Konfigurieren von Workflow-Eigenschaften

Dieser Artikel erläutert, wie Sie die verschiedenen Eigenschaften eines Workflows konfigurieren können.

Öffnen Sie zum Konfigurieren der Eigenschaften eines Workflows den Workflow im Workflow-Editor. Klicken Sie auf die Canvas des Workflow-Editors und dann auf Eigenschaften, um die Seite Eigenschaften zu öffnen. Verwenden Sie dann die folgenden Prozeduren, um die verschiedenen Eigenschaften des Workflows zu konfigurieren.

Benennen des Workflows

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Namen für den Workflow einzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.
2. Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein. Wenn Sie für jedes Land bzw. jede Region, in dem/der Sie tätig sind, Workflows für Bestellanforderungen erstellen, kann der jeweilige Workflow beispielsweise Bestellanforderungen Dänemark oder Bestellanforderungen Spanien benannt werden.

Angeben des Workfloweigentümers

Der Workfloweigentümer ist die Person, die den Workflow verwaltet. Gehen Sie folgendermaßen vor, um den Workfloweigentümer anzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.
2. Wählen Sie in der Liste Eigentümer den Namen der Person aus, die diesen Workflow verwalten soll.

Auswählen einer E-Mail-Vorlage

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die E-Mail-Vorlage auszuwählen, die zum Generieren von Benachrichtigungsmeldungen zu diesem Workflow verwendet wird.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.
2. Wählen Sie in der Liste E-Mail-Vorlagen für Workflowbenachrichtigungen die Vorlage aus.

Eingeben von Anweisungen für Benutzer

Sie können Benutzern, die Dokumente zur Verarbeitung und Genehmigung übermitteln, Anweisungen zur Verfügung stellen. Diese Benutzer werden auch als Ersteller bezeichnet. Sie erstellen beispielsweise einen Workflow für eine Bestellanforderung und geben Anweisungen ein. Diese Anweisungen können von Benutzern angezeigt werden, die Bestellanforderungen auf der Seite Bestellanforderungen eingeben. Der Ersteller klickt auf das Symbol in der Workflowstatusleiste, um Anweisungen anzuzeigen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um Anweisungen für Benutzer einzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Grundeinstellungen.

2. Geben Sie im Feld Übermittlungsanweisungen die Arbeitsanweisungen ein.

3. Zum Personalisieren der Anweisungen können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden beim Anzeigen der Arbeitsanweisungen durch die entsprechenden Daten ersetzt. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

   1. Wählen Sie das Feld Übermittlungsanweisungen aus, um festzulegen, wo der Platzhalter erscheinen soll.
   2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.
   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.
   4. Klicken Sie auf Einfügen.

4. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen von Arbeitsanweisungen hinzuzufügen:

   1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
   2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
   4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
   5. Zum Personalisieren des Texts können Sie Platzhalter einfügen. Anweisungen zum Eingeben eines Platzhalters finden Sie in Schritt 3.
   6. Klicken Sie auf Schließen.

Notiz

Platzhalter können nicht durch Kopieren und Einfügen hinzugefügt werden, da die Zielinformationen nicht korrekt eingefügt werden. Verwenden Sie die Schnittstelle, um Platzhalter hinzuzufügen.

Geben Sie an, wann dieser Workflow über Aktivierungsbedingungen verwendet wird

Sie können mehrere Workflows erstellen, die auf demselben Workflowtyp basieren. Wenn mehrere Workflows vorhanden sind, die auf demselben Typ basieren, müssen Sie angeben, wann jeder Workflow mithilfe der Aktivierungsbedingungen verwendet wird. Wenn die Aktivierungsbedingungen nicht erfüllt sind, wird der Standardworkflow verwendet. Wenn für einen Workflow-Typ nur eine Workflow-Konfiguration definiert ist, wird diese Workflow-Konfiguration unabhängig von den Aktivierungsbedingungen verwendet.

Sie können beispielsweise für jedes Land bzw. jede Region, in dem/der Sie tätig sind, einen Workflow für Bestellanforderungen erstellen, wie Bestellanforderungen Dänemark und Bestellanforderungen Spanien, mit den folgenden Bedingungen:

• "Bestellanforderungen Dänemark" wird verwendet, wenn: Land/Region = DK.
• "Bestellanforderungen Spanien" wird verwendet, wenn: Land/Region = ES.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wann der von Ihnen konfigurierte Workflow verwendet wird.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Aktivierung.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bedingungen für Ausführung des Workflows festlegen.
3. Klicken Sie auf Bedingung hinzufügen.
4. Geben Sie eine Bedingung ein.
5. Geben Sie alle notwendigen zusätzlichen Bedingungen ein.
6. Führen Sie den Workflow mit einigen Zieldatensätzen durch, um zu überprüfen, ob die Bedingung Datensätze korrekt einschließt und ausschließt.

