Freigeben über

Dreiseitige Abgleichsrichtlinien

  • Artikel

Dieser Artikel enthält Beispiele für den dreiseitigen Abgleich.

Beispiel: Dreiseitiger Abgleich für Artikel

Zusammenfassung: Kurt ist Controller in der Unternehmenszentrale einer juristischen Person mit dem Namen Fabrikam. Kurt beschließt, dass alle Kreditorenrechnungen, die auf Bestellungen beruhen, mit Bestellpositionen abgeglichen werden sollen (zweiseitiger Abgleich). Beim Kauf von Artikeln, die als Anlagevermögen verwendet werden, sollten Rechnungen sowohl mit den Bestellpositionen als auch mit den Produktbelegpositionen abgeglichen werden (dreiseitiger Abgleich).

Fabrikam arbeitet mit mehreren juristischen Personen und Mitarbeitern in allen Teilen der Welt. Mit zunehmendem Buchungsvolumen nehmen auch die Abweichungen zwischen Zugängen und Rechnungen zu. Dies führt dazu, dass Anlagen abgeschrieben werden. Rechnungen von Lieferanten werden bezahlt, aber der Prozess umfasst nicht die Identifizierung von Unstimmigkeiten, wenn weniger Artikel geliefert werden als bestellt wurden oder wenn Artikel überhaupt nicht geliefert werden. Die Ausgaben steigen, weil die Mitarbeiter für ihre Arbeit weiterhin Werkzeuge und andere Materialien benötigen. Kurt möchte sicherstellen, dass die Kreditoren die bestellten Produkte versenden und dass die Fabrikam-Mitarbeiter die Artikel erhalten. Daher benötigt Kurt einen zweiseitigen und dreiseitigen Abgleich für alle juristischen Personen der Organisation. Durch den Rechnungsabgleich wird sichergestellt, dass Probleme mit verschwundenen oder nicht erhaltenen Artikeln verfolgt und gelöst werden können.

Die Rechnungsabgleichsrichtlinien in diesem Beispiel helfen dabei, diese Ziele zu erreichen:

  • Kurt ist Controller beim Unternehmen Fabrikam. Kurt kann den Mitarbeitern in der Organisation helfen, Probleme bei der Bestellung, beim Eingang und bei der Bezahlung von Artikeln (Waren und Dienstleistungen) von Kreditoren zu erkennen und zu beheben.
  • Phyllis und April sind Buchhaltungsleiterinnen in der Kreditorenabteilung der USA-Division von Fabrikam. Sie können eine Unternehmensrichtlinie erzwingen und sicherstellen, dass Rechnungen erst bezahlt werden, nachdem die Rechnungen mit der Bestellung und ggf. dem Eingang der Waren und Dienstleistungen abgeglichen wurden.
  • Tony ist Produktionsleiter der USA-Division von Fabrikam. Tony und andere Produktionsmitarbeiter können sicherstellen, dass der Eingang der Artikel mit deren Bestellung bei den Kreditoren übereinstimmt und dass die Artikel erfasst werden, sodass die Mitarbeiter über die für ihre Arbeit notwendigen Dinge verfügen.

Voraussetzungen

  • Ken legt die Abgleichsrichtlinie auf der Ebene der juristischen Person auf Dreiseitiger Abgleich fest.

  • Ken legt die Umschaltfläche Abgleichstatus des Kopfes automatisch aktualisieren bei der juristischen Person auf Ja fest.

  • Kurt legt das Feld Preissummen abgleichen für die juristische Person auf Prozentsatz fest und gibt 15 % als Toleranzprozentsatz ein.

  • Ken legt die Abgleichsrichtlinie auf der Artikelebene für Artikel 1500 – Maschine CNC Milicron auf Dreiseitiger Abgleich fest. Dieser Artikel ist ein Aktivposten, der bei Fabrikam für die Produktion verwendet wird. Rechnungen über diesen Artikel werden in Bezug auf die Preise mit Bestellpositionen und in Bezug auf die Mengen mit Produktzugängen abgeglichen.

