Brokervertragsmanagement

Mithilfe des Brokervertragsmanagements können Unternehmen ihre Brokerverträge besser verwalten, indem sie Aufgaben im Zusammenhang mit der Verwaltung, Nachverfolgung und Zahlung der an Broker zu zahlenden Gebühren automatisieren.

Dieser Artikel gibt einen Überblick über den typischen Ablauf im Umgang mit Brokergebühren:

• Erfassung der Details des ausgehandelten Brokervertrages
• Die ausgehandelten Verträge im laufenden Vertrieb ausführen und Brokeransprüche erstellen
• Genehmigung der generierten Ansprüche, damit diese zur Zahlung an die Kreditorenkonten weitergeleitet werden können
• Handhabung von Situationen bei teilweiser Anspruchsgenehmigung und Differenzbuchhaltung

Zielgruppe und Zweck

Die Informationen in diesem Artikel sind für geschäftliche Entscheidungsträger in Unternehmen bestimmt, in Kapazitäten wie Vertriebsbeauftragte, Buchhaltungsleitende und Leitender Kreditorenkonten, die für Folgendes verantwortlich sind:

• Aushandeln von Verträgen mit Brokern
• Verwaltung von Personal, das Brokeransprüche bearbeitet und Gebührenzahlungen durchführt

Personen in diesen Rollen suchen nach Möglichkeiten, diese Ziele zu erreichen:

• Passen Sie sich flexibel unterschiedlichen Ausgestaltungen von Brokerverträgen und deren Bedingungen an.
• Reduzieren der Verwaltungsbelastung und von Fehlern, die mit dem Nachverfolgen und dem Bearbeiten von Brokeransprüchen zusammenhängen.
• Verbessern von Cashflowplanungen durch das Antizipieren zukünftiger Verbindlichkeiten.

Brokervertrag

Ein Brokervertrag ist die Aufzeichnung einer Vereinbarung mit einem Broker. Er gibt die verhandelten Bedingungen an, unter denen das Brokerunternehmen sich für eine monetäre Belohnung für das Erreichen vorher festgelegter Vertriebsziele qualifiziert.

Die Erfassung von Brokerverträgen erfolgt auf der Seite Brokerverträge.

Im Vertrag wird eine Konditionsvereinbarung darüber ausgehandelt, wer die Brokergebühr zu zahlen hat (die Kundschaft, die das Produkt kauft, oder das verkaufende Unternehmen). Die Einrichtung dieser Bedingung erfolgt auf der zugehörigen Seite Gebührencodes.

Im Bereich Vertragsdetails sind die Konditionen und der provisionsberechtigte Gegenstand aufgeführt. Unter Pause wird die monetäre Vergütung angezeigt, die der Broker für das Erreichen des Vertriebsziels erhält.

Die Einrichtung der Belastung Brokergebühren bedeutet, dass der Kundschaft für die Brokerdienste keine Gebühr berechnet wird. Stattdessen entsteht dem verkaufenden Unternehmen die Brokerprovision als Vertriebsausgaben.

Hinweis

Wenn ein Vertrag vorsieht, dass die Kundschaft die Gebühr für die Brokertätigkeit zu entrichten hat, muss die damit verbundene Gebühr so gestaltet sein, dass das Feld Typ im Abschnitt Soll auf Debitor/Kreditor eingestellt ist. In diesem Fall erhält das Unternehmen zunächst die Gebührenzahlung von der Kundschaft und begleicht anschließend seine Verbindlichkeit gegenüber dem Broker. Wenn die Brokergebühr als Vertriebskosten bei dem verkaufenden Unternehmen anfallen wird, dann muss die damit verbundene Gebühr so festgelegt werden, dass das Feld Typ sowohl in den Abschnitten Soll und Haben auf Sachkonto eingestellt ist.

