Invoice Capture-Lösung Arbeitsbereich

Artikel
12/05/2023

In Invoice Capture, wenn eine Rechnung erfolgreich von AI Builder erkannt und Rechnungsfeldern zugeordnet wurde, kann sie gemäß Regeln automatisch aktualisiert und geprüft werden, bevor sie in eine Kreditorenrechnung Microsoft Dynamics 365 Finance umgewandelt wird. Wenn die Rechnung Fehler oder Warnungen enthält, ist ein manueller Eingriff erforderlich, um die Rechnung zu überprüfen und zu korrigieren.

Was ist der Side-by-Side-Viewer?

Der Side-by-Side-Viewer bietet eine intuitive Schnittstelle zum Anzeigen von Rohdokumenten und Rechnungsformularen nebeneinander. Er verwendet die Microsoft-Formularerkennungstechnologie, um automatisch Informationen aus dem Rohdokument zu extrahieren und die entsprechenden Felder auf der Rechnungsseite auszufüllen. Der Viewer stellt auch eine Verbindung zwischen den Seitenfeldern und dem Originaldokument her, sodass Benutzer mit einem einzigen Tippen oder Klicken durch das Dokument navigieren können. Daher können Benutzende Rechnungen effizienter prüfen. Wenn die Rechnungsfelder eine Verbindung zu den Feldern haben, die von AI Builder zurückgegeben werden, erscheint auf der linken Seite der Felder ein Augensymbol. Wählen Sie das Augensymbol aus, um den entsprechenden Feldwert automatisch im Originaldokument zu positionieren und hervorzuheben.

Dies sind einige der Hauptfunktionen des Side-by-Side-Viewers:

Felder auf der Rechnungsseite werden mithilfe der Microsoft-Formularerkennungstechnologie automatisch mit Informationen ausgefüllt, die aus Rohdokumenten extrahiert wurden.
Für müheloses Navigieren und Korrekturlesen wird eine Verbindung zwischen Seitenfeldern und Rohdokumenten hergestellt.
Meldungen helfen Benutzenden, Fehler auf der Rechnungsseite zu korrigieren, um die Genauigkeit und Effizienz zu verbessern.
Die Schnittstelle kann in der Größe angepasst werden, um verschiedene Rechnungsformate nutzen zu können.
Suchlisten werden zur Laufzeit von Dynamics 365 Finance abgerufen, um sicherzustellen, dass die Informationen aktuell und genau sind.
Die Schnittstelle ist flexibel und passt sich an verschiedene Rechnungstypen an.

Die Dokumentenkopfzeile besteht aus vier Feldern:
- Status
- Juristische Person
- Kreditorenkonto
- Rechnungstyp
Benutzende können die juristische Person, das Kreditorenkonto und den Rechnungstyp über Rechnung klassifizieren aktualisieren.
Der Dokument-Viewer zeigt das Originaldokument. Mit den Steuerelementen in der oberen rechten Ecke können Benutzende die Seitenansicht anpassen, indem sie Seiten wechseln, vergrößern oder verkleinern, das Dokument an die Seite anpassen oder es drehen. Benutzende können die Größe des gesamten Bereichs ändern, indem sie die Linie zur Größenänderung zwischen dem Originaldokumentbereich und dem Rechnungsbereich ziehen.
Der Rechnungsbereich enthält verschiedene Karten, die den Rechnungskontext anzeigen.
- In der Meldungskarte werden alle Fehler, Warnungen und Informationsmeldungen angezeigt. Es ist ein erweiterbarer/reduzierbarer Abschnitt im zentralen Teil der Schnittstelle. Um es zu erweitern, wählen Benutzer das Meldungssymbol aus. Benutzer können auswählen, welche Typen von Meldungen angezeigt werden.
- Auf der Rechnungskopfzeilenkarte werden die Kopffelder angezeigt, die über Konfigurationsgruppen als sichtbar festgelegt sind. Die angezeigten Felder hängen vom ausgewählten Rechnungstyp ab.
- Die Rechnungspositionenkarte zeigt das Raster für Rechnungspositionen. Die Positionsfelder werden über Konfigurationsgruppen angepasst. Wenn der Rechnungstyp Nur Kopfzeile lautet, ist diese Karte ausgeblendet. Pro Seite werden maximal fünf Rechnungspositionen angezeigt. Benutzer können durch die Seiten navigieren, indem sie die linken und rechten Pfeiltasten in der unteren rechten Ecke der Schnittstelle verwenden.
- Die Karten Gebühren und Mehrwertsteuer zeigen die Tabelle für Gebühren und Mehrwertsteuer in der Kopfzeile an. Wenn keine Gebühren- und Mehrwertsteuerzeilen vorhanden sind, werden diese Karten ausgeblendet. Benutzende können Mehr anzeigen auswählen, um die Karten anzuzeigen, und sie können durch Auswahl von Hinzufügen manuell Gebühren und Mehrwertsteuer hinzufügen.
  - Der Wert Gebührencode muss zugewiesen werden, bevor die Rechnung an Dynamics 365 Finance übertragen werden kann. Die Gebührenzeilen werden zusammen mit dem Rechnungskopf und den Rechnungszeilen mithilfe der Datenentität Kreditorenrechnungsgebühren importiert.
  - Wenn der Wert des Felds Gesamtmehrwertsteuer Null ist oder einen Nullwert hat und mehrere Mehrwertsteuerzeilen definiert sind, wird die Summe des Mehrwertsteuerbetrags automatisch berechnet und in das Feld Gesamtmehrwertsteuer im Rechnungskopf eingegeben. Wenn der Parameter Gesamtmehrwertsteuerbetrag prüfen unter System einrichten>Verarbeitungsregel verwalten aktiviert ist, wird die Konsistenz zwischen der Summe des Mehrwertsteuerbetrags und dem Gesamtmehrwertsteuerbetrag überprüft. Wenn keine Mehrwertsteuerzeile definiert ist, wird die Prüfung übersprungen.

