Auftragsbuchung

Die Registerkarte Auftrag auf der Seite Bestandsbuchungsprofile wird verwendet, um zu steuern, wie Aufträge in das Hauptbuch gebucht werden. Für einen Auftrag werden zwei Hauptaktivitäten in das Hauptbuch gebucht:

• Lieferschein
• Rechnung

Damit eine physische Transaktion (Lieferschein) für einen Auftrag in das Hauptbuch gebucht werden kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Auf der Seite Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung muss das Kontrollkästchen Lieferschein auf Sachkonto buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Artikelmodellgruppe für den in der Auftragszeile ausgewählten Artikel muss das Kontrollkästchen Physischen Bestand auf Sachkonto buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Bestandsbuchungsprofil müssen für folgende Buchungsarten die Hauptkonten angegeben werden:
  • Kosten der gelieferten Einheiten
  • Gelieferter Wareneinsatz

Damit eine wertmäßige Transaktion (Rechnung) für einen Auftrag in das Hauptbuch gebucht werden kann, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Auf der Seite Artikelmodellgruppe für den in der Auftragszeile ausgewählten Artikel muss das Kontrollkästchen Wertmäßigen Bestand auf Sachkonto buchen aktiviert sein.
• Die Hauptkonten müssen auf der Seite Bestandsbuchungsprofil für folgende Buchungsarten angegeben werden:
  • Kosten der fakturierten Einheiten
  • Fakturierter Wareneinsatz
  • Umsatz
  • Rabatt*

Notiz

Das Rabattkonto ist optional. Viele Buchhaltungsvorschriften wie GAAP und IFRS verlangen, dass Rabatte den Umsatzerlös reduzieren, und daher werden diese Konten in vielen Szenarien nicht verwendet. Wenn die örtlichen Vorschriften dies zulassen, verwenden Sie ein separates Hauptkonto, um den rabattierten Teil des Verkaufspreises zu buchen.

Um den verzögerten (geschätzten) Umsatzerlöswert in das Hauptbuch zu buchen, wenn Sie einen Lieferschein für einen Auftrag generieren, müssen die folgenden Bedingungen erfüllt sein:

• Auf der Seite Artikelmodellgruppe für den in der Auftragszeile ausgewählten Artikel muss das Kontrollkästchen Physischen Bestand auf Sachkonto buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Artikelmodellgruppe muss das Kontrollkästchen Physischen Umsatzerlös buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung muss das Kontrollkästchen Lieferschein auf Sachkonto buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Parameter für Lager- und Lagerortverwaltung muss das Kontrollkästchen Physische Verkaufssteuer buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Debitorenparameter muss das Kontrollkästchen Lieferschein auf Sachkonto buchen aktiviert sein.
• Auf der Seite Bestandsbuchungsprofil müssen für folgende Buchungsarten die Hauptkonten angegeben werden:
  • Lieferschein-Umsatzerlös
  • Lieferschein-Umsatzerlös - Gegenkonto
  • Verzögerte Mehrwertsteuer bei Lieferung

Notiz

Wir empfehlen generell, die Optionen Physischen Bestand buchen und Lieferschein auf Sachkonto buchen zu aktivieren. Die Aktivierung dieser Optionen kann dazu beitragen, den Monatsabschluss zu beschleunigen, da keine Abgrenzungen manuell berechnet und gebucht werden müssen. Darüber hinaus spiegeln Finanzaufstellung die gestundeten Beträge automatisch ohne manuelles Eingreifen wider.

Wichtig

Die Option Physischen Umsatzerlös buchen wird nicht mit der Umsatzerlöserkennung verwendet. Weitere Informationen zur Umsatzrealisierung finden Sie unter Übersicht zur Umsatzrealisierung.

Beispiel für die Konfiguration eines Buchungsprofils

Die folgende Tabelle zeigt Beispiele für die Standardbuchungsarten mit beispielhaften Hauptkonten und Beschreibungen:

• Die Spalte Clearingkonto gibt an, dass es sich bei der Buchungsart um ein Verrechnungskonto handelt. Der auf diesem Konto gebuchte Betrag wird automatisch storniert, wenn eine spätere Transaktion gebucht wird.
• Bei der Spalte P/F steht P für physische Buchungen und F für Finanzbuchungen.
• Die Spalte Folgen gibt an, ob das Hauptkonto für eine bestimmte Buchungsart typischerweise mit einer anderen Buchungsart identisch ist. Der Wert in der Spalte gibt die Art der Buchung an, die normalerweise verwendet wird.

