Überblick über Spesen-Agenten (Vorschau)

Von Bedeutung

Gilt für Dynamics 365 Project Operations Integriert mit ERP und Dynamics 365 Project Operations für die Fertigung

Hinweis

Community-Interessensgruppen sind jetzt von Yammer zu Microsoft Viva Engage gewechselt. Um der Spesenverwaltung Viva Engage Community beizutreten und an den neuesten Diskussionen teilzunehmen, besuchen Sie https://engage.cloud.microsoft/main/org/microsoft.com/groups/eyJfdHlwZSI6Ikdyb3VwIiwiaWQiOiIyMzc5MzM4OTU2ODAifQ und fordern Sie den Zugriff an.

Von Bedeutung

Die Spesenabrechnung ist eine der häufigsten – und am frustrierendsten – Aufgaben für Mitarbeiter und Finanzteams. Trotz ihrer Bedeutung bleibt der Prozess weitgehend manuell und fehleranfällig, da benutzer darauf angewiesen sind, Bestätigungen korrekt zu interpretieren, Daten einzugeben und Richtlinien zu verstehen. Das Ergebnis ist verlorene Produktivität, Verzögerungen, Überarbeitungen und geringe Akzeptanz von Spesensystemen. Gleichzeitig haben sich Mitarbeiter an KI-unterstützte Erfahrungen in ihrer täglichen Arbeit gewöhnt. Tools für Suche, Zusammenarbeit und Produktivität erwarten bereits Absichten und minimieren den manuellen Aufwand. Die Spesenverwaltung sollte nicht anders sein.

Herkömmliche Spesenprozesse belasten die Benutzer – manuelles Extrahieren von Details aus Quittungen, Ausfüllen mehrerer Felder, Auswählen der richtigen Kategorien und Beschreibungen und Navigieren in Richtlinien ohne Kontext. Zu häufig verbringen Mitarbeiter mehr Zeit mit der Korrektur der Ausgaben als mit der Übermittlung. Expense Agent verändert die Erfahrung. Durch das Verständnis von Bestätigungen, das Ableiten wichtiger Details und das Leiten von Benutzern durch die Spesenerstellung hilft Spesenagent, sicherzustellen, dass Ausgaben zum ersten Mal korrekt abgeschlossen werden. Unterstützt von KI bringt Spesenagent intuitive, geführte Unterstützung in die Spesenabrechnung – reduzierung des Aufwands, Verbesserung der Genauigkeit und Vereinfachung der End-to-End-Erfahrung. Sie ermöglicht es Mitarbeitern, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren, während Finanzteams von saubereren, kompatibleren Spesendaten profitieren.

Funktionalität

Der Ausgaben-Agent automatisiert den End-to-End-Ausgabenverwaltungsprozess mithilfe intelligenter Workflows zur Behandlung der Belegverarbeitung, der Erstellung von Ausgabenzeilen und der Berichterstellung. Es bietet die folgenden Funktionen:

1. Belegverarbeitung

Spesenagent unterstützt mehrere Möglichkeiten zum Hochladen von Quittungen, sodass Benutzer Ausgaben von überall dort erfassen können, wo sie arbeiten. Sobald Quittungen hochgeladen wurden, verarbeitet der Agent sie und erstellt automatisch Spesenpositionen.

1. Outlook (freigegebenes Postfach)

Mitarbeiter können einfach Bestätigungen an ein bestimmtes freigegebenes Postfach weiterleiten. Der Spesenagent überwacht den Posteingang, extrahiert wichtige Details wie Händlername, Datum, Betrag und Währung und erstellt Spesenpositionen, die später zur Überprüfung und Übermittlung in Spesenabrechnungen gruppiert werden.

2. Spesen-App für Mobile Endgeräte

Mitarbeiter können Quittungen mithilfe der Spesen-Mobile-App erfassen oder hochladen. Der Agent verarbeitet diese Quittungen, indem relevante Details extrahiert und Speseneinträge automatisch erstellt werden. Dieser Einstiegspunkt ist ideal für Unterwegs-Mitarbeiter, die Ausgaben einreichen möchten, ohne auf einen Laptop zuzugreifen.

3. Dynamics 365 Finance & Operations

Für Benutzer, die direkt in Dynamics 365 Finance und Operations arbeiten, verarbeitet auch der Expense Agent Belege, die innerhalb der Anwendung hochgeladen werden. Wenn Quittungen in der App hochgeladen werden, überwacht der Agent nicht angefügte Quittungen und wandelt sie in Spesenzeilen um, sodass Benutzer Ausgaben schneller mit minimalem manuellen Aufwand erledigen können.

2. Spesenzeilen aus Quittungen erstellen

Das Erstellen von Spesenpositionen aus Quittungen ist eine der zeitaufwendigen und fehleranfälligsten Schritte in der Spesenabrechnung. Mitarbeiter müssen häufig belege manuell lesen, Händlerinformationen interpretieren, die richtigen Kategorien auswählen und mehrere Felder richtig auffüllen. Der Spesenagent vereinfacht diesen Prozess, indem KI verwendet wird, um automatisch genaue Spesenpositionen direkt aus Quittungen zu erstellen.

Wenn eine Bestätigung hochgeladen wird, analysiert Spesenagent intelligent den Inhalt des Belegs – unabhängig davon, ob es sich um ein Bild oder eine PDF handelt. Es identifiziert wichtige Informationen wie Händlername, Datum, Währung, Gesamtbetrag. Basierend auf diesem Verständnis erstellt der Spesenagent automatisch eine Ausgabenzeile mit den relevanten Feldern, die vorab ausgefüllt sind.

