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Häufig gestellte Fragen zu verantwortungsvoller KI für die Funktion „Ausgabeneintrag“ des Zeit- und Ausgaben-Agents (Vorschauversion)

Von Bedeutung

In diesen FAQ finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur KI-Technologie, die in der Funktion "Speseneintrag" des Zeit- und Spesenagenten verwendet wird. Dazu gehören auch wichtige Überlegungen und Details dazu, wie KI verwendet wird, wie sie getestet und bewertet wurde und welche spezifischen Einschränkungen bestehen.

Was ist die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Kostenagenten?

Die Funktion "Speseneintrag" des Zeit- und Spesenagenten automatisiert das Spesenmanagement, indem sie Belege verarbeitet, Spesenzeilen erstellt und Berichte mit minimalen Benutzereingaben generiert. Es reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Berichterstellung, indem es Benutzern ermöglicht, Belege an ein freigegebenes Postfach weiterzuleiten oder sie direkt in Dynamics 365 Project Operations hochzuladen.

Der Agent extrahiert wichtige Details wie Betrag, Händler und Standort und gruppiert die damit verbundenen Ausgaben in Berichten. Benutzer können diese Berichte über Microsoft Teams überprüfen und übermitteln, wodurch der Prozess schneller und genauer wird.

Durch die Reduzierung des Zeitaufwands für administrative Aufgaben hilft der Agent den Mitarbeitern, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Was kann die Funktion "Speseneintrag" des Zeit- und Spesenagenten tun?

Die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Spesenagenten automatisiert den gesamten Lebenszyklus des Spesenmanagements mithilfe intelligenter Workflows. Zu den Kernfunktionen gehören:

  • Verarbeitung von Quittungen:
    Benutzer können Belege an ein freigegebenes Postfach weiterleiten oder sie in Dynamics 365 Project Operations hochladen. Der Agent extrahiert automatisch wichtige Details wie Betrag, Händler und Standort und macht die manuelle Dateneingabe überflüssig.

  • Erstellung der Ausgabenzeile:
    Basierend auf den extrahierten Daten generiert der Agent periodisch einzelne Ausgabenzeilen, die im System gespeichert und nachverfolgt werden.

  • Erstellung von Spesenabrechnungen:
    Zugehörige Ausgabenzeilen werden in zusammenhängenden Berichten gruppiert, die nach Projekt oder Reise organisiert sind. Diese Berichte folgen einem geplanten Rhythmus, der auf die organisatorischen Arbeitsabläufe abgestimmt ist.

  • User-Friendly Überprüfung und Einreichung:
    Berichte werden in einer interaktiven Teams-Oberfläche angezeigt, in der Benutzer Zeilen überprüfen, bearbeiten, anhängen oder trennen und Kategorien aktualisieren können. Das System weist auf Verstöße gegen konfigurierte Spesenrichtlinien hin. Bei Bedarf können Benutzer Begründungen direkt in Teams bereitstellen. Nach der Überprüfung können Berichte zur Genehmigung eingereicht werden, was dazu beiträgt, die Gesamtzykluszeit zu verkürzen.

Diese umfassende Funktionalität hilft Unternehmen, die Kosteneffizienz zu verbessern, manuelle Eingaben zu reduzieren und die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen.

Was sind die Verwendungszwecke der Spesenerfassungsfunktion des Zeit- und Spesenagenten?

Die Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Speseneintragungsagenten wurde entwickelt, um Folgendem zu dienen:

  • Automatisieren Sie die Eingabe von Spesendaten:
    Verarbeiten Sie Belege und Rechnungen automatisch, um manuelle Eingaben zu reduzieren und die Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern.

  • Erleichtern Sie die Erstellung von Berichten:
    Gruppieren Sie die damit verbundenen Ausgaben logisch in projekt- oder reisebasierten Berichten und vereinfachen Sie so die Einreichung.

