Workflow des Kreditorenbankkontos

Der Workflow zur Kreditorenbankgenehmigung stellt sicher, dass die von Kreditoren übermittelten Bankdaten sicher und finanzkonform und vor Betrug geschützt sind. Diese Funktion trägt dazu bei, das Betrugsrisiko zu verringern, indem nicht genehmigte Änderungen erkannt und verhindert werden. Unternehmen können eingehende Änderungen an den Bankkontoinformationen eines Kreditoren prüfen und genehmigen und bestätigen, dass die bereitgestellten Bankdaten den Standards und Richtlinien ihrer Organisation entsprechen.

Wenn Sie den Workflow für Kreditorenbankkonten aktivieren, können Sie angeben, welche Felder einer Genehmigung bedürfen und welche Aktionen den Workflow auslösen.

Voraussetzungen

Bevor Sie dieses Feature nutzen können, muss Ihr System die folgenden Anforderungen erfüllen:

• Ihre Finanz- und Betriebs-Apps müssen die Version 10.0.32 oder höher haben.
• Das Feature namens Workflow für Änderungsvorschlag des Kreditorenbankkontos muss in der Funktionsverwaltung aktiviert sein.

Festlegen des Workflows für Kreditorenbankkonten

Um die Funktion für den Workflow zur Kreditorenbankgenehmigung einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Wechseln Sie zu Kreditoren > Einrichtung > Kreditorenkontenparameter.

2. Auf der Allgemein-Registerkarte im Inforegister Genehmigung des Kreditorenbankkontos legen Sie die folgenden Felder fest:

   • Bankkontogenehmigung (erstellen) – Setzen Sie diese Option auf Ja , um eine Genehmigung für alle neuen Bankkontodatensätze anzufordern, unabhängig davon, ob der Webclient verwendet wird oder Datensätze über die Datenentität importiert werden. Setzen Sie diese Option auf Nein, um Benutzenden das Erstellen oder Importieren neuer Bankkontodatensätze zu ermöglichen, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist.

   • Bankkontogenehmigung (Aktualisierung) – Setzen Sie diese Option auf Ja , um eine Genehmigung anzufordern, wenn ein Benutzer mithilfe des Webclients vorhandene Bankkontodatensätze aktualisiert. (Eine Genehmigung ist nur für die Bereiche erforderlich, in denen das Kontrollkästchen IsEnabled im Raster auf diesem Inforegister aktiviert ist). Setzen Sie diese Option auf Nein, um Benutzenden das Aktualisieren aller Felder für bestehende Bankkontodatensätze zu ermöglichen, ohne dass eine Genehmigung erforderlich ist.

   • Verhalten der Datenentität (Aktualisierung) – Auswählen Verwenden Sie einen der folgenden Werte, um das Verhalten anzugeben, das auftritt, wenn ein vorhandener Datensatz per Import durch die Datenentität aktualisiert wird. Die Einstellung wirkt sich nicht auf Aktualisierungen aus, die Sie mithilfe des Webclients vornehmen.

     • Änderungen ohne Genehmigung zulassen – Die Datenentität aktualisiert Werte für alle Felder, ohne die Änderungen durch den Workflow zu verarbeiten.
     • Änderungen ablehnen – Die Datenentität aktualisiert niemals Werte für geschützte Felder. Der Import schlägt fehl, wenn er Aktualisierungen für geschützte Felder enthält.
     • Änderungsvorschläge erstellen – Die Datenentität aktualisiert Werte für nicht geschützte Felder und fügt als vorgeschlagene Änderungen neue Werte für geschützte Felder hinzu. Die Datenentität startet den Workflow nicht automatisch und Sie müssen die vorgeschlagenen Änderungen nach Bedarf einreichen.

3. Aktivieren Sie in der Liste der Kreditorenbankkontofelder das Kontrollkästchen IsEnabled für jedes Feld, das eine Genehmigung erfordert.

