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Manuellen Entscheidungen in einem Workflow konfigurieren

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Dieser Artikel erläutert, wie Sie die Eigenschaften einer manuellen Entscheidung konfigurieren können.

Klicken Sie zum Konfigurieren einer manuellen Entscheidung im Workflow-Editor mit der rechten Maustaste auf die manuelle Entscheidung, und klicken Sie dann auf Eigenschaften, um die Seite Eigenschaften zu öffnen. Verwenden Sie dann die folgenden Schritte aus, um die Eigenschaften der manuellen Entscheidung zu konfigurieren.

Benennen der Entscheidung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Namen für die manuelle Entscheidung einzugeben.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.
  2. Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für die manuelle Entscheidung ein.

Eingeben einer Betreffzeile und von Anweisungen

Sie müssen eine Betreffzeile und Anweisungen für Benutzer eingeben, die der manuellen Entscheidung zugewiesen sind. Wenn Sie z. B. eine Entscheidung für Bestellanforderungen konfigurieren, werden dem Benutzer, der der Entscheidung zugewiesen ist, die Betreffzeile und Anweisungen auf der Seite Bestellanforderungen angezeigt. Die Betreffzeile wird in einer Statusleiste auf der Seite angezeigt. Der Benutzer kann nun auf das Symbol in der Statusleiste klicken, um die Anweisungen anzuzeigen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Betreffzeile und Anweisungen einzugeben.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.

  2. Geben Sie in der Registerkarte Anweisungen im Feld Betreff für die Arbeitsaufgabe die Betreffzeile ein.

  3. Zum Personalisieren der Betreffzeile können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden durch die entsprechenden Daten ersetzt, wenn die Betreffzeile Benutzern angezeigt wird. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

    1. Klicken Sie im Textfeld die Position des Platzhalters an.
    2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.
    4. Klicken Sie auf Einfügen.

  4. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen der Betreffzeile hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
    2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
    4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
    5. Um den Text zu personalisieren, können Platzhalter, wie in Schritt 3 beschrieben, eingefügt werden.
    6. Klicken Sie auf Schließen.

  5. Geben Sie im Feld Arbeitsaufgabenanweisungen die Arbeitsanweisungen ein.

  6. Zum Personalisieren der Anweisungen können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden beim Anzeigen der Arbeitsanweisungen durch die entsprechenden Daten ersetzt. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

    1. Klicken Sie im Textfeld die Position des Platzhalters an.
    2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.
    4. Klicken Sie auf Einfügen.

  7. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen von Arbeitsanweisungen hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
    2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
    4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
    5. Um den Text zu personalisieren, können Platzhalter, wie in Schritt 6 beschrieben, eingefügt werden.
    6. Klicken Sie auf Schließen.

Angeben der möglichen Ergebnisse einer Entscheidung

Wenn ein Dokument einem Entscheidungsträger zugewiesen wird, wird dem Entscheidungsträger in der Regel eine Frage gestellt. Die Antwort auf diese Frage ist normalerweise Ja oder Nein oder Wahr oder Falsch. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die möglichen Ergebnisse der manuellen Entscheidung anzugeben.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.

  2. Geben Sie im Feld Ergebnis 1 auf der Registerkarte Ergebnisse den Namen des Ergebnisses oder die Option ein.

  3. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen von Ergebnissen hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
    2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
    4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
    5. Klicken Sie auf Schließen.

  4. Geben Sie im Feld Ergebnis 2 den Namen des Ergebnisses oder die Option ein.

  5. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen von Ergebnissen hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
    2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
    4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
    5. Klicken Sie auf Schließen.

Angeben, wann Benachrichtigungen gesendet werden

Sie können Benachrichtigungen an Personen senden, wenn eine Entscheidung getroffen, delegiert oder eskaliert wurde. Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wann und an wen Benachrichtigungen gesendet werden.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Benachrichtigungen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Ereignissen, für die Benachrichtigungen gesendet werden sollen:

    • [Auswahl 1] – Der zugewiesene Benutzer hat [Auswahl 1] gewählt.
    • [Auswahl 2] – Der zugewiesene Benutzer hat [Auswahl 2] gewählt.
    • Delegieren – Der zugewiesene Benutzer hat die Entscheidung einem anderen Benutzer zugewiesen.
    • Eskalieren – Der zugewiesene Benutzer hat die Entscheidung nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit getroffen.

