1. Phase: Evaluieren
In der ersten Phase der Einführung ermitteln und priorisieren Sie Anwendungsfälle und erfahren bei der Planung der Einführung gleichzeitig mehr über die verfügbaren Ressourcen. Diese Etappe ist bei Ihrer Umsetzung von entscheidender Bedeutung, da Sie die Geschäftsziele festlegen, an denen Sie später Ihren Erfolg messen.
Die wichtigsten Schritte in der Phase „Evaluieren“ sind:
- Zusammenstellen des Teams
- Definieren der Geschäftsstrategie
- Bestimmen der Bereitschaft
Zusammenstellen des Teams
Sie müssen bestimmen, wer während der Einführung involviert werden muss. Die Umsetzung dieser neuen Arbeitsweise erfordert unternehmensweite Akzeptanz und Unterstützung. Wir haben vier wichtige Gruppen identifiziert, mit denen Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Technologien nutzen und Geschäftsergebnisse erzielen können.
Jede Gruppe spielt während der Implementierung eine bestimmte Rolle und sollte bereits zu Beginn der Implementierung und auch danach immer wieder miteinbezogen werden. In diesem Abschnitt werden die spezifischen Rollen dieser Teammitglieder dargestellt:
- Leitende Sponsoren
- Erfolgsverantwortlicher
- Erstnutzer
- Befürworter
Fördern des Projekterfolgs durch leitende Sponsoren
Die Sponsoren müssen Folgendes beachten:
- Sie müssen das Projektteam beim Identifizieren und Priorisieren der wichtigsten Geschäftsanforderungen unterstützen.
- Sie spielen eine Rolle beim Vermitteln der Vision an Führungskräfte im gesamten Unternehmen.
- Sie nutzen aktiv die Funktionen von Dynamics 365, um die Akzeptanz zu fördern.
- Sie sprechen sich für den Einführungsprozess aus. Studien belegen, dass 87 % aller erfolgreichen Transformationsprojekte durch das erkennbare Engagement des leitenden Sponsors beeinflusst wurden.
Hierbei gilt das folgende ABC für leitende Sponsoren:
- A – Aktive und erkennbare Mitwirkung
- B – Koalition mit anderen Führungskräften
- C – Direkte Kommunikation mit Mitarbeitern
Identifizieren der Erfolgsverantwortlichen und ihrer Wichtigkeit
Die für den Erfolg verantwortlichen Personen tragen zur Umsetzung der Geschäftsziele bei, indem sie die Mitarbeiter darin unterstützen, das Potenzial der neuen Lösung von Dynamics 365 voll auszuschöpfen.
Erfolgsverantwortliche müssen Folgendes gewährleisten:
- Die richtigen Akteure finden und einbeziehen
- Die gesteckten Geschäftsziele auf Dynamics 365-Szenarien übertragen
- Einen Einführungsplan erstellen, um die Nutzung zu fördern und den Mehrwert von Dynamics 365 umzusetzen
- Für erfolgreiche Kommunikation und Schulung sorgen
Identifizieren von Erstnutzern
Mit der Auswahl der Erstnutzer legen Sie den Grundstein für wichtige Erkenntnisse und erleichtern die unternehmensweite Einführung.
Die folgende Liste enthält die Art der Mitarbeiter, die in Ihr Programm aufgenommen werden sollten:
- Benutzer aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen – vorzugsweise solche, die an einem Projekt oder Geschäftsprozess zusammenarbeiten.
- Mögliche Befürworter oder Führungskräfte, welche bei der breiten Einführung in der gesamten Organisation als Fürsprecher dienen könnten.
- Benutzer, welche bereits in der Vergangenheit nur schwer mit Technologien umgehen konnten. Ihre Bedürfnisse müssen während des Starts verstanden und berücksichtigt werden.
- IT- und Helpdesk-Mitarbeiter, die Benutzer während der Einführung unterstützen.
Wichtig
Lassen Sie den CEO und die obere Geschäftsführung außer Betracht. Die Geschäftsführung einzubeziehen, kann verlockend sein, sie sollte aber nicht am Erstnutzerprogramm teilnehmen, um etwaige Probleme schon vor der Einführung ohne großes Aufheben zu lösen.
Identifizieren von Befürwortern
Befürworter unterstützen die Teams dabei, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Sie steigern die Bekanntheit, das Verständnis und das Engagement in der gesamten Community.