  • Tony gibt eine Anforderung für fünf CNC Milicron-Maschinen ein. Alicia, Bestellungssekretärin bei Fabrikam, gibt eine Bestellung an eine juristische Person mit dem Namen Contoso aus, welche die Artikel liefern soll.

    Artikelnummer Menge Preis je Einheit Nettobetrag Kennung der sonstigen Zuschläge Wert der sonstigen Zuschläge
    1500 – Maschine CNC Milicron 5 8.000,00 40.000,00 Lieferung und Bearbeitung 3.000,00

  • Arnie, Debitorensekretär bei Contoso, prüft die Lieferungen für die Woche. Arnie wählt Lieferungsbuchungen aus, um Fabrikam für die Lieferung der CNC Milicron-Maschinen zu fakturieren. Arnie fügt einen Zuschlag für Lieferung und Bearbeitung hinzu. Fabrikam betrachtet die Gebühr als Teil der Kosten des Vermögenswerts.

Szenario

  1. Thomas, eine Arbeitskraft in der Empfangsabteilung bei Fabrikam, nimmt die Gesamtmenge der Maschinen in Empfang, die von Contoso geliefert werden. Thomas gibt auf einem Produktzugang die Menge 5 ein. Da die Bestellung vollständig eingegangen ist, ändert sich der Status der Bestellung in Empfangen.
  2. April, die Kreditorenkoordinatorin bei Fabrikam, gibt die von Contoso übermittelte Rechnung ein und überprüft die folgenden Informationen:
    • Bei Artikeln, die einen dreiseitigen Abgleich erfordern, entspricht die Menge in der Rechnungszeile der gelieferten Menge. Die gelieferte Menge ist auf dem der Rechnung zugeordneten Warenbeleg ersichtlich.
    • Bei Artikeln, für die ein zweiseitiger oder dreiseitiger Abgleich erforderlich ist, müssen die Preise auf der Rechnungsposition innerhalb der Toleranzen liegen, die in Microsoft Dynamics 365 Finance definiert sind. Dazu zählen die folgenden Preisabgleichsarten:
      • Nettostückpreis-Abgleich – Der Nettostückpreis der Rechnungsposition entspricht im Rahmen des Toleranzprozentsatzes dem Nettostückpreis der Bestellposition. In diesem Beispiel beträgt die Nettostückpreistoleranz +8 %.
      • Preissummenabgleich – Der Nettobetrag der Rechnungsposition entspricht dem Nettobetrag den Bestellposition und liegt innerhalb des Toleranzprozentsatzes und/oder des Toleranzbetrags. In diesem Beispiel beträgt die Toleranz für den Preissummenabgleich +15 %.

Die Papierrechnung von Contoso enthält folgende Informationen.

Artikel Menge Preis je Einheit Nettobetrag
1500 – Maschine CNC Milicron 5 8.100,00 40,500.00
Versandkostenanteil 4,000.00
Steuern 0,00
Gesamt 44,500.00

Die Rechnungsposition enthält die folgenden Informationen.

Artikelnummer Menge Preis je Einheit Nettobetrag der Position Abgleichsrichtlinie Produktzugang-Mengenabgleich Preisabgleich Preissummenabgleich
1500 – Maschine CNC Milicron 5 8.100,00 40.500,00 Dreiseitiger Abgleich Erfolgreich Erfolgreich Erfolgreich

Da diese Position im Rechnungsabgleichsprozess bestätigt wird, kann die Rechnung gebucht werden.