Status erfasster Rechnungen

Status	Beschreibung	Aktivität
Wird verarbeitet	Die Rechnung wurde erfolgreich erfasst und befindet sich derzeit in der Vorverarbeitung und Validierung.	Es ist keine Aktion erforderlich.
Erfasst	Während der Vorverarbeitungs- und Validierungsschritte sind Ausnahmen aufgetreten. Zur Korrektur der Rechnung ist ein manueller Eingriff erforderlich.	Wählen Sie Rechnung klassifizieren, Überprüfung starten oder Stornieren aus.
Wird überprüft	Die Rechnung wird im Side-by-Side-Viewer überprüft und korrigiert.	Wählen Sie Rechnung klassifizieren, Überprüfung abschließen oder Stornieren aus.
Überprüft	Die Rechnung wurde geprüft, aber nicht übertragen.	Wählen Sie Übertragen, Rechnung klassifizieren, Überprüfung starten oder Stornieren aus.
Umgebucht	Die Rechnung wurde erfolgreich an Dynamics 365 Finance übertragen.	Öffnen Sie die Rechnung in Dynamics 365 Finance.
Ungültig gemacht	Die Rechnung wird nicht mehr benötigt und ist veraltet.	Wählen Sie Veraltet. Wenn Sie Veraltet auswählen, werden sowohl erfasste Rechnungen als auch empfangene Dateien dauerhaft aus Dataverse gelöscht.
Wird erwartet	Die Rechnung wurde auf die Warteliste gesetzt, damit der Automatisierungsauftrag in Dynamics 365 Finance sie zur weiteren Bearbeitung abholen kann.	Es ist keine Aktion erforderlich.

Zum Side-by-Side-Viewer wechseln

In Dynamics 365 Finance können Sie den Side-by-Side-Viewer an zwei Stellen öffnen:

Doppeltippen (oder doppelklicken) Sie in der Liste Erfasste Rechnungen auf einen Datensatz oder tippen (oder klicken) Sie einmal auf die Rechnungsnummer.
Wählen Sie auf der Seite Empfangene Dateien eine Rechnung aus, die erfolgreich erfasst wurde, und wählen Sie dann Erfasste Rechnungen anzeigen aus.

Juristische Person zuweisen

In der Liste Erfasste Rechnungen fehlt die juristische Person möglicherweise, weil sie nicht erfolgreich abgeleitet werden konnte. Die juristische Person muss zugewiesen werden, bevor eine Rechnung verarbeitet werden kann. Benutzenden können dann die Rechnungen überprüfen und Korrekturen vornehmen.

Wählen Sie die Rechnung und dann Juristische Person zuweisen aus.
Wählen Sie die juristische Person aus der Dropdownliste aus.
Wählen Sie Speichern.

Durch die korrekte Zuordnung der juristischen Person ist sichergestellt, dass Kreditorenbuchhalter den Status der Rechnung, für die sie verantwortlich sind, einsehen können.