4. Wählen Sie im Aktivitätsbereich Speichern aus.

5. Wechseln Sie zu Kreditoren > Einstellung > Kreditorenworkflows.

6. Wählen Sie im Aktionsbereich Neu aus.

7. Wählen Sie im Dialogfeld Workflow erstellen die Option Workflowgenehmigung für vorgeschlagene Kreditorenänderung aus.

8. Die Workflow-Editor-App wird auf Ihrem Computer geöffnet. Gestalten Sie damit Ihren Workflow ganz nach Ihren Wünschen. Weitere Informationen zur Verwendung des Editors finden Sie unter Workflowsystem – Übersicht und den zugehörigen Artikeln.

Neues Kreditorenbankkonto hinzufügen und zur Genehmigung einreichen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mit dem Webclient ein neues Kreditorenbankkonto hinzuzufügen und es zur Genehmigung einzureichen.

1. Gehen Sie zu Kreditorenkonten > Kreditoren > Alle Kreditoren.
2. Wählen Sie den Kreditoren aus, für den Sie ein Bankkonto einrichten möchten.
3. Wählen Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Kreditor in der Gruppe Einrichten die Option Bankkonten aus.
4. Wählen Sie auf der Seite Kreditoren-Bankkonten im Aktionsbereich die Option Neu aus, um ein Bankkonto zu erstellen.
5. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus.
6. Wenn Sie fertig mit dem Erstellen des Datensatzes sind, wählen Sie Speichern aus.
7. Wählen Sie im Aktionsbereich Workflow > Senden aus, um die neuen Bankkontodaten zur Genehmigung einzureichen. Der neue Bankkontodatensatz steht erst zur Verwendung zur Verfügung, wenn er von einer genehmigenden Person genehmigt wurde.

Aktualisieren eines vorhandenen Kreditorenbankkontodatensatzes und Übermitteln zur Genehmigung

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mit dem Webclient ein vorhandenes Kreditorenbankkonto zu bearbeiten und es zur Genehmigung einzureichen.

1. Gehen Sie zu Kreditorenkonten > Kreditoren > Alle Kreditoren.

2. Wählen Sie den Kreditoren aus, für den Sie die Bankdaten aktualisieren möchten.

3. Wählen Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Kreditor in der Gruppe Einrichten die Option Bankkonten aus.

4. Wählen Sie auf der Seite Kreditorenbankkonten im Listenbereich das Konto aus, das Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie dann Bearbeiten im Aktivitätsbereich aus.

5. Bearbeiten Sie das Feld wie gewünscht. Jedes Feld, bei dessen Aktualisierung eine Genehmigung erforderlich ist, ist mit (Genehmigung erforderlich) gekennzeichnet.

6. Wählen Sie nach der Bearbeitung des Datensatzes Speichern aus.

7. Wenn Sie mindestens ein Feld aktualisiert haben, das einer Genehmigung bedarf, verfügt der Aktionsbereich über zwei neue Schaltflächen: Vorgeschlagene Änderungen und Workflow.

   • Um Ihre vorgeschlagenen Änderungen zu überprüfen, wählen Sie im Aktionsbereich Vorgeschlagene Änderungen aus, um das Dialogfeld Vorgeschlagene Änderungen zu öffnen. Um den für ein Feld vorgeschlagenen Wert zu verwerfen, wählen Sie in der Liste neben dem Feld Verwerfen aus. Um sämtliche Änderungen zu verwerfen, wählen Sie Alle Änderungen verwerfen unten im Dialogfeld aus. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK aus, um das Dialogfeld zu schließen.
   • Um Ihre Änderungen zur Genehmigung einzureichen, wählen Sie im Aktionsbereich Workflow > Senden aus. Ihre Änderungen an geschützten Feldern werden erst aktualisiert, wenn eine genehmigende Person sie genehmigt hat.

