Schicht- und Kassenladenverwaltung

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie in der Microsoft Dynamics 365 Commerce Verkaufsstelle (POS) Schichten einrichten und verwenden.

In Dynamics 365 Commerce wird der Begriff Schicht als die Sammlung von buchungsbezogenen POS-Daten und Aktivitäten zwischen zwei Punkten beschrieben. Für jede Schicht wurde der erwartete Geldbetrag mit dem Betrag verglichen, der gezählt und deklariert wurde.

Normalerweise sind Schichten zu Beginn des Werktages geöffnet. An diesem Punkt deklariert ein Benutzer den Anfangsbetrag, den die Kasse enthält. Verkaufsbuchungen werden anschließend den gesamten Tag lang ausgeführt. Schließlich wird am Ende des Tages die Kasse gezählt und die Abschlussbeträge werden deklariert. Die Schicht wurde geschlossen und ein Z-Bericht wird generiert. Der Z-Bericht gibt Aufschluss darüber, ob ein Überschuss oder ein Mangel vorliegt.

Typische Schichtszenarien

Commerce bietet mehrere Konfigurationsoptionen und POS-Vorgänge an, die eine breite Palette von Tagesendgeschäftsprozessen für den POS unterstützen. In diesem Abschnitt werden einige typische Schichtszenarien beschrieben.

Feste Kasse

Typischerweise wird das Szenario mit der festen Bis-Schicht am häufigsten verwendet. Bei einer festen Kassenschicht sind Schicht und Kasse einer bestimmten Kasse zugeordnet. Sie werden nicht von einem Register zu einem anderen bewegt. Eine feste Kassenschicht kann von einem einzelnen Benutzer verwendet oder von mehreren Benutzern gemeinsam genutzt werden. Für feste Kassenschichten ist keine besondere Konfiguration erforderlich.

Wechselnde Kasse

Bei einer flexiblen Kassenschicht können Schicht und Kassenschublade von einer Kasse in eine andere verschoben werden. Obgleich ein Register nur eine aktive Schicht pro Bargeldkasse haben kann, können Schichten unterbrochen und später fortgeführt oder zu einer anderen Kasse verschoben werden.

Ein Geschäft hat beispielsweise zwei Kassen. Jede Kasse wird zu Beginn des Tages geöffnet, wenn der Kassierer eine neue Schicht öffnet und den Anfangsbetrag bereitstellt. Wenn ein Kassierer bereit ist, eine Pause einzulegen, unterbricht dieser die Schicht und entfernt die Kassenlade aus der Kasse. Die Kasse ist dann für andere Kassierer verfügbar. Ein anderer Kassierer kann sich anmelden und dann die eigene Schicht an der Kasse öffnen. Nach Beendigung der Pause des ersten Kassierers kann dieser seine Schicht fortsetzen, wenn eine der anderen Kassen frei wird. Für flexible Kassenschichten sind keine besondere Konfiguration oder Berechtigung erforderlich.

Einzelbenutzer

Viele Einzelhändler ziehen es vor, nur einem Benutzer pro Schicht zu ermöglichen, um für die Kassenlade in der Kasse höchstmögliche Sicherheit zu gewähren. Wenn nur ein Benutzer die Kassenlade nutzen darf, die der Schicht zugeordnet ist, kann der Nutzer für sämtliche Abweichungen zur Rechneschaft gezogen werden.. Wenn mehr als ein Nutzer eine Schicht verwenden ist es schwierig zu bestimmen, wer den Fehler gemacht hat oder wer versucht hat, Geld aus der Kassenlade zu entwenden.