Rechnung klassifizieren

Damit die Kreditorenrechnung erfolgreich in Dynamics 365 Finance erstellt werden kann, müssen vor der Übertragung Entitäten wie juristische Person, Kreditorenkonto und Artikelnummer ermittelt werden. Von diesen Entitäten sind die juristische Person und das Kreditorenkonto am wichtigsten, da von ihnen abhängt, ob der abgeleitete Rechnungstyp gemäß der Einstellung in der zugewiesenen Konfigurationsgruppe akzeptabel ist.

Wenn die juristische Person und das Kreditorenkonto nicht durch die Ableitungsregel bestimmt werden, müssen die Benutzenden diese Felder durch Rechnung klassifizieren aktualisieren. Ein angezeigter Seitenbereich fordert Benutzende auf, die folgenden Informationen anzugeben:

Juristische Person
Kreditorenkonto
Rechnungstyp

Die Ableitungs- und Prüfungslogik wird erneut ausgelöst, sobald die Benutzenden Speichern und schließen auswählen.

Manueller Überprüfungsprozess

Ein erfasstes Rechnungsdokument muss möglicherweise aufgrund von Fehlern oder Warnungen manuell überprüft werden. Im Side-by-Side-Viewer zeigt die Kopfzeile des Dokuments den Status Erfasst an, und die aktuelle Version wird Originalversion sein.

Die Rechnungskopfinformationen (juristische Person, Kreditorenkonto und Rechnungstyp) müssen vollständig sein, bevor Benutzende mit der Überprüfung der Rechnung beginnen können.

Wenn Benutzende Überprüfung starten auswählen, wird das Feld Status auf Wird überprüft aktualisiert und das Feld Aktuelle Version wird auf Modifizierte Version aktualisiert. Das Rechnungsformular befindet sich dann im Bearbeitungsmodus.

Der Kreditorensachbearbeiter kann Werte für den Rechnungskopf eingeben. Alternativ können sie Zeilen in den Feldern Rechnungszeilen, Gebühren und Mehrwertsteuer hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Durch Auswahl von Alle entfernen können sie alle Rechnungspositionen löschen.

Der Kreditorensachbearbeiter kann das Symbol oben rechts im Dokumentvorschaufenster auswählen, um die Rechnung in den Zuordnungsmodus zu versetzen. Der Kreditorensachbearbeiter kann dann die Zuordnung korrigieren oder hinzufügen, indem er das Schlüssel-Wert-Paar und das Feld Zugeordnete Rechnung auswählt. Nachdem die Änderungen gespeichert wurden, wird der Wert extrahiert und auf das entsprechende Rechnungsfeld angewendet. Wenn die kontinuierliche Lernfunktion aktiviert ist, lernt das System die Änderungen und wendet dieselbe Logik auf Rechnungen desselben Kreditoren an.

Ableitungs- und Prüfungslogik

Einige Entitätsfelder im Side-by-Side-Viewer sind unmittelbar nach Anerkennung der Rechnung nicht vorhanden, aber erforderlich, um die Rechnungen in Dynamics 365 Finance zu generieren. Diese Entitäten werden aus einer Kombination der anerkannten Rechnungsdaten und Masterdaten aus der Dynamics 365 Finance abgeleitet.

Zu den Entitäten gehören die juristische Person, das Kreditorenkonto und die Artikelnummer. Wenn die Ableitung eines Felds fehlschlägt, stoppt der Prozess.

Juristische Person: Wenn für die juristische Person eine aktive Zuordnungsregel gefunden wird, wird die juristische Person anhand des Firmennamens und der Firmenadresse ausgewählt.
Kreditorenkonto: Als Nächstes wird das Kreditorenkonto basierend auf einer aktiven Zuordnungsregel und einer Kombination aus der abgeleiteten juristischen Person und dem Namen, der Kreditorenadresse oder der Steuernummer des Kreditors abgeleitet.
Artikelnummer: Die Artikelnummer wird basierend auf den folgenden drei Arten von Informationen abgeleitet:
1. Abgeleitete juristische Person
2. Abgeleitetes Kreditorenkonto
3. Artikelbeschreibung oder externe Artikelnummer
Währungscode – Der Währungscode muss ermittelt werden, bevor die Rechnung von der Rechnungserfassung an Dynamics 365 Finance übertragen werden kann.
- Wenn eine Rechnung mit einer Bestellung verknüpft ist (Bestellrechnung oder nur Rechnungskopf), muss der Währungscode zwischen der Rechnung und der Bestellung identisch sein. Wenn aus dem Erkennungsergebnis kein Währungscode zurückgegeben wird, wird standardmäßig der Währungscode aus der Bestellung eingegeben.
- Wenn Sie möchten, dass eine Kostenrechnung den Währungscode aus den Lieferantenstammdaten ableitet, wählen Sie den Parameter Währungscode für Kostenrechnung ableiten im System einrichten>Verarbeitungsregeln verwalten.

