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Finanztags

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Nach der Buchung von Transaktionen ist es für Unternehmen häufig erforderlich, Einblick in die Nebenbuchdaten zu erhalten, damit die aus diesen Transaktionen generierten Buchhaltungseinträge analysiert werden können. Heutzutage verwenden Unternehmen Felder wie die Dokumentnummer, die Beschreibung oder Finanzdimensionen, um Nebenbuchdaten im Hauptbuch zu verfolgen, da es schwierig ist, im Datenmodell zu den Nebenbuchdaten zu navigieren. Zu den häufig nachverfolgten Nebenbuchdatentypen gehören Verkaufsauftrags- oder Einkaufsauftragsnummern, Lieferanten- oder Kundennamen, Zahlungsreferenzen, Rechnungsnummern oder Referenznummern aus externen Transaktionen, die in Microsoft Dynamics 365 Finance importiert werden. Neben der Nutzung für Analysezwecke werden die Nebenbuchdaten auch für Prozesse wie den Hauptbuchausgleich verwendet.

Die Funktion Finanztags (Tags) macht die Verwendung von Dokumentnummern, Beschreibungen oder Finanzdimensionen überflüssig, indem sie einer Organisation das Erstellen und Eingeben von bis zu 20 benutzerdefinierten Feldern für Transaktionen ermöglicht. Diese Felder werden dann in den Buchhaltungseinträgen gespeichert, die für die Transaktionen erstellt werden. Tag-Werte werden in keinen Nebenbuchtabellen, der Tabelle „Kundentransaktionen“ oder der Tabelle „Lieferantentransaktionen“ gespeichert.

Tags wurden in der Version 10.0.32 von Dynamics 365 Finance eingeführt. In jeder neuen Version werden Tags in zusätzlichen Journalen, Dokumenten und Prozessen implementiert. In der Version 10.0.37 wurde für die folgenden Journale und Transaktionen Unterstützung für Tags hinzugefügt:

  • Allgemeine Erfassung

  • Globales Hauptbuch

  • Zuordnungserfassung

  • Anlagenerfassung

  • Alle Anlage Leasing-Journale

  • Periodische Erfassung

  • Erfassung der Berichtswährungsregulierung

  • Debitorzahlungserfassung

  • Kreditorzahlungserfassung

  • Rechnungsjournal (Lieferant)

  • Globales Rechnungsjournal (Lieferant)

  • Rechnungsregister

  • Auftragsdokumente (Auftrag, Lieferschein und Kundenrechnung)

    Notiz

    Um die Unterstützung für Tags in Verkaufsauftragsdokumenten verfügbar zu machen, aktivieren Sie die Funktion Finanztags für Verkaufsauftragsrechnungen aktivieren in der Funktionsverwaltung.

Einrichtung

Um die Funktionalität zu nutzen, müssen Sie die Funktion Finanztags im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung aktivieren. Die Funktion kann jederzeit deaktiviert werden. Wenn die Funktion aktiviert, aber später deaktiviert wird, bleiben alle für Finanztags bei Transaktionen eingegebenen Werte in der Datenbank erhalten. Sie sind jedoch bei keinen Transaktionen oder Anfragen in Dynamics 365 Finance mehr sichtbar.

Das Eingeben von Tags für Transaktionen ähnelt dem Eingeben eines Sachkonto unter Verwendung von Finanzdimensionen. Tags verwenden nicht dasselbe Steuerelement wie ein Sachkonto, erfordern aber dennoch ein Trennzeichen zwischen den Tag-Werten. Sie sollten das Tag-Trennzeichen definieren, bevor Sie Finanztags definieren. Geben Sie auf der Seite Hauptbuchparameter Auswählen Finanztags das Trennzeichen an. Das von Ihnen angegebene Trennzeichen darf nicht in Tag-Werten verwendet werden, die bei Transaktionen eingegeben werden. Wenn Sie beispielsweise einen Bindestrich (-) als Trennzeichen definieren, darf der als Tag-Wert eingegebene Kundenname keinen Bindestrich enthalten. Das Trennzeichen kann nach seiner Definition nicht mehr geändert werden.

Nachdem die Funktion aktiviert wurde, kann jede juristische Person bis zu 20 Finanztags definieren. Tags sind rechtssubjektspezifisch. Sie können die Finanz-Tag-Konfiguration und Finanztags-benutzerdefinierten Listenwert Entitäten verwenden, um die Tags für jede juristische Person zu importieren. Daher können Sie schnell und einfach die gleiche Ersteinrichtung in mehreren juristischen Personen definieren.

