Lieferantenworkflow

Wenn der Kreditorenworkflow verwendet wird, werden Änderungen, die zu bestimmten Feldern vorgenommen werden, zur Genehmigung an den Workflow gesendet, bevor sie dem Kreditor hinzugefügt werden.

Lieferantenworkflow einrichten

Die Funktion Workflow kann erst nach der Aktivierung verwendet werden.

1. Wechseln Sie zu Kreditoren > Einstellung > Kreditorenparameter.

2. Legen Sie auf der Registerkarte Genehmigter Kreditor im Inforegister Allgemein die Option Genehmigter Kretitor aktivieren auf Ja fest.

3. Im Feld Datenentitätsverhalten wählen Sie die Aktion aus, die verwendet werden soll, wenn Daten importiert werden:

   • Änderungen ohne Genehmigung zulassen – Die Datenentität kann den Lieferantendatensatz aktualisieren, ohne ihn durch den Workflow zu verarbeiten.
   • Änderungen ablehnen – Am Lieferantendatensatz können keine Änderungen vorgenommen werden. Der Import schlägt für die Felder fehl, die für Importe Workflow aktiviert werden.
   • Änderungsvorschläge erstellen – Alle Felder werden geändert, außer den Feldern, die für den Workflow aktiviert sind. Die neuen Werte für diese Felder werden dem Kreditor hinzugefügt, da vorgeschlagene Änderungen gestartet werden. Die Datenentität startet den Workflow nicht automatisch und Sie müssen die vorgeschlagenen Änderungen nach Bedarf einreichen.

4. Aktivieren Sie in der Liste mit Kreditorenfeldern das Kästchen Aktivieren für jedes, das genehmigt werden muss, damit die Änderungen vorgenommen werden können.

5. Wechseln Sie zu Kreditoren > Einstellung > Kreditorenworkflows.

6. Wählen Sie Neu aus.

7. Wählen Sie Workflow zu vorgeschlagenen Lieferantenänderungen.

8. Einrichten des Workflows, so dass er mit demn Genehmigungsprozess übereinstimmt. Das Workflowgenehmigungselement Workflowgenehmigungen für vorgeschlagene Kreditorenänderung übernimmt die Änderung des Kreditors.

Ändern Sie Kreditoreninformationen und übermitteln Sie die Änderungen an den Workflow

Wenn Sie ein Feld ändern, das für den Workflow aktiviert ist, wird die Seite Vorgeschlagene Änderungen angezeigt. Diese zeigt den ursprünglichen Feldwert und den neu eingegebenen Wert. Das Feld, das Sie ändern, wird auf den ursprünglichen Wert zurückgesetzt. Eine Statusmeldung informiert Sie auch, dass die Änderungen nicht übermittelt wurden.

Immer wenn Sie ein Feld ändern, das für den Workflow aktiviert ist, wird dieses Feld der Liste auf der Seite Vorgeschlagene Änderungen hinzugefügt. Um den vorgeschlagenen Wert für ein Feld zu verwerfen, verwenden Sie die Schaltfläche Verwerfen neben dem Feld in der Liste. Um sämtliche Änderungen zu verwerfen, verwenden Sie die Schaltfläche Alle Änderungen verwerfen am unteren Seitenrand. Klicken Sie auf OK, um die Seite zu schließen.

Nachdem Sie mindestens eine vorgeschlagene Änderung haben, werden zwei zusätzliche Registerkarten im Aktivitätsbereich: Vorgeschlagene Änderungen und Workflow angezeigt.

1. Wählen Sie Vorgeschlagene Änderungen, um die Seite Vorgeschlagene Änderungen zu öffnen und die Änderungen zu prüfen.

2. Wählen Sie Workflow > Übermitteln, um die Änderungen für den Workflow zu ändern.

   Der Status auf der Seite ändert sich in Änderungen mit ausstehender Genehmigung.

Der Workflow erfolgt gemäß dem Standardworkflowprozess. Die genehmigende Person wird an die Seite Kreditor weitergeleitet. Dort können die Änderungen auf der Seite Vorgeschlagene Änderungen geprüft und der Workflow anschließend über Workflow > Genehmigen genehmigt werden. Sind alle Genehmigungen bearbeitet, werden die Felder mit den vorgeschlagenen Werten aktualisiert.