  • Steigern Sie die Produktivität:
    Schaffen Sie Freiräume für Ihre Mitarbeiter, indem Sie repetitive Aufgaben rationalisieren und ihnen ermöglichen, sich besser auf strategische Verantwortlichkeiten zu konzentrieren.

Wie wurde die Funktion "Speseneintrag" des Zeit- und Spesenagenten bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?

  • Das System wurde durch wiederholte automatisierte und manuelle Tests evaluiert, um die generierten Ergebnisse mit den erwarteten Ergebnissen auf Genauigkeit zu vergleichen.

  • Es wurde ein Red-Teaming-Prozess durchgeführt, um Risiken und mögliche Schäden zu bewerten und so sicherzustellen, dass die Reaktionen fundiert und zuverlässig sind.

  • Das System wurde strengen internen Bewertungen unterzogen, die sich an den Responsible AI-Standards von Microsoft orientieren. Diese Bewertungen decken Bereiche wie Sicherheit, Datenschutz, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und verantwortungsvolle Bereitstellung ab.

Was sind die Einschränkungen der Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Kostenagenten? Wie können Benutzer ihre Auswirkungen minimieren?

  • Unterstützte Sprachen:
    Der Agent unterstützt derzeit nur Belege auf Englisch.

  • Notwendigkeit eines Benutzereingriffs:
    Benutzer müssen möglicherweise gelegentlich extrahierte Daten überprüfen oder korrigieren, um die Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten.

  • Abhängigkeit von der Wareneingangsqualität:
    Es kann sein, dass das System bei unklaren oder unvollständigen Belegen nicht gut funktioniert. Wenn wichtige Informationen wie Betrag, Händlername, Standort oder Währung fehlen oder unleserlich sind, wird der Beleg nicht verarbeitet und der Benutzer wird benachrichtigt.

  • Automatisch generierte Berichtstitel und Gruppierung:
    Die Benennung von Berichten erfolgt auf der Grundlage von Projekten oder Reisen. Benutzer, die benutzerdefinierte Titel bevorzugen, müssen diese in Project Operations bearbeiten. Das System versucht, Ausgaben basierend auf dem Standort zu gruppieren. Benutzer können Ausgaben jedoch nach Bedarf manuell trennen und neu gruppieren.

  • Kategoriedifferenzen:
    Das System schlägt Kategorien vor, die auf der Best-Fit-Logik basieren. Benutzer können Kategorien in Teams oder direkt in Project Operations anpassen, bevor sie einreichen.

Welche Betriebseinstellungen ermöglichen eine effektive und verantwortungsvolle Nutzung der Funktion "Spesenerfassung" des Zeit- und Kostenagenten?

  • Administratoren können die Funktion über die Einstellungen für die Funktionssteuerung aktivieren oder deaktivieren. Sie können auch konfigurieren, ob Ausgaben nach Projekt oder Reise gruppiert werden, und die Benachrichtigungshäufigkeit für nicht eingereichte Berichte festlegen.

  • Wenn Probleme mit der Systemausgabe auftreten, können Administratoren die Funktion sofort mit denselben Steuerungseinstellungen deaktivieren.

  • Das System kennzeichnet alle Ausgaben, die gegen konfigurierte Organisationsrichtlinien verstoßen. Wenn eine Richtlinie die Einreichung von nicht konformen Ausgaben verbietet, müssen Benutzer diese Ausgaben vor der Einreichung abtrennen.

  • Die Funktionalität des Agents wurde in Übereinstimmung mit den Responsible AI-Prinzipien von Microsoft überprüft. Wenn die übermittelten Eingaben außerhalb der akzeptablen Grenzen liegen, kann der Agent die Verarbeitung überspringen und den Benutzer entsprechend benachrichtigen.

Wie gebe ich Feedback zur Funktion "Speseneintrag" des Zeit- und Spesenagenten?

  • Benutzer können mit der Option "Daumen hoch/Daumen runter" in Teams schnelles Feedback geben.

  • Allgemeines Feedback kann auch über den Kanal "Project Operations Teams" oder durch Einreichen einer Supportanfrage geteilt werden.