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Kanäle in der Invoice Capture-Lösung verwalten

In diesem Artikel wird erklärt, was ein Kanal ist, und er enthält Informationen zur Verwaltung von Kanälen in der Invoice Capture-Lösung.

Definition eines Kanals

Kunden erhalten Lieferantenrechnungen aus verschiedenen externen Quellen. In Invoice Capture sind Kanäle verfügbar, um die Rechnungen an einem Ort zu sammeln. Administratoren können mehrere Kanäle basierend auf unterschiedlichen Auslösern in verschiedenen Konnektoren in Microsoft Power Automate definieren. Wenn Rechnungen über vordefinierte Kanäle gesendet werden, werden sie erfasst und auf der Seite Empfangene Dateien angezeigt.

Standardkanal für Dateiupload

Ein Standardkanal wird verwendet, um Rechnungen in Invoice Capture hochzuladen. Die Rechnung kann auf der Listenseite Empfangene Dateien eingesehen werden. Auf der Seite Systemeinstellung kann ein neuer Kanal erstellt werden, um den Standardkanal zu ersetzen.

Was ist die Dokumentempfangs-API?

Die Dokumentempfangs-API vis_ExternalDocumentReceive ist eine ungebundene benutzerdefinierte Dataverse-API. Sie dient zum Empfang der Rechnungsdokumente. Administrierende befolgen die API-Standards und stellen die richtigen Eingabeparameter bereit, um zu bestätigen, dass die API korrekt aufgerufen wird.

Eingabeparameter

Parametername Typ Erforderlich Description
ChannelId Zeichenfolge Ja Kanalkennung
FileName Zeichenfolge Ja Ein Dateiname mit Erweiterung.
FileContent Zeichenfolge Ja Eine Base64-kodierte Datei.
FileSetId Zeichenfolge Nein Ein optionaler Parameter.
AdditionalInfo Zeichenfolge Ja Ein stringifiziertes Objekt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Kanalinformationen.

Es muss eine gültige Kanal-ID eingegeben werden. Wenn die API zum Empfangen von Dokumenten ohne eine gültige Kanal-ID aufgerufen wird, wird die Anforderung ignoriert und das Rechnungsdokument wird nicht erfasst oder ist auf der Listenseite Empfangene Dateien nicht verfügbar.

Kanalinformationen

Parametername Typ Erforderlich Description
ChannelId Zeichenfolge Ja Der Bezeichner des Kanals, der gebunden werden muss.
SendFrom Zeichenfolge Nein Zusätzliche Informationen zum Nachverfolgen des Senders.

Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für eine Payload.

{ "ChannelId": "xxxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx", 
"SendFrom": "xxxx.xxx@contoso.com" }

Ausgabeparameter

Parametername Typ Erforderlich Description
Daten Zeichenfolge Nein Die Datei-ID einer erfolgreichen Datei auf der Seite Empfangene Dateien (vis_externaldocumentinfo).

Generieren Sie den Kanal mit einem Flow

Administratoren können entscheiden, wie die API zum Empfangen von Dokumenten integriert werden soll. Auf der Seite Kanal können Sie den Parameter Verwalteten Flow verwenden aktivieren.

Wenn der Parameter Verwalteten Flow verwenden auf Ja gesetzt ist, ist die Flow-Einstellung aktiviert. Der Benutzer kann dann eine Flow-Vorlage mit Auswählen erstellen. Eine Flow-Vorlage unterstützt Sie beim Erstellen des Flows, indem sie die erforderlichen Parameter bereitstellt. Die folgenden Vorlagen sind sofort verfügbar:

  • Outlook.com
  • Microsoft Outlook 365
  • Freigegebenes Microsoft Outlook 365-Postfach
  • SharePoint
  • OneDrive
  • OneDrive for Business

Standardmäßig wird die Flow-Vorlage auf Microsoft Outlook 365 eingestellt.

Die folgende Tabelle beschreibt die zusätzlichen Eigenschaften, die der Benutzer definieren muss, um Flows zu generieren.