Beispiel: Dreiseitiger Abgleich für Kombinationen von Artikeln und Kreditoren

Zusammenfassung: Kurt ist Controller in der Unternehmenszentrale einer juristischen Person mit dem Namen Fabrikam. Kurt beschließt, dass alle Rechnungen, die auf Bestellungen beruhen, mit Bestellpositionen abgeglichen werden sollen (zweiseitiger Abgleich). Cassie ist Buchhalterin bei der Malaysia-Division von Fabrikam. Cassie gibt an, dass ausgewählte Artikel, die bei bestimmten Kreditoren in Malaysia bestellt werden, sowohl mit den Bestellpositionen als auch mit den Produktzugangspositionen abgeglichen werden sollen (dreiseitiger Abgleich). Bei bestimmten Bestellungen kann Cassie die Abgleichsrichtlinie auch mit einer höheren Abgleichsebene überschreiben.

Das Volumen und die Mengen sind gering und es gab einige Probleme mit der Lieferung durch einige Anbieter in Malaysia. Daher legt Cassie für bestimmte Kombinationen von Kreditoren und Artikeln, die in Malaysia beschafft werden, einen dreiseitigen Abgleich fest.

Die Rechnungsabgleichsrichtlinien in diesem Beispiel helfen dabei, diese Ziele zu erreichen:

  • Kurt ist Controller beim Unternehmen Fabrikam. Kurt kann den Mitarbeitern in der Organisation helfen, Probleme bei der Bestellung, beim Eingang und bei der Bezahlung von Artikeln (Waren und Dienstleistungen) von Kreditoren zu erkennen und zu beheben.
  • Cassie ist Buchhalterin bei der Malaysia-Division von Fabrikam. Cassie kann Unternehmensrichtlinien durchsetzen und sicherstellen, dass Rechnungen erst bezahlt werden, nachdem sie mit Bestellpositionen und Produktbelegen abgeglichen wurden, die den Erhalt von Waren und Dienstleistungen darstellen. Cassiee hat außerdem die Möglichkeit, bei bestimmten Artikeln den Grad an Kontrolle auf einen dreiseitigen Abgleich heraufzustufen, um die Betriebskosten zu kontrollieren.

Voraussetzungen

  • Ken legt die Abgleichsrichtlinie auf der Ebene der juristischen Person auf Zweiseitiger Abgleich fest.

  • Ken legt das Feld Preissummen abgleichen für die juristische Person auf Prozentsatz fest und gibt 10 % als Toleranzprozentsatz ein.

  • Kurt legt die Stückpreistoleranz für alle Artikel auf 2 % fest.

  • Cassie legt die Abgleichsrichtlinie auf der Ebene der Kombination von Artikel und Kreditor für den Artikel PH2500 – Computer und Kreditor Contoso auf Dreiseitiger Abgleich fest.

  • Alicia, Bestellungssekretärin in der Malaysia-Division von Fabrikam, sendet Bestellungen über die Lieferung von drei Artikeln an Contoso, wie in der folgenden Tabelle dargestellt wird. Wenn Alicia die Bestellung erstellt, überschreibt sie die Abgleichsrichtlinie für die drahtlose Maus, sodass ein dreiseitiger Abgleich anstelle eines zweiseitigen Abgleichs erfolgt.

    Artikelnummer Menge Preis je Einheit Nettobetrag Abgleichsrichtlinie (Standardeintrag) Abgleichsrichtlinie (in der Bestellposition)
    PH2500 – Computer 2 2.500,00 5.000,00 Dreiseitiger Abgleich Dreiseitiger Abgleich
    MM01 – drahtlose Maus 2 40,00 80,00 Zweiseitiger Abgleich Dreiseitiger Abgleich
    USB-Laufwerk 200 10,00 2.000,00 Zweiseitiger Abgleich Zweiseitiger Abgleich

