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Mahnschreiben verarbeiten – Beispiel

In diesem Artikel wird ein Beispiel vorgestellt, das den Prozess des Erstellens, Druckens und Versendens von Mahnschreiben zeigt. Das Beispiel basiert auf der Option Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren in Kredit und Inkasso. Es werden Daten des USMF-Demounternehmens und eines neuen Kunden, US-045, verwendet.

Rufen Sie zu Beginn Debitorenkonten > Debitoren > Alle Debitoren auf. Wählen Sie die Option Neu aus und geben Sie die erforderlichen Informationen ein, um den Debitoren US-045 zu erstellen.

Wenn Sie fertig sind, führen Sie die folgenden Schritte aus.

  1. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreibensequenz einrichten auf, und richten Sie die Mahnschfreibensequenz wie in der folgenden Tabelle gezeigt ein, die dem Debitorenbuchungsprofil zugewiesen ist.
Mahnschreibencode Beschreibung Währung Hauptkonto Gebühren in Währung Minimum über Zu sperrende Tage
Mahnschreiben 1 Erste Benachrichtigung USD 0,00 0,00 2
Mahnschreiben 2 Zweite Benachrichtigung mit Gebühr USD 403150 20.00 10.00 3
Kollektion Letzte Benachrichtigung mit Gebühr USD 403150 50.00 100.00 15

Die folgende Abbildung zeigt die Informationen in der Tabelle so, wie sie auf der Seite Mahnschreiben dargestellt würden.

Einrichten von Mahnschreibensequenzen.

Sie müssen jetzt die beiden Parameter einstellen, die für dieses Beispiel erforderlich sind.

  1. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Einrichtung > Debitorenparameter auf, und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Stellen Sie auf der Registerkarte Inkasso die Option Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren auf Ja ein.
    2. Vergewissern Sie sich, dass das Feld Erstellen eines Mahnschreibens pro auf Debitor eingestellt ist.

    Einstellen von Debitorenparametern für Kredite und Inkassos.

  2. Rufen Sie Debitoren > Rechnungen > Alle Freitextrechnungen auf, wählen Sie Neu aus, und befolgen Sie dann diese Schritte:

    1. Wählen Sie im Feld Kundenkonto die Option US-045 aus.
    2. Geben Sie im Feld Rechnungsdatum1/15/2021 ein.
    3. Geben Sie im Feld Fälligkeitsdatum den Wert 1/16/2021 ein.
    4. Geben Sie auf der Registerkarte Rechnungspositionen im Feld Hauptkonto den Wert 401100 ein.
    5. Geben Sie im Feld Einzelpreis die Zahl 500.00 ein.
    6. Wählen Sie Buchen aus.

    Sie müssen jetzt zwei Gutschriften für den Debitoren eingeben.

  3. Wählen Sie Hinzufügen aus, und befolgen Sie die folgenden Schritte:

    1. Wählen Sie im Feld Kundenkonto die Option US-045 aus.
    2. Geben Sie im Feld Rechnungsdatum1/15/2021 ein.
    3. Geben Sie im Feld Fälligkeitsdatum den Wert 1/16/2021 ein.
    4. Geben Sie auf der Registerkarte Rechnungspositionen im Feld Hauptkonto den Wert 401100 ein.
    5. Geben Sie im Feld Preis je Einheit die Zahl -100,00 ein.
    6. Wählen Sie Buchen aus.

  4. Wiederholen Sie Schritt 4, aber geben Sie -200,00 im Feld Preis je Einheit ein.

  5. Rufen Sie Debitorenkonten > Debitoren > Alle Debitoren auf, und wählen Sie Debitor US-045 aus. Wählen Sie im Aktivitätsbereich die Option Transaktionen > Transaktionen aus, um die Debitortransaktionen zu überprüfen, die Sie zuvor gebucht haben.

    Überprüfen der gebuchten Debitortransaktionen.

    Nun müssen Sie Mahnschreiben für Debitor US-045 erstellen.

