Budgetvorschläge

Organisationen investieren viel Zeit und Ressourcen in die Vorbereitung ihrer Budgets. Bei einem Großteil dieser Arbeit handelt es sich um wiederkehrende Arbeiten mit geringem Mehrwert, beispielsweise um das Sammeln der Daten, die im Budgetierungsprozess verwendet werden. Für die Erstellung eines zeilenweisen Budgets pro Abteilung ist zusätzliche Arbeit erforderlich.

Budgetvorschläge bieten folgende Vorteile:

• Erleichtert das Erfassen historischer Daten aus Ist-Werten oder Budgets, die für die Budgetierung in Dynamics 365 Finance verwendet werden können.
• Ermöglicht Ihnen, das Budget mithilfe verschiedener Zeitrahmen oder Kombinationen aus Budget und historischen Ist-Werten zu überarbeiten.
• Erzeugt ein neues Budget, das weiter verfeinert und iteriert werden kann, mit der besonderen Aufmerksamkeit, Wissen und Erkenntnisse anzuwenden, die in historischen Daten möglicherweise nicht vorhanden sind.
• Stellt die Ausgabe des Budgetvorschlags als Budgetregisterdokument bereit, das einfach geändert, importiert, exportiert und für Standardberichte in Dynamics 365 Finance verwendet werden kann.

Importieren ausreichender Daten für eine gute Vorhersage

Die Qualität der Vorhersagen hängt davon ab, dass ausreichend bereinigte Daten vorliegen, die über mehrere Jahre hinweg konsistent sind. In manchen Fällen reichen drei Jahre konsistenter Daten aus, oft sind jedoch fünf bis zehn Jahre am besten. Wenn im System heute keine historischen Daten aus zehn Jahren vorhanden sind, sollten Sie erwägen, frühere historische Daten, die möglicherweise nicht im System vorhanden sind, zu bereinigen und diese als historisches Budget hochzuladen.

Der Begriff Bereinigung von Daten bezieht sich auf die Sicherstellung, dass die Daten in Bezug auf Konten und Finanzdimensionen konsistent sind, wenn eine Reorganisation stattgefunden hat, oder auf den Import von Legacy-Daten, die vor einer Änderung im Kontenplan oder Finanzdimensionen generiert wurden.

Einrichtung von Budgetvorschlägen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Funktion „Budgetvorschläge“ einzurichten.

1. Nach dem Aktivieren einer Funktion wird unter Budgetierung > Einrichtung > Grundlegende Budgetierung ein neuer Menüpunkt mit dem Namen Budgetvorschlag angezeigt, auf den Benutzende mit der Rolle „Finance Insights-Administrierende“ zugreifen können. Die Einstellung des Felds Funktion aktivieren muss von Nein in Ja geändert werden. Es werden keine Vorhersagen generiert, bis die Funktion aktiviert ist.

Beispiel – Erstellen eines Budgetvorschlags

Budgetvorschläge müssen die folgenden Schritte durchlaufen, um den vorgeschlagenen Budgetplan als Entwurf eines Budgetregisterdokuments vorzubereiten:

• Erstellen Sie einen Budgetvorschlag unter Budgetierung > Periodisch > Budgetvorschlag generieren als Benutzenden mit der Rolle „Budgetmanager“.
• Für den Anfang und das Ende der für die Vorhersage zu verwendenden Daten wird ein Datumsbereich bereitgestellt.
• Es wird eine Auswahl von Ist-, Budget- oder sowohl Ist- als auch Budgetdaten getroffen.
• Einzelne Attribute können hinzugefügt werden, um zu verfeinern, welche Daten generiert werden, um die Ist-Werte auf bestimmte Kontotypen zu beschränken.
• Es werden individuelle Filter hinzugefügt, um zu verfeinern, welche spezifischen Budgetmodelle und -codes verwendet werden sollen, um die zu verwendenden Budgetdaten zu bestimmen.
  Beachten Sie, dass die insgesamt ausgewählten Datumsfilter Folgendes umfassen:
  • Ausgabekriterien dafür, welches Budgetmodell und welcher Budgetcode für die Ausgabe verwendet werden sollen.
  • Die Eingabekriterien generieren die rohen Eingabedaten und werden aggregiert, um in monatlichen Datasets nach Dimensionskombination für den aktuellen Satz von Budgetdimensionen zu vorliegen, wie unter Budgetierung > Einrichtung > Grundlegende Budgetierung > Dimensionen für die Budgetierung definiert.
  • Die Eingabedaten werden an AI Builder gesendet, um das maschinelle Lernen zur Generierung von Vorhersagen anzuwenden.
  • AI Builder gibt die Vorhersagedaten an Dynamics 365 Finance zurück.
  • Anschließend können Sie den Vorgang abschließen und die Vorhersagen als Entwurfsbudget im Registereintrag erstellen.
  • Das Entwurfsbudget kann innerhalb der Budgetregistereinträge oder innerhalb einer der verfügbaren Berichtsoptionen angezeigt und geändert werden.

