Überblick über automatisierte Kreditorenabrechnungsprozesse

In diesem Artikel werden die Funktionen zur Automatisierung der Verarbeitung Ihrer Kreditorenrechnungen und die Vorteile der Verwendung eines automatisierten Prozesses beschrieben. Die Funktionen hierfür werden in der Funktionsverwaltung aktiviert. Diese Funktionen gelten nur für Kreditorenrechnungen, nicht für Rechnungen, die mit der Rechnungserfassung oder der Seite Rechnungsbucherfassung verarbeitet werden.

Organisationen arbeiten häufig mit Drittanbietern oder Invoice Capture, um Papierrechnungen mithilfe einer optischen Zeichenerkennung (OCR) von einem Dienstanbieter zu verarbeiten. Vom Dienstanbieter erhalten sie dann maschinenlesbare Rechnungsmetadaten. Um die Automatisierung zu unterstützen, können Sie mit den Automatisierungsfunktionen für die Kreditorenkonten diese Artefakte aus den Kreditorenkonten verwenden.

Sie können einige Kreditorenabrechnungsprozesse für Kreditorenkonten mithilfe der Kreditorenrechnungsautomatisierung automatisieren. Die Verarbeitung der Automatisierung von Kreditorenrechnungen umfasst verschiedene Aufgaben, die auf den Automatisierungseinstellungen für Kreditorenkonten basieren. Der automatisierte Prozess zeigt Informationen über den Fortschritt einer Kreditorenrechnung an, während diese die einzelnen Prozesse durchläuft. Diese Funktion kann Sachbearbeitern und Mangern von Kreditorenkonten helfen, Kreditorenrechnungen effizienter zu bearbeiten. Sie trägt auch dazu bei, die Fehler und Ineffizienzen zu reduzieren, die bei der manuellen Eingabe und Verarbeitung von Informationen auftreten können.

Die Automatisierungsprozesse können verwendet werden, um folgende Aufgaben auszuführen:

• Vorauszahlung für Kreditorenrechnungen automatisch anwenden
• Gleichen Sie Produktzugänge mit ausstehenden Kreditorenrechnungspositionen ab.
• Senden Sie importierte Rechnungen automatisch an das Workflowsystem.
• Simulieren Sie die Buchung, bevor eine Kreditorenrechnung gebucht wird.
• Zeigen Sie schnell und effizient den Workflow- und Automationsverlauf an.
• Zeigen Sie die Ergebnisse der Automatisierung der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen an und analysieren Sie sie.
• Setzen Sie die automatisierte Verarbeitung für mehrere Rechnungen fort.

Kreditorenrechnungen an die Kreditorenrechnungsautomatisierung übermitteln

Wenn entweder der Parameter Rechnung automatisch an Workflow übermitteln oder der Parameter Produktzugänge automatisch mit Rechnungspositionen abgleichen aktiviert ist, werden alle importierten Rechnungen automatisch an die Kreditorenrechnungsautomatisierung gesendet und warten, bis der Hintergrundauftrag sie verarbeitet hat.

Manuell erstellte Rechnungen können an die Kreditorenrechnungsautomatisierung übermittelt werden, indem die Option In automatisierte Verarbeitung einbeziehen in der Rechnungskopfzeile aktiviert wird. Diese Option ist nur sichtbar, wenn eine der Automatisierungsfunktionen aktiviert ist.

Rechnungen, die in die automatisierte Verarbeitung einbezogen werden, können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine Rechnung bearbeiten möchten, müssen Sie sie zunächst von der automatisierten Verarbeitung ausschließen, indem Sie die Option In automatisierte Verarbeitung einbeziehen deaktivieren.

Produktzugänge mit Rechnungsposten abgleichen, für die eine dreiseitige Abgleichsrichtlinie gilt

Gebuchte Produktzugänge können automatisch mit Rechnungszeilen abgeglichen werden, für die eine Richtlinie für den dreifachen Abgleich definiert ist. Der Prozess wird ausgeführt, bis die abgeglichene Produktzugangsmenge der Rechnungsmenge entspricht. Im Rahmen dieses Prozesses können Sie für das System die maximale Anzahl der versuchten Abgleiche der Produktzugänge mit einer Rechnungsposition festlegen, bevor das System zu dem Schluss kommt, dass der Prozess fehlgeschlagen ist. Der Prozess wird entweder stündlich oder täglich im Hintergrund ausgeführt. Um Ihr eigenes Intervall zu definieren, gehen Sie zu Prozessautomatisierung>Hintergrundprozesse>Kreditorenrechnungspositionen mit Produktzugängen abgleichen, und wählen Sie Bearbeiten aus.

