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Funktion „Ausgabeneintrag“ in der Übersicht des Zeit- und Ausgaben-Agents (Vorschauversion)

Von Bedeutung

Dieser Artikel bietet einen Überblick über die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Spesenagenten. Die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Spesenagenten vereinfacht und automatisiert den Prozess der Verwaltung von Mitarbeiter- oder Arbeitskosten innerhalb einer Organisation. Es reduziert den manuellen Aufwand, indem es Belege verarbeitet, Spesenzeilen generiert und Spesenabrechnungen mit minimalem Benutzereingriff erstellt.

Der Agent optimiert den Workflow, indem er es Benutzern ermöglicht, Belege an ein bestimmtes Postfach weiterzuleiten. Es extrahiert wichtige Details wie Betrag, Händler und Standort und gruppiert die damit verbundenen Ausgaben in umfassenden Berichten. Benutzer können diese Berichte über Microsoft Teams überprüfen, bearbeiten und übermitteln, was sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit verbessert. Der Agent verarbeitet auch Belege, die direkt in die Finanz- und Betriebs-Apps hochgeladen wurden.

Durch die Minimierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben ermöglicht die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Spesenagenten den Benutzern, sich auf höherwertige Aktivitäten zu konzentrieren, und verbessert die allgemeine Spesenabrechnung.

Funktionalität

Die Funktion "Speseneintrag" des Zeit- und Spesenagenten automatisiert den End-to-End-Prozess des Spesenmanagements, indem intelligente Workflows verwendet werden, um die Belegverarbeitung, die Erstellung von Spesenzeilen und die Berichterstellung zu handhaben. Es bietet folgende Funktionen:

  • Verarbeitung von Quittungen:
    Benutzer können Belege an ein freigegebenes Postfach weiterleiten oder sie direkt in Finanz- und Betriebsanwendungen hochladen. Das System extrahiert automatisch wichtige Details wie Betrag, Händler und Standort, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

  • Erstellung der Ausgabenzeile:
    Basierend auf den extrahierten Details generiert der Agent periodisch einzelne Spesenzeilen, die im System gespeichert und verfolgt werden, um zu einem zuverlässigen und konsistenten Spesenmanagement beizutragen.

  • Erstellung von Spesenabrechnungen:
    Das System gruppiert die zugehörigen Spesenzeilen in Berichten und organisiert sie logisch nach Projekt oder Reise. Diese Berichte werden nach einem regelmäßigen Zeitplan erstellt, der auf die organisatorischen Arbeitsabläufe abgestimmt ist. Benutzer können auch ihre Arbeitskalender für das freigegebene Postfach freigeben, sodass der Agent Kalenderdaten verwenden kann, um relevante Reisen oder Projekte zu identifizieren.

  • User-Friendly Überprüfung und Einreichung:
    Generierte Berichte werden in einer interaktiven Teams-Oberfläche angezeigt, in der Benutzer Details überprüfen, ändern oder aktualisieren können. Aktionen wie das Anhängen oder Trennen von Ausgabenzeilen und das Aktualisieren von Kategorien können nahtlos ausgeführt werden. Das System benachrichtigt Benutzer auch über alle Ausgaben, die gegen Organisationsrichtlinien verstoßen, die in Finanz- und Betriebsanwendungen konfiguriert wurden. Benutzer können Berichte zur Genehmigung über Teams übermitteln oder die Option In Ausgaben öffnen auswählen, um sie direkt in Finanz- und Betriebsanwendungen zu bearbeiten und zu übermitteln.

  • Flexible Konfiguration:
    Administratoren können die Häufigkeit der Berichterstellung konfigurieren und die Gruppierungslogik (nach Reise oder nach Projekt) in den Parametern für die Ausgabenverwaltung auswählen.
    Beispiel:

    • Wenn Mitarbeiter in der Regel Ausgaben mit Projekten verknüpfen, analysiert der Agent aktive Projekte und ordnet die Ausgaben entsprechend zu.
    • Wenn Ausgaben für dienstliche Reisen anfallen, gruppiert der Agent diese auf der Grundlage von Standortdaten wie Stadt oder Land.

  • Überwachen von Agent-Workflows:
    Administratoren können den Status einzelner Workflows mithilfe von Microsoft Power Apps verfolgen. Dies hilft bei der Überwachung der Leistung und der Gewinnung von Einblicken in die Nutzung. Um auf die App zuzugreifen, öffnen Sie Expense Agent Workflow in Power Apps.

Bekannte Einschränkungen

Während die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Kostenagenten viele Aspekte des Spesenmanagements vereinfacht, sollten die folgenden Einschränkungen berücksichtigt werden:

  • Möglicherweise ist ein manueller Eingriff erforderlich:
    Obwohl der Agent den Aufwand reduziert, müssen Benutzer möglicherweise extrahierte Daten überprüfen oder korrigieren, um Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.

  • Die Leistung hängt von der Qualität des Empfangs ab:
    Das System kann mit Belegen von schlechter Qualität zu kämpfen haben. Wenn Belege unleserlich sind oder wichtige Details (Betrag, Händlername, Standort oder Währung) fehlen, können sie möglicherweise nicht verarbeitet werden. In solchen Fällen werden die Benutzer benachrichtigt.

  • Automatisch generierte Berichtstitel:
    Berichtstitel werden auf der Grundlage von zugeordneten Reisen oder Projekten erstellt. Benutzer, die benutzerdefinierte Namen bevorzugen, können Titel direkt in Dynamics 365 Finance and Operations bearbeiten. Während der Agent Ausgaben nach Standort (z. B. Stadt oder Land) gruppiert, können Benutzer Ausgaben trennen und neu organisieren, wenn die Gruppierung nicht zufriedenstellend ist.

  • Kategorievorschläge müssen möglicherweise angepasst werden:
    Der Agent ordnet Ausgaben vordefinierten Kategorien (z. B. Flug, Mahlzeit, Mietwagen) zu, basierend auf der besten Übereinstimmung. Wenn die ausgewählte Kategorie nicht geeignet ist, können Benutzer sie vor der Übermittlung in Teams oder Finance and Operations aktualisieren.