Nachdem die Felder abgeleitet wurden, werden die folgenden zusätzlichen Prüfungen ausgeführt:

Obligatorische Prüfung – Diese Prüfung validiert die Pflichtfelder für den Side-by-Side-Viewer. Benutzer können auswählen, welche Felder auf der Seite Konfigurationseinstellungen Pflichtfelder sein müssen.
Konfidenzbewertung – Benutzer können den Warnschwellenwert und den Fehlerschwellenwert für die Konfidenzbewertung festlegen. Diese Prüfung konzentriert sich auf die Konfidenzbewertung der optischen Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), der unter diesen Schwellenwerten liegt. Fehler- oder Warnmeldungen werden basierend auf dem Validierungsergebnis angezeigt.
Existierende Prüfung – Diese Prüfung prüft die Existenz von Entitäten, einschließlich juristischer Person, Kreditorenkonto, Artikelnummer, Beschaffungskategorie oder Bestellung.
Erweiterte Prüfung – Bei Verwendung eines Bestandsartikels müssen die Bestelldetails der Rechnungsposition zugewiesen werden.

Wenn der Benutzer Ableiten und prüfen auswählt, werden die Ableitungs- und Prüfungsprozesse ausgeführt. Wenn in den Rechnungen keine Fehler vorhanden sind, wird die Prüfungslogik nur aufgerufen, wenn der Benutzer Vollständige Überprüfung oder Umlagerung auswählt.

Der Ableitungsprozess findet vor dem Validierungsprozess statt, und alle Warnungen oder Fehler stammen aus dem Validierungsprozess. Die Warnungen und Fehler werden im Verlaufsprotokoll protokolliert. Benutzer können Verlauf anzeigen auswählen, um die Fehler zu überprüfen.

Notiz

Die aktuelle Ableitungs- und Prüfungslogik umfasst die gängigsten Szenarien. Spezifischere Prüfungen können durch eine Debitorenerweiterung implementiert werden.

Fortlaufendes Lernen

Um die Rate der berührungslosen Rechnungsverarbeitung bei Invoice Capture zu erhöhen, kann Fortlaufendes Lernen Entitäten (juristische Person, Kreditorenkonto und Artikelnummern) basierend auf der Zuordnung der letzten übertragenen Rechnung ableiten. Es sind keine manuellen Aktivitäten erforderlich.

Rechnung stornieren und löschen

Wenn die Rechnung Fehler enthält, können Benutzer sie stornieren, indem sie Stornieren auswählen. Nachdem eine Rechnung storniert wurde, erscheint sie auf der Seite Rechnungen erfassen (storniert) und kann nicht erneut überprüft werden, es sei denn, der Status wird von Storniert auf Von Dataverse erfasst geändert.

Benutzende können die Rechnung löschen, indem sie Löschen auswählen. Die Rechnung wird endgültig aus Dataverse gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Beim Löschen einer Rechnung wird auch der verlinkte Eintrag auf der Seite Empfangene Dateien gelöscht.

Rechnung übertragen

Wenn Benutzende ihre Überprüfung abschließen und die Rechnung keine Fehler enthält, können sie Übertragen auswählen, um die Rechnung an die verbundene Dynamics 365 Finance-Umgebung zu senden.

Schlägt die Rechnungserstellung fehl, erscheint eine Fehlermeldung.
Wenn die Rechnung erfolgreich erstellt wurde, lautet der Status der erfassten Rechnung Abgeschlossen.

Zur Übertragung der vollständigen Rechnung gibt es zwei Möglichkeiten:

Wenn die Rechnungsübertragung manuell ausgelöst wird, wird der synchrone Modus verwendet.
Wenn die Rechnungsübertragung durch den berührungslosen Prozess automatisch ausgelöst wird, wird sie an die Warteliste gesendet und Rechnungen aus der Rechnungserfassung übertragen verarbeitet die Rechnungen.

Schein

Die Prozessautomatisierungsaufgabe heißt Rechnungen aus der Rechnungserfassung übertragen. Das Standardwiederholungsintervall der Aufgabe beträgt eine Stunde. Um dies intern zu ändern, können Administrierende zu Systemverwaltung>Einrichten>Prozessautomatisierung>Hintergrundprozesse gehen.

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