Befürworter leisten Folgendes:
- Sie schaffen Enthusiasmus als Grundlage für die steigende Akzeptanz.
- Sie nehmen Einfluss auf ihre Teams.
- Sie vermitteln allen Teams die neue Arbeitsweise.
- Sie benennen geschäftliche Herausforderungen und Lösungsmöglichkeiten.
- Sie geben dem Projektteam und den Sponsoren Feedback.
- Sie entlasten das Projekt-Kernteam durch aktive, kontinuierliche Interaktion.
Einbeziehen weiterer Teammitglieder
Viele Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen haben während der Einführung einer neuen Technologie wichtige Aufgaben. Die folgende Tabelle bietet eine Zusammenfassung dieser Rollen. Wir haben eine Vorlage erstellt, damit Sie Ihr Team in der Arbeitsmappe zur Einführungsplanung identifizieren und festhalten können.
| Fokus | Vernetzung | Abteilung |
|---|---|---|
| Leitender Sponsor | Vermitteln der detaillierten Vision und des Mehrwerts von Dynamics 365 an das Unternehmen | Vorstand |
| Erfolgsverantwortlicher | Erreichen der Geschäftsziele des Dynamics 365-Rollouts | Alle Abteilungen |
| Programmmanager | Beaufsichtigen des gesamten Starts und Rollouts von Dynamics 365 | IT-Abteilung |
| Befürworter | Unterstützen der Einführung von Dynamics 365 und Umgehen mit Einwänden | Mehrere Abteilungen |
| Schulungsleiter | Verwalten und Kommunizieren von Schulungsinhalten über Dynamics 365 | IT-Abteilung oder andere Abteilung |
| Abteilungsleiter (Beteiligte) | Identifizieren der Nutzungsweise von Dynamics 365 in bestimmten Abteilungen und Fördern von Interaktionen | Alle Abteilungen (Management) |
| IT-Spezialisten | Überwachen aller technischen Aspekte des Rollouts, einschließlich der Integration | IT-Abteilung |
| Kommunikationsleiter | Kontrolle der unternehmensweiten Kommunikation zu Dynamics 365 | Unternehmenskommunikation, IT-Abteilung oder andere Abteilung |
Hinweis
Obwohl wir empfehlen, dass jede dieser Rollen während der Einführung besetzt ist, sind bei Ihrer individuellen Lösung mitunter nicht alle erforderlich. Im Begleitmaterial Details zu Rollen von Teammitgliedern bei der Einführung finden Sie eine vollständige Beschreibung.
Definieren der Strategie
In diesem Schritt arbeiten Sie mit Ihrem Kernteam zusammen, um Ihre Ziele zu verfeinern, die wichtigen Unternehmensziele und -herausforderungen zu identifizieren und dadurch Ihre Arbeitsprozesse zu verbessern. Sie können einen Workshop veranstalten, um näher auf aktuelle Herausforderungen, Strategien und Ziele einzugehen. Beziehen Sie hierbei Abteilungsleiter, verschiedene Geschäftssparten, die IT-Abteilung und andere Beteiligte mit ein, welche die Nutzung von Dynamics 365 in Ihrem Unternehmen mit ihren Ideen unterstützen können.
Folgende Fragen bringen das Gespräch voran:
- In welchem Zusammenhang steht die Lösung zur allgemeinen Strategie und den Zielen des Unternehmens?
- Wie wirkt sie sich auf die Erfahrungen und die Arbeit der Beteiligten aus?
- Wie werden die umfassenderen ganzheitlichen Prozesse und der Produkt- oder Kundenlebenszyklus berücksichtigt?
Identifizieren Ihrer Szenarien
Szenarien zeigen, wie Ihre Mitarbeiter Dynamics 365 einsetzen, um geschäftliche Herausforderungen anzugehen und organisatorische, kulturelle, konkrete oder individuelle Ergebnisse im Bezug auf die Einführung zu erzielen.
Warum sind Szenarien wichtig?
- Mit ihnen wird Teams verständlich gemacht, wie Dynamics 365 ihre Arbeit unterstützt.
- Sie dienen als Input und Validierung von Dynamics 365-Informationsmitteilungen.
- Sie unterstützen Aktivitäten rund um Information und Bereitschaft, indem sie Produkte vorstellen und die Mitarbeiter darüber aufklären, wann und wie sie diese nutzen können.
