Workflows erstellen, um Aufgaben in Geschäftsprozessen zu verbinden

Sie können Workflows erstellen, die Aufgaben in Geschäftsprozessen verbinden, die von verschiedenen Benutzern ausgeführt werden. Sie können Systemaufgaben, wie automatische Buchung, als Schritte in Workflows aufnehmen, die vor oder nach Benutzeraufgaben erfolgen. Die Anforderung oder Bewilligung von Genehmigungen zum Erstellen neuer Datensätze sind typische Workflowschritte.

Erstellen Sie auf der Seite Workflow einen Workflow, indem Sie die Schritte in den Zeilen auflisten. Jeder Schritt besteht aus einem Trigger und einer Antwort:

• Ein Ereignis, das die Bedingungen angibt, die den Workflow starten.
• Eine Workflowantwort, die definiert, was der Workflow tut.

Notiz

Wenn ein Geschäftsszenario ein Workflowereignis oder eine Reaktion erfordert, das/die in der Standardversion nicht unterstützt wird, registrieren Sie sich bei Power Automate. Weitere Informationen finden Sie unter Business Central in Power Automate-Flows verwenden. Alternativ erhalten Sie eine App bei AppSource oder arbeiten Sie mit einem Microsoft-Partner zusammen, um den Anwendungscode anzupassen.

Wenn Sie Workflows erstellen, können Sie die Schritte aus bestehenden Workflows oder aus Workflowvorlagen kopieren. Workflow-Vorlagen sind nicht bearbeitbare Workflows, die Business Central bereitstellt. Die Kennung für Workflowvorlagen hat das Präfix „MS-“, z. B. in „MS-PIW“. Weitere Informationen unter Erstellen von Workflows aus Workflowvorlagen.

Hinweis

Alle Benachrichtigungen über Workflowschritte werden über eine Aufgabenwarteschlange gesendet. Stellen Sie sicher, dass die Auftragswarteschlange Ihre geschäftlichen Anforderungen widerspiegelt. Weitere Informationen finden Sie unter Aufgabenwarteschlangen zum Planen von Aufgaben verwenden.

Ein Workflow ist in drei Abschnitte unterteilt:

1. Wann Ereignis
   Hierbei wird der Trigger ausgewählt.
   Beispiele für Trigger:
   • Ein Stammdatensatz wird geändert
   • eine Buchungsblattzeile wird erstellt
   • Ein eingehender Beleg wird erstellt oder freigegeben
   • Die Genehmigung eines Belegs wird genehmigt
2. Unter Vorbehalt
   Bedingungen bezieht sich auf das Ereignis und ermöglicht das Erstellen von Filtern, um zu entscheiden, wie der Workflow fortgesetzt wird.
3. Dann Antwort
   Antworten legen die nächsten Schritte im Workflow fest.

Die Optionen für Ereignisse und Antworten sind systemdefiniert. Um neue Optionen hinzuzufügen, müssen Sie eine Erweiterung entwickeln.

So erstellen Sie einen Workflow

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Workflows ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus. Die Seite Workflow wird geöffnet.

3. Geben Sie im Feld Code maximal 20 Zeichen ein, um den Workflow zu identifizieren.

4. Um den Workflow von einer Workflowvorlage zu erstellen, wählen Sie auf der Seite Workflows die Aktion Neuen Workflow aus Vorlage erstellen. Weitere Informationen unter Erstellen von Workflows aus Workflowvorlagen.

5. Beschreiben Sie den Workflow im Feld Beschreibung.

6. Im Feld Kategorie legen Sie fest, in welche Kategorie der Workflow gehört.

7. Geben Sie im Feld Wenn Ereignis das Ereignis an, das auftreten muss, um den Workflowschritt zu starten.

   Wenn Sie das Feld auswählen, werden auf der Seite Workflow-Ereignisse alle verfügbaren Workflow-Ereignisse aufgelistet.

8. Geben Sie im Feld Bei Bedingung eine oder mehrere Bedingungen fest, die erfüllt sein müssen, bevor das Ereignis im Feld Wenn-Ereigniss auftreten kann.

   Wenn Sie das Feld auswählen, werden auf der Seite Ereignisbedingungen Filterfelder aufgelistet, die Bedingungen für das Ereignis sein können. Sie können bei Bedarf neue Filterfelder hinzufügen.

   Wenn es sich bei dem Workflow-Ereignis um die Änderung eines bestimmten Felds in einem Datensatz handelt, verwenden Sie die Seite Ereignisbedingungen , um das Feld und die Art der Änderung zu Auswählen.