Auf dem Sollkonto werden die Vermittlungskosten in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen, und das Habenkonto ist ein zwischenzeitliches Verbindlichkeitskonto, auf dem der Gebührenbetrag (die Gebühr) ab dem Zeitpunkt der Buchung der Gebühr bis zu dem Zeitpunkt der Genehmigung der Brokerforderung aufgeführt ist und infolge der Rechnungsbuchung in die tatsächliche Verbindlichkeit übertragen wird.

Im Abschnitt Vertragsdetails des Brokervertrags sind die Konditionen und der provisionsberechtigte Gegenstand aufgeführt. Unter Pause wird die monetäre Vergütung angezeigt, die der Broker für das Erreichen des Vertriebsziels erhält.

Der Vertragsstatus muss Genehmigt sein, damit er auf Aufträge angewendet werden kann, die seine Bedingungen erfüllen.

Produkte verkaufen, die für eine Brokerprovision infrage kommen und einen Anspruch generieren

Wenn Sie einen Auftrag erstellen, der Positionen aufweist, die den Anforderungen des Brokervertrags entsprechen, können Sie die zugehörigen Informationen auf der Seite Auftrag anzeigen.

Da die anfallenden Brokergebühren als Gebühren behandelt werden, können Sie auf die Brokerprovision auch zugreifen, indem Sie vom Auftrag aus die Seite mit den Standardgebühren öffnen. Wählen Sie die Auftragszeile und dann Verkaufsauftragszeile>Finanzen>Belastungen verwalten aus.

Wenn Sie die Rechnung für den Verkaufsauftrag buchen, werden zusätzlich zu den regulären Verkaufsrechnungstransaktionen die folgenden Buchungen vorgenommen:

• Für die Rechnungsposition wird der Brokeranspruch generiert.
• Die aufgelaufenen Kosten, die die Brokergebühr darstellen, werden entsprechend auf die Konten für Zwischenverbindlichkeiten und -aufwendungen gebucht.

Die Buchung der aufgelaufenen Brokergebühr kann in den Belegtransaktionen angezeigt werden, die der Verkaufsrechnungserfassung zugeordnet sind.

Prüfen und Bearbeiten von Forderungen

Nachdem Forderungen ganz oder teilweise genehmigt wurden, wird die Kreditorenrechnung erstellt und gebucht, sofern die Buchung durch die Kreditorenkontenrichtlinie unterstützt wird. Auf diese Weise wird die Kreditorengutschrift in die reguläre Zahlungsabwicklung überführt.

Sie können alle Ansprüche auf der Seite Brokeransprüche anzeigen. Für jede Gebühr gibt das Feld Qualifiziert den Betrag der Gebühr an, die nach der Genehmigung an den Anbieter der Brokerdienste gezahlt wird.

Hinweis

Die Felder im unteren Abschnitt der Seite geben Details zur ursprünglichen Verkaufsrechnung an, beispielsweise die Rechnungsnummer, den Nettobetrag der Rechnungsposition und zugehörige Kundentransaktionen.

Um einen Anspruch zu genehmigen, aktivieren Sie in der Spalte Markieren das Kontrollkästchen für die Position. Wählen Sie im Aktionsbereich Genehmigen aus.

Als Folge der Genehmigung werden folgende Ereignisse eintreten:

• Eine Ausgabenerfassungsbuchung hat den vorherigen Zwischenbetrag sowohl in dem Abgrenzungsverbindlichkeitskonto als auch in dem Abgrenzungsausgabenkonto zurückgesetzt.

• Eine Brokeranspruchsrechnung (Kreditor) für den genehmigten Brokergebührenbetrag wurde erstellt.

  Hinweis

  Eine Brokeranspruchsrechnung kann entweder automatisch im Rahmen des Anspruchsgenehmigungsprozesses oder manuell gebucht werden. Das Feld Manuelle Buchung auf der Registerkarte Broker und Lizenz der Seite Kreditorenkontenparameter gibt die Richtlinie an, die das Buchungsverhalten steuert.

• Durch die Buchung der Makleranspruchsrechnung wurde das Ausgabenkonto belastet und das Kreditorenkonto gutgeschrieben.