Mehrere Benutzer

Einige Einzelhändler sind bereit, den Bereich der Verantwortlichkeit von Einzelschichtnutzern aufzugeben und mehr als einen Nutzer pro Schicht zuzulassen. Dieser Ansatz ist typisch, wenn mehr Benutzer als verfügbare Kassen vorhanden sind und die Anforderung für Flexibilität und Geschwindigkeit das Potential für Verlust übersteigt. Es ist ebenso typisch, wenn der Geschäftsführ keine eigene Schicht hat, aber, sofern notwendig, die Schicht eines anderen Kassiers nutzen kann. Zum Anmelden und Nutzen einer Schicht, die von einem anderen Benutzer geöffnet wurde, muss ein Benutzer die Berechtigung Mehrere Schichtanmeldungen zulassen haben.

Gemeinsame Schichten

Eine gemeinsame Schicht Konfiguration ermöglicht Einzelhändlern eine einzige Schicht für mehrere Kassen, Kassenladen und Benutzer. Eine freigegebene Schicht hat einen einzelnen Anfangsbetrag und ein einzelnen Endbetrag, die den Abschlussbetrag für alle Kassen geben. Geteilte Schichten sind am typischsten, wenn mobile Geräte verwendet werden. In diesem Szenario ist keine separate Geldlade für jede Kasse reserviert. Stattdessen können alle Kassen eine Geldlade teilen.

Damit geteilte Schichten in einem Shop verwendet werden können, muss die Kassenlade als „Schichtkassenlade“ unter Einzelhandel und Handel > Kanaleinrichtung > POS-Einrichtung > POS-Profile > Hardwareprofile > Kassenladen konfiguriert werden. Darüber hinaus müssen Benutzer über eine oder beide Berechtigungen für gemeinsam genutzte Schichten verfügen (Verwaltung gemeinsam genutzter Schichten zulassen und Nutzung gemeinsam genutzter Schichten zulassen).

Notiz

Hinweis: Es kann nur eine gemeinsame Schicht pro Shop geöffnet werden. Gemeinsame Schichten und eigenständige Schichten können im gleichen Shop verwendet werden.

Schicht- und Kassenverwaltung

Verschiedene Aktivitäten können ausgeführt werden, um den Status einer Schicht zu ändern oder um den Geldbetrag in der Kasse zu erhöhen oder zu verringern. Dieser Abschnitt beschreibt diese Schichtvorgänge in Store Commerce.

Offene Schichten

Das POS erfordert, dass Benutzer über eine aktive, offene Schicht verfügen, um Vorgänge ausführen zu können, die eine Finanztransaktion ergeben, wie etwa einen Verkauf, eine Rückgabe oder eine Kundenbestellung.

Wenn ein Benutzer sich beim POS anmeldet, überprüft das System zuerst, ob eine aktive Schicht für diesen Benutzer im aktuellen Register verfügbar ist. Wenn keine aktive Schicht verfügbar ist, kann der Benutzer je nach Systemkonfiguration und Benutzerberechtigungen eine neue Schicht eröffnen, eine bestehende Schicht fortsetzen oder sich im „Nicht-Schubladenmodus“ anmelden.

Ausgangsbetrag deklarieren

Dieser Vorgang ist häufig die erste Aktivität, die bei einer neu geöffneten Schicht vorgenommen wird. Bei diesem Vorgang geben Benutzer den Anfangsbarbetrag in der Schublade für die Schicht an. Dieser Vorgang ist wichtig, da die Überschuss-/Mangelberechnung, die standardmäßig ausgeführt werden soll, wenn einer Schicht geschlossen wird, den Standardbetrag berücksichtigt.

Mittelzugang

Float-Einträge sind Nicht-Verkaufstransaktionen, die in einer aktiven Schicht durchgeführt werden, um den Bargeldbetrag in der Kassenschublade zu erhöhen. Ein allgemeines Beispiel für einen Float-Eintrag wäre es, zusätzliche Änderung dem Wechselaussteller hinzufügen, wenn die Ausführung gering ist.