   1. Um eine Feldänderung für das Ereignis festzulegen, wählen Sie auf der Seite Ereignisbedingungen im Feld Feld das Feld aus, das sich ändert.
   2. Geben Sie im Feld Operator entweder Verringert, Erhöht oder Geändert aus.

9. Geben Sie im Feld Dann Antwort die Antwort an, die beim Auftreten des Workflowereignisses folgt.

   Wenn Sie das Feld auswählen, werden auf der Seite Workflow-Antworten alle verfügbaren Workflow-Antworten und Antwort-Optionen aufgelistet.

10. Geben Sie im Inforegister Optionen für die ausgewählte Reaktion die Optionen für die Workflowantwort an, indem Sie in die folgenden Felder Werte eingeben:

    1. Um Optionen für eine Workflowantwort inkl. des Sendens einer Benachrichtigung festzulegen, füllen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

    Hinweis

    Diese Felder variieren je nach ausgewählter Antwort.

    Feld	Description
    Absender benachrichtigen	Geben Sie an, ob der Genehmigungsanfordernde anstatt des Genehmigungsanforderungsempfangenden benachrichtigt werden soll. Wenn Sie das Kontrollkästchen Auswählen, wird das Feld Benutzer-ID des Empfängers deaktiviert, da stattdessen der Antragsteller der Genehmigung, der Absender, benachrichtigt wird. Der Name der Workflowreaktion ändert sich entsprechend zu Benachrichtigung erstellen für <Absender>. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, lautet der Name des Workflows Antwort Benachrichtigung für <Benutzer> erstellen.
    Benutzer-ID des Empfängers	Geben Sie den Benutzer an, an den Benachrichtigung gesendet werden muss. Hinweis: Diese Option ist nur für Workflow-Antworten mit einem Platzhalter für einen bestimmten Benutzer verfügbar. Für Workflowantworten ohne Platzhalter für Benutzer, wird der Benachrichtigungsempfänger in der Regel von der Genehmigungsbenutzereinrichtung definiert.
    Benachrichtigungseintragstyp	Geben Sie einen Trigger für die Workflowbenachrichtigung an. Der Trigger kann eine Datensatzänderung, eine Genehmigungsanfrage oder ein überschrittenes Fälligkeitsdatum sein.
    verknüpfen Zielseite	Geben Sie die Seite an, die der Link in der Benachrichtigung öffnet. Die Seite muss dieselbe Quellentabelle wie der betreffende Datensatz aufweisen.
    Benutzerdefiniert verknüpfen	Geben Sie die URL eines Links an, der zusätzlich zum Link zur Seite in die Benachrichtigung aufgenommen wird.

    2. Um Optionen für eine Workflowantwort inkl. des Erstellens von einer Genehmigungsanforderung festzulegen, füllen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

       Feld	Description
       Formel zum Fälligkeitsdatum	Geben Sie die Anzahl der Tage an, die der Genehmigende hat, um die Anfrage zu lösen. Die Frist beginnt mit der Absendung der Anforderung.
       Delegieren nach	Geben Sie an, ob und wann eine Anforderung für fällige Genehmigung automatisch an den Stellvertretenden delegiert wird. Sie können eine automatische Delegierung ein, zwei oder fünf Tage nach der Anforderung der Genehmigung auswählen.
       Genehmigertyp	Geben Sie an, wer gemäß der Einrichtung von Genehmigungsbenutzern und von Workflowbenutzern der Genehmiger ist. Wenn das Feld auf Verkäufer/Einkäufer gesetzt ist, bestimmt der im Feld Verkäufer-/Einkäufercode auf der Seite Genehmigungsbenutzer-Einrichtung angegebene Benutzer den Genehmiger. Es werden dann entsprechend des Werts im Feld Einschränkungsart Genehmiger Genehmigungsanforderungsposten erstellt. Erfahren Sie mehr unter Genehmigungsbenutzer einrichten.
       Bestätigungsnachricht anzeigen	Geben Sie an, ob nach Beantragung einer Genehmigung durch Benutzende eine Bestätigungsmeldung angezeigt werden soll.
       Genehmigerlimittyp	Legen Sie die Auswirkung von Einschränkungen für Genehmigende fest. Eine Genehmigungseinschränkung eines Genehmigenden muss über dem Wert der Anforderung liegen. Folgende Optionen sind verfügbar: Genehmigerkette gibt an, dass Genehmigungsanforderungseinträge für alle Genehmiger des Anforderers bis einschließlich dem ersten qualifizierten Genehmiger erstellt werden. Direkter Genehmiger gibt an, dass ein Genehmigungsanforderungseintrag nur für den direkten Genehmiger des Anforderers erstellt wird, unabhängig vom Genehmigungslimit des Genehmigers. „Erster qualifizierter Genehmiger“ gibt an, dass ein Genehmigungsanforderungseintrag nur für den ersten Genehmiger des Anforderers erstellt wird. „Spezifischer Genehmiger“ gibt an, dass Sie den im Feld Genehmiger-ID ausgewählten Benutzer benachrichtigen.