Flussvorlage Eigenschaft Beschreibung
Outlook.com oder Microsoft Outlook 365 Ordner Der E-Mail-Ordner unter dem Stammverzeichnis. Der Standardordner ist Posteingang. (Unterordner werden nicht unterstützt.)
Microsoft Outlook 365 freigegebenes Postfach Postfachadresse und Ordner Die Postfachadresse ist die freigegebene Postfachadresse und der Standardordner ist Posteingang.
SharePoint Standortadresse Die Adresse der SharePoint-Website, wie https://contoso.sharepoint.com/sites/sitename.
Bibliothek Der Name der SharePoint-Bibliothek.
Ordner Wählen Sie einen Ordner aus oder lassen Sie die Eigenschaft leer, um die gesamte Bibliothek zu verwenden.
OneDrive oder OneDrive für Unternehmen Ordner Der Name des Verzeichnisses.

Wenn der Kanal gespeichert und die Option Verwalteten Flow verwenden auf Ja eingestellt ist, wird der Flow automatisch generiert und der Flowdetailsbereich wird angezeigt. In diesem Bereich sind die folgenden Vorgänge möglich:

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie den Flow.
  • Bearbeiten Sie den Flow und passen Sie ihn entweder an oder korrigieren Sie ihn.
  • Zeigen Sie die Ausführungsdetails des Flows und andere Flow-bezogene Informationen an.

Mit der Aktion Flow verwalten können Sie den Flow-Lebenszyklus verwalten:

  • Wenn dem aktuellen Kanal kein Flow zugeordnet ist:

    • Generieren – Diese Option ist verfügbar, wenn der erste Versuch zum Generieren des Kanals fehlgeschlagen ist.

  • Wenn dem aktuellen Kanal ein Flow zugeordnet ist:

    • Synchronisieren – Synchronisieren Sie die Parameter, wenn Benutzer den Flow aktualisieren.
    • Verknüpfung aufheben – Heben Sie die Verknüpfung des zugehörigen Flows auf und behalten Sie ihn in folgen.
    • Löschen – Löscht den zugehörigen Flow.

Der Flow wird basierend auf der ausgewählten Vorlage und den voreingestellten erforderlichen Parametern generiert. Ein Flow-Eigentümer mit fortgeschrittenen Flow-Kenntnissen kann den Flow jedoch für erweiterte Funktionen aktualisieren.

Generieren Sie den Kanal ohne Fluss

Wenn die Option Verwalteten Flow verwenden auf Nein gesetzt ist, wird die Dokumentempfangs-API aufgerufen, ohne eine Flowvorlage zu verwenden. Wir empfehlen, dass nur Administrierende diesen Ansatz verwenden. Die Kanal-ID muss in der API-Payload angegeben sein. Die Kanal-ID finden Sie nach dem Speichern in der URL.

Einen neuen Kanal erstellen

Um einen neuen Kanal zu erstellen, können Administratoren diese Schritte folgen.

  1. Wählen Sie im Navigationsbereich Kanäle verwalten aus.

  2. Wählen Sie im Aktionsbereich Neu aus.

  3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein, setzen Sie die Option Verwalteten Flow verwenden auf Ja und wählen Sie eine Flowvorlage aus.

  4. Wählen Sie Speichern. Die neue Kanalseite wird angezeigt.

    Die Erstellung der Flows wird einige Zeit in Anspruch nehmen.

    • Wenn der Flow erfolgreich generiert und aktiviert wurde, wird der Status Flow verwalten auf Ein eingestellt.
    • Wenn der Flow generiert, aber nicht aktiviert ist, kann ein Administrator die Option Bearbeiten auswählen, um den Flow einzurichten.

Einen Kanal deaktivieren und aktivieren

Über Aktivieren/Deaktivieren können Administratoren festlegen, ob das Rechnungsdokument über den Kanal empfangen werden soll.

Wenn der Kanal als Kanal für den Dateiupload unter System einrichten > Systemeinstellungen zugewiesen, jedoch deaktiviert ist, funktioniert das hochladen der Datei auf die Seite Datei empfangen nicht.

Administratoren können unterschiedliche Kanäle für verschiedene Ebenen in der Unternehmensorganisation erstellen.

