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Einrichten elektronischer Signaturen

Eine elektronische Signatur bestätigt die Identität einer Person, die im Begriff ist, einen Datenverarbeitungsprozess zu starten oder zu genehmigen. In einigen Branchen ist eine elektronische Signatur ebenso rechtskräftig wie eine handschriftliche Signatur.

Elektronische Signaturen sind eine Konformitätsanforderung für verschiedene behördlich regulierte Branchen. Dazu zählen z. B. die Arzneimittel-, Lebensmittel- und Getränke-, Luftfahrt- und Rüstungsindustrie. Sie sind auch für die Einhaltung der Vorschriften erforderlich, die von der US-amerikanischen Food and Drug Administration (FDA) in Teil 11 von Titel 21 des Code of Federal Regulations (21 CFR Part 11) erlassen wurden.

Elektronische Signaturen sind nicht das Gleiche wie digitale Signaturen. Eine elektronische Signatur ist einfach ein Ersatz für eine handschriftliche Signatur, während eine digitale Signatur zusätzliche Sicherheitsmerkmale bietet. Mithilfe einer digitalen Signatur kann festgestellt werden, ob die Daten durch einen anderen Benutzenden oder Prozess manipuliert wurden. Außerdem kann eine digitale Signatur überprüft werden, und diese Überprüfung kann nicht vom Besitzer des Zertifikats angefochten werden, das zum Signieren der Daten verwendet wurde. Obwohl sich elektronische Signaturen und digitale Signaturen unterscheiden, können sie zusammenarbeiten. In Finanz- und Betriebs-Apps verfügen elektronische Signaturen beispielsweise über eine integrierte digitale Signaturfunktion.

Sie können elektronische Signaturen für wichtige Geschäftsprozesse verwenden. Einige Prozesse verfügen über integrierte Funktionen der elektronischen Signatur. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Signaturanforderungen für Datenbanktabellen und -felder erstellen. Wie bereits erwähnt, verfügen elektronische Signaturen in Finanz- und Betriebs-Apps über eine integrierte digitale Signaturfunktion. Jeder Benutzer, der Dokumente signiert, muss über ein gültiges kryptografisches Zertifikat verfügen. Beim Signieren eines Dokuments wird der diesem Zertifikat zugeordnete private Schlüssel geprüft.

Konfigurationsschlüssel „Elektronische Signatur“ aktivieren

  1. Gehen Sie zu Systemverwaltung>Einstellungen>Lizenzkonfiguration.
  2. Erweitern Sie in der Struktur Verwaltung und vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Elektronische Signatur aktiviert ist. Wenn das Kontrollkästchen leer ist, müssen Sie den Wartungsmodus aktivieren, bevor Sie es auswählen. Sie können den Wartungsmodus in der Umgebung aktivieren, indem Sie einen Wartungsauftrag von Microsoft Dynamics 365 Lifecycle Services ausführen. Alternativ können Sie das Tool Deployment.Setup lokal verwenden. Nachdem Sie das Kontrollkästchen Elektronische Signatur ausgewählt haben, deaktivieren Sie den Wartungsmodus.
  3. Schließen Sie die Seite.

Einrichten von Parametern für elektronische Signaturen

Voraussetzungen für Passphraseneinschränkungen (Vorschauversion)

[Dieser Abschnitt ist die Vorabveröffentlichungsdokumentation und unterliegt Änderungen.]

Die meisten Funktionen für elektronische Signaturen sind für alle aktuellen Versionen von Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management Standard. Einschränkungen für Passphrasen und die Möglichkeit, Kommentare zu verlangen, sind jedoch neue Verbesserungen. Bevor Sie die sie nutzen können, muss Ihr System die folgenden Anforderungen erfüllen:

  • Sie müssen Supply Chain Management der Version 10.0.44 oder höher ausführen.
  • Das Feature namens (Vorschauversion) Verbesserungen für elektronische Signatur muss in der Funktionsverwaltung aktiviert sein.

Wichtig

  • Dies ist eine Vorschaufunktion.
  • Vorschaufunktionen sind nicht für den Produktionsgebrauch gedacht und haben möglicherweise eine eingeschränkte Funktionalität. Für diese Features gelten ergänzende Nutzungsbedingungen. Die Features werden vor einer offiziellen Veröffentlichung zur Verfügung gestellt, sodass die Kundschaft frühzeitig Zugriff erhält und Feedback geben kann.

Einrichten der Parameter für elektronische Signaturen

  1. Wechseln Sie zu Organisationsverwaltung>Einstellungen>Elektronische Signatur>Parameter für elektronische Signatur.

  2. Wählen Sie Bearbeiten aus.

  3. Stellen Sie die folgenden Felder ein:

    • Hinweis: Geben Sie den Hinweis ein, der Signaturgebenden auf der Seite Dokument signieren angezeigt wird. Sie können einen beliebigen Text eingeben. In der Regel informiert dieser Hinweis Benutzende über die Bedeutung des elektronischen Signierens eines Dokuments, darunter die rechtlichen Auswirkungen. Wenn Sie den Hinweistext in weiteren Sprachen eingeben möchten, wählen Sie die Übersetzungen im Aktionsbereich aus.

    • Kommentare erforderlich machen: Setzen Sie diese Option auf Ja, wenn alle Signaturgebenden beim Signieren einen Kommentar eingeben müssen.

    • Signaturzeitlimit – Geben Sie einen Timeout-Zeitraum (in Sekunden) ein. Wenn eine Signatur nicht in diesem Zeitraum bereitgestellt wird, schlägt der Signiervorgang fehl.

    • Ablauf des Schlüssels: Geben Sie die Anzahl der Tage ein, die ein digitaler Schlüssel nach seiner Erstellung gültig bleibt.

