Übersicht über Kreditorenkonten im öffentlichen Sektor
In diesem Artikel werden die in Dynamics 365 Finance integrierten Funktionen für Kreditoren im öffentlichen Sektor beschrieben. Diese Funktionalität umfasst Bestellcodes, Buchungsdefinitionen, einmalige Lieferantenrechnungen, 1099-Steuerformulare, Barzahlungsrabatte, Lieferantenzertifizierungsarten, eine Zusammenfassung der Projektbuchhaltungsaktivitäten, elektronische Zahlungen, Deckblatt- und Unterschriftenseiten für Berichte, Bestellpositionsbeträge und Lieferantenrechnungsjournalseiten.
Welche Voraussetzungen müssen für die Einrichtung einer Kreditorenbuchhaltung im öffentlichen Sektor erfüllt sein?
Bevor Sie mit Anpassen den Einstellungen und der Eingabe Ihrer Daten beginnen, sollten Sie folgende Aufgaben erledigen:
- Anbieter einrichten.
- Richten Sie Nummerierungssysteme für Lieferanten, Bestellungen usw. ein.
- Entscheiden Sie, welche Bestellcodes und Nachrichten verwendet werden sollen.
Nachdem Sie die Voraussetzungen eingerichtet haben, müssen Sie möglicherweise die folgenden Kreditorenfunktionen einrichten:
Bestellcodes im öffentlichen Sektor – Sie können Codes und spezielle Nachrichten zur Bestätigung von Bestellungen erstellen. Durch die Bestätigung einer Bestellung wird der typische Einkaufsprozess umgangen. Sie autorisieren beispielsweise eine ungeplante Bestellung, indem Sie zum Zeitpunkt des Einkaufs eine Bestellnummer angeben, und nicht ein Dokument, das bereitgestellt wird, bevor der Artikel benötigt wird.
Notiz
Dies gilt auch für Beschaffung und Beschaffung.
Buchungsdefinitionen im öffentlichen Sektor – Mit Buchungsdefinitionen können Sie Nebenbucherfassungszeilen für Ursprungstransaktionen erstellen, die ausgewählte Kriterien erfüllen. Sie können beispielsweise mithilfe von Positionsdefinitionen mehrere ausgeglichene Hauptbucheinträge basierend auf Attributen wie Transaktionsarten und Konten erstellen.
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Dies gilt auch für das Hauptbuch, die Budgetierung und die Debitorenbuchhaltung.
Einmallieferanten im öffentlichen Sektor – Wenn keine Genehmigung oder kein Vertrag in Form einer Bestellung erforderlich ist, können Sie schnell eine oder mehrere Rechnungen erstellen, während Sie einen Datensatz für den Lieferanten anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Plan für einmalige Anbieter im öffentlichen Sektor.
Übersicht über das Formular 1099 im öffentlichen Sektor – Wenn Sie mit Lieferanten Geschäfte machen, die der US-amerikanischen Steuer 1099 unterliegen, müssen Sie den Betrag, den Sie an jeden Lieferanten zahlen, nachverfolgen und diese Informationen am Ende des Kalenderjahres melden. Organisationen des öffentlichen Sektors verwenden die Formulare 1099-G und 1099-S.
Notiz
Dies gilt auch für Beschaffung und Beschaffung.
Zusätzliche Funktionen für den öffentlichen Sektor
In den verbleibenden Abschnitten werden die Kreditorenbuchhaltungsfunktionen beschrieben, die für den öffentlichen Sektor verfügbar sind.
- Barzahlungsrabatte – Auswählen das auszugleichende Konto, wenn Barzahlungsrabatte auf Rechnungen gewährt werden.
- Lieferantenzertifizierungstypen – Definieren Sie einen Zertifizierungstyp für jede Lieferantenanforderung, die Sie verfolgen möchten.
- Zusammenfassung der Aktivitäten im Kaufvertrag – Geben Sie zusammenfassende Details zu Aktivitäten ein, die mit einem Kaufvertrag in Zusammenhang stehen.
- Elektronische Zahlungen – Geben Sie elektronische Zahlungen an Lieferanten an.
- Deckblatt und Unterschriftenseiten für Zahlungsberichte – Geben Sie an, welche Informationen auf den Deckblättern und Unterschriftenseiten eines Zahlungsberichts erscheinen sollen.
- Bestellpositionsbeträge – Zeigen Sie die Positionsbeträge einer Bestellung und alle Beträge an, die noch in Rechnung gestellt werden müssen, oder für Rechnungen, die noch ausstehen.
Wie kann ich Skonto auf Lieferantenrechnungen anwenden?
Sie verwenden die Seite Bargeldrabatte in der Kreditorenbuchhaltung oder Debitorenbuchhaltung, um das auszugleichende Konto zu Auswählen, wenn Bargeldrabatte auf Rechnungen angewendet werden. Sie können dies entweder für eine vorhandene oder eine neue Rechnung tun, die Sie erstellen. Skontocodes sind mit Kunden- und Lieferantenkonten verknüpft und werden auf Verkaufsaufträge und Einkaufsbestellungen angewendet. Im Inforegister Einrichtung können Sie im Feld Rabattgegenkonten entweder das angegebene Hauptkonto für Lieferantenrabatte oder in der Rechnungszeile angegebene Konten gegenbuchen.