  3. Wählen Sie eine Zeile für ein in Schritt 2 ausgewähltes Ereignis aus.

  4. Geben Sie im Textfeld auf der Registerkarte Benachrichtigungstext den Text der Benachrichtigung ein.

  5. Zum Personalisieren der Benachrichtigung können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden durch die entsprechenden Daten ersetzt, wenn die Benachrichtigung Benutzern angezeigt wird. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

    1. Klicken Sie im Textfeld die Position des Platzhalters an.
    2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.
    4. Klicken Sie auf Einfügen.

  6. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen von Benachrichtigungen hinzuzufügen:

    1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
    2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
    3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
    4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
    5. Um den Text zu personalisieren, können Platzhalter, wie in Schritt 5 beschrieben, eingefügt werden.
    6. Klicken Sie auf Schließen.

  7. Auf der Registerkarte Empfänger geben Sie an, an wen die Benachrichtigungen gesendet werden. Wählen Sie eine der Optionen in der folgenden Tabelle aus, und führen Sie dann die zusätzlichen Schritte für diese Option aus, bevor Sie mit Schritt 8 fortfahren.

    Mit der folgenden Option... Empfänger der Benachrichtigung Zusätzliche Schritte
    Teilnehmer Benutzer, die einer bestimmten Gruppe oder Rolle zugewiesen sind
    1. Nachdem Sie Teilnehmer auf der Registerkarte Rollenbasiert in der Liste Art von Teilnehmer ausgewählt haben, wählen Sie den Typ der Gruppe oder der Rolle aus, dem die Benachrichtigung gesendet werden soll.
    2. Wählen Sie in der Liste Teilnehmer die aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
    Workflowbenutzer Benutzer im aktuellen Workflow
    • Nachdem Sie, Workflowbenutzer auf der Registerkarte Workflowbenutzer, in der Liste Workflowbenutzer ausgewählt haben, wählen Sie einen Benutzer aus, der am Workflow teilnimmt.
    Benutzer Bestimmte Benutzer
    1. Nachdem Sie Benutzerausegwählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer.
    2. Die Liste Verfügbare Benutzer enthält alle Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und verschieben Sie diese Benutzer dann in die Liste Ausgewählte Benutzer.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für jedes in Schritt 2 ausgewählte Ereignis.

Zuweisen einer Entscheidung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wem eine manuelle Aufgabe zugewiesen werden soll.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Zuweisung.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Zuweisungstyp eine der Optionen der folgenden Tabelle aus, und führen Sie dann die zusätzlichen Schritte für die Option aus, bevor Sie mit Schritt 3 fortfahren.

    Mit der folgenden Option... Benutzer, denen die Entscheidung zugewiesen wird Zusätzliche Schritte
    Teilnehmer Benutzer, die einer bestimmten Gruppe oder Rolle zugewiesen sind
    1. Nachdem Sie Teilnehmer auf der Registerkarte Rollenbasiert in der Liste Art von Teilnehmer ausgewählt haben, wählen Sie den Typ der Gruppe oder der Rolle aus, dem die Entscheidung zugewiesen werden soll.
    2. Wählen Sie in der Liste Teilnehmer den Typ der Gruppe oder Rolle aus, dem die Entscheidung zugewiesen werden soll.
    Hierarchie Benutzer in einer bestimmten Organisationshierarchie
    1. Nachdem Sie Hierarchie auf der Registerkarte Hierarchieauswahl in der Liste Hierarchietyp ausgewählt haben, wählen Sie den Typ der Hierarchie aus, dem die Entscheidung zugewiesen werden soll.
    2. Vom System muss eine Reihe von Benutzernamen aus der Hierarchie abgerufen werden. Diese Namen stellen Benutzer dar, denen die Entscheidung zugewiesen werden kann. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Anfangs- und Endpunkt des Bereichs von Benutzernamen anzugeben, die vom System abgerufen werden:
      1. Wählen Sie zum Angeben eines Startpunkts eine Person in der Liste Beginn aus.
      2. Klicken Sie zum Angeben des Endpunkts auf Bedingung hinzufügen. Geben Sie dann eine Bedingung ein, die bestimmt, an welcher Position in der Hierarchie das Abrufen von Namen beendet werden soll.
    3. Geben Sie auf der Registerkarte Hierarchieoptionen an, welchen Benutzern im Bereich die Entscheidung zugewiesen werden soll:
      • Allen abgerufenen Benutzern zuordnen – Die Entscheidung wird allen Benutzern im Bereich zugeordnet.
      • Nur letztem abgerufenen Benutzer zuordnen – Die Entscheidung wird nur dem letzten Benutzer im Bereich zugewiesen.
      • Benutzer ausschließen, die die folgende Bedingung erfüllen – Die Entscheidung wird keinem Benutzer im Bereich zugewiesen, der eine bestimmte Bedingung erfüllt. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um die Bedingung anzugeben.
    Workflowbenutzer Benutzer im aktuellen Workflow
    • Nachdem Sie, Workflowbenutzer auf der Registerkarte Workflowbenutzer, in der Liste Workflowbenutzer ausgewählt haben, wählen Sie einen Benutzer aus, der am Workflow teilnimmt.
    Benutzer Bestimmte Benutzer
    1. Nachdem Sie Benutzerausegwählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer.
    2. Die Liste Verfügbare Benutzer enthält alle Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, um die Entscheidung zuzuweisen, und verschieben Sie diese Benutzer dann in die Liste Ausgewählte Benutzer.

