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Probleme mit der Finanzberichterstellung beheben

Dieser Artikel enthält Lösungen für einige typische Probleme, die in der Finanzberichterstellung auftreten können.

Berichte an die Finanzbuchhaltung ausgleichen

Beim Erstellen neuer Finanzberichte stellen Sie möglicherweise fest, dass diese nicht mit der Finanzbuchhaltung übereinstimmen. Dies geschieht wahrscheinlich aus den folgenden Gründen.

  • Ein neues allgemeines Sachkonto wurde dem Kontenplan hinzugefügt, jedoch nicht der Finanzberichterstellung.
  • In den Summierungskonten fehlen Sachkonten.
  • In den Summierungskonten sind Sachkonten mehrfach aufgeführt.
  • Eine Formel fehlt.
  • Eine Formel verweist auf die falsche Zeilennummernreferenz.
  • Eine Formel enthält nicht alle erforderlichen Zeilen.
  • Eine Formel enthält Zeilen mehr als einmal.
  • Eine Formel führt eine falsche Berechnung durch.
  • Eine Formel zeigt einen positiven Wert fälschlicherweise als negativ oder einen negativen Wert als positiv an.
  • Auf einer Zeile wird statt eines Buchungskontos ein Summierungskonto verwendet.

Einen Finanzbericht gegenüber Rohbilanzberichten testen

Wenn Sie die im Abschnitt Berichte mit der Finanzbuchhaltung abgleichen beschriebenen möglichen Ursachen überprüft haben, und immer noch eine Diskrepanz feststellen, überlegen Sie, einen der Rohbilanz-Berichte auszuführen. Diese Berichte können als Referenz dienen, da sie alle Sachkonten in Ihrem Kontenplan korrekt auflisten und den Saldo immer auf Null setzen. Sie können diese Version der Bilanz mit den Zeilen Ihres Finanzberichts vergleichen, um den Fehler zu finden und zu korrigieren.

Wenn Sie den Zwischenbilanzbericht ausführen, füllen Sie die Berichtsoptionen wie folgt aus, um einen übersichtlichen, einfachen und ausgeglichenen Bericht zur Überprüfung zu erhalten.

  • Wählen Sie im Feld Vergleich anzeigen die Option Letztes Jahr aus.
  • Aktivieren Sie den Schalter Tatsächlicher Saldo.
  • Wählen Sie im Feld Runden auf den niedrigsten verfügbaren Wert für Ihre Währung aus.
  • Schalten Sie den Umschalter In Excel drucken ein.
  • Wählen Sie auf der Registerkarte Filter im Feld Kontoart die Option Buchung aus.
  • Geben Sie im Feld Datumsfilter das Datum für den Bericht ein.
  • Deaktivieren Sie alle anderen Umschalter und lassen Sie alle anderen Felder leer.

Einen Finanzberichts anhand einer Datenanalyse für Sachposten testen

Eine andere Methode zum Testen eines Finanzberichts als die im Abschnitt Einen Finanzbericht gegenüber Rohbilanzberichten testen beschriebene Methode ist die Verwendung des Datenanalysefeatures auf der Seite Sachposten. Dabei können Sie Beträge nach Sachkonto oder Sachkontokategorie gruppieren und summieren sowie Filter auf relevante Dateneigenschaften wie Sachkonto, Sachkontokategorie oder Buchungsdatum setzen.

Weitere Informationen finden Sie unter Ad-hoc-Analysen der Finanzdaten.

Prüfzahlen hinzufügen

Eine Möglichkeit, Fehler im Aufbau Ihrer Finanzberichterstellung schnell zu identifizieren, ist, Ihren Zeilendefinitionen Prüfzahlen hinzuzufügen. Sie möchten, dass die Zahl auf Null ersteht, was bedeutet, dass der Bericht korrekt ist. Wenn Sie die Finanzberichterstellung durchführen, kann ein kurzer Blick auf die Prüfzahl bestätigen, ob der Bericht korrekt ist.

Wann die „Nettoänderung“ oder der „Saldo bis Datum“ verwendet werden sollen

Ein typischer Fehler von Benutzenden der Finanzberichterstellung sind falsche Kombinationen aus Zeilen- und Spaltendefinitionen. Wenn Spaltendefinitionen „Nettoänderung“ als Zeilentyp verwenden, sollten die Spalten am besten mit Gewinn- und Verlustrechnungsberichten kombiniert werden. Wenn Spaltendefinitionen „Saldo bis Datum“ als Zeilentyp verwenden, sollten die Spalten am besten mit Bilanzberichten kombiniert werden.

Sie können sich diese Faustregel leicht merken, indem Sie sich überlegen, welches Ziel die einzelnen Berichte im Hinblick auf die Lesenden hat. Mithilfe von Bilanzberichten können Kontensalden zu einem bestimmten Datum ermittelt werden. Daher ist die Verwendung einer „Saldo bis Datum“-Spaltendefinition sinnvoller.

Mithilfe von Gewinn- und Verlustrechnungen können Benutzende sich die Aktivitäten der einzelnen Konten über einen bestimmten Zeitraum hinweg ansehen. Daher ist die Verwendung einer „Nettoänderung“-Spaltendefinition sinnvoller.

Als erfahrene Buchhaltungsfachkräfte wissen wir, dass wir in manchen Fällen beide Berichte zur Kontenanalyse verwenden können. Viellicht möchten wir zunächst die Bilanz mit dem Saldo bis Datum überprüfen, aber auch die Nettoänderung verwenden, um zu sehen, wie viel Aktivität auf den einzelnen Konten stattgefunden hat, wenn wir uns die Trends im Zeitverlauf ansehen. Wir könnten zunächst die Gewinn- und Verlustrechnung anhand der Nettoveränderung überprüfen, um uns die Aktivitätsentwicklung im Zeitverlauf anzusehen. Wir können uns aber auch den „Saldo bis Datum“ dieser Konten ansehen, um zu sehen, wie viel sich im Laufe des Jahres dort angesammelt hat.

Es gibt zwar keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wie Sie diese unterschiedlichen Ansichten verwenden sollten, aber es gibt allgemeine Konventionen, an die sich Buchhaltungsfachkräfte halten, wenn sie Bericht für andere erstellen. Laut dieser Konventionen wird der in der Bilanz der Saldo bis Datum und in der Gewinn- und Verlustrechnung die Nettoveränderung verwendet.

Tipp

Wenn Sie Spaltendefinitionen erstellen, können diese in der Definitionsbeschreibung BS oder IS enthalten. Mithilfe dieser Tags können Berichtsbetrachtende entscheiden, welche Berichte welche Spaltendefinitionen verwenden sollen.

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