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Rechnung für Debitorenvorauszahlung

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Debotprvorauszahlungen konfiguriert und verarbeitet werden.

Arten von Vorauszahlungsprozessen

Vorauszahlung als Anzahlung

Dabei leistet der Käufer eine erste Teilzahlung, um sich die Ware, die Dienstleistung oder einen Vertrag zu sichern. Diese Teilzahlung wird oft als Anzahlung bezeichnet. Dabei handelt es sich entweder um einen Prozentsatz oder einen Festbetrag des Gesamtwerts des Verkaufsauftrags. Die Anzahlungsrechnung hat die gleiche Funktion wie ein Abrechnungsdokument. Die endgültige Rechnung wird später ausgestellt und weist den vollen Betrag der Verkaufsbestellung aus.

Vorauszahlungsrechnung als Steuerrechnung

Dabei stellt der Verkäufer dem Käufer eine echte Vorauszahlungsrechnung aus. Diese Rechnung enthält die Umsatzsteuer, sofern diese anfällt. Der Käufer bezahlt den Rechnungsbetrag im Voraus. Sobald die Zahlung abgeschlossen ist, kann der Verkäufer mit der Lieferung der Waren oder Dienstleistungen fortfahren. Später wird die offizielle Rechnung verschickt. Der Wert dieser Rechnung entspricht dem gesamten offenen Betrag, also der Differenz zwischen dem Gesamtwert des Verkaufsauftrags und dem gesamten im Voraus bezahlten Betrag.

In diesem Artikel wird erläutert, wie die Funktion Debitorenvorauszahlungsrechnung konfiguriert werden muss und wie der Ablauf aussieht. In der ersten Version wird nur Szenario A unterstützt. Szenario B ist in der Produkt-Roadmap geplant und wird in einer späteren Version verfügbar sein.

Beispiel einer Debitorenvoauszahlungsrechnung

Ein Kunde gibt eine Bestellung für 10.000 USD auf und verpflichtet sich, 3.000 USD als Vorauszahlung zu zahlen. Die Schlussrechnung wird nach vollständiger Lieferung der Waren und Erbringung der Dienstleistungen ausgestellt.

Die nächsten Buchhaltungseinträge werden aufgezeichnet:

  • Erstellung der Vorauszahlungsrechnung:

    • Soll: Debitoren: 3.000 USD
    • Haben: Vorauszahlung (Anzahlung): 3.000 USD

  • Bezahlung der Vorauszahlungsrechnung:

    • Soll: Bargeld/Bank: 3.000 USD
    • Haben: Debitoren: 3.000 USD

  • Vorauszahlung auf der Debitorenrechnung anwenden:

    • Soll: Vorauszahlung (Anzahlung): 3.000 USD
    • Haben: Debitoren: 3.000 USD

  • Erstellung der endgültigen Debitorenrechnung:

    • Soll: Debitoren: 10.000 USD
    • Haben: Umsatzerlös: 10.000 USD

In diesem Beispiel enthält die endgültige Rechnung den gesamten Bestellbetrag (10.000 USD) und die entsprechenden Steuereinträge. Der Kunde sollte den offenen Betrag bezahlen, also den Gesamtrechnungsbetrag (10.000 USD) abzüglich des Vorauszahlungsbetrags (3.000 USD) oder 7.000 USD. Durch die Buchungen wird sichergestellt, dass die Anzahlung bei Lieferung der Ware bzw. bei Erbringung der Dienstleistung korrekt erfasst und mit der Endrechnung verrechnet wird.

Debitorenkonten für Debitorenvorauszahlungsrechnungen einrichten

Um eine Debitorvorauszahlungsrechnung einzurichten, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Gehen Sie zur Funktionsverwaltung, und aktivieren Sie die Funktion Debitorenrechnung bei Vorauszahlung.