Angeben, wann Benachrichtigungen gesendet werden

Wenn ein Dokument zur Verarbeitung übermittelt wird, wird eine Workflowinstanz erstellt. Benutzern können Benachrichtigungen gesendet werden, wenn auf diesem Workflow basierende Workflowinstanzen gestartet, abgeschlossen, beendet oder aufgrund eines Fehlers angehalten werden. Gehen Sie folgendermaßen vor, um anzugeben, wann Benachrichtigungen gesendet werden.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Benachrichtigungen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jedes Ereignis, das Benachrichtigungen auslösen soll:

   • Gestartet – Senden Sie Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Instanz gestartet wird.
   • Gestoppt – Senden Sie Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Instanz aufgrund eines Fehlers gestoppt wird.
   • Abgeschlossen – Senden Sie Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Instanz abgeschlossen ist.
   • Nicht behebbar – Senden Sie Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Instanz aufgrund eines nicht behebbaren Fehlers angehalten wird.
   • Beendet – Senden Sie Benachrichtigungen, wenn eine Workflow-Instanz beendet wird.

3. Wählen Sie eine Zeile für ein in Schritt 2 ausgewähltes Ereignis aus.

4. Geben Sie auf der Registerkarte Benachrichtigungstext den Text der Benachrichtigung ein.

5. Zum Personalisieren des Texts können Sie Platzhalter einfügen. Platzhalter werden bei der Anzeige für Benutzer durch die entsprechenden Daten ersetzt. Führen Sie folgende Schritte aus, um einen Platzhalter einzufügen:

   1. Klicken Sie in das Feld, um die Position des Platzhalters anzugeben.
   2. Klicken Sie auf Platzhalter einfügen.
   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste den einzufügenden Platzhalter aus.
   4. Klicken Sie auf Einfügen.
   5. Ein üblicherweise einzubeziehender Benachrichtigungstext-Platzhalter ist „Aktuelle Hinweise: %%Workflow.Last note%%“, der sämtliche Kommentare aus dem vorherigen Schritt anzeigt.

6. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Übersetzungen von Text hinzuzufügen:

   1. Klicken Sie auf Übersetzungen.
   2. Klicken Sie auf der nun angezeigten Seite auf Hinzufügen.
   3. Wählen Sie in der angezeigten Liste die Sprache aus, in der Sie den Text eingeben.
   4. Geben Sie den Text im Feld Übersetzter Text ein.
   5. Zum Personalisieren des Texts können Sie Platzhalter einfügen. Anweisungen zum Eingeben eines Platzhalters finden Sie in Schritt 5.
   6. Klicken Sie auf Schließen.

7. Verwenden Sie auf der Registerkarte Empfänger die folgenden Optionen, um anzugeben, wer die Benachrichtigungen erhalten soll.

   Mit der folgenden Option...	Benachrichtigungen werden an diese Benutzer gesendet	Gehen Sie folgendermaßen vor, um Benachrichtigungen zu senden.
   Teilnehmer	Benutzer, die einer bestimmten Gruppe oder Rolle zugewiesen sind	Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf Teilnehmer. Wählen Sie in der Liste Art von Teilnehmer auf der Registerkarte Rollenbasiert die Art der Gruppe oder Rolle, an die die Benachrichtigungen gesendet werden sollen. Wählen Sie in der Liste Teilnehmer die Gruppe oder Rolle aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen.
   Workflowbenutzer	Benutzer, die an diesem Workflow teilnehmen	Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf Workflowbenutzer. Wählen Sie auf der Registerkarte Workflowbenutzer in der Liste Workflowbenutzer, einen Teilnehmer dieses Workflow aus.
   Benutzer	Bestimmte Benutzer	Klicken Sie auf der Registerkarte Empfänger auf Benutzer. Die Liste Verfügbare Benutzer auf der Registerkarte Benutzer enthält alle Benutzer. Wählen Sie die Benutzer aus, an die Benachrichtigungen gesendet werden sollen, und verschieben Sie diese Benutzer in die Liste Ausgewählte Benutzer.

8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für jedes in Schritt 2 ausgewählte Ereignis.

Geben Sie Kommentare zu den Änderungen am Workflow ein

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Kommentare zu den Änderungen am Workflow einzugeben.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Hinweise.
2. Geben Sie im Feld Kommentare zum Workflow eingeben Ihre Kommentare ein.
3. Prüfen Sie die Kommentare. Nach dem Hinzufügen von Kommentaren können diese nicht mehr geändert werden.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um Ihre Kommentare dem Bereich Kommentarhistorie hinzuzufügen.