Zahlungsmittel entfernen

Zahlungsmittelentnahmen sind Nichtverkaufstransaktionen, die in einer aktiven Schicht durchgeführt werden, um den Bargeldbetrag in der Kassenschublade zu reduzieren. Dieser Vorgang wird am häufigsten zusammen mit einem Float-Eingabevorgang in einer anderen Schicht verwendet. Beispielsweise hat Kasse 1 wenig Bargeld und der Benutzer von Kasse 2 macht einen Bezug, um den Betrag in der eigenen Kasse zu reduzieren. Der Benutzer von Kasse 1 führt dann einen Mittelzugang aus, um den Betrag in der Kassenlade zu erhöhen.

Schicht aussetzen

Benutzer können ihre aktive Schicht unterbrechen, um die aktuelle Kasse für einen anderen Benutzer freizugeben oder ihre Schicht in eine andere Kasse zu verschieben. In solchen Fällen wird die Schicht oft als flexible Kassenschicht bezeichnet.

Das Unterbrechen der Schicht verhindert, dass irgendwelche neuen Transaktionen oder Änderungen an der Schicht vorgenommen werden, bis sie wieder fortgesetzt wird.

Schicht fortsetzen

Dieser Vorgang ermöglicht es einem Benutzer, eine zuvor unterbrochene Schicht an einer beliebigen Kasse wieder aufzunehmen, die noch keine aktive Schicht hat.

Kassensturz

Dieser Vorgang erfolgt, um den Gesamtbetrag des Geldes anzugeben, der gerade in der Kassenlade ist. Benutzer führen am häufigsten diesen Arbeitsgang aus, bevor sie eine Schicht schließen. Dies ist der Wert, der gegenüber der erwarteten Schicht verglichen wird, um den Über-/Fehlbetrag zu berechnen.

Ablage in Tresor

Ablagen im Tresor können jederzeit in einer aktiven Schicht ausgeführt werden. Durch diesen Vorgang wird Geld aus der Schublade entfernt, sodass es an einen sichereren Ort übertragen werden kann, wie beispielsweise einen Tresor im Hinterzimmer. Der Gesamtbetrag, der für Ablagen im Tresor erfasst ist, ist immer noch in den Schichtsummen enthalten. Er muss jedoch nicht als Teil des Kassensturzes gezählt werden.

Bankeinzahlung

Wie Ablagen in Tresor werden auch Bankeinzahlungen auf aktiven Schichten ausgeführt. Durch diesen Vorgang wird Geld aus der Schicht entfernt, um es für die Bankeinzahlung vorzubereiten.

Schicht blind schließen

Blind-Closed-Schichten sind nicht mehr aktiv, aber noch nicht vollständig geschlossen. Anders als unterbrochene Schichten können blind-geschlossene Schichten nicht fortgesetzt werden.. Vorgänge wie Startbetrag deklarieren und Kassensturz knnen dann später auf dieser oder einer anderen Kasse ausgeführt werden.

Geschlossene Schichten werden häufig verwendet, um eine Kasse für einen neuen Benutzer oder eine Schicht freizugeben, ohne diese Schicht zuerest vollständig zählen, abzustimmen und vollständig beenden zu müssen.

Schicht schließen

Der Vorgang Schicht schließen berechnet Schichtsummen sowie Überschuss-/Mangelmengen und schließt dann eine aktive oder blind geschlossene Schicht ab. Abhängig von den Berechtigungen des Benutzers wird ein Z-Bericht auch für die Schicht gedruckt. Abgeschlossene Schichten können nicht fortgesetzt oder geändert werden.

Durch Aktivieren der POS-Funktionsprofileinstellung Startbeträge und Zahlungsmittelerklärung erforderlich werden die Aktionen für Startbetrag und Zahlungsmittelerklärung erzwungen, bevor die Schicht geschlossen werden kann.

Notiz

• Ab Commerce Version 10.0.40 unterliegen nur noch Geräte mit konfigurierter Kassenschublade der Validierung der Einstellung Startbeträge und Zahlungsmittelerklärung erforderlich .
• Wenn alle Kassenladen unter dem POS-Hardwareprofil als „Keine“ konfiguriert sind, müssen Sie mindestens eine Kassenladen als „Manuell“ definieren, um die Validierung der Einstellung Startbeträge und Zahlungsmittelerklärung erforderlich zu Trigger.