Hinweis
Die Dynamics 365-Inhaltsbibliothek ist eine Sammlung von empfohlenen Anwendungsfällen mit Ideen zur optimalen und sinnvollen Nutzung von Produkten. Erfahren Sie unter anderem in kostenlosen Webinaren, E-Books und Analystenberichten in unserer Inhaltsbibliothek, wie Dynamics 365 Ihr Unternehmen optimieren kann. Jetzt einsteigen: explore.dynamics.com
Erstellen von Szenarien für mehrere Teams und Abteilungen
Mithilfe der nachstehenden Abbildung lassen sich Anwendungsfälle in bestimmten Abteilungen dokumentieren und dann in der Arbeitsmappe zur Einführungsplanung ablegen.
Erfolgskriterien formulieren
Befürworter unterstützen die Teams dabei, sich an die neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Sie steigern die Bekanntheit, das Verständnis und das Engagement in der gesamten Community. Befürworter leisten Folgendes:
- Identifizieren die wichtigsten Leistungskennzahlen (KPIs), die sich mit der Übernahme verschiedener Geschäftsszenarien verbessern sollen.
- Etablieren KPI-Benchmarks und das Wissen der Benutzer über Dynamics 365.
- Wählen Kriterien aus, mit denen Führungskräften die Auswirkung von Dynamics 365 im Unternehmen aufgezeigt wird.
- Nutzen nach dem Rollout Endbenutzerumfragen, um die Zufriedenheit und den Fortschritt mit dem Benchmark zu vergleichen.
Beispiel-KPIs finden Sie in der Arbeitsmappe zur Einführungsplanung.
Etablieren von KPI-Benchmarks
Wählen Sie Kriterien aus, um die Auswirkungen Ihrer Dynamics 365-Implementierung für jedes Erfolgsmaß zu demonstrieren. Ideen finden Sie unten und Scorecard-Vorlagen in der Arbeitsmappe zur Einführungsplanung. Damit können Sie Ihren Erfolg effektiv nachverfolgen und dokumentieren.
| Messen des Erfolgs | Methode | Beispielziel |
|---|---|---|
| Crossselling und Upselling Nutzen und teilen Sie Cross-Selling-Möglichkeiten für verwandte Produkte sowie umfassende Kundeninformationen mit KI-basierten Empfehlungen mit Vertriebsteams anderer Abteilungen. |
Quantitatives Dynamics 365 Sales
|
Neuer Umsatz von Bestandskunden steigt von 15 % auf 20 %. |
| Servicekosten Steigern Sie die Effizienz von Agenten, die Kunden eine produktivere Benutzererfahrung bieten, indem sie kostengünstigere Kanäle wie Bots nutzen und den Self Service weiter ausbauen. |
Quantitatives Dynamics 365 Customer Service
|
60 % der Kundenfälle wurden in einem (ersten) Anruf gelöst. |
| Steigerung der Produktionskapazitäten Steigern Sie die Produktionsleistung durch vorbeugende Problemvermeidung und erhöhte Transparenz sowie Erkenntnissen zur Verbesserung der Kapazitätsplanung. |
Quantitatives Dynamics 365 Finance
|
Erhöhen Sie den Bruttogewinn durch die Steigerung der Produktionsleistung mit bestehenden Produktionsanlagen von 50 % auf 60 %. |
Bestimmen der Bereitschaft
Die Bereitschaft ist die Motivation und Einsetzbarkeit der Nutzer sowie Ihres Unternehmens für den Wechsel zu Dynamics 365.
Warum sind Szenarien hier wichtig?
- Jedes Unternehmen geht Veränderungen abhängig von der Region, der Arbeitsweise, dem Berufsprofil und anderen Faktoren anders an.
- Bestimmen Sie, wie empfänglich (oder nicht) die Benutzer für neue Arbeitsweisen und Technologien sind.
- Ihr Rollout-Plan muss zum Bereitschaftsgrad Ihres Unternehmens passen.
Widerstand ist nicht unüblich. Planen und handeln Sie vorausschauend.
Bereitschaftsfaktoren
Mit diesen Schlüsselfaktoren können Sie feststellen, inwieweit Ihr Unternehmen auf den Wechsel zu Dynamics 365 vorbereitet ist:
- Klare Vision für die Veränderung im Unternehmen
- Klare Vision für die Veränderung eines jeden Mitarbeiters
- Menge der erforderlichen Veränderungen
- Koordination von Führungskräften
Nutzen Sie die Arbeitsmappe zur Einführungsplanung, um Ihr Unternehmen einzuordnen.