  Hinweis

  Die Ausgabenkontonummer wird bei der Einrichtung der Einkaufsaufwendungen zur Ausgabenbuchung für Bestellungen für die Beschaffungskategorie angegeben. Die Beschaffungskategorie selbst wird auf der Registerkarte Broker und Lizenz der Seite Kreditorenkontenparameter definiert.

Auf der Seite Brokeransprüche können Sie die mit dem Anspruch verbundenen Buchungen und Dokumente prüfen, eine für den Broker erstellte Kreditorenrechnungsnummer. Wenn die Lieferantenrechnung gebucht wurde (automatisch oder manuell), enthalten die Felder Datum und Rechnungen der Registerkarte Betrag in Transaktionswährung die entsprechenden Werte. Wenn die Rechnung noch aussteht, sind diese Felder leer.

Wenn das Feld Genehmigt für die Anspruchsposition denselben Betrag enthält wie das Feld Qualifiziert und das Feld Differenz den Wert 0 enthält, bedeutet dies, dass der Anspruch keine offenen Fragen aufweist und geschlossen werden kann.

Ansprüche teilweise verarbeiten

Wenn ein Kunde bzw. eine Kundin einige Einheiten eines Auftrags zurücksendet, hat der Broker möglicherweise keinen Anspruch mehr auf die Gebühr, die sich auf die zurückgegebene Menge bezieht. In diesem Fall muss der zweite Anspruch über den Teilbetrag genehmigt werden. Wählen Sie Kreditorenkonten>Broker und Lizenzen>Brokeransprüche und wählen Sie den Anspruch aus. Geben Sie im Feld Genehmigung die Gesamtmenge abzüglich der zurückgegebenen Einheiten ein. Wählen Sie dann im Aktivitätsbereich Genehmigen aus.

Wenn zwischen dem Wert im Feld Genehmigt und dem Wert im Feld Qualifiziert eine Differenz besteht, wird diese im Feld Differenz aufgezeichnet. Diese Werte zeigen an, dass der Anspruch noch offen ist und dass die Differenz beglichen werden muss, bevor der Anspruch als abgeschlossen betrachtet werden kann.

Die Differenz muss dadurch behoben werden, dass Sie die Position mit dem offenen Anspruch auswählen und anschließend im Aktionsbereich auf Schließen klicken.

Das System erkennt, dass für den Anspruch noch eine bestimmte Anzahl an Einheiten aussteht, und fordert den Benutzenden auf, den Begründungscode einzugeben, der die Differenz erklärt.

Nach Abschluss des Anspruchs treten die folgenden Ereignisse ein:

• Eine Ausgabenerfassungsbuchung hat den vorherigen Zwischenbetrag im Abgrenzungsverbindlichkeitskonto zurückgesetzt
• Die gleiche Buchung stornierte den bisherigen Zwischenbetrag auf dem Abgrenzungsausgabenkonto

Die Position unter der Registerkarte Unterschiede gibt den Betrag der Brokergebühr an, deren Auszahlung abgelehnt wurde.

In dem Szenario, in dem Ihr Unternehmen und nicht die Kundschaft die Maklergebühr zahlt, muss der Gewinn oder Verlust, der mit der Überzahlung oder Unterzahlung einer Gebühr verbunden ist, nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden. In diesem Fall wird der Differenzposition keine Differenzerfassung zugeordnet.

Wenn Sie Differenzen in einem Gebührenszenario bearbeiten, bei dem die Kundschaft die Brokergebühr zahlt, werden Sie feststellen, dass das System bei der Anspruchsabwicklung eine Differenzerfassung bucht. Diese Erfassung führt eine Belastung/Gutschrift auf dem Abschreibungskonto für Brokergebühren und eine Gutschrift/Belastung auf dem Konto für Zwischenverbindlichkeiten durch.

Hinweis

Die Abschreibungsaufwandskontonummer wird auf der Seite Ursachen für Unterschied im Feld Hauptkonto für einen bestimmten Grundcode angegeben.