Debitorenvorauszahlungen
Debitorenvorauszahlungen werden verwendet, wenn Sie eine Zahlung von einem Kunden erhalten, es jedoch noch keine Rechnung gibt, gegen die die Zahlung abgerechnet werden kann. Solche Zahlungen werden auch als Debitoreneinzahlungen bezeichnet.
Das Einrichten und Arbeiten mit Kundenvorauszahlungen besteht aus den folgenden grundlegenden Schritten.
- Erstellen Sie ein Debitorenbuchungsprofil für Vorauszahlungen.
- Stellen Sie den Parameter Buchungsprofil mit Erfassungsbeleg für Vorauszahlung ein,
- Erstellen Sie eine Zahlungserfassung und wählen Sie für jede Position das Kontrollkästchen Erfassungsbeleg für Vorauszahlung aus.
- Dient zum Buchen der Debitorenzahlungserfassung.
- Nachdem eine Rechnung erstellt wurde, gleichen Sie sie auf der Seite Offene Buchungen ausgleichen mit der Vorauszahlung aus.
Ein Debitorenbuchungsprofil für Vorauszahlungen erstellen
Wenn Sie Vorauszahlungen oder Einzahlungen von Ihren Debitoren annehmen, bevor Waren oder Dienstleistungen geliefert werden oder bevor eine Rechnung in Ihrem System vorhanden ist, müssen Sie den Zahlungseingang in der Regel als Verbindlichkeit und nicht als Aktivposten in Ihrem Kontenplan erfassen. Die Anforderungen für die Erfassung dieser Beträge in Ihrem Hauptbuch können jedoch je nach Land oder Region unterschiedlich sein. Fragen Sie daher unbedingt Ihre Buchhalter nach den jeweils geltenden Vorschriften.
Grundsätzlich ist der Prozess zum Erstellen eines Buchungsprofils, das für Vorauszahlungen verwendet werden kann, der gleiche wie zum Erstellen anderer Buchungsprofile. Der Hauptunterschied ist das Hauptkonto, das Sie im Feld Sammelkonto auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Debitorenbuchungsprofile.
Parameter für Debitorenvorauszahlungen festlegen
Es gibt zwei Hauptparameter für Debitorenkonten, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie das System für Debitorenvorauszahlungen konfigurieren. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Parameter zu konfigurieren:
- Gehen Sie zu Debitoren > Einrichtung > Debitorenparameter.
- Optional: Wählen Sie auf der Registerkarte Hauptbuch und Mehrwertsteuer das Inforegister Zahlung aus und legen Sie die Option Mehrwertsteuer auf Vorauszahlung auf Ja fest.
- Wählen Sie im Feld Buchungsprofil mit Erfassungsbeleg für Vorauszahlung das Debitorenuchungsprofil aus, das verwendet werden soll, wenn Debitorenvorauszahlungen gebucht werden.
- Schließen Sie die Seite.
Erfassungen für Debitorenvorauszahlungen erstellen
Wenn Sie die Debitorenzahlungserfassung erstellen, müssen Sie für jede Vorauszahlung die Option Erfassungsbeleg für Vorauszahlung auf der Seite Kundenzahlungserfassung auf Ja festlegen. Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Debitorenvorauszahlung zu erstellen.
Gehen Sie zu Debitorenkonten > Zahlungen > Kundenzahlungserfassung.
Wählen Sie Neu aus, um eine Erfassung zu erstellen.
Wählen Sie im Feld Name den Namen der Erfassung aus.
Wichtig
Wenn Sie im vorherigen Verfahren die Option Mehrwertsteuer auf Vorauszahlung auf Ja festlegen, müssen Sie einen Erfassungsnamen auswählen, in dem der Parameter Betrag enthält Mehrwertsteuer ausgewählt ist.
Optional: Sie können im Feld Beschreibung eine detaillierte Beschreibung eingeben.
Wählen Sie Positionen aus.
Wenn keine leere Position vorhanden ist, wählen Sie Neu, um eine Position zu erstellen.
Geben Sie im Feld Datum das Datum ein, an dem die Vorauszahlung gebucht werden soll.
Wählen Sie im Feld Konto den Debitor für die Vorauszahlung aus.
Optional: Sie können im Feld Beschreibung eine detaillierte Beschreibung der Buchung eingeben.
Geben Sie im Feld Gutschrift den Betrag der Vorauszahlung ein.
Wählen Sie im Feld Gegenkonto das Konto aus, auf das die Zahlung gegengebucht werden soll. Wählen Sie beispielsweise die Bank oder das Hauptkonto aus, auf die/das die Zahlung gebucht werden soll.
Wählen Sie im Feld Zahlungsmethode eine die Zahlungsmethode des Debitors aus.
Legen Sie die Registerkarte Zahlung die Option Erfassungsbeleg für Vorauszahlung auf Ja fest.
Wiederholen Sie die Schritte 7 bis 13 für jede weitere Vorauszahlung, die gebucht werden muss.
Wählen Sie Buchen aus, um die Erfassung abzuschließen.
Vorauszahlungen mit Rechnungen ausgleichen
Sie können den Arbeitsbereich Debitorenzahlungen benutzen, um Zahlungen, die noch nicht vollständig ausgeglichen wurden, einfach zu finden und auszugleichen.
- Wählen Sie im Dashboard Home die Kachel Debitorenzahlungen aus.
- Suchen Sie im Abschnitt Debitorenbuchen auf der Registerkarte Nicht ausgeglichene Zahlungen nach der auszugleichenden Zahlung und wählen Sie sie aus.
- Wählen Sie Buchungen ausgleichen.
- Wählen Sie für die Rechnung und die auszugleichende Zahlung das Kontrollkästchen Markieren.
- Wählen Sie Buchen aus.
Weitere Informationen zum Ausgleichen offener Buchungen finden Sie unter Übersicht über Ausgleiche.