Die Funktion wird durch den Parameter Produktzugang mit Rechnungsposition abgleichen gesteuert. Wenn dieser Parameter aktiviert ist, wird das Feld Status des automatisierten Zugangsabgleichs auf der Listenseite Ausstehende Kreditorenrechnung angezeigt. Bei Rechnungen, die aus externen Quellen importiert werden, lautet der Anfangswert dieses Felds Noch nicht ausgeführt.

Wenn der automatische Rechnungszugangsabgleich ausgeführt wird, wird der Status basierend auf verschiedenen Bedingungen aktualisiert:

• Nicht zutreffend – Es wurde keine Drei-Wege-Abgleichsposition gefunden. Die Abgleichsrichtlinie wird auf der Registerkarte Einrichtung unter der verbundenen Einkaufsposition definiert.
• Abschließen – Die Menge der Rechnungsposition wurde vollständig mit der Menge der Produktzugangsposition abgeglichen.
• Fehlgeschlagen – Die Menge der abgeglichenen Produktzugangsposition ist geringer als die Menge der Rechnungsposition, und die maximale Anzahl von Versuchen wurde erreicht.
• Im Wartezustand – Die Menge der abgeglichenen Produktzugangsposition ist geringer als die Menge der Rechnungsposition, und die maximale Anzahl von Versuchen wurde noch nicht erreicht.

Importierte Kreditorenrechnungen an das Workflowsystem senden

Als Teil eines berührungslosen Rechnungsprozesses für Kreditorenkonten können Rechnungen automatisch an das Workflow-System gesendet werden. Diese Funktion wird durch den Parameter Rechnung automatisch an Workflow übermitteln gesteuert. Nur Rechnungen, die die Aufgabe Produktzugänge automatisch mit Rechnungspositionen abgleichen abgeschlossen haben und sich noch in der automatisierten Verarbeitung befinden, können automatisch an das Workflowsystem übermittelt werden. Der Prozess wird im Hintergrund vom Verarbeitungsauftrag Kreditorenrechnungen an Workflow übermitteln ausgeführt. Um das Intervall zu definieren, gehen Sie zu Prozessautomatisierung>Hintergrundprozesse, wählen Sie den Auftrag und dann Bearbeiten aus.

Der Parameter Status des Produktzugangs vor der Übermittlung des Workflows überprüfen prüft zunächst den Wert Status des automatisierten Zugangsabgleichs und legt fest, ob die Rechnung an das Workflowsystem übermittelt werden soll. Wenn der Parameter aktiviert ist, wird die Rechnung an das Workflowsystem übermittelt, wenn der Status Produktzugang abgleichenAbgeschlossen oder Nicht zutreffend lautet. Wenn der Parameter deaktiviert ist, kann die Rechnung an das Workflowsystem übermittelt werden, selbst wenn der Status Produktzugang abgleichenNicht erfolgreich lautet.

Rechnungen, die mit dem Arbeitsbereich Kreditorkooperationsrechnungen erstellt werden, müssen manuell an das Workflowsystem gesendet werden.

Vorauszahlung automatisch anwenden

Wenn der Parameter Automatische Vorauszahlung für importierte Rechnungen anwenden aktiviert ist, wird jede vorhandene Vorauszahlung automatisch angewendet, wenn die Rechnung in die Kreditorenrechnung importiert wird. Der Parameter Nachverfolgen des Automatisierungsprozesses bei fehlgeschlagener Vorauszahlungsanwendung sperren bestimmt, ob die Verarbeitung der Automatisierung von Kreditorenrechnungen fortgesetzt werden soll, wenn der Vorauszahlungsantrag fehlschlägt.

Buchung der Kreditorenrechnung vorab überprüfen

Die Buchungssimulation schließt die Prüfungsschritte ab, die während des Buchungsprozesses für Kreditorenrechnungen ausgeführt werden. Dabei werden jedoch keine Konten aktualisiert. Um den Prozess auszuführen, können Sie auf der Seite Ausstehende Kreditorenrechnungen entweder eine einzelne Rechnung oder mehrere Rechnungen auswählen.

