericht (auch als NDR oder Unzustellbarkeitsnachricht bezeichnet) fehlerhaft erhalten haben, befolgen Sie die Anweisungen in der NDR-Nachricht, um das Problem zu beheben.
Weitere Informationen zu dem von Ihnen empfangenen Fehler finden Sie in der Liste der Fehlercodes in Email Nichtübermittlungsberichten in Exchange Online.
Der folgende NDR gibt beispielsweise an, dass Microsoft die sendenden IP-Adresse blockiert hat:
550 5.7.606-649 Access denied, banned sending IP [x.x.x.x]; To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.
Informationen zum Entfernen aus dieser Liste finden Sie unter Verwenden des Portals zum Aufheben der Liste der blockierten Absender.
Meine E-Mail ist im Junk-Email Ordner des Empfängers gelandet.
Wenn eine Nachricht von EOP fälschlicherweise als Spam identifiziert wurde, können Sie mit dem Empfänger zusammenarbeiten, um diese falsch positive Nachricht zur Analyse an Microsoft zu übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Melden von Nachrichten und Dateien an Microsoft.
EOP gedrosselter Datenverkehr von meiner IP-Adresse
Sie erhalten den folgenden NDR, da verdächtige Aktivitäten von der Quell-IP-Adresse erkannt wurden. E-Mails aus der Quelle wurden während der Auswertung vorübergehend eingeschränkt.
host xxxx.outlook.com [x.x.x.x]: 451 4.7.550 Access denied, please try again later
Nachdem wir die Nachrichten ausgewertet und festgestellt haben, dass alles in Ordnung ist, entfernen wir die Einschränkung.
Ich kann keine E-Mails von Absendern in Microsoft 365 empfangen
Um Nachrichten von Microsoft 365-Absendern zu empfangen, stellen Sie sicher, dass Ihr Netzwerk Verbindungen von den IP-Adressen zulässt, die EOP in unseren Rechenzentren verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online Protection IP-Adressen.
Bewährte Methoden für Massen-E-Mails an Microsoft 365-Benutzer
Wenn Sie häufig Massen-E-Mail-Kampagnen an Microsoft 365-Benutzer durchführen, befolgen Sie die Tipps in diesem Abschnitt.
Stellen Sie sicher, dass der Name von angibt, wer die Nachricht sendet.
Die Betreffzeile der Nachricht sollte eine kurze Zusammenfassung des Inhalts der Nachricht sein. Der Nachrichtentext sollte klar und prägnant angeben, worum es bei dem Angebot, dem Dienst oder dem Produkt geht. Zum Beispiel:
Richtig:
Von: marketing@shoppershandbag.com
Betreff: Aktualisierter Katalog für die Weihnachtszeit!
Falsch:
Von: someone@outlook.com
Betreff: Kataloge
Je einfacher Sie es den Leuten machen, zu wissen, wer Sie sind und was Sie tun, desto weniger Schwierigkeiten haben Sie mit den meisten Spamfiltern.
Schließen Sie in Kampagnen-E-Mails immer eine Option zum Abbestellen ein.
Marketing-E-Mails, insbesondere Newsletter, sollten immer eine Möglichkeit zum Abmelden enthalten. Zum Beispiel:
This email was sent to example@contoso.com by sender@fabrikam.com.
Update Profile/Email Address | Instant removal with SafeUnsubscribe™ | Privacy Policy
Die Anforderung, dass Empfänger E-Mails mit "Abmelden" in der Betreffzeile senden müssen, ist weniger vorzuziehen als die 1-Klick-Option. Wenn Empfänger eine Nachricht senden müssen, stellen Sie sicher, dass sie über den Link zu einem Formular gelangen, in dem alle erforderlichen Felder aufgefüllt sind.
Verwenden der doppelten Anmeldeoption für die Registrierung für Marketing-E-Mails oder Newsletter
Diese branchenspezifische bewährte Methode wird empfohlen, wenn Ihr Unternehmen die Registrierung ihrer Kontaktinformationen für den Zugriff auf Ihr Produkt oder Ihre Dienste erfordert oder animiert. Die Praxis, Benutzer während des Registrierungsprozesses automatisch für Marketing-E-Mails oder E-Newsletter zu registrieren, ist in der heutigen Internetumgebung fraglich.
Wenn die Optionen zum Erhalt Ihrer Newsletter oder Sonderangebote in Ihrem Registrierungsprozess standardmäßig ausgewählt sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass uninteressante Benutzer Ihre E-Mail erhalten.
Microsoft empfiehlt die Option "Double Opt-in", was bedeutet, dass das Kontrollkästchen für Marketing-E-Mails oder Newsletter nicht standardmäßig aktiviert ist. Darüber hinaus wird nach dem Senden des Registrierungsformulars eine Überprüfungs-E-Mail an den Benutzer gesendet. Die Überprüfungs-E-Mail enthält eine URL, mit der der Benutzer seine Entscheidung für den Empfang von Marketing-E-Mails bestätigen kann.
Die Double-Opt-In-Methode hilft dabei, fragwürdige E-Mail-Marketingpraktiken zu beseitigen, da niemand behaupten kann, dass er sich unbeabsichtigt für Marketing-E-Mails registriert hat.
Sicherstellen, dass E-Mail-Nachrichteninhalte transparent und nachverfolgbar sind
Email Inhalte ist genauso wichtig wie die Art und Weise, wie Sie E-Mails senden. Verwenden Sie die folgenden bewährten Methoden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht von E-Mail-Filterdiensten gekennzeichnet werden:
Anforderungen an Empfänger, den Absender ihrem Adressbuch hinzuzufügen, sollten eindeutig angeben, dass diese Aktion keine Garantie für die Zustellung bietet.
Weiterleitungen im Textkörper der Nachricht sollten ähnlich und konsistent sein, nicht zahlreich und unterschiedlich. Eine Weiterleitung ist in diesem Kontext etwas, das von der Nachricht wegführt, z. B. Links und Dokumente. Wenn Sie über viele Werbelinks, Abmeldelinks oder Aktualisieren der Profillinks verfügen, sollten sie alle auf dieselbe Domäne verweisen. Zum Beispiel:
Richtig (alle Domänen sind identisch):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.bulkmailer.comoptions.bulkmailer.comFalsch (alle Domänen unterscheiden sich):
unsubscribe.bulkmailer.comprofile.excite.comoptions.yahoo.comVermeiden Sie Inhalte mit großen Bildern und Anlagen oder Nachrichten, die vollständig aus einem Bild bestehen.
Ihre öffentlichen Datenschutz- oder P3P-Einstellungen sollten deutlich angeben, dass Sie Nachverfolgungspixel (Web-Bugs oder Beacons) verwenden.
Entfernen falscher E-Mail-Aliasnamen aus den Datenbanken
Alle falschen E-Mail-Adressen in Ihrer Datenbank, die zu NDRs führen, sind unnötig und gefährden Ihre ausgehenden E-Mails für eine weitere Überprüfung durch E-Mail-Filterdienste. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Datenbank auf dem neuesten Stand ist.