  6. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreiben erstellen auf, und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Stellen Sie die Optionen Rechnung und Gutschrift auf Ja ein.

      Standardmäßig sollte das Feld Mahnschreiben auf Mahnung pro Debitor eingestellt sein.

    2. Geben Sie im Feld Datum des Mahnschreibens den Wert 1/19/2021 ein.

    3. Wählen Sie auf der Registerkarte Einzuschließende Datensätze die Option Filter aus, und fügen Sie im Feld Debitorenkonto den Debitor US-045 hinzu.

    4. Wählen Sie OK aus.

    5. Wählen Sie OK aus, um Mahnschreiben zu erstellen.

  7. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreiben prüfen und verarbeiten auf, und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Beachten Sie, dass der Mahnschreibencode sowohl in der Kopfzeile als auch in den Transaktionspositionen Mahnschreiben 1 lautet, da es sich bei diesem Mahnschreiben um das erste Mahnschreiben in der Sequenz handelt. (Um sich die Transaktionspositionen anzeigen zu lassen, müssen Sie möglicherweise das Inforegister Transaktionen auswählen.)

    Sicherstellen, dass in der Kopfzeile und den Positionen derselbe Mahnschreibencode angezeigt wird.

    1. Wählen Sie im Aktionsbereich Buchen aus.
    2. Geben Sie im Feld Buchungsdatum den Wert 1/19/2021 ein.

    Nun müssen Sie erneut Mahnschreiben für Debitor US-045 erstellen.

  8. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreiben erstellen auf, und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Stellen Sie die Optionen Rechnung und Gutschrift auf Ja ein.

      Standardmäßig sollte das Feld Mahnschreiben auf Mahnung pro Debitor eingestellt sein.

    2. Geben Sie im Feld Datum des Mahnschreibens den Wert 1/23/2021 ein.

    3. Wählen Sie auf dem Inforegister Einzuschließende DatensätzeFilter aus und fügen Sie im Feld Debitorenkonto den Debitor US-045 hinzu.

    4. Wählen Sie OK aus.

    5. Wählen Sie OK aus, um Mahnschreiben zu erstellen.

  9. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreiben prüfen und verarbeiten auf, und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Beachten Sie, dass der Mahnschreibencode in der Kopfzeile Mahnschreiben 2 lautet.

Die Codes sind unterschiedlich, da die Option Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren auf Ja eingestellt ist.

  1. Buchen Sie nicht dieses Mahnschreiben.

  2. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Einrichtung > Debitorenparameter auf, und stellen Sie auf der Registerkarte Inkasso die Option Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren auf Nein ein.

    Einstellen der Option „Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren“ auf „Nein“.

    Nun müssen Sie erneut Mahnschreiben für Debitor US-045 erstellen.

  3. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreiben erstellen auf, und befolgen Sie diese Schritte:

    1. Stellen Sie die Optionen Rechnung und Gutschrift auf Ja ein.

      Standardmäßig sollte das Feld Mahnschreiben auf Mahnung pro Debitor eingestellt sein.

    2. Geben Sie im Feld Datum des Mahnschreibens den Wert 1/23/2021 ein.

    3. Wählen Sie auf der Registerkarte Einzuschließende Datensätze die Option Filter aus, und fügen Sie dann im Feld Debitorenkonto den Debitor US-045 hinzu.

    4. Wählen Sie OK.

    5. Wählen Sie OK aus, um Mahnschreiben zu erstellen.

  4. Rufen Sie Kredit und Inkasso > Mahnschreiben > Mahnschreiben prüfen und verarbeiten auf, und beachten Sie, dass der Mahnschreibencode sowohl in der Kopfzeile als auch in den Transaktionspositionen Mahnschreiben 2 lautet.

    Erneutes Anzeigen, dass in der Kopfzeile und den Positionen derselbe Mahnschreibencode angegeben ist.

    Derselbe Code erscheint an beiden Stellen, da die Option Zahlungen und Habenbuchungen für Berechnung des Mahnschreibencodes ignorieren jetzt auf Nein eingestellt ist.