Wie kann ich Zertifizierungsarten für Anbieter angeben und zuordnen?
Sie können Lieferantenorganisationen alle Arten von Zertifizierungen zuweisen, über die diese Lieferanten verfügen. Zu dieser Zertifizierung gehören berufliche Qualifikationen wie etwa eine Berufszulassung als Ingenieur oder eine Microsoft SQL Server Zertifizierung. Die Zertifizierung kann aber auch bestätigen, dass die Anbieter über eine Haftpflichtversicherung oder einen Minderheitenstatus verfügen oder dass sie verschiedene Umwelt- oder Verbraucherschutzstandards einhalten. Auf der Seite Zertifizierungstyp können Sie Zertifizierungstypen und -beschreibungen erstellen.
Wie kann ich zusammenfassende Informationen zur Kaufvertragsaktivität anzeigen oder eingeben?
Auf der Seite Kaufverträge in den Bereichen Kreditorenbuchhaltung oder Beschaffung können Sie zusammenfassende Details zu Aktivitäten eingeben, die mit einem Kaufvertrag in Zusammenhang stehen. Sie können dies entweder für einen bestehenden Kaufvertrag oder für einen neuen Kaufvertrag tun, den Sie erstellen. Beispiele hierfür sind Projektmeilensteine, geplante Termine für Zahlungen an einen Lieferanten oder die Termine, an denen für in einem Lieferantenvertrag aufgeführte Positionen eine Überprüfung ansteht.
Tipps
- Sie können eine eindeutige Nummer für die Aktivität auf der Juristische Personen Seite in der Organisationsverwaltung oder im Hauptbuch. Beim Auswählen der Aktivität im Kaufvertrag wird die Nummer automatisch vergeben.
- Sie können auch eine eindeutige Kennung für den Kaufvertrag einrichten, in der Zahlenfolgen Abschnitt über die Beschaffungs- und Sourcing-Parameter Seite. Beim Anlegen eines Kaufvertrages wird die Nummer automatisch vergeben.
Wie gebe ich elektronische Zahlungen an Lieferanten an?
Sie können die Zahlung einer Rechnung auf die Bankkonten mehrerer Lieferanten verteilen. Sie können Auswählen mehrere Bankkonten einrichten und jedem Konto einen Prozentsatz zuweisen. Basierend auf den ausgewählten Konten werden einzelne oder mehrere offene Transaktionen für die Rechnung erstellt. Sie können Zahlungen für jede Erfassungsposition erstellen, ohne eine Teilzahlung für jedes Kreditorenbankkonto zu erstellen.
Tipp
Beispielsweise liegt eine bestehende Bestellung für $100 vor und Bank A ist das Standardbankkonto des Lieferanten. In der Zahlungsauszahlungstabelle hat Bank A eine Zuteilung von 100 Prozent. (Wenn kein Standardbankkonto des Lieferanten vorhanden ist, ist die Tabelle leer.) Sie können die Zuordnung für Bank A auf 30 Prozent ändern und dann eine neue Zeile hinzufügen. Sie können in der neuen Zeile Auswählen eine andere Lieferantenbank, beispielsweise Bank B, angeben. Die Zuordnung für die neue Zeile wird dann automatisch auf 70 Prozent aktualisiert.
Wie kann ich Deckblätter und Unterschriftenseiten für Zahlungsberichte erstellen und drucken?
Wenn Sie Deckblatt- und Unterschriftenseiten für einen Zahlungsbericht erstellen, können Sie angeben, welche Informationen angezeigt werden sollen. Zu diesen Informationen gehören die Namen und Titel der Personen, die die vorgeschlagenen Zahlungen genehmigen sollen.
Wie kann ich die Beträge der Bestellpositionen anzeigen?
Sie können die Zeilenbeträge einer Bestellung anzeigen. Diese Beträge umfassen die aktuell bestellte Menge sowie alle erhaltenen oder in Rechnung gestellten Beträge. Darüber hinaus können Sie sich die noch zu fakturierenden Beträge bzw. die Beträge offener Rechnungen anzeigen lassen. Tipp: Sie zeigen beispielsweise eine Bestellzeile an, die Einkäufe enthält, die auf zwei Sachkonten gebucht sind. Ein Sachkonto ist für Artikel, die bei einem Lieferanten für Büromöbel bestellt werden. Das zweite Sachkonto ist für Bürobedarf. Die bestellte Menge entspricht der Summe aus Rechnungsbetrag, ausstehender Rechnung und Rechnungsrestbetrag. Die erhaltene Menge ist der Teil der bestellten Menge, der vom Lieferanten erhalten wurde.
Weitere Informationen finden Sie in folgenden Themen:
Hinzufügen eines Zertifizierungstyps zu einem Anbieter
Kontrollieren Sie den Zugriff auf Kaufverträge
Erstellen Sie einen einmaligen Lieferanten und eine einmalige Rechnung
Einen Lieferantenzertifizierungstyp erstellen
Importieren und erstellen Sie mehrere einmalige Lieferanten und Rechnungen