Nummern Dokumente und Gutscheine chronologisch

In einigen Ländern/Regionen ist es gesetzlich vorgeschrieben, Dokumente und zugehörige Belege in chronologischer Reihenfolge zu nummerieren. Die Chronologie muss durch Perioden unterstützt werden. Alle Nummern, die zu früheren Perioden gehören, müssen kleiner sein als die Zahlen, die zu späteren Perioden gehören. Um diese Anforderung zu erfüllen, wurde eine chronologische Nummerierungsfunktion implementiert. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie chronologische Nummern für geeignete Dokumente und zugehörige Belege konfigurieren und verwenden.

Voraussetzungen

Aktivieren Sie im Arbeitsbereich „Funktionsverwaltung“ die Funktion Chronologische Nummerierung: Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsverwaltung – Übersicht.

Die chronologische Nummerierung konfigurieren

Die chronologische Nummerierung betrifft die folgenden Dokumente.

Forderungen

• Kundenrechnung
• Debitorenrechnungsbeleg
• Verkaufsgutschrift
• Verkaufsgutschriftbeleg
• Freitextrechnung
• Freitext-Rechnungsbeleg
• Freitext-Gutschrift
• Freitext-Gutschriftbeleg
• Lieferschein
• Lieferscheinbeleg
• Lieferschein-Korrekturbeleg
• Zinsrechnungsbeleg
• Mahnschreibenbeleg

Verbindlichkeiten

• Rechnungsbeleg
• Gutschriftbeleg
• Produktzugangsbeleg

Projektmanagement

• Rechnung
• Rechnungsbeleg
• Gutschrift
• Gutschriftbeleg

Nummernkreise definieren

Rufen Sie zur Definition von Nummernkreisen Organisationsverwaltung>Nummernkreise>Nummernkreise auf. Definieren Sie so viele Zahlenfolgen wie nötig, um die betroffenen Perioden für die erforderlichen Dokumente abzudecken.

Geben Sie für jeden Nummernkreis ein Unternehmen an. Definieren Sie die Segmente der Zahlenreihen, sodass sie chronologische Reihenfolge für Perioden liefern. Beispielsweise können die Segmentnamen ein spezielles Präfix enthalten, das eine bestimmte Periode identifiziert.

Nummernkreisgruppen konfigurieren

Rufen Sie Debitorenkonten>Einrichtung>Debitorenkontenparameter auf, um Nummernkreisgruppen zu definieren. Im Reiter Zahlenfolgen definieren Sie so viele Zahlenreihengruppen, wie benötigt werden, um die betroffenen Perioden abzudecken.

Für jede Gruppe wählen Sie im Abschnitt Referenzen eine der unterstützten Dokumentreferenzen aus. Im Feld Number sequence code beziehen Sie sich auf eine Zahlenfolge, die Sie zuvor für den zugehörigen Zeitraum erstellt haben.

Konfigurieren Sie ebenso Nummernreihengruppen in den Modulen Kreditorenbuchhaltung sowie Project Management und Buchhaltung.

Nummernkreisgruppen chronologisch konfigurieren

Rufen Sie Organisationsverwaltung>Nummernkreise>Chronologische Nummernkreisgruppen auf, um die Chronologie der Nummernkreisgruppen zu konfigurieren. Definieren Sie die Anwendbarkeitsbedingungen für Nummernkreisgruppen.

Feld	Description
Effektiv	Das Startdatum der Anwendbarkeit der Nummernkreisgruppe.
Ablauf	Das Enddatum der Anwendbarkeit der Nummernkreisgruppe. Wenn kein Enddatum eingesetzt wird, wählen Sie Niemals aus.
Nummernkreisgruppe	Nummernsequenzgruppe, die das System verwendet, um Dokumentnummern während des Zeitraums zu erzeugen.
Ursprüngliche Nummernkreisgruppe	Verwenden Sie diesen Zahlenreihengruppencode für zusätzliche Filterung, wenn Dokumente bereits eine bestimmte permanente Zahlensequenzgruppe zugewiesen haben. Ein leerer Wert wird als bestimmter Wert betrachtet. Um eine vorläufig zugewiesene Gruppe zu ignorieren, verwenden Sie für diese Einrichtung die Option Standard.
Vorgabe	Wenn es aktiviert ist, ignoriert das System die vorläufig zugewiesene Dokumentnummern-Sequenzgruppe und verwendet nur die Start- und Enddaten des Zeitraums für die Anwendbarkeitsanalyse. Bei Deaktivierung verwendet das System die vollständige Kombination Gültig + Ablaufdatum + Ursprüngliche Nummernkreisgruppe als Auswahl.

Dokumentbuchung

Wenn Sie ein Dokument posten, weist das System dem Dokument basierend auf dem Veröffentlichungsdatum die entsprechende Zahlenreihengruppe zu. Das System verwendet dann die zugewiesene Nummern-Sequenzgruppe, um eine Dokumentnummer auf Basis der erkannten Nummernfolge zu erzeugen. Das System gibt eine Meldung zur Zuweisung der Nummernkreisgruppen aus.

Note

Für einige Länder/Regionen gibt es bereits eine spezifische Logik für die Nummerierung von Dokumenten. In diesem Fall überschreibt die länder- bzw. regionsspezifische Logik die Funktion Chronologische Nummerierung.