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Erfassungen berechnen, genehmigen und übertragen

Sie können Zeit- und Anwesenheitserfassungen erstellen und verwalten. Von Arbeitskräften vorgenommene Erfassungen müssen täglich berechnet, genehmigt und übertragen werden. Hierbei können Erfassungsfehler behoben, fehlende Erfassungen hinzugefügt und falsche Erfassungen gelöscht werden.

Tipp

Mithilfe von Zeit- und Anwesenheitsfunktionen können in der Fertigungssteuerung Zeit und Anwesenheit in einer Produktionsumgebung erfasst werden.

Berechnen von Erfassungen

Erfassungen werden anhand des Arbeitszeitprofils einer Arbeitskraft berechnet. Die berechneten Erfassungen schließen Arbeitszeit, entlohnte Zeit, entlohnte Überstundenzeit und Abwesenheitszeit ein. Die Berechnung wird normalerweise von einem Teamleitenden oder Supervisor vorgenommen. Sie können Berechnungsgruppen für Gruppen von Arbeitskräften einrichten. Damit können Sie sicherstellen, dass die Person, die die Erfassungen berechnet, nur Informationen über Arbeitskräfte in ihrem jeweiligen Team anzeigen kann.

Vor dem Berechnen von Erfassungen kann das Arbeitszeitprofil einer bestimmten Arbeitskraft außer Kraft gesetzt werden.

Wenn die erfasste Zeit nicht dem Arbeitszeitprofil einer Arbeitskraft entspricht, treten bei der Berechnung Fehler auf, zum Beispiel eine fehlende Abwesenheitszeiterfassung. Diese Fehler können behoben und die Erfassungen erneut berechnet werden.

Genehmigen von Erfassungen

Wenn alle Erfassungen fehlerfrei berechnet wurden, können sie genehmigt werden. Die Genehmigung wird normalerweise von einer anderen Arbeitskraft als derjenigen durchgeführt, die Erfassungen berechnet, z. B. von einem Gehaltssachbearbeitenden. Sie können für die jeweiligen Gruppen von Arbeitskräften Genehmigungsgruppen einrichten.

Vor dem Genehmigen der Erfassungen können die Lohnvereinbarungen für einzelne Arbeitskräfte außer Kraft gesetzt und manuelle Zulagen hinzugefügt werden.

Der Genehmigungsworkflow ist ein automatischer Genehmigungsprozess. Alle Erfassungen werden anhand der Regeln im Genehmigungsworkflow geprüft. Nur Abweichungen, die im Genehmigungsworkflow nicht akzeptiert wurden, müssen manuell genehmigt werden.

Die Arbeitskraft, die für die Berechnung der Erfassungen zuständig ist, beispielsweise ein Teamleitender, beginnt den Genehmigungsprozess. Die Arbeitskraft, die für die Genehmigung der Erfassungen zuständig ist, beispielsweise ein Gehaltssachbearbeitender, erhält nur dann eine Meldung hinsichtlich der Notwendigkeit einer manuellen Genehmigung, wenn einige Erfassungen nicht entsprechend dem Genehmigungsworkflows genehmigt werden konnten.

Wenn für bestimmte Arbeitskräfte Überstunden berechnet wurden, können diese Überstunden bestimmten Einzelvorgängen im Verlauf eines Tages zugeordnet werden. Dies ist relevant, wenn Einzelvorgangskosten auf Basis des Lohns von Arbeitskräften berechnet werden.

Im Verlauf der Genehmigung einer Erfassung müssen Sie ggf. weitere Informationen zu Abwesenheitszeiten eingeben. Wenn hierzu weitere Informationen benötigt werden, wird dies im Verlauf des Verfahrens angegeben.

