Genehmigungsprozesse in einem Workflow konfigurieren

Verwenden Sie das folgende Verfahren, um die Eigenschaften des Genehmigungsprozesses zu konfigurieren.

Klicken Sie zum Konfigurieren eines Genehmigungsprozesses im Workflow-Editor mit der rechten Maustaste auf das Genehmigungselement, und klicken Sie dann auf Eigenschaften, um das Formular Eigenschaftens zu öffnen.

Benennen des Genehmigungsprozesses

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Namen für den Genehmigungsprozess einzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.
2. Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für den Genehmigungsprozess ein.

Angeben, wann das Dokument automatisch bearbeitet wird

Sie können festlegen, dass eine automatische Aktivität für das Dokument ausgeführt wird, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. So können z. B. Spesenabrechnungen mit einem Gesamtbetrag unter 100 Euro automatisch genehmigt werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wann das Dokument automatisch bearbeitet wird.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Automatische Aktivitäten.

2. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen Automatische Aktivitäten aktivieren.

3. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.

4. Geben Sie eine Bedingung ein.

5. Geben Sie ggf. zusätzliche Bedingungen ein.

6. Führen Sie folgende Schritte aus, um die korrekte Konfiguration der eingegebenen Bedingungen zu überprüfen:

   1. Klicken Sie auf Test, um das Formular Workflow-Bedingungen testen zu öffnen.
   2. Wählen Sie im Bereich Bedingung überprüfen des Formulars einen Datensatz aus.
   3. Klicken Sie auf Test. Der Datensatz wird ausgewertet, um zu bestimmen, ob er den festgelegten Bedingungen entspricht.
   4. Klicken Sie auf OK oder Abbrechen, um zum Formular Eigenschaften zurückzukehren.

7. Wählen Sie in der Liste Aktivität für Auto-Vervollständigen die Aktivität aus, die für das Dokument ausgeführt werden soll.

Angeben, wann Benachrichtigungen gesendet werden

Sie können Benachrichtigungen an Personen senden, wenn ein Dokument genehmigt, abgelehnt, delegiert oder eskaliert wurde oder eine Änderung für das Dokument angefordert wurde. Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wann und an wen Benachrichtigungen gesendet werden.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Benachrichtigungen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.

   • Delegieren – Wenn ein Dokument einem anderen Benutzer zur Genehmigung zugewiesen wurde.
   • Eskalieren – Wenn der zugewiesene Benutzer innerhalb der vorgegebenen Zeit nicht auf ein Dokument reagiert hat.
   • Genehmigen – Wenn ein Dokument genehmigt wurde.
   • Ablehnen – Wenn ein Dokument abgelehnt wurde.
   • Änderung anfordern – Wenn der zugewiesene Benutzer eine Änderung an einem übermittelten Dokument angefordert hat.

3. Wählen Sie eine Zeile für ein in Schritt 2 ausgewähltes Ereignis aus.

4. Klicken Sie auf die Registerkarte Benachrichtigungstext.

5. Geben Sie im Textfeld den Text für die Benachrichtigung ein.

6. Zum Anpassen des Texts können Sie Platzhalter einfügen, die bei der Anzeige für Benutzer durch die entsprechenden Daten ersetzt werden. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

   1. Klicken Sie im Textfeld auf die Position, an der der Platzhalter erscheinen soll.
   2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.
   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.
   4. Klicken Sie auf Einfügen.

7. Klicken Sie auf Übersetzungen, um Übersetzungen der Benachrichtigung hinzuzufügen. Führen Sie im angezeigten Formular die folgenden Schritte aus:

   1. Klicken Sie auf Hinzufügen.
   2. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
   3. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
   4. Fügen Sie zum Personalisieren des Texts Platzhalter ein.
   5. Klicken Sie auf Schließen.

8. Klicken Sie auf die Registerkarte Empfänger.

9. Geben Sie an, an wen die Benachrichtigungen gesendet werden. Wählen Sie eine der Optionen in der folgenden Tabelle aus, und führen Sie dann die zusätzlichen Schritte für die Option aus, bevor Sie mit Schritt 10 fortfahren.

   Mit der folgenden Option...	Empfänger der Benachrichtigung	Zusätzliche Schritte
   Teilnehmer	Benutzer, die einer bestimmten Gruppe oder Rolle zugewiesen sind	Nachdem Sie Teilnehmer ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Rollenbasiert. Wählen Sie in der Liste Teilnehmertyp den Typ der Gruppe oder Rolle aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Wählen Sie in der Liste Teilnehmer die Gruppe oder Rolle aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
   Workflowbenutzer	Benutzer, die am aktuellen Workflow teilnehmen	Nachdem Sie Workflow-Benutzerausegwählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Workflow-Benutzer. Wählen Sie in der Liste Workflow-Benutzer einen Benutzer aus, der am Workflow teilnimmt.
   Benutzer	Bestimmte Benutzer	Nachdem Sie Benutzerausegwählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und verschieben Sie diese Benutzer dann in die Liste Ausgewählte Benutzer.

10. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 9 für jedes in Schritt 2 ausgewählte Ereignis.

Festlegen einer letzten genehmigenden Person

Um eine zusätzliche Genehmigung anzufordern, wenn der Benutzer, der das Dokument übermittelt hat, es auch genehmigt, können Sie eine endgültige genehmigende Person für den Genehmigungsschritt angeben.

1. Rechtsklicken Sie im Workflow-Editor mit der rechten Maustaste auf das Genehmigungselement, und wählen Sie dann Eigenschaften, um das Formular Eigenschaften zu öffnen.
2. Klicken Sie im linken Bereich auf Erweiterte Einstellungen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzter Genehmiger verwenden.
4. Wählen Sie in der Liste einen Benutzer aus, der als letzte genehmigende Person fungieren soll.

Verhindern Sie, dass der Übermittler Schritte im Workflow genehmigt

Um zu verhindern, dass Benutzer, die Dokumente zur Genehmigung übermitteln, Dokumente selbst genehmigen können, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Gehen Sie zu Systemverwaltung > Workflow > Workflow-Parameter > Allgemein > Genehmigende Person.
2. Aktualisieren Sie die Einstellung Genehmigung durch Übermittler verbieten im Workflow auf Ja.

Standardmäßig ist dies auf Nein eingestellt und Benutzer können das Dokument genehmigen, wenn sie in den Zuweisungseinstellungen des Genehmigungsschritts enthalten sind.

Wenn der Workflow auf Genehmigung durch Übermittler verbieten eingestellt ist und Genehmigungsschritte mit einer endgültigen genehmigenden Person enthält, bestätigen Sie, dass die endgültige genehmigende Person kein Benutzer ist, der normalerweise Dokumente an den Workflow übermittelt, da er die Genehmigung nicht abschließen kann.

Festlegen einer Zeitgrenze

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn der Genehmigungsprozess in einer bestimmten Zeit abgeschlossen werden muss.

Notiz

Die in diesen Schritten ausgewählten Optionen setzen die Optionen außer Kraft, die Sie in den Bereichen Zuweisung und Eskalation jedes Genehmigungsschritts ausgewählt haben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Erweiterte Einstellungen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeitgrenze für das Workflowelement festlegen.

3. Legen Sie im Feld Dauer fest, wann der Genehmigungsprozess abgeschlossen sein muss. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

   • Stunden – Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, in denen der Genehmigungsprozess abgeschlossen sein muss. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
   • Tage – Geben Sie die Anzahl der Tage ein, in denen der Genehmigungsprozess abgeschlossen sein muss. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
   • Wochen – Geben Sie die Anzahl der Wochen ein, in denen der Genehmigungsprozess abgeschlossen sein muss.
   • Monate – Auswählen der Tag und die Woche, bis zu denen der Genehmigungsprozess abgeschlossen sein muss. Sie können z. B. angeben, dass der Genehmigungsprozess bis Freitag der dritten Woche des Monats abgeschlossen sein soll.
   • Jahre – Auswählen der Tag, die Woche und der Monat, bis zu dem der Genehmigungsprozess abgeschlossen sein muss. Sie können z. B. angeben, dass der Genehmigungsprozess bis Freitag der dritten Woche im Dezember abgeschlossen sein soll.

4. Wenn die Zeitgrenze überschritten wird, wird das Dokument automatisch bearbeitet. Wählen Sie in der Liste Aktivität die Aktivität aus, die vom System ausgeführt werden soll.

Angeben der verfügbaren Aktivitäten für den Benutzer

Wenn ein Dokument einem Benutzer zur Genehmigung zugewiesen wird, muss der Benutzer das Dokument durch entsprechende Aktivitäten bearbeiten. Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, welche Aktivitäten der Benutzer für das übermittelte Dokument ausführen kann.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Erweiterte Einstellungen.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Genehmigen, wenn der Benutzer das Dokument genehmigen kann.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ablehnen, wenn der Benutzer das Dokument ablehnen kann.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderung anfordern, wenn der Benutzer Änderungen des Dokuments anfordern kann.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Delegieren, wenn der Benutzer das Dokument einem anderen Benutzer zur Genehmigung zuweisen kann.

Notiz

Das Kontrollkästchen Aktionen von der Arbeitsliste in Enterprise Portal aktivieren ist nicht mehr vorhanden.

Konfigurieren der Genehmigungsschritte

Ein Genehmigungsprozess besteht aus Genehmigungsschritten. Führen Sie die folgende Prozedur aus, um dem Genehmigungsprozess Schritte hinzuzufügen und die Schritte zu konfigurieren.

1. Doppelklicken Sie im Workflow-Editor auf den Genehmigungsprozess. Im Workflow-Editor werden die Schritte des Genehmigungsprozesses angezeigt.
2. Ziehen Sie zum Hinzufügen eines Genehmigungsschritts den Schritt aus dem Bereich Workflow-Elemente auf die Canvas.
3. Informationen zum Konfigurieren eines Genehmigungsschritts finden Sie unter Genehmigungsschritte in einem Workflow konfigurieren.