Über die grundlegende Extraktion hinaus nutzt die Expense-Agent-Software kontextuelle Intelligenz. Sie leitet die am besten geeignete Spesenkategorie ab und schlägt auch Beschreibungen vor. Dieser geführte, KI-gesteuerte Ansatz reduziert die manuelle Dateneingabe und die Schätzarbeit für Mitarbeiter. Spesenpositionen werden schneller erstellt, mit höherer Genauigkeit und mit weniger Richtlinienverletzungen. Mitarbeiter können sich auf die Überprüfung und Bestätigung der Kosten konzentrieren, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen.

3. Automatische Zuordnung von Ausgaben mit Belegen

Das Abgleichen von Quittungen mit den richtigen Speseneinträgen ist häufig ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Schritt in der Spesenabrechnung. Die Funktion "Automatische Übereinstimmung" des Spesenagenten verwendet KI, um Quittungen intelligent den entsprechenden Spesenpositionen zuzuordnen, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Genauigkeit von Anfang an zu verbessern. Wenn im System bereits Kreditkartentransaktionen vorhanden sind und Mitarbeiter Quittungen zur Verarbeitung übermittelt haben, analysiert der Spesen-Agent diese Eingänge automatisch und stimmt diese mit den entsprechenden Kreditkartentransaktionen überein – wodurch die Erfahrung optimiert und der Bedarf an manuellen Korrekturen minimiert wird.

4. Aufwendungen automatisch auflisten

Die Aufschlüsselung von Ausgaben ist einer der zeitaufwendigsten und fehleranfälligsten Schritte im Spesenabrechnungsprozess. Dieser Schritt ist besonders schwierig für Quittungen, die mehrere Positionen umfassen, z. B. Mahlzeiten, Hotelraumkosten, Hotelsteuern und gemischte Einkäufe. Der Ausgaben-Agent vereinfacht die Elementisierung, indem KI verwendet wird, um Quittungen automatisch zu verstehen und in genaue, kompatible Spesenpositionen aufzuteilen.

Wenn Sie einen Beleg hochladen, analysiert der Spesenagent den Beleginhalt, um einzelne Artikel, Beträge, Steuern, Tipps und Summen zu identifizieren. Der Agent erstellt intelligent detaillierte Spesenpositionen und schlägt passende Unterkategorien und Beschreibungen vor, basierend auf den vom Unternehmen definierten Kategorien und Unterkategorien.

5. Generierung von Spesenabrechnungen

Das System gruppiert verwandte Spesenpositionen in Berichte und organisiert sie logisch nach Projekt oder Reise. Das System generiert die Berichte zu einem regelmäßigen Zeitplan, der an Organisationsworkflows ausgerichtet ist. Wenn Benutzer ihren Arbeitskalender für das freigegebene Postfach freigeben, kann der Agent Kalenderdaten verwenden, um relevante Reisen oder Projekte zu identifizieren.

6. Benutzerfreundliche Überprüfung und Einreichung von Berichten

Generierte Berichte werden in einer interaktiven Teams-Benutzeroberfläche angezeigt, auf der Benutzer Details überprüfen oder aktualisieren können. Benutzer können nahtlos Aktionen ausführen, z. B. das Anfügen oder Trennen von Spesenpositionen und das Aktualisieren von Kategorien. Das System benachrichtigt Die Benutzer, wenn Ausgaben gegen Organisationsrichtlinien verstoßen, die in Finanz- und Betriebs-Apps konfiguriert sind. Benutzer können auch Berichte zur Genehmigung über Teams übermitteln. Alternativ können sie in Ausgaben öffnen wählen , um Berichte direkt in Finanz- und Betriebs-Apps zu bearbeiten und zu übermitteln.

Bekannte Einschränkungen

Obwohl der Spesenagent viele Aspekte der Spesenverwaltung vereinfacht, beachten Sie die folgenden Einschränkungen:

  • Möglicherweise ist ein manueller Eingriff erforderlich. Obwohl der Agent den Aufwand verringert, müssen Benutzer möglicherweise extrahierte Daten überprüfen oder korrigieren, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
  • Die Leistung hängt von der Belegqualität ab. Das System kann Schwierigkeiten mit unzureichenden Quittungen haben. Belege, die unleserlich oder fehlende wichtige Details (z. B. Betrag, Händlername, Standort oder Währung) sind, können nicht verarbeitet werden. In diesen Fällen werden die Benutzer benachrichtigt.
  • Möglicherweise benötigen automatisch generierte Berichtstitel Anpassungen. Das System generiert Berichtstitel basierend auf zugeordneten Reisen oder Projekten. Benutzer, die benutzerdefinierte Benennung bevorzugen, können Titel direkt in Finanz- und Betriebs-Apps bearbeiten. Obwohl die Agentengruppe Ausgaben nach Standort (z. B. nach Stadt oder Land/Region) zusammenfasst, können Benutzer die Ausgaben lösen und neu organisieren, wenn die Gruppierung nicht zufriedenstellend ist.
  • Kategorievorschläge können Anpassungen erfordern. Der Agent ordnet Ausgaben basierend auf der besten Übereinstimmung zu vordefinierten Kategorien (z. B. Flug, Mahlzeit oder Mietwagen) zu. Wenn die ausgewählte Kategorie nicht geeignet ist, können Benutzer sie vor der Übermittlung in Teams- oder Finanz- und Betriebs-Apps aktualisieren.
  • Last updated on