Szenario

  1. Die Artikel treffen ein. Sammy, ein Mitarbeiter in der Wareneingangsabteilung der malaysischen Niederlassung von Fabrikam, wird unterbrochen und bucht den Produktbeleg nicht sofort.
  2. April, die Kreditorenbuchhalterin bei Fabrikam, gibt die von Contoso übermittelte Rechnung ein, überprüft sie und überprüft die folgenden Informationen:
    • Bei Artikeln, für die ein dreiseitiger Abgleich erforderlich ist, muss die in der Rechnungsposition angegebene Menge der eingegangenen Menge entsprechen. Die eingegangene Menge wird auf dem Produktzugang angegeben, der mit der Rechnung abgeglichen wird.
    • Bei Artikeln, für die ein zweiseitiger oder dreiseitiger Abgleich erforderlich ist, müssen die Preise auf der Rechnungsposition innerhalb der Toleranzen liegen, die in der Anwendung definiert sind. Dazu zählen die folgenden Preisabgleichsarten:
      • Abgleich des Nettostückpreises – Der Nettostückpreis in der Rechnungszeile stimmt innerhalb der Toleranzprozentzahl mit dem Nettostückpreis in der Bestellzeile überein. In diesem Beispiel beträgt die Nettostückpreistoleranz +2 %.
      • Preissummenabgleich – Der Nettobetrag in der Rechnungszeile stimmt mit dem Nettobetrag in der Bestellzeile überein, innerhalb der Toleranzspanne (Prozentsatz, Betrag oder Prozentsatz und Betrag). In diesem Beispiel beträgt die Toleranz für den Preissummenabgleich +10 %.

Die Papierrechnung von Contoso enthält folgende Informationen.

Artikel Menge Preis je Einheit Nettobetrag
PH2500 – Computer 2 2.500,00 5.000,00
MM01 – drahtlose Maus 2 41.00 82.00
USB-Laufwerk 200 10.05 2,010.00
Gesamtrechnung 7,092.00

Die Rechnungsposition enthält die folgenden Informationen.

Artikelnummer Menge Preis je Einheit Nettobetrag der Position Abgleichsrichtlinie Produktzugang-Mengenabgleich Preisabgleich Preissummenabgleich
PH2500 – Computer 2 2.500,00 5.000,00 Dreiseitiger Abgleich Fehlgeschlagen Erfolgreich Erfolgreich
MM01 – drahtlose Maus 2 41,00 82,00 Dreiseitiger Abgleich Fehlgeschlagen Fehlgeschlagen Erfolgreich
USB-Laufwerk 200 10,05 2010,00 Zweiseitiger Abgleich Erfolgreich Erfolgreich

Beachten Sie die folgenden Punkte:

  • Für die Zeile PH2500 – Computer weist die Spalte Produktbelegmengenübereinstimmung ein Warnsymbol auf, da die Rechnungszeile keinem Produktbeleg zugeordnet ist.
  • Für die Zeile MM01 – Kabellose Maus weist die Spalte Produktbelegmengenübereinstimmung ein Warnsymbol auf, da die Rechnungszeile keinem Produktbeleg zugeordnet ist. In der Spalte Stückpreisübereinstimmung ist ein Warnsymbol angezeigt, da die Nettostückpreistoleranz von 2 % überschritten wird.
  • Für die Zeile des USB-Laufwerks ist die Spalte Abgleich der Produktbelegmenge leer, da beim bidirektionalen Abgleich die Mengen der Rechnungszeilen und der Produktbelegzeilen nicht übereinstimmen.

Wenn eine Genehmigung erforderlich ist, damit Rechnungen mit Abweichungen beim Rechnungsabgleich gebucht werden können, muss die Umschaltfläche Buchungen mit beim Abgleich erkannten Abweichungen genehmigen auf der Seite Details zum Rechnungsabgleich ausgewählt sein. Erst dann kann die Rechnung mit Preis- und Mengenabgleichsfehlern gebucht werden. Wenn keine Genehmigung erforderlich ist, kann die Rechnungsverarbeitung fortgesetzt werden, sofern keine weiteren Buchungsfehler vorliegen.

Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht zum Abgleich der Kreditorenrechnungen.