Notiz

Diese Hauptkonten und Hauptkontonamen sind nur Vorschläge. Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrem Buchhalter zusammenzuarbeiten, um die beste Konfiguration für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu ermitteln.

Buchungstyp	Hauptkontobeispiel	Hauptkonto-Namenbeispiel	Kontotyp	Soll/Haben?	Clearingkonto	P/F	Folgen	Description
Kosten der gelieferten Einheiten	140100 140101	Materialbestand Materialien versendet, nicht fakturiert	Anlage	Gutschrift	Ja	P	Kosten der fakturierten Einheiten	Wird verwendet, wenn ein Lieferschein zum Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zum Konto ist der Wareneinsatz der gelieferten Waren. Der auf diesem Konto vorhandene Betrag wird storniert, wenn eine Rechnung für einen Auftrag gebucht wird. Möglicherweise möchten Sie ein Konto für versandte, nicht in Rechnung gestellte Materialien verwenden, um den physischen Bestand darzustellen, und das Materialbestandskonto für die Finanzaktualisierung reservieren.
Gelieferter Wareneinsatz	500150	Verzögerter Wareneinsatz	Ausgaben	Belastung	Ja	P	Wird verwendet, wenn ein Lieferschein zum Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zum Konto sind die Kosten der gelieferten Einheiten. Der auf diesem Konto vorhandene Betrag wird storniert, wenn eine Rechnung für einen Auftrag gebucht wird.
Kosten der fakturierten Einheiten	140100	Materialbestand	Anlage	Gutschrift	Nein	Fr	Kosten der gelieferten Einheiten	Wird verwendet, wenn eine Rechnung zum Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zum Konto ist der Wareneinsatz der fakturierten Waren. Dieses Konto stellt den Bestand in Ihrer Bilanz dar.
Fakturierter Wareneinsatz	500100	COGS-Materialien (Wareneinsatz)	Ausgaben	Belastung	Nein	Fr	Wird verwendet, wenn eine Rechnung zum Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zum Konto sind die Kosten der fakturierten Einheiten. Dieses Konto repräsentiert den COGS (Wareneinsatz) auf Ihrer GuV-Aufstellung.
Umsatzerlös (Auftragsumsatzerlös*)	400100	Umsatzerlösmaterialien	Umsatzerlös	Gutschrift	Nein	Fr	Wird verwendet, wenn eine Rechnung zum Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zu diesem Konto ist das Übersichtskonto (Kundensaldo*) auf dem Debitorenbuchungsprofil.
Provision (Verkäufe, Provision*)	602150	Provisionsausgaben	Ausgaben	Belastung	Nein	Fr	Wird verwendet, wenn die Provision für einen Verkauf aktiviert und berechnet und während des Rechnungsvorgangs für den Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zu diesem Konto ist die zu zahlende Provision.
Provisionsgegenkonto (Verkauf, Provisionsgegenkonto*)	201110	Zahlbare Provisionen	Passivposten	Gutschrift	Ja	Fr	Wird verwendet, wenn die Provision für einen Verkauf aktiviert und berechnet und während des Rechnungsvorgangs für den Auftrag gebucht wird. Das Gegenkonto zu diesem Konto sind die Provisionsausgaben.
Verzögerter Umsatzerlös bei Lieferung (Verkäufe – Lieferschein-Umsatzerlös*)	401400	Aufgelaufene Verkäufe	Umsatzerlös	Gutschrift	Ja	P	Wird verwendet, wenn aufgeschobene Umsatzerlöse für die Lieferung aktiviert sind, und wird gebucht, wenn Sie einen Lieferschein zum Auftrag verarbeiten. Das Gegenkonto zu diesem Konto ist das Gegenkonto für verzögerte Umsatzerlöse. Die Beträge auf diesem Konto werden automatisch storniert, wenn Sie die Auftragsrechnung buchen.
Gegenkonto für verzögerten Umsatzerlösaus bei Lieferung (Verkäufe – Lieferschein-Umsatzerlös, Gegenkonto)*	130400	Debitoren – nicht fakturiert	Anlage	Belastung	Ja	P	Wird verwendet, wenn aufgeschobene Umsatzerlöse für die Lieferung aktiviert sind, und eine Buchung erfolgt, wenn Sie einen Lieferschein zum Auftrag verarbeiten. Das Gegenkonto zu diesem Konto sind die verzögerten Umsatzerlöse bei Lieferung. Die Beträge auf diesem Konto werden automatisch storniert, wenn Sie die Auftragsrechnung buchen.
Verzögerte Mehrwertsteuer bei Lieferung (Verkäufe, Lieferscheinsteuer*)	250500	Verzögerte Mehrwertsteuer	Passivposten	Gutschrift	Ja	P	Wird verwendet, wenn der verzögerte Umsatzerlös für die Lieferung aktiviert ist und „Physische Verkaufssteuer buchen“ aktiviert ist. Der Steuerbetrag wird gebucht, wenn Sie einen Lieferschein zum Auftrag verarbeiten.