X drucken

Dieser Arbeitsgang generiert und druckt einen X-Berichts für die aktuelle aktive Schicht.

Z erneut drucken

Dieser Arbeitsgang druckt den letzten Z-Bericht, den das System erzeugt hatte, als die Schicht abgeschlossen wurde.

Schichten verwalten

Dieser Vorgang ermöglicht es Benutzern, alle aktiven, unterbrochenen und blinden geschlossenen Schichten für die Filiale anzuzeigen. Abhängig von den Berechtigungen können Benutzer die endgültig Abschlussprozedur wie Deklaration und Schichten beenden selber vornehmen. Mit diesem Vorgang können Benutzer auch ungültige Schichten anzeigen und löschen, falls der seltene Fall eintritt, dass sich Schichten nach einem Wechsel zwischen Offline- und Onlinemodus in einem fehlerhaften Zustand befinden. Diese ungültigen Schichten enthalten keine finanziellen Informationen oder Buchungsdaten, die für die Abstimmung erforderlich sind.

Schicht- und Kassenverwaltung

Die folgende POS-Berechtigung beeinflusst, was ein Benutzer in unterschiedlichen Szenarios ausführen kann und nicht kann:

• Blindes Schließen zulassen
• X-Report-Druck zulassen
• Drucken von Z-Berichten zulassen
• Ausschreibungserklärung zulassen
• Floating-Deklaration zulassen
• Offene Schublade ohne Verkauf
• Anmeldung für mehrere Schichten erlauben – Mit dieser Berechtigung kann sich der Benutzer bei einer Schicht anmelden und diese nutzen, die ein anderer Benutzer geöffnet hat. Benutzer ohne diese Berechtigung können sich nur bei den Schichten anmelden und diese nutzen, die sie öffnen.
• Verwaltung gemeinsam genutzter Schichten zulassen – Benutzer müssen über diese Berechtigung verfügen, um eine gemeinsam genutzte Schicht zu öffnen oder zu schließen.
• Nutzung gemeinsam genutzter Schichten erlauben – Benutzer müssen über diese Berechtigung verfügen, um sich bei einer gemeinsam genutzten Schicht anzumelden und diese zu nutzen.

Commerce headquarters Überlegungen zum Tagesende

Die Methode, die Schichten und Geldladenabstimmung im POS verwendet, unterscheidet sich von der Art, wie die Buchungsdaten für die Auszugsberechnung zusammengefasst werden. Es ist wichtig, dass Sie den Unterschied verstehen. Abhängig von Ihrer Konfiguration und Ihren Geschäftsprozessen können die Schichtdaten im POS (der Z-Bericht) und eine berechnete Abrechnung in der Zentrale zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Dieser Unterschied muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass die Schichtdaten bzw. die berechnete Aussage falsch sind oder dass ein Problem mit den Daten vorliegt. Dies bedeutet, dass die angegebenen Parameter möglicherweise mehr oder weniger Transaktionen enthalten oder dass die Transaktionen anders zusammengefasst sind.

Obwohl jeder Einzelhändler verschiedene geschäftliche Anforderungen hat, empfiehlt es sich, das System folgendermaßen einzurichten, um Situationen zu vermeiden, in denen Unterschiede dieses Typs passieren:

Gehen Sie zu Einzelhandel und Handel > Kanäle > Shops > Alle Shops > Auszug/Abschluss und legen Sie für jeden Shop das Feld Auszugsmethode und das Feld Abschlussmethode auf Schicht fest.

Mit dieser Konfiguration wird gewährleistet, dass die Kontoauszüge der Zentrale dieselben Transaktionen enthalten wie die Schichten am POS und dass die Daten nach Schichten zusammengefasst werden.

Weitere Informationen zu Auszugs- und Abschlussmethoden, finden Sie unter Shopkonfigurationen für Einzelhandelsauszug.