Finanztags erstellen

Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Finanztags erstellen:

  • Bewerten Sie, ob die Daten als Finanzdimension oder als Finanz-Tag verfolgt werden sollen. Finanztags sind eine Alternative zu Finanzdimensionen, insbesondere wenn Sie Werte verfolgen, die kaum oder gar nicht wiederverwendbar sind, wie etwa Verkaufsauftragsnummern oder Einkaufsbestellnummern. Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen Finanztags und Finanzdimensionen finden Sie unter Unterschiede zwischen Finanztags und Finanzdimensionen.
  • Nachdem ein Finanz-Tag erstellt wurde, kann es deaktiviert, aber nicht gelöscht werden. Mit dieser Einschränkung wird sichergestellt, dass die Tag-Werte für die Berichterstattung über gebuchte Hauptbucheinträge verfügbar bleiben. Finanztags kann jederzeit einfach aktiviert und deaktiviert werden.
  • Die Beschriftung jedes Finanz-Tags kann jederzeit geändert werden, auch nachdem Transaktionen gebucht wurden.
  • Wenn für einen bestimmten Finanz-Tag keine Transaktionen gebucht wurden, hat eine Änderung der Beschriftung des Tags keine Auswirkungen. Dieses Verhalten ist nützlich, wenn Sie ein Tag einem anderen Zweck zuführen müssen, um andere Daten verfolgen zu können.
  • Wenn Transaktionen für ein bestimmtes Finanz-Tag gebucht wurden, ändern sich die Tag-Werte nicht. Wenn die Beschriftung des Tags ursprünglich „Bestellnummer“ lautete, später aber in „Verkaufsauftragsnummer“ geändert wurde, enthalten die Buchhaltungseinträge, die vor der Beschriftungsänderung gebucht wurden, noch immer die Bestellnummern, die eingegeben und im Hauptbuch gebucht wurden.

Erstellen Sie ein Finanz-Tag

Folgen diese Schritte, um einen Finanz-Tag zu erstellen.

  1. Gehe zu Hauptbuch > Kontenplan > Finanztags > Finanztags.
  2. Auswählen Neu um ein Finanz-Tag zu erstellen.
  3. Geben Sie eine Bezeichnung für das Tag ein. Die Bezeichnung muss mit einem Buchstaben oder Unterstrich beginnen und darf nur Buchstaben, Zahlen und Unterstriche enthalten. Sonderzeichen, einschließlich Leerzeichen, sind nicht zulässig.
  4. Im Werttyp Feld, Auswählen Text, Liste, oder Benutzerdefinierte Liste.
  5. Wenn Sie Liste im Werttyp Feld, Auswählen die Wertquelle im Werte verwenden aus Feld. Das Feld enthält eine Liste von Entitäten, aus denen die Tag-Werte bei der Transaktionseingabe ausgewählt werden können.
  6. Wenn Sie Benutzerdefinierte Liste im Werttyp Feld, Auswählen Tag-Werte um die benutzerdefinierte Liste mit Tag-Werten zu erstellen, die bei der Transaktionseingabe zur Auswahl stehen.
  7. Auswählen Aktivieren um das Tag zu aktivieren.

Eingeben von Finanztagwerten für Transaktionen

Nachdem ein Finanz-Tag aktiviert wurde, stehen Tags zur Eingabe bei jeder Transaktion zur Verfügung, die diese Funktion unterstützt.

Zeitschriften und Zeilen

Beim Eingeben von Journalen können Sie Tag-Werte im Journalstapelkopf definieren. Diese Werte werden dann als Standardwerte für die Zeilen im Journal verwendet. Andere Standardwerte im Journal werden automatisch in die neuen Zeilen eingetragen, die dem Journal hinzugefügt werden. Sie werden jedoch nicht in Zeilen eingegeben, die bereits vorhanden sind, wenn Sie die Werte in der Kopfzeile definieren.

Finanztags in der Journal-Batch-Kopfzeile eingegeben.

