Buchungswarnungen in Dynamics 365 Field Service

Beim Verwalten von Ressourcen sowie bei der Planung müssen Verteiler auf wichtige Updates und Statusänderungen achten, um korrekte Zeitpläne und einen rechtzeitigen Auftragsabschluss zu gewährleisten. Beispielsweise muss ein Verteiler wissen, ob bei einem Außendienstmitarbeiter Verspätungen auftreten oder ob Voraussetzungen für einen Auftrag nicht erfüllt sind, damit entsprechende Maßnahmen durchgeführt werden können. Neben der Planung müssen Verteiler auch sicherstellen, dass alle Aspekte der Abrechnung und Kundenzufriedenheit korrekt behandelt werden.

In Dynamics 365 Field Service und Universal Resource Scheduling weisen Buchungswarnungen auf wichtige Benachrichtigungen hin, sodass Verteiler entsprechend planen können. Durch Buchungswarnungen werden Notizen und Erinnerungen in der Zeitplanübersicht angezeigt. Diese können sich auf Buchungen, Arbeitsaufträge, Benutzer und andere Entität beziehen. Sie können basierend auf Zeitgebern, eingestellten Alarmen oder Workflows ausgelöst werden.

Screenshot einer vollständigen Zeitplanübersicht mit Buchungswarnung.

Es gibt drei bedeutende weitere Vorteile:

  1. Eine Buchungswarnung hat eine Startzeit, zu der sie angezeigt wird.
  2. Eine Buchungswarnung kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden.
  3. Durch die Schaltfläche Erneut erinnern verschwindet die Warnung und wird nach einer gewünschten Zeit wieder angezeigt. Dadurch können Verteilern mehrere Probleme parallel behandeln.

Zwar ist das Ziel einer modernen Geschäftsanwendung die Einführung der Automatisierung für Routineaufgaben, dennoch können Buchungswarnung helfen, Verteiler an die übrigen manuellen Prozesse zu erinnern oder diese über durchgeführte automatisierte Prozesse benachrichtigen.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit dem Erstellen und Anzeigen von Buchungswarnungen.

Voraussetzungen

  • Field Service v6.1+
  • Field Service – Verteiler-Sicherheitsrechte

Erstellen einer Buchungswarnung

Angenommen, ein Verteiler möchte für sich eine Erinnerung festlegen. In der Zeitplanübersicht wählen Sie die Schaltfläche Aktionen sowie Neue Buchungswarnung aus. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Screenshot.

Screenshot der manuellen Erstellung einer Buchungswarnung.

Das Fenster Neue Buchungswarnung erscheint.

Screenshot einer Buchungswarnung.

  • Betreff und Beschreibung definieren die Nachricht, die mit der Warnung angezeigt wird.

  • Priorität kann für eine weitere Logik verwendet werden, löst jedoch kein bestimmtes Verhalten aus.

  • Bezug ermöglicht dem Benutzer, die Warnung mit einem bestimmten Datensatz zu verknüpfen. Die Warnung wird für jede Entität sofort in der Zeitleiste des Datensatzes angezeigt. Aber nur wenn das Fälligkeitsdatum erreicht wird, wird die Warnung auf der Registerkarte Warnungen des Detailbereichs der Zeitplanübersicht angezeigt.

  • Zugewiesene ist das Feld, in dem Sie ein oder mehrere Personen zuweisen können. Jeder Zugewiesene kann Warnungen erneut auslösen lassen oder verwerfen.

Notiz

Wenn Sie das Feld Bezug festlegen, müssen Sie auf den ausgewählten Entitätstyp achten. Standardmäßig haben der Arbeitsauftrag, die zugeordnete Ressourcenanforderung und die Buchung denselben Namen. Oben im Feld Bezug können Sie einen Filter verwenden, um Ergebnisse der gewünschten Entität einzuschränken.

Anzeigen der Buchungswarnung

Nachdem das Fälligkeitsdatum erreicht ist und die Warnung im Seitenbereich der Zeitplanübersicht angezeigt werden, sieht die Warnung wie folgt aus. Es wird auch gezeigt, wie ein Verteiler eine Warnung aussetzen kann, indem er Erneut erinnern auswählt. Der Verteiler kann auch festlegen, wie lange die Aussetzung dauern soll.

Screenshot einer Warnung – Erneut erinnern.

Buchungswarnungen für Buchungen

Warnungen für Buchbare Ressourcenbuchungen werden nicht nur in der Zeitleiste der Buchung und im Detailbereich angezeigt, sondern auch in der Zeitplanübersicht neben einem Buchungszeitfenster, insbesondere in der oberen linken Ecke der Buchung. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Screenshot.

Screenshot einer Buchungswarnung in der Zeitplanübersicht.

Das Symbol gibt die Anzahl aktiver Warnungen für die Buchung an. Wenn darauf geklickt wird, wird die Anzeige der Details erweitert oder reduziert. Erneut erinnern und Verwerfen funktionieren genau wie im Bereich.

Weitere Hinweise

  • Durch das Erstellen der Buchungswarnung erstellt das System automatisch einen Buchungswarnungsstatus-Datensatz für jeden einzelnen Zugewiesenen. Dies ermöglicht betroffenen Benutzern, sich erneut erinnern zu lassen (es gibt ein Feld mit der Bezeichnung Nächste Anzeigezeit) oder Warnungen abzulehnen. Wenn ein Benutzer die Warnung zurückweist, werden die Buchungswarnungsstatus-Datensätze deaktiviert. Sobald jeder Zugewiesene den Alarm zugewiesen hat, wird das Feld Aktivitätsstatus auf Abgeschlossen gesetzt.

  • In den meisten Situationen erstellt der Benutzer die Warnung nicht manuell. Stattdessen kann Power Automate oder ein Workflow verwendet werden, der die Datensatzerstellung bei bestimmten Ereignissen automatisiert.

  • Wenn Sie Datensätze löschen, sollten Sie die Beziehung Buchung – Buchungswarnung – Buchungswarnungsstatus beachten. Standardmäßig können Sie keine Buchung entfernen, die mit Buchungswarnungen verknüpft ist.

  • Sie können Felder in einer Buchungswarnung bearbeiten, indem Sie Buchungswarnungsvorlage in den Einstellungen für die Registerkarten der Zeitplanübersicht auswählen. Weitere Informationen finden Sie im Thema Einstellungen für die Registerkarten der Zeitplanübersicht.