Verfolgen Sie den Genehmigungsstatus eines neuen oder aktualisierten Kreditorenbankkontos

Die Kopfzeile jedes Datensatzes eines Kreditorenbankkontos enthält ein Feld Überprüfungsstatus, mit dem Sie den Genehmigungsstatus für den Datensatz verfolgen können. In der folgenden Tabelle werden die möglichen Werte Überprüfungsstatus und deren Bedeutungen aufgelistet.

Status überprüfen	Description
Entwurf	Dieser Status weist auf einen neuen Bankkontodatensatz hin, der noch nicht zur Genehmigung übermittelt wurde.
Genehmigt	Dieser Status zeigt einen Bankkontodatensatz an, bei dem alle neuen und aktualisierten Einstellungen genehmigt wurden.
Genehmigt, Änderungen nicht übermittelt	Dieser Status weist auf einen zuvor genehmigten Bankkontodatensatz hin, bei dem geschützte Felder bearbeitet wurden, aber noch nicht zur Genehmigung übermittelt wurden.
Genehmigt, ausstehende Änderungen	Dieser Status weist auf einen zuvor genehmigten Bankkontodatensatz hin, bei dem geschützte Felder bearbeitet und zur Genehmigung übermittelt wurden.

Um die Workflowhistorie anzuzeigen und den Fortschritt eines Datensatzes zu verfolgen, der genehmigt wird, wählen Sie im Aktionsbereich Workflow > Historie anzeigen aus.

Genehmigen eines neuen oder aktualisierten Kreditorenbankkontos

Nachdem ein Datensatz übermittelt wurde, folgt der Workflow dem Standardworkflowprozess. Er informiert die entsprechenden genehmigenden Personen über die Aktualisierung und leitet sie auf die Seite Kreditorenbankkonten weiter, wo sie die folgenden Aktionen ausführen können:

• Bei Aktualisierungen vorhandener Bankkontodatensätze können genehmigende Personen den aktuellen und vorgeschlagenen Wert für jedes geschützte Feld anzeigen, indem sie im Aktionsbereich Vorgeschlagene Änderungen auswählen. Die genehmigende Person überprüft die Änderungen und wählt dann im Aktionsbereich Workflow > Genehmigen aus, um sie zu genehmigen. Sind alle Genehmigungen bearbeitet, aktualisiert das System alle Felder mit den vorgeschlagenen Werten.
• Bei neuen Bankkontodatensätzen müssen genehmigende Personen den Datensatz öffnen, die Bankkontodetails auf der Seite Kreditorenbankkonten prüfen und dann Workflow > Genehmigen auswählen, um den neuen Datensatz zu genehmigen. Nachdem alle Genehmigungen vorliegen, steht das neue Bankkonto zur Nutzung bereit.
• Um neue oder aktualisierte Datensätze abzulehnen, wählt die genehmigende Person im Aktionsbereich Workflow > Ablehnen aus. Der Datensatz wird auf den Prüfstatus vor der Übermittlung zurückgesetzt (Entwurf oder Genehmigt, Änderungen noch nicht übermittelt), sodass er bei Bedarf bearbeitet und/oder erneut übermittelt werden kann. (Um einen Datensatz erneut zu übermitteln, wählt der Benutzende im Aktionsbereich Workflow > Erneut übermitteln aus.)
• Um die Genehmigung an eine andere genehmigende Person zu delegieren, kann die genehmigende Person im Aktionsbereich Workflow > Delegieren auswählen.
• Um einen laufenden Workflow abzubrechen, kann jeder Benutzende im Aktionsbereich die Option Workflow > Abbrechen auswählen. Der Datensatz wird auf den Prüfstatus vor der Übermittlung zurückgesetzt (Entwurf oder Genehmigt, Änderungen noch nicht übermittelt), sodass er bei Bedarf bearbeitet und/oder erneut übermittelt werden kann. Die ursprüngliche einsendende Person kann diese Funktion verwenden, um einen Fehler zu korrigieren.