Die für die Ausgabe ausgewählten Daten werden vom System auf der Grundlage von Vorhersagen für 12 Monate nach dem Enddatum der Eingabe generiert. Beispiel:

Eingabestartdatum	Eingabeenddatum	Ausgabe – Start	Ausgabe – Ende
1. Jan. 2017	31. Dez. 2019	1. Jan. 2020	31. Dez. 2020
1. Juli 2014	30. Juni 2018	1. Juli 2018	30. Juni 2019

Die eingegebenen Budgetmodelle werden mit den Daten abgeglichen, um festzustellen, welche Budgetregistereinträge verwendet werden sollen und welche einzelnen Budgetzeilen berücksichtigt werden sollen. Beispiele:

Eingabestartdatum	Eingabeenddatum	Budgetmodell	Budgetpositionen	Einschließlich
1. Jan. 2017	31. Dez. 2019	Geschäftsjahr 2017	30. Juni 2017	x
1. Jan. 2017	31. Dez. 2019	Geschäftsjahr 2018	30. Juni 2018	x
1. Jan. 2017	31. Dez. 2019	Jährlich	30. Juni 2017	x
1. Jan. 2017	31. Dez. 2019	Jährlich	30. Juni 2016

Testen, Verfeinern und Vertrauen in die Produktionen des maschinellen Lernens

Die Funktion „Budgetvorschläge“ verwendet historische Daten sowie Ihre Eingaben, um ein Modell für maschinelles Lernen zu erstellen. Die folgenden Punkte bieten Orientierungshilfen, die dabei helfen können, die Ergebnisse eines Modells zu optimieren und Sie bei der Verwendung der Daten zu unterstützen.

• Modelle für maschinelles Lernen funktionieren am besten, wenn sie ein konsistentes Dataset über die Zeit analysieren. Wie oben erwähnt ist es optimal, über Daten aus 10 Jahren zu verfügen, die denselben Kontenplan und dieselben Dimensionen verwenden. Modelle, die mehr Daten nutzen, sind wahrscheinlich effektiver als Modelle, die weniger nutzen.
• Modelle nutzen historische Daten und ausgefeilte Mathematik, um ein einigermaßen wahrscheinliches Ergebnis vorzuschlagen. Die generierten Vorschläge können Ihnen dabei helfen, effektivere Budgets mit weniger Aufwand zu erstellen. Die Generierung des bestmöglichen Budgets gelingt jedoch dann, wenn Ihre Managenden engagiert sind und an der Verfeinerung der erstellten Budgetvorschläge mitwirken.
• Manche Aktivitäten lassen sich leichter genau vorhersagen als andere. Beispielsweise kann die Aktivität einiger Lohn- und Ausgabenkonten regelmäßiger sein und daher leichter vorherzusagen sein als bei Konten, die volatilere Aktivitäten verfolgen.
• Die Ergebnisse sollten mithilfe der standardmäßigen Ist-/Budget-Berichte sowie des Ist-/Budget-Finanzberichts mit den Ist-Werten verglichen werden, wobei monatliche Spalten hinzugefügt werden, um detaillierte Abweichungsbeträge und eine Abweichungsprozentsatzanalyse anzuzeigen.
• Sie können Vorhersagen für historische Aktivitäten erstellen und mit der Auswertung der Vorhersagen beginnen, indem Sie die Vorhersagen für das laufende Jahr mit der Aktivität des aktuellen Jahres vergleichen.

Überprüfung mit Ist- und Budgetabfragen

Mit der Abfrage „Ist-Werte im Vergleich zum Budget“ können Sie eine zeilenweise Darstellung der Ist-Werte im Vergleich zum Budgetvorschlag erhalten. Legen Sie unter Abfrageparameter das Start- und Enddatum sowie Ihr Ausgabebudgetmodell fest. Legen Sie auch Status des Budgetregistereintrags auf Entwurf fest.

In den Ergebnissen ist eine Jahresansicht verfügbar, die den tatsächlichen Betrag, den Budgetbetrag, den Abweichungsbetrag und den verwendeten Prozentsatz enthält. Diese Seite kann dann die Seite Periodensaldo öffnen, auf der Sie jedes Konto für eine detailliertere Bewertung periodenweise überprüfen und den Abweichungsbetrag anzeigen können.

Überprüfung mit der Finanzberichterstellung

Sie können den Bericht Istwert vs. Budget – Standardfinanzen, um eine Zusammenfassung und detaillierte Ansichten der Ist-Werte im Vergleich zum Budgetvorschlag anzuzeigen. Das Standardberichtsdesign umfasst eine einzelne Jahresansicht für das ursprüngliche Budget, das überarbeitete Budget, die tatsächlichen Werte, den Abweichungsbetrag, den Abweichungsprozentsatz und den Prozentsatz des Budgets. Der Bericht kann problemlos aktualisiert werden, sodass er 12 monatliche Spalten mit entsprechenden Werten anstelle eines einzelnen Betrags mit Abweichungen enthält. Sie können das Budgetmodell für den Budgetvorschlag festlegen, indem Sie Berichtsoptionen und dann das Budgetmodell aus dem Dropdown-Menü Szenarien auswählen. Dadurch wird der Bericht mit dem richtigen Budgetmodell aktualisiert.

Wenn ein 12-Monats-Finanzbericht nach Excel exportiert wird, können Sie ganz einfach ein Liniendiagramm oder eine Sparkline einfügen, um eine grafische Ansicht der Eingabe- oder Ausgabedaten bereitzustellen, die dabei hilft, Trends in den Daten aufzudecken.