Genehmigen von Erfassungen mithilfe des Workflows

Sie können einen Workflowgenehmigungsprozess einrichten, mit dem Erfassungen, die den im Workflow festgelegten Regeln entsprechen, automatisch genehmigt werden. Bei Verwendung der Workflowgenehmigung sendet der Benutzende, von dem die Erfassung berechnet werden (z. B. ein Teamleitender oder Supervisor) die berechneten Erfassungen zur Genehmigung. Im Workflowprozess werden die entsprechenden Genehmigungen und Aufgaben erstellt und gemäß den Einstellungen des Workflows den jeweiligen Benutzenden und Rollen zugewiesen.

Der Genehmigungsworkflow automatisiert den Genehmigungsprozesses und ermöglicht es Benutzenden mit Genehmigungsrechten, viele Arbeitskrafterfassungen in einem Schritt zu genehmigen. Nur Abweichungen, die im Genehmigungsworkflow nicht akzeptiert wurden, müssen manuell genehmigt werden.

Zwei Arten von Workflowgenehmigungen können in Zeit und Anwesenheit erstellt werden:

  • Workflow für Zeit und Anwesenheit – Tage gesamt – Der Workflow prüft Erfassungen z. B. gegen die erwarteten Anzahl von Arbeitsstunden für den Tag.

  • Workflow für Zeit und Anwesenheit-Journalerfassung – Der Workflow validiert jeden Registrierungstyp für das Datum der Erfassung. Die folgenden Journalerfassungstypen stehen zur Verfügung. Die Erfassungstypen werden abhängig von der Erfassung der Arbeitskraft automatisch in Zeit und Anwesenheit ausgewählt:

    • Bei der Erfassung in Zeit und Anwesenheit sowie der Fertigungssteuerung:

      • Einstempeln
      • Ausstempeln
      • Abwesenheit
      • Pause
      • Wechselcode
      • Projekt
      • Projekt – Aktivität
      • Indirekte Aktivität

    • Bei der Erfassung für Produktionseinzelvorgänge in der Fertigungssteuerung:

      • Warten davor
      • Einstellungen
      • Prozess
      • Überlappen
      • Transport
      • Warten danach
      • Assistenten starten
      • Assistenten stoppen

Übertragen von Erfassungen

Nachdem Erfassungen genehmigt wurden, können sie an einen periodischen Lohneinzelvorgang übertragen werden.

Eine übertragene Erfassung wird für die Aktivität oder den Einzelvorgang gebucht, auf die sie sich bezieht, z. B. einen Produktionsauftrag oder ein Projekt. Es werden auch anhand der Erfassungen Lohnabrechnungsbuchungen für jede Arbeitskraft generiert.

Stornieren von Erfassungen

Übertragene Erfassungen können storniert (rückgängig gemacht) werden. Das Stornieren von Erfassungen kann erfolgen, bis der Zahlungstransfer für die Lohnperiode ausgeführt wurde. Das bedeutet, dass die Lohndaten in eine externe Datei übertragen wurden. Die externe Datei kann in ein Lohnbuchhaltungssystem importiert werden.

Bei einem Storno werden alle Erfassungen widerrufen, und alle Buchungen, die für Produktionsaufträge oder Projekte erfolgt sind, werden ausgeglichen und damit neutralisiert.

Erfassungen vor oder nach der Berechnung ändern

Sie können die Erfassungen ändern, die von Arbeitskräften vorgenommen wurden, bevor oder nachdem Sie die Erfassungen berechnen.

Nachdem Sie Erfassungen berechnet oder genehmigt haben, können Sie auf der Registerkarte Fehler auf den Seiten Berechnen und Genehmigen eine Beschreibung von Fehlern anzeigen. Eine Fehlermeldung informiert Sie etwa darüber, dass Informationen zu Abwesenheitszeit einer Arbeitskraft fehlen.

Aktualisieren eines Abwesenheitseintrags

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Berechnen. Geben Sie im Dialogfeld Berechnen in den Feldern Datum und Berechnungsgruppe das Datum und die Berechnungsgruppe ein, für Sie Einträge berechnen möchten. Klicken Sie auf OK.

