Bearbeitung von internen Daten in Hauptbuchbelegen zulassen

Wenn Sie Buchhaltungseinträge in das Hauptbuch buchen, wird häufig das Feld Beschreibung verwendet, um interne Notizen oder Dokumentationen zu speichern. Falsche Angaben können Verwirrung stiften und den Periodenabschluss erschweren. Mit dieser Funktion kann der Buchhaltungsmanager oder der Supervisor Buchhaltung Fehler beheben, indem er das Feld Beschreibung auf gebuchten Belegen im Hauptbuch bearbeitet.

Änderungen an gebuchten Belegen im Hauptbuch beschränken sich auf Daten interner Natur. Mit dieser Funktion können Sie niemals Daten wie Beträge, Buchungsdaten, Sachkonten und die Buchungswährung bearbeiten. Änderungen an diesen Daten wirken sich auf die externe Finanzaufstellung aus und dürfen nur über neue Hauptbuchbelege erfolgen.

Notiz

Bei Dynamics 365 Finance der Version 10.0.29 ist diese Funktion auf Bearbeitungen des Felds Beschreibung beschränkt.

Internen Daten in Hauptbuchbelegen bearbeiten

Bevor interne Daten zu Hauptbuchbelegen bearbeitet werden können, müssen Sie die Funktion Bearbeitung von internen Daten in Hauptbuchbelegen zulassen im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung aktivieren. Nachdem die Funktion aktiviert wurde, muss dem Benutzer, der gebuchte Belege bearbeiten wird, die Rolle „Buchhaltungsmanager“ oder „Supervisor Buchhaltung“ zugewiesen werden. Sie können auch anderen Rollen Berechtigungen erteilen, indem Sie die Sicherheitsrollen anpassen.

Der Bearbeitungsprozess ist nur auf der Seite „Belegbuchungen“ zulässig.

1. Wechseln Sie zu Hauptbuch>Abfragen und Berichte>Belegbuchungen.

2. Geben Sie im Dialogfeld SysQuery Suchkriterien ein, um Belege auszuwählen.

3. Wählen Sie die Positionen für die Belege aus, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie dann Beleg bearbeiten>Interne Belegdaten bearbeiten aus.

   

Auf der Seite Interne Belegdaten bearbeiten werden die folgenden Daten für jede Position angezeigt, die Sie ausgewählt haben:

• Sachkonto

• Kontoname

• Beleg

• Aktuelle Beschreibung

• Neue Beschreibung

  

Notiz

Nur das Feld Neue Beschreibung kann bearbeitet werden. Standardmäßig stimmt der Wert mit dem Wert des Felds Aktuelle Beschreibung überein, damit Sie kleinere Fehler in der Beschreibung schnell beheben können.

4. Ändern Sie das Feld Neue Beschreibung in jeder Position oder löschen Sie die Beschreibung aus jeder Position.

   Wenn mehrere Positionen mit demselben Wert aktualisiert werden müssen, gehen Sie alternativ wie folgt vor:

   1. Wählen Sie die zu bearbeitenden Positionen und dann Sammelaktualisierung ausgewählter Datensätze aus.
   2. Wählen Sie im Feld Zu bearbeitendes Feld das zu bearbeitende Feld aus. Derzeit enthält die Suche nur das Feld Neue Beschreibung.
   3. Geben Sie im Feld Neuer Wert eine neue Beschreibung ein.
   4. Wählen Sie Aktualisieren. Alle ausgewählten Datensätze werden mit dem neuen Wert aktualisiert.

   

5. Geben Sie im Feld Grund für Bearbeitung eine Anmerkung ein, um zu erklären, warum die Änderung vorgenommen wurde. Diese Notiz wird auf der Seite Überwachungspfad für Belegbearbeitungen angezeigt.

   An demselben Beleg können mehrere Änderungen vorgenommen werden. Jede Änderung wird nachverfolgt.

Audit-Trail der Belegbearbeitungen

Ein Überwachungspfad wird speziell gepflegt, um die Änderungen zu verfolgen, die durch diese Funktion vorgenommen werden. Sie können auf zwei Arten auf den Überwachungspfad von Belegbearbeitungen zugreifen:

• Wechseln Sie zu Hauptbuch>Abfragen und Berichte>Belegbuchungen. Wählen Sie auf der Seite BelegabfragenBeleg bearbeiten>Überwachungspfad von Belegbearbeitungen. Der Überwachungspfad wird nur für den ausgewählten Belegdatensatz angezeigt.

  Wenn Sie die Anfrage auf diese Weise öffnen, können Sie sich auf alle Änderungen konzentrieren, die an einem einzelnen Belegdatensatz vorgenommen wurden.

• Wechseln Sie zu **Hauptbuch** >Periodische Aufgaben>Audit-Trail der Belegbearbeitungen. Geben Sie im Dialogfeld Kriterien ein, um anzugeben, für welche Belege der Überwachungspfad der Bearbeitungen angezeigt werden soll. Um den Überwachungspfad für alle Belege anzuzeigen, lassen Sie die Kriterien leer und wählen Sie OK aus.

  Indem Sie die Abfrage auf diese Weise öffnen, können Sie nach Änderungen filtern, die an einem bestimmten Datum oder von einem bestimmten Benutzer vorgenommen wurden.

Die Seite Überwachungspfad der Bearbeitungen zeigt die folgenden Informationen:

• Datum und Uhrzeit der Erstellung: Datum und Uhrzeit der Bearbeitung.
• Grund für Bearbeitung: Der Grund, den der Benutzer für die Bearbeitung eingegeben hat.
• Erstellt von: Der Benutzer, der die Bearbeitung vorgenommen hat.

Um die Details der einzelnen Überwachungspfade anzuzeigen, führen Sie einen Drilldown auf den Wert Datum und Uhrzeit der Erstellung aus. Die Seite Bearbeitete Belegeigenschaften anzeigen zeigt dieselben Informationen wie die ursprüngliche Bearbeitungsseite, einschließlich der vorherigen und der aktualisierten Beschreibung.