  2. Navigieren Sie zu Lagerverwaltung>Einstellungen>Buchung>Buchung>Auftrag>Vorauszahlung.

  3. Richten Sie das Standardsachkonto für die Buchungen ein. Legen Sie den Typ auf Debitorvorauszahlung fest.

  4. Gehen Sie zu Debitoren>Einrichtung>Debitorenparameter.

  5. Auf der Registerkarte Updates im Inforegister Rechnung im Abschnitt Vorauszahlung:

    • Wählen Sie den Parameter Obligatorische Auftragsbestätigung prüfen aus, um nur dann eine Vorauszahlungsrechnung zu erstellen, wenn der Auftrag bestätigt wird.
    • Wählen Sie den Parameter Synchroner Vorauszahlungsausgleich aus, um Vorauszahlungen bei der Fakturierung von Aufträgen anzuwenden, ohne sich auf den Automatisierungsauftrag des Prozesses Automatisierte Vorauszahlungsausgleichsbuchung verlassen zu müssen. Dadurch wird die Echtzeitsichtbarkeit und -genauigkeit in der Finanzberichterstellung verbessert.
    • Wählen Sie die Verkaufskategorie aus, um das Umsatzerlöskonto gemäß den Buchungseinstellungen zu bestimmen.

  6. Wählen Sie auf der Registerkarte Sachkonto und Mehrwertsteuer im Inforegister Allgemein im Abschnitt Vorauszahlungsrechnung im Feld Richtlinie für die Anwendung von Vorauszahlungen einen der folgenden Werte aus:

    • Benachrichtigung – Vorauszahlungen werden manuell angewendet. Sollte die Vorauszahlung nicht verrechnet werden, erhalten Sie beim Erstellen der Schlussrechnung einen entsprechenden Hinweis.
    • Automatisch – Vorauszahlungen werden automatisch auf den Verkaufsauftrag angewendet, wenn die vollständige Zahlung eingeht und die Vorauszahlungsrechnung beglichen wird.

  7. Richten Sie auf der Registerkarte Zahlenfolgen Nummernkreise für die Referenzen Vorauszahlungsrechnung, Rechnungsbeleg bei Vorauszahlung, Stornierung einer Vorauszahlungsrechnung und Stornobeleg für Vorauszahlungsrechnungen fest.

  8. Gehen Sie zu Systemadministration>Einrichtung und wählen Sie POrozessautomatisierungen aus.

  9. Wählen Sie Prozessautomatisierungen initialisieren aus.

  10. Aktualisieren Sie das Intervall für die Prozessautomatisierung auf eine Minute.

Wenn Sie die Elektronische Berichterstellung (ER) verwenden, folgen diese zusätzlichen Schritte.

  1. Öffnen Sie in den Arbeitsbereich Elektronische Berichterstellung, und wählen Sie die Kachel Berichterstellungskonfigurationen aus. Wählen Sie dann auf den Seiten Konfigurationen im Aktionsbereich Austausch>Aus XML-Datei laden aus.

  2. Aktiviueren Sie ER-Konfigurationen.

  3. Importieren Sie die folgenden Dateien von Dataverse:

    • Modell der Debitorenvorauszahlungsrechnung xml
    • Zuordnung der Debitorenvorauszahlungsrechnung xml
    • Vorlage für Vorauszahlungsrechnung xml

  4. Wählen Sie im Arbeitsbereich Elektronische Berichterstellung im Abschnitt Zugehörige LinksZiel der elektronischen Berichterstellung aus.

  5. Wählen Sie Neu aus. Wählen Sie dann im Feld ReferenzVorlage für Vorauszahlungsrechnung aus.

  6. Wählen Sie Einstellungen aus, um die verschiedenen Ziele für Berichte zu aktivieren.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen In PDF konvertieren aus, um die Datei im PDF-Format zu drucken.

  9. Wechseln Sie zu Debitoren>Einstellungen>Formulare>Formulareinstellungen.

  10. Navigieren Sie zur Rechnung, und wählen Sie die Vorlage für Vorauszahlungsrechnungen aus der Dropdownliste für die Vorauszahlungsrechnung aus.

  11. Speichern Sie die Seite.

Überblick über den Vorauszahlungsrechnungsprozess

Der Prozess zur Rechnungsstellung bei Debitorenvorauszahlung umfasst die folgenden Schritte.

  1. Definieren Sie einen Vorauszahlungswert auf dem Auftrag.
  2. Bestätigen und buchen Sie eine Vorauszahlungsrechnung.
  3. Gleichen Sie die Vorauszahlungsrechnung aus.
  4. Wenden Sie die Vorauszahlungsrechnung auf die Schlussrechnung an.

