Nummernkreisübersicht
Nummernkreise dienen zum Generieren von lesbaren, eindeutigen Bezeichnern für Masterdatensätze und Buchungsdatensätze, die Bezeichner benötigen. Ein Masterdatensatz oder Buchungsdatensatz, der eine Kennung erfordert, wird als Referenz bezeichnet.
Bevor neue Datensätze für eine Referenz erstellt werden können, muss ein Nummernkreis eingerichtet und der Referenz zugeordnet werden. Es wird empfohlen, die Seiten in Organisationsverwaltung zum Einrichten von Nummernkreisen zu verwenden. Wenn modulspezifische Einstellungen erforderlich sind, können Sie die Seite Parameter in einem Modul verwenden, um Nummernkreise für die Referenzen in diesem Modul anzugeben. Sie können beispielsweise in Debitoren und Kreditoren Nummernkreisgruppen einrichten, um bestimmten Debitoren oder Kreditoren bestimmte Nummernkreise zuzuordnen.
Wenn Sie einen Nummernkreis einrichten, müssen Sie einen Bereich angeben, der definiert, welche Organisation den Nummernkreis verwendet. Der Bereich kann Gemeinsam genutzt, Unternehmen, Juristische Person oder Organisationseinheit sein. Die Bereiche „Juristische Person“ und Unternehmen können mit dem Bereich „Geschäftskalenderperiode“ kombiniert werden, um noch spezifischere Nummernfolgen zu erstellen.
Nummernkreisformate werden aus Segmenten gebildet. Nummernkreise, die einen anderen Bereich als Gemeinsam genutzt besitzen, können Segmente enthalten, die dem Bereich entsprechen. Ein Nummernkreis mit dem Bereich Juristische Person kann beispielsweise ein Segment für juristische Personen enthalten. Durch Einfügen eines Bereichssegments in das Nummernkreisformat können Sie den Bereich eines bestimmten Datensatzes anhand seiner Nummer feststellen.
Neben den Segmenten, die Bereichen entsprechen, können Nummernkreisformate die Segmente Konstante und Alphanumerische Segmente enthalten. Ein Segment vom Typ Konstante enthält eine Gruppe von Buchstaben, Zahlen oder Symbolen, die unverändert bleiben. Ein Segment vom Typ Alphanumerisch enthält eine Gruppe von Buchstaben oder Zahlen, die jedes Mal schrittweise erhöht werden, wenn eine Nummer aus dem Nummernkreis verwendet wird. Verwenden Sie ein Nummernzeichen (#) zur Angabe inkrementeller Nummern und ein kaufmännisches Und-Zeichen (&) zur Angabe inkrementeller Buchstaben. Mit dem Format #####_2017 wird beispielsweise der Nummernkreis 00001_2017, 00002_2017 usw. erstellt.
Nummernkreisbeispiele
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Segmente verwendet werden, um Nummernkreisformate zu erstellen. Insbesondere verdeutlichen die Beispiele, welche Auswirkungen das Verwenden von Bereichssegmenten hat.
Spesenabrechnungsnummern
Im folgenden Beispiel werden Spesenabrechnungsnummern für die juristische Person mit dem Titel CS eingerichtet.
- Bereich: Reise- und Spesenabrechnung
- Verwendungszweck: Spesenabrechnungsnummer
- Geltungsbereich: Juristische Person
- Juristische Person: CS
| Segmente | Segmenttyp | Wert |
|---|---|---|
| Segment 1 | Juristische Person | CS |
| Segment 2 | Konstante | -SPESEN- |
| Segment 3 | Alphanumerisch | #### |
Beispiel für eine formatierte Nummer: CS-EXPENSE-0039
Sie können ein ähnliches Nummernkreisformat für andere juristische Personen einrichten. Beispiel: Wenn Sie für eine juristische Person namens RW nur den Wert des Segments für die juristische Person ändern, lautet die formatierte Nummer RW-SPESEN-0039. Sie können auch das gesamte Nummernkreisformat für andere juristische Personen ändern. Sie können beispielsweise das Bereichssegment für die juristische Person auslassen, um eine formatierte Nummer zu erstellen, beispielsweise SPESEN-0001.
Auftragsnummern
Im folgenden Beispiel werden Auftragsnummern für die Unternehmenskennung CEU eingerichtet.
- Bereich: Verkauf
- Referenz: Verkaufsauftrag
- Geltungsbereich: Unternehmen
- Unternehmen: CEU
| Segmente | Segmenttyp | Wert |
|---|---|---|
| Segment 1 | Konstante | AU- |
| Segment 2 | Alphanumerisch | #### |
Beispiel für eine formatierte Nummer: SO-0029
Auch wenn das Format kein Bereichssegment enthält, beginnt die Nummerierung für jede Unternehmenskennung erneut. Wenn Sie dasselbe Format für alle Unternehmenskennungen verwenden, werden in allen Unternehmen dieselben Zahlen verwendet. Beispielsweise wird in jedem Unternehmen die Auftragsnummer AU-0029 verwendet. Sie können auch das gesamte Nummernkreisformat für andere Unternehmenskennungen ändern.