    • Empfänger von Signaturwarnung – Wählen Sie den Benutzer aus, der eine Warnungs-E-Mail erhalten soll, wenn die Signaturprüfung fehlschlägt. Die Prüfung schlägt fehl, wenn das System feststellt, dass das von einem Benutzenden bereitgestellte Zertifikat und der private Schlüssel Zeichen von Manipulation aufweisen.

    • Mindestlänge – Geben Sie die erforderliche Mindestlänge der Passphrase ein. Wir empfehlen ein Minimum von acht Zeichen.

    • Mindestanzahl an Buchstaben – Geben Sie die erforderliche Anzahl von alphabetischen Zeichen in der Passphrase ein.

    • Mindestanzahl an Zahlen – Geben Sie die erforderliche Anzahl von numerischen Zeichen in der Passphrase ein.

    • Mindestanzahl an Sonderzeichen – Geben Sie die erforderliche Anzahl von Sonderzeichen in der Passphrase ein. Zu den Sonderzeichen gehören die folgenden Symbole:

      • ! (Ausrufezeichen)
      • @ (@-Zeichen)
      • # (Nummernzeichen)
      • $ (Dollarzeichen)
      • % (Prozentzeichen)
      • ^ (Zirkumflex-Zeichen)
      • & (kaufmännisches Und-Zeichen)
      • * (Stern)
      • ( (öffnende Klammer)
      • ) (schließende Klammer)
      • ; (Semikolon)
      • : (Doppelpunkt)
      • ? (Fragezeichen)
      • < (Kleiner-als-Zeichen)
      • > (Größer-als-Zeichen)
      • - (Bindestrich)
      • + (Pluszeichen)
      • = (Gleichheitszeichen)
      • ~ (Tilde)

  4. Wählen Sie Speichern.

  5. Schließen Sie die Seite.

Hinweis

Alle Parameter, die sich auf Passphraseneinschränkungen beziehen, arbeiten in Verbindung mit den Windows-Richtlinienanforderungen. Die Passphrase-Einschränkungen können zwar komplexer sein als die Windows-Richtlinie, aber nicht weniger komplex. Beispielsweise kann die Windows-Richtlinie eine Mindestlänge von acht Zeichen erfordern, einschließlich mehr als eines numerischen Zeichens und mehr als eines Sonderzeichens. Im Gegensatz dazu sind für die Passphraseneinschränkungen möglicherweise nur sechs Zeichen erforderlich. In diesem Fall wird das Kennwort beim Generieren des Zertifikats abgelehnt.

Einrichten von Ursachencodes für elektronische Signaturen

Sie müssen elektronische Signaturen erst einrichten, bevor Sie sie verwenden können. Zum Signieren eines Dokuments ist immer ein gültiger Ursachencode erforderlich. Der Ursachencode gibt den Zweck der elektronischen Signatur an. Mit einem Ursachencode kann z. B. eine rechtliche Genehmigung angezeigt werden.

  1. Wechseln Sie zu Organisationsverwaltung>Einstellungen>Elektronische Signatur>Ursachencodes für elektronische Signaturen.
  2. Wählen Sie Neu aus.
  3. Geben Sie im Feld Ursachencode einen Wert ein.
  4. Geben Sie im Feld Beschreibung einen Wert ein, oder wählen Sie einen Wert aus.
  5. Wiederholen Sie diese Schritte, um bei Bedarf weitere Ursachencodes hinzuzufügen.
  6. Wählen Sie Speichern.
  7. Schließen Sie die Seite.

Anfordern elektronischer Signaturen für vorhandene Prozesse

  1. Wechseln Sie zu Organisationsverwaltung>Einrichtung>Elektronische Signatur>Anforderungen für elektronische Signatur.
  2. Suchen Sie in der Liste den gewünschten Datensatz, und wählen Sie ihn aus.
  3. Auswählen eines Prozesses, der elektronische Signaturen erfordert.
  4. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Signatur erforderlich.
  5. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden weiteren Prozess, der elektronische Signaturen erfordert.
  6. Wählen Sie Speichern.

Erstellen einer benutzerdefinierten Anforderung für elektronische Signaturen

  1. Wechseln Sie zu Organisationsverwaltung>Einrichtung>Elektronische Signatur>Anforderungen für elektronische Signatur.

  2. Wählen Sie Neu aus.

  3. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Signatur erforderlich.

  4. Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für den Prozess ein, der elektronische Signaturen erfordert.

  5. Wählen Sie im Feld Tabellenname die Dropdownschaltfläche, um die Suche zu öffnen. Suchen und wählen Sie die Tabelle aus, in der die zu signierenden Daten gespeichert sind. Wählen Sie dann den Link in der ausgewählten Zeile aus.

  6. Wählen Sie im Feld Feldname die Dropdownschaltfläche, um die Suche zu öffnen. Suchen und wählen Sie das Tabellenfeld aus, das überwacht werden soll. Wählen Sie dann den Link in der ausgewählten Zeile aus.

  7. Wählen Sie einen der folgenden Werte aus, um anzugeben, wann eine Signatur erforderlich ist:

    • Immer: Legen Sie fest, dass immer eine Signatur erforderlich ist, wenn die Daten in dem Feld geändert werden.
    • Nur: Legen Sie fest, dass nur unter bestimmten Bedingungen eine Signatur erforderlich ist. Wenn Sie Nur auswählen, müssen Sie eine der folgenden Optionen auch auswählen: Beim Einfügen eines Datensatzes, Beim Aktualisieren eines Datensatzes oder Beim Löschen eines Datensatzes.

  8. Wählen Sie Speichern.

  9. Schließen Sie die Seite.