Standardwerte für Journale

Tag-Werte, die Sie in ein Journal eingeben, werden folgendermaßen als Standardwerte eingegeben:

  • Einzeiliger Gutschein:

    • Tag-Werte, die Sie dem Journalstapelkopf hinzufügen, werden als Standardwerte in das Konto eingetragen.
    • Tag-Werte, die Sie dem Konto hinzufügen, werden als Standardwerte auf dem Gegenkonto eingetragen.
    • Wenn das Gegenkonto bereits vorhanden ist, wenn Sie dem Konto Tag-Werte hinzufügen, werden diese Tag-Werte nicht als Standardwerte in das Gegenkonto eingetragen.
    • Wenn sowohl auf dem Konto als auch auf dem Ausgleichskonto Tag-Werte vorhanden sind, führen Änderungen der Tag-Werte an einer Stelle nicht dazu, dass die Werte an der anderen Stelle aktualisiert werden. Wenn Sie beispielsweise die Tagwerte des Kontos ändern, werden die Tagwerte des Gegenkontos nicht aktualisiert. Dieses Verhalten hilft, Datenverlust zu verhindern, wenn ein Benutzer die Standardwerte manuell überschreibt.
    • Wenn Sie eine neue Zeile hinzufügen und eine neue Belegnummer zuweisen (die eine neue Transaktion darstellt), beginnt das Standardverhalten von vorne. Tagwerte aus den Zeilen eines Belegs werden nie als Standardwerte in die Zeilen eines anderen Belegs eingegeben.

  • Mehrzeiliger Gutschein:

    • Tag-Werte, die Sie dem Journalstapelkopf hinzufügen, werden als Standardwerte auf dem Konto jeder Zeile eingetragen, die dem Beleg hinzugefügt wird.
    • Die Tagwerte, die Sie dem Konto in der ersten Zeile hinzufügen, werden nicht als Standardwerte in das Konto der nächsten Zeile des Gutscheins eingetragen usw.

Finanzielle Tagwerte in Journalzeilen.

Standard-Tagwerte sind in den Stammdaten nicht vorhanden und stehen nicht als Standardwerte zur Verfügung. Beispielsweise besteht keine Möglichkeit, Standard-Tagwerte für Kunden oder Lieferanten zu definieren. Darüber hinaus werden Eigenschaften einer Transaktion selbst nicht automatisch als Standardwerte eingetragen. Beispielsweise wurde ein Tag erstellt, um den Kundennamen zu verfolgen. Wenn eine Transaktion einen Kunden enthält, wird der Name des Kunden standardmäßig nicht als Kunden-Tag-Wert verwendet. Der Wert muss manuell eingegeben oder importiert werden.

Standardwerte für Dokumente

Für Dokumente, genau wie für Journale, werden Tag-Werte nicht als Standardwerte aus den Stammdaten eingetragen, da in den Stammdaten keine Standard-Tag-Werte hinterlegt sind. Die meisten Dokumente, wie z. B. Verkaufsaufträge, folgen diese allgemeine Standardreihenfolge:

  1. Tag-Werte können in der Kopfzeile des Dokuments definiert werden.
  2. Tag-Werte aus der Kopfzeile werden als Standardwerte in den Zeilen des Dokuments verwendet.
  3. Tag-Werte aus den Zeilen des Dokuments werden als Standardwerte in den Buchhaltungsverteilungen verwendet (sofern das Dokument ein Quelldokument ist und Buchhaltungsverteilungen unterstützt).

Für die erstellten Buchhaltungseinträge werden die Tag-Werte wie folgt als Standardwerte eingegeben:

  • Nicht-Quelldokumente:

    • Die Tag-Werte für das Sammelkonto, wie z. B. Kreditoren oder Debitoren, werden standardmäßig aus der Kopfzeile eingegeben.
    • Alle anderen Konten, wie z. B. Ausgaben, Einnahmen, Steuern und Rabatte, verwenden standardmäßig die Tag-Werte aus den Zeilen.

  • Quelldokumente:

    • Die Tag-Werte für das Sammelkonto, z. B. Kreditoren oder Debitoren, werden standardmäßig entweder aus der Kopfzeile oder den Buchhaltungsverteilungen eingegeben, abhängig von den Hauptbuchparametern, die für Sammelkonten verwendet werden. (Gehen Sie zu Hauptbuch>Hauptbuch-Setup>Hauptbuchparameter.) Die Tagwerte werden standardmäßig gemäß derselben Logik eingegeben, die für die Finanzdimension-Werte für das Sammelkonto verwendet wird.
    • Alle anderen Konten, wie z. B. Ausgaben, Einnahmen, Steuern und Rabatte, verwenden standardmäßig die Tag-Werte aus den Buchhaltungsverteilungen.