Bestellanforderungsnummern
Im folgenden Beispiel werden Bestellanforderungsnummern organisationsweit verwendet.
- Bereich: Kauf
- Verwendungszweck: Bestellanforderung
- Umfang: Geteilt
| Segmente | Segmenttyp | Wert |
|---|---|---|
| Segment 1 | Konstante | BestAnf |
| Segment 2 | Alphanumerisch | #### |
Beispiel für eine formatierte Nummer: Req0052
Da der Umfang Geteilt ist, wird das Nummernsequenzformat in der gesamten Organisation verwendet. Sie können für verschiedene Bereiche der Organisation nicht verschiedene Nummernkreisformate verwenden.
Leistungsüberlegungen für Nummernkreise
Berücksichtigen Sie vor dem Einrichten von Nummernkreisen die folgenden Informationen, die Aufschluss darüber eben, wie sich die Konfiguration von Nummernkreisen auf die Systemleistung auswirken kann.
Fortlaufende bzw. nicht fortlaufende Nummernkreise
Nummernkreise können fortlaufend bzw. nicht fortlaufend sein. Bei einem fortlaufenden Nummernkreis werden keine Zahlen übersprungen, aber Zahlen werden ggf. nicht nacheinander verwendet. Zahlen aus einem nicht fortlaufenden Nummernkreis werden nacheinander verwendet, aber der Nummernkreis kann Zahlen überspringen.
Fortlaufende Nummernkreise (CNS)
- Überspringt keine Zahlen
- Nummern werden eventuell nicht nacheinander verwendet
- Beispiel: Ein Benutzender storniert eine Buchung, generiert eine Nummer, recycelt sie aber später (verwendet sie wieder)
Nicht fortlaufende Nummernkreise (nicht-CNS)
- Kann Nummern überspringen
- Zahlen können nacheinander verwendet werden (basierend auf dem Zwischenspeicher)
- Beispiel: Ein Benutzer storniert eine Buchung, generiert eine Nummer, verwendet sie aber nicht
Schein
Die Funktion „Leistungsverbesserungen – Fortlaufenden Nummernkreis aktivieren“ sorgt dafür, dass das Unternehmen für fortlaufende Nummernkreise bereit ist, was in Finanz- und Betriebs-App eine Herausforderung darstellte. Die Funktion ist in der öffentlichen Vorschau in der Version 10.0.34 und in der GA in der Version 10.0.36 verfügbar.
Dieses Feature verbessert die Leistung bei fortlaufenden Nummernkreisen, indem jeder Anfrage eine Nummer in der Reihenfolge vorab zugewiesen wird. Standardmäßig werden fünf Nummern in einer Reihenfolge vergeben, dies kann jedoch je nach Bedarf angepasst werden. Im Falle eines unerwarteten Abbruchs einer beliebigen Anzahl wurden Verbesserungen am ausgeführten Bereinigungsjob vorgenommen.
Sie können für fortlaufende/nicht fortlaufende Nummernkreise auf der Seite „Nummernkreise“ auf dem Inforegister Leistung die Option Vorabzuordnung aktivieren. Wenn Sie eine Anzahl von Nummern angeben, die vorab zugewiesen werden sollen, wählt das System diese Nummern aus und speichert sie dann bei nicht fortlaufenden Nummernkreisen im Speicher und bei fortlaufenden Nummernkreisen in der Datenbank.
Wenn Sie einen nicht fortlaufenden Nummernkreis verwenden, können Sie auf der Seite Nummernkreise auf dem Inforegister Leistung die Option Vorabzuordnung aktivieren. Wenn Sie eine Menge von vorab zugeordneten Nummern angegeben, wählt das System diese Nummern aus und speichert sie im Arbeitsspeicher. Neue Nummern werden nur aus der Datenbank angefordert, nachdem die vorab zugewiesenen Nummern verbraucht wurden.
Sofern nicht behördlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist, fortlaufende Nummernkreise zu verwenden, wird empfohlen, nicht fortlaufende Nummernkreise zu verwenden.
Automatische Bereinigung von Nummernkreisen
Bei einem Anwendungsfehler, Abstürzen oder einem anderen unerwarteten Problem versucht das System, die Nummern für fortlaufende Nummernkreise automatisch zu recyceln. Sie können den Bereinigungsprozess manuell oder automatisch ausführen, um die verloren gegangenen Nummern wiederherzustellen.
Berücksichtigen Sie aber die Serverauslastung, wenn Sie den Bereinigungsprozess planen. Es wird empfohlen, die Bereinigung außerhalb der Spitzenzeiten als Stapelverarbeitungsauftrags auszuführen.