  2. Wählen Sie auf der Seite Berechnen die Arbeitskraft im oberen Bereich aus, und ändern Sie dann auf der Registerkarte Abwesenheit den Abwesenheitseintrag, der bei der Berechnung eingegeben wurde. Zudem können Sie STRG+N drücken, um eine neue Abwesenheitserfassung zu erstellen.

  3. Speichern Sie die Abwesenheitsdatensätze. Die Abwesenheitsdatensätze werden im unteren Bereich auf der Registerkarte Übersicht angezeigt.

  4. Führen Sie die Schritte 1 bis 3 für jede Arbeitskraft durch, für die ein Abwesenheitseintrag erforderlich ist.

Hinweis

Wenn Sie Erfassungen für eine Gruppe von Arbeitskräften berechnen, werden alle fehlenden Abwesenheitsdatensätze für die Arbeitskräfte automatisch erstellt. Für diese Abwesenheitsdatensätze müssen Sie nur die Abwesenheitscodes auswählen. Start- und Endzeiten werden automatisch während der Berechnung hinzugefügt.

Genehmigen von Wechselcodes für eine Arbeitskraft

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Berechnen. Geben Sie im Dialogfeld Berechnen in den Feldern Datum und Berechnungsgruppe das Datum und die Berechnungsgruppe ein, für Sie Wechselcodes genehmigen möchten. Klicken Sie auf OK.

  2. Wählen Sie auf der Seite Berechnen die Arbeitskraft im oberen Bereich aus und klicken Sie dann auf Wechselcode.

  3. Wählen Sie Genehmigt aus und schließen Sie die Seite.

Hinzufügen einer fehlenden Ausstempelerfassung

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Berechnen. Geben Sie im Dialogfeld Berechnen in den Feldern Datum und Berechnungsgruppe das Datum und die Berechnungsgruppe ein, für Sie Ausstempelerfassungen hinzufügen möchten. Klicken Sie auf OK.

  2. Wählen Sie im Formular Berechnen die Arbeitskraft im oberen Bereich aus und klicken Sie dann auf Ein- und Ausstempeln>Ausstempeln fehlt.

  3. Wählen Sie im Abschnitt Ausstempeln das Datum und Uhrzeit für die Ausstempelerfassung aus.

  4. Wählen Sie das Kontrollkästchen Positionen erstellen aus und klicken Sie dann auf OK.

Ausstempeln aller Arbeitskräfte in einer Berechnungsgruppe

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Berechnen. Geben Sie im Dialogfeld Berechnen in den Feldern Datum und Berechnungsgruppe das Datum und die Berechnungsgruppe ein, für Sie Einträge berechnen möchten. Klicken Sie auf OK.
  2. Klicken Sie auf der Seite Berechnen auf Ein- und Ausstempeln>Arbeitskräfte ausstempeln.
  3. Wählen Sie im Feld Profildatum das Ausstempeldatum aus. Klicken Sie auf OK.

Hinweis

Alle Arbeitskräfte in der ausgewählten Berechnungsgruppe werden gemäß ihrem Arbeitszeitprofil ausgestempelt.

Zeit- und Anwesenheitserfassungen übertragen

Erfassungen müssen in Erfassungen wie Produktions- oder Projekterfassungen übertragen werden.

Nachdem die Erfassungen der Arbeitskräfte genehmigt wurden und keine Fehler auftreten, können Sie die Erfassungen übertragen. Sie können Erfassungen auf einer der folgenden Weisen übertragen:

  • Übertragen von Erfassungen mithilfe eines Workflows.
  • Übertragen von Erfassungen mithilfe eines Batchauftrags.
  • Manuelles Übertragen von Erfassungen für eine Genehmigungsgruppe.
  • Manuelles Übertragen von Erfassungen für jeweils eine Arbeitskraft.