  1. Gehen Sie in den Power Platform Umgebung zu Umgebung und Auswählenen Sie das gewünschte Umgebung.
  2. Gehen Sie zu Geschäftseinheiten , um neue Geschäftseinheiten zu erstellen und vorhandene als untergeordnetes Element-Knoten zuzuweisen. Diese Geschäftseinheiten können als Konzernebenen für mehrere juristische Personen fungieren. Sicherheitsrollen werden verwendet, um den Datenzugriff zu verwalten. Durch diese Einrichtung wird sichergestellt, dass nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen auf die empfangenen Rechnungsdateien und die entsprechenden erfassten Rechnungen zugreifen können, wenn die Geschäftseinheit dem Kanal zugewiesen ist.

Wenn einem Kanal eine juristische Person zugewiesen ist, wird die entsprechende Geschäftseinheit automatisch als Zugriffsebene festgelegt, wenn eine Rechnungsdatei über diesen Kanal empfangen wird. Die Zuordnung der juristischen Person erfolgt bei der Rechnungserfassung automatisch. Daher ist keine zusätzliche Ableitungslogik erforderlich.

Einen neuen Kanal mit einem nicht verwalteten Flow erstellen

Um mithilfe eines nicht verwalteten Flusses in der Rechnungserfassung einen Kanal zu erstellen, führen Sie diese Schritte aus.

  1. Wählen Sie Neu aus, um einen Kanal zu erstellen.

  2. Geben Sie einen Kanalnamen ein und setzen Sie die Option Verwalteten Kanal verwenden auf Nein.

  3. Speichern Sie Ihre Änderungen und notieren Sie den Wert der Kanal-ID der URL in der Adressleiste des Browsers.

  4. Melden Sie sich bei Power Apps an, und wählen Sie Flow aus.

  5. Wählen Sie Neuer Flow und dann Automatisierter Cloud-Flow in der Dropdown-Liste aus.

  6. Geben Sie einen Namen für den Flow ein und wählen Sie als Trigger Wenn eine neue E-Mail in einem freigegebenen Postfach eintrifft aus.

  7. Wählen Sie Erstellen aus, um den automatisierten Flow zu erstellen.

  8. Geben Sie im Feld Ursprüngliche Postfachaddresse die Adresse des freigegebenen Postfachs ein.

  9. Setzen Sie die Optionen Nur mit Anhängen und Anhänge einbeziehen auf Ja.

  10. Fügen Sie weitere Kriterien für Ihre geschäftlichen Anforderungen hinzu.

  11. Wählen Sie das Pluszeichen (+) aus, um einen neuen Schritt hinzuzufügen.

  12. Wählen Sie Aktion hinzufügen>Microsoft Dataverse und dann Eine ungebundene Aktion ausführen aus.

  13. Wählen Sie die Auslassungspunkte (…) und dann Umbenennen aus, um einen neuen Namen für den Schritt einzugeben.

  14. Wählen Sie im Feld Aktionsname vis_ExternalDocumentReceiver aus.

  15. Aktualisieren Sie die Kanal-ID auf ChannelId.

  16. Wählen Sie im Feld Dateiname Anhangsname aus.

  17. Wählen Sie im Feld FileContent die Option Anhangsinhalt aus.

  18. Wählen Sie die Ellipse (…) und dann Code einsehen aus.

  19. Kopieren Sie den Wert für Element/FileContent. Dieser Wert sieht wie folgt aus: @items('xxx')?['contentBytes']. Verpacken Sie den Wert in eine Zeichenfolgenfunktion, sodass er wie folgt aussieht: string(items('xxx')?['contentBytes']). Fügen Sie dann den endgültigen Wert in das Feld Anhangsinhalt ein.

  20. Geben Sie im Feld AdditionalInfo den folgenden Wert ein:

    additionalInfo:{
        „SendFrom“: @{triggerOutputs()?['body/from']}
    }

Notiz

Wenn Sie über die Lösung zur Rechnungserfassung in Version 1.1.0.10 oder höher verfügen, können Sie Auswählen Microsoft Outlook 365 Shared Mailbox als Flow-Vorlage verwenden.