  3. Geben Sie auf der Registerkarte Zeitlimit im Feld Dauer an, wie viel Zeit dem Benutzer zum Treffen der Entscheidung zur Verfügung steht. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

    • Stunden – Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die der Benutzer zum Treffen der Entscheidung hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
    • Tage – Geben Sie die Anzahl von Tagen ein, die der Benutzer zum Treffen der Entscheidung hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
    • Wochen – Geben Sie die Anzahl von Wochen ein, die der Benutzer zum Treffen der Entscheidung hat.
    • Monate – Wählen Sie den Tag, und die Woche aus, bis zu dem der Benutzer die Entscheidung treffen muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche des Monats die Entscheidung treffen soll.
    • Jahre – Wählen Sie den Tag, die Woche und den Monat aus, bis zu dem der Benutzer die Entscheidung treffen muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche im Dezember die Entscheidung treffen soll.

    Wenn der Benutzer die Entscheidung nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit trifft, ist die Entscheidung überfällig. Eine überfällige Entscheidung wird basierend auf den ausgewählten Optionen im Bereich Eskalation der Seite eskaliert.

Festlegen der Vorgehensweise für überfällige Entscheidungen

Wenn der Benutzer die Entscheidung nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit trifft, ist die Entscheidung überfällig. Eine überfällige Entscheidung kann eskaliert oder automatisch einem anderen Benutzer zugewiesen werden. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Entscheidung zu eskalieren, wenn sie überfällig ist.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Eskalation.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eskalationspfad verwenden, um einen Eskalationspfad zu erstellen. Die Entscheidung wird automatisch den im Eskalationspfad aufgeführten Benutzern zugewiesen. Die folgende Tabelle stellt z. B. einen Eskalationspfad dar.

    Sequenz Eskalationspfad
    1 Zuweisen zu: Doris
    2 Zuweisen zu: Elke
    3 Abschließende Aktivität: [Auswahl 1]

    In diesem Beispiel wird die überfällige Entscheidung Doris zugewiesen. Trifft Doris die Entscheidung nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit, wird die Entscheidung Elke zugewiesen. Trifft Elke die Entscheidung nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit, wird [Auswahl 1] als Entscheidung ausgewählt.

  3. Klicken Sie auf Eskalation hinzufügen, um dem Eskalationspfad einen Benutzer hinzuzufügen. Wählen Sie eine der Optionen in der folgenden Tabelle aus, und führen Sie dann die zusätzlichen Schritte für diese Option aus, bevor Sie mit Schritt 4 fortfahren.