Wenn ein Dokument über nachgelagerte Dokumente verfügt, werden die Tags aus dem Dokument übergeordnetes Element für die Dokumente untergeordnetes Element verwendet. Beispielsweise werden die Tag-Werte aus dem Kopf und den Zeilen des Verkaufsauftrags für die Buchhaltung verwendet, die für den Lieferschein und die Kundenrechnung erstellt wird, und zwar gemäß der zuvor beschriebenen Logik.

Prüfung

Wenn Tag-Werte für Transaktionen eingegeben werden, erfolgt weder während der Transaktionseingabe noch während der Transaktionsbuchung eine Validierung. Auch wenn ein Tag vom Werttyp Liste oder Benutzerdefinierte Liste definiert ist, werden die Tag-Werte nicht überprüft, um sicherzustellen, dass sie in der Liste vorhanden sind. Beispielsweise wird ein Tag vom Werttyp Liste erstellt und die Bestellnummer als Quelle der Liste ausgewählt. Obwohl eine Liste mit Bestellnummern angezeigt wird, kann der Benutzer eine Bestellnummer eingeben, die in der Liste nicht vorhanden ist.

Buchungen mit Tag-Werten

Nachdem eine Transaktion gebucht wurde, sind die Finanztags in den Zeilen des allgemeinen Eintrags Sachkonto verfügbar. Sie werden auf den Seiten Gutscheintransaktionen und Transaktionen zum Hauptkonto angezeigt. Die Finanztags werden in separaten Spalten angezeigt, damit sie einfacher sortiert und gefiltert werden können.

Für die Berichterstellung sind die Tags nicht Teil der Dimensionssätze. Daher ist es nicht möglich, für einen bestimmten Tag-Wert einen zusammengefassten Transaktionssaldo abzurufen. Wenn Sie sich beispielsweise die Bilanz ansehen, können Sie keine Salden pro Tag-Wert abrufen. Wenn Sie jedoch mit Drilldown ausführen die Salden aus der Bilanz nach unten scrollen, werden die Tag-Werte in den detaillierten Transaktionen angezeigt. Die detaillierten Transaktionen, einschließlich der Tag-Werte in separaten Spalten, können nach Excel exportiert und dort zusammengefasst werden, wenn Salden erforderlich sind.

Wenn ein Tag deaktiviert wird, bleiben die Tagwerte auf den gebuchten Transaktionen erhalten. Standardmäßig werden deaktivierte Tags nicht auf Anfrageseiten angezeigt. Sie können die Spalten jedoch hinzufügen, indem Sie Inaktive Finanztags anzeigen.

Es werden deaktivierte Tags angezeigt.

Korrigieren Sie die Tag-Werte nach dem Posten

Obwohl Finanztags für die Berichterstattung verfügbar sind, sind sie nicht Teil von Sachkonto und haben keine Auswirkungen auf die Finanzberichte. Da Tags nur für interne Analysen verwendet werden, sind Änderungen der Tag-Werte auch nach der Buchung der Transaktionen zulässig.

  1. Im Funktionsverwaltung Arbeitsbereich, aktivieren Sie die Funktion mit dem Namen Änderungen an internen Daten auf Hauptbuchbelegen zulassen. Mit dieser Funktion können einige Rollen die Beschreibung Feld der gebuchten Buchhaltungseinträge. Wenn das Finanztags Funktion ebenfalls aktiviert ist, wird diese Funktion erweitert, um Änderungen an den Tag-Werten zu ermöglichen.
  2. Nachdem die Funktion aktiviert wurde, gehen Sie zu Gutscheintransaktionen.
  3. Verwenden Sie die Abfrage, um die Transaktionen zu finden, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Auswählen die Zeilen in Gutscheintransaktionen und dann Auswählen Interne Gutscheindaten bearbeiten. Sie können nur ausgewählte Zeilen bearbeiten.

Bearbeiten von Tag-Werten in Gutscheintransaktionszeilen.

Auf der Seite werden die Zeilen angezeigt, die Sie in Gutscheintransaktionen, einschließlich des aktuellen Finanztags und des neuen Finanztags. Die aktuellen Tagwerte werden als Standardwerte für die neuen Tags eingetragen. Somit müssen Sie nicht alles nochmal manuell eingeben, sondern können nur die Fehler korrigieren. Mit der Schaltfläche Massenaktualisierung ausgewählter Datensätze können Sie Massenaktualisierungen durchführen. Massenaktualisierungen sind nützlich, wenn Sie großen Gruppen gebuchter Transaktionen Tag-Werte zuweisen möchten, die falsch waren oder für die keine Tag-Werte definiert wurden (beispielsweise weil sie gebucht wurden, bevor die Funktion aktiviert wurde).