*Die in dieser Tabelle in Klammern angezeigten Werte stellen den Wert dar, der im Feld Buchungsart auf der Seite Gutscheintransaktionen verwendet wird. Sie können den Buchungstyp auf der Seite Belegtransaktionen auf der Registerkarte Allgemein sehen.

Verkaufskategoriebuchung

Als Alternative zum Einrichten der Bestandsbuchung für alle Artikel, eine Gruppe von Artikeln oder einen einzelnen Artikel können Sie Kategorien einrichten und die Sachkontobuchung nach Verkaufskategorien steuern. Weitere Informationen zum Einrichten einer Kategoriehierarchie und zum Zuweisen von Kategorien zu Produkten finden Sie unter Eine Hierarchie der Produktklassifizierung erstellen und Ein Produkt mithilfe von Kategoriehierarchien klassifizieren.

Nachdem Sie eine Kategoriehierarchie erstellt haben, müssen Sie die Hierarchie einem oder mehreren Typen zuweisen. Um eine Kategoriehierarchie für Aufträge zu verwenden, müssen Sie die Kategorie dem Kategoriehierarchietyp „Verkauf“ zuweisen.

Umsatzerlösbuchung Verkaufskategorie erstellen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Sachkontobuchungen für einen Auftrag basierend auf einer Verkaufskategorie zuzuweisen:

1. Navigieren Sie zu Lagerverwaltung>Einstellungen>Buchung>Buchung.

2. Wählen Sie die Registerkarte Verkauf aus.

3. Wählen Sie das Optionsfeld für den Buchungstyp aus, den Sie konfigurieren möchten (z. B. Umsatzerlös).

4. Wählen Sie Neu aus.

5. Wählen Sie im Feld Artikelcode die Option Kategorie aus.

6. Wählen Sie im Feld Kategorierelation die Kategorie für das Buchungsprofil aus.

7. Wählen Sie im Feld Kontocode eine Option für Tabelle, Gruppe oder Alle aus. Um beispielsweise das Buchungsprofil auf alle Kunden anzuwenden, wählen Sie Alle aus.

   • Wenn Sie Tabelle in Schritt 6 ausgewählt haben, wählen Sie die entsprechende Lieferantennummer für das Buchungsprofil im Feld Kontorelation aus.
   • Wenn Sie Gruppe in Schritt 6 ausgewählt haben, wählen Sie die entsprechende Lieferantengruppe für das Buchungsprofil im Feld Kontorelation aus.
   • Wenn Sie Alle in Schritt 6 ausgewählt haben, bleibt das Feld Kontorelation leer.

8. Wählen Sie eine Mehrwertsteuergruppe aus, um dem ausgewählten Buchungstyp eine bestimmte Steuergruppe zuzuordnen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, gilt der Buchungstyp für alle vorhandenen Steuergruppen. Die für Steuergruppen angegebene Buchung gilt nur für Verkaufs- und Einkaufsbuchungen.

9. Geben Sie im Feld Hauptkonto die Kontonummer an, auf die der Kontotyp gebucht werden soll. Wählen Sie im Kontenplan eine vorhandene Kontonummer aus.