Verbesserte Erfahrung beim Anzeigen von Informationen aus der Workflow- und Automatisierungshistorie für Kreditorenrechnungen

Es wird eine übersichtliche Ansicht der Workflowhistorie der Kreditorenrechnung bereitgestellt. Auf die Ansicht der Workflowhistorie kann direkt über die Kreditorenrechnung zugegriffen werden. Daher sind weniger Mausklicks erforderlich, um diese Informationen zu finden. Wenn Ihre Organisation die Möglichkeit aktiviert hat, importierte Kreditorenrechnungen automatisch an den Workflow zu senden, wird der Automationsverlauf für die importierten Rechnungen bereitgestellt. Mithilfe des Automationsverlaufs können Sie den aktuellen Prozessschritt sowie die bereits abgeschlossenen Schritte identifizieren. Wenn ein Schritt nicht erfolgreich ist, werden detaillierte Informationen angezeigt, damit Sie den Grund für den Fehler nachvollziehen können.

Analysen und Metriken

Der Arbeitsbereich Kreditorenrechnungscenter ermöglicht die Fokussierung auf Kreditorenrechnungen, die den automatisierten Prozess nicht durchlaufen haben. Kacheln im Arbeitsbereich enthalten Informationen zu Kreditorenrechnungen, die nicht erfolgreich an das Workflowsystem gesendet, importiert oder mit Produktzugängen abgeglichen wurden. Darüber hinaus werden Microsoft Power BI-Metriken bereitgestellt, um den Managern von Kreditorenkonten einen Einblick in die Effizienz der Automatisierung von Kreditorenrechnungen zu geben.

Automatisierte Verarbeitung für mehrere Rechnungen fortsetzen

Wenn eine importierte Rechnung mit dem automatisierten Prozess nicht erfolgreich an den Workflow gesendet wird, wird sie vom System aus der weiteren automatisierten Verarbeitung entfernt. Ein Kreditorenbuchhalter kann die Rechnung überprüfen und bearbeiten, bevor der automatisierte Prozess sie erneut an den Workflow übermittelt. Wenn ein Fehlergrund durch dieselbe Behebung für mehrere Rechnungen behoben werden kann, können Sie den automatisierten Prozess auf der Seite Automatisierte Rechnungsverarbeitung fortsetzen neu starten.

Wert des Rechnungseingangsdatums verfolgen

Der Wert Rechnungseingangsdatum gibt das Datum an, an dem das Unternehmen die Rechnung vom Lieferanten erhalten hat. Es bietet einen Ausgangspunkt für die Verfolgung des Rechnungsfortschritts während der Automatisierungsprozesse. Dieser Wert kann in die importierten Daten für eine Kreditorenrechnung aufgenommen werden. Für Rechnungen, die manuell erstellt wurden, können Sie das Datum angeben. Wenn kein Wert eingegeben wird, wird standardmäßig das aktuelle Datum verwendet.

Nachverfolgung der Werte für den importierten Rechnungsbetrag und den importierten Umsatzsteuerbetrag

Die Werte Importierter Rechnungsbetrag und Importierter Umsatzsteuerbetrag für Kreditorenrechnungen können in der Importdatei für Kreditorenrechnungen angegeben werden. In der Regel stammen diese Werte aus einer Rechnung, die von einem externen Anbieter gescannt und in die Importdatei aufgenommen wurde. Wenn die Rechnung in den Debitorenrechnungen verarbeitet wird, werden die Werte auf der Grundlage der Rechnungsdaten berechnet. Die Rechnung kann nur gebucht werden, wenn die importierten Werte mit den berechneten Werten übereinstimmen. Wenn der Workflow aktiviert ist, wird die Überprüfung vor der Übermittlung des Workflows angewendet. Übereinstimmende Werte stellen sicher, dass die Rechnung den dem Lieferanten zustehenden Betrag genau wiedergibt. Wenn Ihre Organisation zulässt, dass importierte Rechnungen automatisch an das Workflow-System gesendet werden, können Sie optional verlangen, dass die importierten Summen mit den berechneten Summen übereinstimmen, bevor die Rechnung an das Workflow-System gesendet werden kann. Die Funktion wird vom Parameter Erforderlich machen, dass für die Workflowübermittlung die berechneten Summen den importierten Summen entsprechen gesteuert.