Übertragen von Erfassungen mithilfe eines Workflows

Ist ein Genehmigungsworkflow eingerichtet, um Erfassungen auf Basis vordefinierter Regeln zu genehmigen, werden alle genehmigten Erfassungen in die entsprechenden Erfassungen übertragen. Nur Abweichungen, die im Workflow nicht akzeptiert werden, müssen manuell bearbeitet werden. Das bedeutet, dass Genehmigung und Übertragung dieser Erfassungen von der Arbeitskraft durchgeführt werden, die für die Genehmigung der Erfassungen zuständig ist, beispielsweise ein Gehaltssachbearbeitender.

Übertragen von Erfassungen mithilfe eines Batchauftrags

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Genehmigen.
  2. Wählen Sie im Feld Datum das Genehmigungsdatum aus.
  3. Wählen Sie im Feld Genehmigungsgruppe Ihre Gruppe aus.
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren und dann auf Übertragen.
  5. Starten Sie den Batchauftrag.

Übertragen von Erfassungen für alle Arbeitskräfte in einer Genehmigungsgruppe

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Genehmigen.
  2. Wählen Sie im Feld Datum das Genehmigungsdatum aus.
  3. Wählen Sie im Feld Genehmigungsgruppe Ihre Gruppe aus.
  4. Klicken Sie auf Aktualisieren und auf Übertragen.
  5. Klicken Sie auf OK.

Hinweis

Sie können nur Erfassungen übertragen, die berechnet wurden und ohne Fehler genehmigt wurden.

Um eine Liste von Arbeitskrafterfassungen anzuzeigen, die Fehler in den Erfassungspositionen enthalten, klicken Sie auf Fehler anzeigen. Die Registerkarte Fehler enthält Informationen zum Fehlertyp.

Übertragen von Erfassungen für eine Arbeitskraft

Wenn ein Fehler in einer Arbeitskrafterfassung gefunden wird, können Sie die Erfassung übertragen, nachdem Sie den Fehler korrigiert haben.

  1. Wählen Sie auf der Seite Genehmigen im oberen Bereich die Arbeitskraft aus.
  2. Wählen Sie für die Arbeitskraft Übertragen aus.

Stornieren einer übertragenen Erfassung

Übertragene Erfassungen für einen Mitarbeitenden können storniert werden, bevor die Lohndaten für die Periode in das Lohnbuchhaltungssystem exportiert werden.

Um die übertragenen Erfassungen für eine Arbeitskraft zu stornieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Wählen Sie auf der Seite Genehmigen im oberen Bereich die Arbeitskraft aus.
  2. Leeren Sie das Kontrollkästchen Übertragen.

Fehler korrigieren und Erfassungen hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Personalverwaltung>Allgemeines>Zeit und Anwesenheit>Berechnen. Geben Sie im Dialogfeld Berechnen in den Feldern Datum und Berechnungsgruppe das Datum und die Berechnungsgruppe ein, für Sie Einträge berechnen möchten. Klicken Sie auf OK.
  2. Wählen Sie auf der Seite Berechnen im oberen Bereich die Arbeitskraft aus. Klicken Sie im unteren Bereich auf die Erfassung, die Sie ändern möchten, oder drücken Sie STRG+N, um eine neue Position hinzuzufügen.
  3. Geben Sie Daten für die Erfassungsposition ein.
  4. Um die Erfassungen der Arbeitskraft neu zu berechnen, aktivieren Sie im oberen Bereich auf der Registerkarte Übersicht die Option Berechnet.

Wichtig

Erstellen Sie keine neue Erfassungsposition für eine Ausstempelerfassung, wenn ein Mitarbeitender nicht ausgestempelt hat. Um fehlende Ausstempelregistrierungen zu erstellen, klicken Sie auf Ein- und Ausstempeln und wählen Sie dann die entsprechende Option aus. Nur diese beiden Optionen stellen sicher, dass die Ausstempelerfassung in die Tabelle Roherfassungen eingegeben wird. Roherfassungen bestimmen, ob die Arbeitskraft ein- oder ausgestempelt ist.

Siehe auch

Informationen zu Zeit und Anwesenheit

Mit Arbeitskräften kommunizieren und ihnen Arbeitsaufträge zuweisen

Arbeitszeit von Arbeitskräften erfassen