    Mit der folgenden Option... Benutzer, denen die Entscheidung eskaliert wird Zusätzliche Schritte
    Hierarchie Benutzer in einer bestimmten Organisationshierarchie
    1. Nachdem Sie Hierarchie auf der Registerkarte Hierarchieauswahl in der Liste Hierarchietyp ausgewählt haben, wählen Sie den Typ der Hierarchie aus, an den die Entscheidung eskaliert werden soll.
    2. Vom System muss eine Reihe von Benutzernamen aus der Hierarchie abgerufen werden. Diese Namen stellen Benutzer dar, denen die Entscheidung eskaliert werden kann. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Anfangs- und Endpunkt des Bereichs von Benutzernamen anzugeben, die vom System abgerufen werden:
      1. Wählen Sie zum Angeben eines Startpunkts eine Person in der Liste Beginn aus.
      2. Klicken Sie zum Angeben des Endpunkts auf Bedingung hinzufügen. Geben Sie dann eine Bedingung ein, die bestimmt, an welcher Position in der Hierarchie das Abrufen von Namen beendet werden soll.
    3. Geben Sie auf der Registerkarte Hierarchieoptionen an, an welche Benutzer im Bereich die Entscheidung eskaliert werden soll:
      • Allen abgerufenen Benutzern zuordnen – Die Entscheidung wird an alle Benutzer im Bereich eskaliert.
      • Nur letztem abgerufenen Benutzer zuordnen – Die Entscheidung wird nur an den letzten Benutzer im Bereich eskaliert.
      • Benutzer ausschließen, die die folgende Bedingung erfüllen – Die Entscheidung wird keinem Benutzer im Bereich eskaliert, der eine bestimmte Bedingung erfüllt. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen, um die Bedingung anzugeben.
    Workflowbenutzer Benutzer im aktuellen Workflow
    • Nachdem Sie, Workflowbenutzer auf der Registerkarte Workflowbenutzer, in der Liste Workflowbenutzer ausgewählt haben, wählen Sie einen Benutzer aus, der am Workflow teilnimmt.
    Benutzer Bestimmte Benutzer
    1. Nachdem Sie Benutzerausegwählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer.
    2. Die Liste Verfügbare Benutzer enthält alle Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, an die die Entscheidung eskaliert werden soll, und verschieben Sie diese Benutzer in die Liste Ausgewählte Benutzer.

  4. Geben Sie auf der Registerkarte Zeitlimit im Feld Dauer an, wie viel Zeit dem Benutzer zum Treffen der Entscheidung zur Verfügung steht. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

    • Stunden – Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die der Benutzer zum Treffen der Entscheidung hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
    • Tage – Geben Sie die Anzahl von Tagen ein, die der Benutzer zum Treffen der Entscheidung hat. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
    • Wochen – Geben Sie die Anzahl von Wochen ein, die der Benutzer zum Treffen der Entscheidung hat.
    • Monate – Wählen Sie den Tag, und die Woche aus, bis zu dem der Benutzer die Entscheidung treffen muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche des Monats die Entscheidung treffen soll.
    • Jahre – Wählen Sie den Tag, die Woche und den Monat aus, bis zu dem der Benutzer die Entscheidung treffen muss. Sie können z. B. angeben, dass der Benutzer bis Freitag der dritten Woche im Dezember die Entscheidung treffen soll.

  5. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 4 für alle Benutzer, die dem Eskalationspfad hinzugefügt werden sollen. Sie können die Reihenfolge der Benutzer ändern.

  6. Wenn die Benutzer im Eskalationspfad die Entscheidung nicht innerhalb der vorgesehenen Zeit treffen, wird die Entscheidung automatisch getroffen. Um die vom System auszuwählende Option anzugeben, wählen Sie die Zeile Aktivität aus, klicken Sie dann auf die Registerkarte Aktivität bei Beendigung und wählen eine Option aus.

Festlegen einer Zeitgrenze

Gehen Sie folgendermaßen vor, wenn die Entscheidung in einer bestimmten Zeit getroffen werden muss.

Notiz

Die hier ausgewählten Optionen setzen die Optionen außer Kraft, die Sie in den Bereichen Zuweisung und Eskalation der Seite auswählen.

  1. Klicken Sie im linken Bereich auf Erweiterte Einstellungen.

  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeitgrenze für das Workflowelement festlegen.

  3. Legen Sie im Feld Dauer fest, wann die Entscheidung getroffen werden muss. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

    • Stunden – Geben Sie die Anzahl der Stunden ein. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
    • Tage – Geben Sie die Anzahl von Tagen ein. Wählen Sie dann den Kalender aus, den Ihre Organisation verwendet, und geben Sie Informationen zur Arbeitswoche der Organisation ein.
    • Wochen – Geben Sie die Anzahl von Wochen ein.
    • Monate – Wählen Sie den Tag und die Woche aus, bis zu dem die Entscheidung getroffen werden muss. Sie können z. B. angeben, dass die Entscheidung bis Freitag der dritten Woche des Monats getroffen werden soll.
    • Jahre – Wählen Sie den Tag, die Woche und den Monat aus, bis zu dem die Entscheidung getroffen werden muss. Sie können z. B. angeben, dass die Entscheidung bis Freitag der dritten Woche im Dezember getroffen werden soll.

  4. Wenn die Zeitgrenze überschritten wird, wird die Entscheidung automatisch getroffen. Wählen Sie in der Liste Aktivität die Option aus, die automatisch vom System ausgewählt werden soll.