    3. Um Optionen für eine Workflowantwort inklusive des Erstellens von Buchungsbeiblattzeilen festzulegen, füllen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

       Feld	Description
       Name der Vorlage für das Hauptbuch	Geben Sie den Namen der Buch.-Blattvorlage an, in der die angegebenen Buch.-Blattzeilen erstellt werden.
       Name des Hauptbuchstapels	Geben Sie den Namen des Buch.-Blattname an, in den die angegebenen Buch.-Blattzeilen erstellt werden.

11. Wählen Sie die Schaltflächen Einrückung vergrößern und Einrückung verkleinern, um den Namen des Ereignisses im Feld Wann einzurücken, um die Position des Schritts im Workflow zu definieren.

    1. Rücken Sie das Ereignis unter dem Namen des vorherigen Schritts ein, um anzuzeigen, dass es sich um den nächsten Schritt handelt.
    2. Geben Sie an, dass der Schritt einer von mehreren alternativen Schritten ist, die abhängig von seiner Bedingung beginnen können, indem Sie den Ereignisnamen wie bei den anderen alternativen Schritte setzen. Sortieren Sie solche optionalen Schritte entsprechend der Priorität, indem Sie zuerst den wichtigsten Schritt setzen.

    Notiz

    Sie können den Einzug eines Schrittes nur ändern, wenn er keinen folgenden Schritt hat.

12. Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 11, um weitere Workflowschritte vor oder nach dem Schritt, den Sie erstellt haben, hinzuzufügen.

13. Aktivieren Sie den Schalter Aktiviert , um anzugeben, dass der Workflow gestartet wird, wenn das Ereignis beim ersten Schritt vom Typ Eintrag zeigen eintritt. Erfahren Sie mehr unter Workflows verwenden.

Notiz

Aktivieren Sie einen Workflow erst, wenn Sie sicher sind, dass er bereit ist.

Trinkgeld

Um die Beziehungen zwischen den in Workflows verwendeten Tabellen zu untersuchen, wählen Sie das Symbol und geben Sie dann Workflow – Tabellenbeziehungen ein.

Beispiel für das Erstellen eines neuen Workflows unter Verwendung vorhandener Ereignisse

Das folgende Beispiel erstellt einen neuen Workflow, um den Namen eines Kreditors zu ändern:

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Workflows ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus. Die Seite Workflow wird geöffnet.

3. Füllen Sie im Workflow-Abschnitt die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

   Feld	Wert
   Code	VENDAPN-01
   Beschreibung	Genehmigung zur Änderung des Lieferantennamens
   Kategorie	KAUFEN

4. Um den ersten Workflow-Schritt zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor.

   1. Geben Sie im Feld Wann Ereignis an: Ein Datensatz des Kreditors wird geändert.
   2. Im Feld Bei Bedingung wählen Sie das Wort Immer. Wählen Sie dann auf der Seite Ereignisbedingungen die Option Bedingung für Änderung eines Feldwerts hinzufügen verknüpfen und Auswählen dann das Feld Name . Das Ergebnis dieses Schritts ist, dass die Bedingung als Name ist geändert lautet.
   3. Wählen Sie im Feld Dann Antwort den Link Antwort auswählen aus. Wählen Sie dann auf der Seite Workflow-Antworten im Feld Auswählen Antwort den Wert des Felds wiederherstellen aus und speichern Sie die Änderung <Antwort.> Geben Sie dann im Abschnitt Optionen für das ausgewählte Antwort das Feld Name an.
   4. Wählen Sie Weitere Antworten hinzufügen verknüpfen und fügen Sie dann einen Eintrag für Eine Genehmigungsanforderung für den Datensatz mit dem Genehmigertyp erstellen <%1> und <%2> Antwort hinzu.
   5. Ändern Sie im Abschnitt Optionen für das ausgewählte Antwort für das neue Antwort das Feld Genehmigertyp in Workflow Benutzergruppe. Geben Sie dann im Feld Workflow Benutzergruppe Benutzergruppe an. Erfahren Sie mehr unter Genehmigungsbenutzer einrichten.
   6. Fügen Sie ein drittes Antwort hinzu, Genehmigungsanforderung für den Datensatz senden und eine Benachrichtigung erstellen.
   7. Fügen Sie ein viertes Antwort hinzu. Meldung „%1“ anzeigen. Geben Sie dann im Abschnitt Optionen für das ausgewählte Antwort im Feld Nachricht an: Eine Genehmigungsanforderung wurde gesendet.
   8. Wählen Sie die OK aus, um zum Workflow-Schritt zurückzukehren.