Eine Vorauszahlungsvorschlag erstellen

Wenn Sie einen Auftrag erstellen, können Sie den Vorauszahlungsbetrag mit den folgenden Schritten festlegen.

  1. Gehen Sie im Auftrag zu Rechnung>Vorauszahlung und wählen Sie Zahlungsvorschlag aus.

  2. Wählen Sie den Vorauszahlungstyp aus.

    • Prozentsatz – wenn Sie Prozentsatz auswählen, wird das Feld Vorauszahlungswert aktiviert. Dieses Feld stellt den Prozentsatz des Gesamtauftragsbetrags dar, der als Vorauszahlung erforderlich ist. Im Feld Gesamtbetrag der Vorauszahlung wird der berechnete Vorauszahlungsbetrag angezeigt.
    • Fest – wenn Sie Fest auswählen, wird das Feld Gesamtbetrag der Vorauszahlung aktiviert, und Sie geben den Vorauszahlungsbetrag manuell ein. Der eingegebene Betrag darf den Verkaufsauftragsbetrag nicht überschreiten.

  3. Geben Sie im Feld Umsatzkategorie die entsprechende Umsatzkategorie ein, die gemäß den Buchungseinstellungen das Umsatzerlöskonto bestimmt. Standardmäßig wird die Verkaufskategorie automatisch mit dem Wert gefüllt, der in den Debitorenparametern ausgewählt wurde.

Eine Vorauszahlungsrechnung generieren

Nachdem der Vorauszahlungsvorschlag bestätigt wurde, erstellen Sie mit den folgenden Schritten die Vorauszahlungsrechnung.

  1. Gehen Sie zu Rechnung>Vorauszahlung und wählen Sie Vorauszahlungsrechnung aus.
  2. Überprüfen und buchen Sie die Vorauszahlungsrechnung. Auf der Seite werden Informationen zur gesamten Vorauszahlungsrechnung angezeigt, darunter Debitorenrechnung, Buchungs- und Fälligkeitsdaten, Vorauszahlungsrechnungsnummer, Vorauszahlungsstatus und Vorauszahlungsbetrag.
  3. Wählen Sie Buchen aus. Die offene Debitorentransaktion wird erstellt und der Status der Vorauszahlungsrechnung ist Ausstehend.
  4. Nachdem die Buchung durchgeführt wurde, können Sie diese Buchung im Aktionsbereich über die Schaltfläche Buchung stornieren stornieren. Sie können das Rückbuchungsdatum, den Ursachencode und den Ursachenkommentar auswählen, bevor die Stornierung gebucht wird.

Die Vorauszahlungsrechnung ausgleichen

Wenn Sie die Zahlung für die Vorauszahlung erhalten, wird die Debitorenzahlungserfassung gebucht, um den Vorauszahlungsrechnungsbetrag auszugleichen. Nach der Begleichung der Vorauszahlungsrechnung lautet der Status der Vorauszahlungsrechnung Empfangen und Vorauszahlung anwenden ist verfügbar.

Die Schlussrechnung buchen und die Vorauszahlung anwenden

  1. Klicken Sie im Verkaufsauftrag auf Vorauszahlung anwenden, und wählen Sie die Vorauszahlung aus der Liste Anzuwendende Vorauszahlungen auswählen aus.

  2. Wählen Sie Vorauszahlungen anwenden aus.

    Nach der Buchung der Verkaufsauftragsrechnung wird die ausgewählte Vorauszahlung auf die Rechnung angewendet, wenn der Hintergrundprozess Automatische Vorauszahlungsabrechnungsbuchung erfolgreich ausgeführt wurde. Wenn die Option Synchroner Vorauszahlungsausgleich in den Debitorenkontenparametern aktiviert ist, erfolgt dieser Schritt in Echtzeit.

  3. Der Restbetrag der Verkaufsauftragsrechnung kann über eine Debitorenzahlungserfassung ausgeglichen werden und weist den offenen Betrag aus. Erweitern Sie bei Ausstellung der endgültigen Rechnung das Inforegister Vorauszahlungsrechnung, um die Anwendung der Vorauszahlung zu überprüfen.