5. Fügen Sie in der nächsten Zeile einen neuen Workflow Schritt für das Ereignis Eine Genehmigungsanforderung wurde genehmigt hinzu.

   1. Geben Sie im Feld Wann Ereignis an: Eine Genehmigungsanforderung wird genehmigt.
   2. Wählen Sie das Zeilenmenü und wählen Sie dann Einzug vergrößern.
   3. Wählen Sie im Feld Unter Bedingung die Option Immer aus. Geben Sie dann im Feld Ausstehende Genehmigungen die Zahl 0 ein. Die Bedingung lautet Ausstehende Genehmigungen: 0 , um anzugeben, dass für die Anforderung keine weiteren Genehmiger erforderlich sind.
   4. Wählen Sie im Feld Dann Antwort den Link Antwort auswählen aus. Wählen Sie dann auf der Seite Workflow-Antworten im Feld Auswählen Antwort die Option Genehmigungsanforderung für den Datensatz senden und Benachrichtigung erstellen Antwort aus.
   5. Wählen Sie OK aus.

6. Fügen Sie in der nächsten Zeile einen zweiten Workflow Schritt für das Ereignis Eine Genehmigungsanforderung wurde genehmigt hinzu.

   1. Geben Sie im Feld Wann Ereignis an: Eine Genehmigungsanforderung wird genehmigt.
   2. Wählen Sie im Feld Unter Bedingung die Option Immer aus. Geben Sie dann im Feld Ausstehende Genehmigungen die Zahl >0 ein. Die Bedingung lautet Ausstehende Genehmigungen:>0 , um anzuzeigen, dass dies nicht der letzte Genehmiger ist.
   3. Wählen Sie im Feld Dann Antwort den Link Antwort auswählen aus. Wählen Sie dann auf der Seite Workflow-Antworten im Feld Auswählen Antwort die Option Genehmigungsanforderung für den Datensatz senden und Benachrichtigung erstellen Antwort aus.
   4. Wählen Sie OK aus.

7. Fügen Sie in der nächsten Zeile einen Workflow Schritt für das Ereignis Eine Genehmigungsanforderung wird delegiert hinzu.

   1. Geben Sie im Feld Wann Ereignis an: Eine Genehmigungsanforderung wird delegiert.
   2. Belassen Sie im Feld Unter Bedingung den Wert auf Immer.
   3. Wählen Sie im Feld Dann Antwort den Link Antwort auswählen aus. Wählen Sie dann auf der Seite Workflow-Antworten im Feld Auswählen Antwort die Option Genehmigungsanforderung für den Datensatz senden und Benachrichtigung erstellen Antwort aus.
   4. Wählen Sie OK aus.

8. Fügen Sie in der nächsten Zeile einen zweiten Workflow Schritt für das Ereignis Eine Genehmigungsanforderung wird abgelehnt hinzu.

   1. Geben Sie im Feld Wann Ereignis an: Eine Genehmigungsanforderung wurde abgelehnt.
   2. Belassen Sie im Feld Unter Bedingung den Wert auf Immer.
   3. Wählen Sie im Feld Dann Antwort den Link Antwort auswählen aus. Wählen Sie dann auf der Seite Workflow-Antworten im Feld Auswählen Antwort die Option Neue Werte verwerfen Antwort aus.
   4. Wählen Sie Weitere Antworten hinzufügen verknüpfen und fügen Sie dann einen Eintrag für Genehmigungsanforderung für den Datensatz ablehnen und Benachrichtigung erstellen Antwort hinzu.
   5. Wählen Sie OK aus.

9. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiviert, um den Workflow zu aktivieren.

Die folgende Abbildung gibt einen Überblick über das Ergebnis dieses Vorgangs.

Testen Sie als nächstes den Workflow, indem Sie eine vorhandene Kreditorkarte öffnen und ihren Namen ändern. Überprüfen Sie, ob nach der Änderung des Kreditorennamens ein Genehmigungsantrag gesendet wird.

Siehe auch

Erstellen von Workflows aus Workflow-Vorlagen
Genehmigungsbenutzer einrichten
Einrichten von Genehmigungs-Workflow-Benachrichtigungen
Archivierte Workflow-Instanzen Schritt anzeigen
Genehmigungsworkflows löschen
exemplarische Vorgehensweise: Einrichten und Verwenden eines Einkaufsgenehmigungs-Workflows
Einrichten von Genehmigungsworkflows
Verwenden Sie Genehmigungsworkflows
Workflow

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