Vorauszahlungen und Verträge auf Vorschussbasis

Gilt für: Project Operations für Ressourcen/nicht vorrätige Szenarien, Lite-Bereitstellung – Abwicklung der Proforma-Rechnungsstellung

Dynamics 365 Project Operations unterstützt Retainer-basierte Verträge. Ein Retainer-basierter Vertrag ist ein ausgehandelter Satz gleichmäßig verteilter Zahlungen, die dem Kunden während der gesamten Dauer eines Projekts in Rechnung gestellt werden. Diese Art von Vertrag wird in der Regel für zeit- und material- oder verbrauchsbasierte Abrechnungsmodelle verwendet, bei denen dem Kunden ein vorhersehbarer Rechnungs- und Zahlungsplan vorgelegt werden muss. Die in jeder Periode aufgelaufenen tatsächlichen Umsatzerlöse werden mit der vom Kunden zu Beginn der Periode erhaltenen Zahlung abgeglichen. Entsprechend dem Konzept des Zeit- und Materialabrechnungsmodells können die in den einzelnen Perioden anfallenden Erlöswerte mit den angefallenen Kosten variieren. Wenn der aufgelaufene Umsatz höher ist als der zu Beginn der Periode erhaltene Betrag, könnte das Projektlieferunternehmen:

• Stellen Sie dem Kunden nur den Überschuss in Rechnung.
• Verschieben Sie den Abgleich des Umsatzes auf den nächsten Abrechnungszeitraum und erstellen Sie am Ende des Projekts eine abschließende Abrechnung für alle verbleibenden nicht abgestimmten Umsatzerlöse

Der Hauptunterschied zwischen einem Retainer-basierten Vertragsmodell und einem Festpreisvertragsmodell in Project Operations besteht darin, dass beim Festpreisvertragsmodell der Rechnungsbetrag nicht an die angefallenen Kosten gebunden ist. Die Rechnungsstellung folgt einem meilensteinbasierten Ansatz, der sich an den für diesen Zeitraum angefallenen Kosten orientiert. In einem auf Vorschüssen basierenden Vertrag werden Umsatzerlöse, die fakturiert werden können, basierend auf der Abrechnungsmethode in der Vertragszeile erfasst. Wenn es sich bei der Abrechnungsmethode um Zeit und Material handelt, ist der fakturierbare Umsatz an die in einem bestimmten Zeitraum angefallenen Kosten gebunden und kann von Periode zu Periode variieren. Dem Kunden wird jedoch nur der Betrag in Rechnung gestellt, der auf dem periodischen Vorschuss steht. Das System verwendet eine weitere Rechnung am Ende der Periode, um die in der Periode erfassten abrechenbaren Erlöse mit dem Betrag abzugleichen, der dem Kunden zu Beginn der Periode in Rechnung gestellt wurde.

Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass die Kosten des Kunden im Gegensatz zu einem typischen Zeit- und Materialmodell in der Festhonorar-Vereinbarung vorhersehbar werden. Die Organisation, die das Projekt durchführt, hat auch einen gewissen Spielraum, um das Risiko abzudecken, dass die Kosten wieder hereingeholt werden, die aufgrund von Umfangserhöhungen entstehen, die ein Festpreismodell nicht ermöglicht hätte.

Zusätzlich zu einem periodischen, auf Vorschüssen basierenden Zeitplan kann Project Operations einen einmaligen Vorschuss eines Kunden erfassen und diesen mit den verschiedenen Projektkostenkomponenten abgleichen.

Der Vorschuss in Project Operations kann erst verwendet werden, wenn er dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Dies wird durch die folgenden Felder im Teilraster für Vorschüsse und Einbehalte angezeigt.

Feld	BESCHREIBUNG	Nachgelagerte Auswirkungen
Verfügbare Menge	Der Betrag, der zur Verwendung im Vorauszahlungs- oder Vorschussdatensatz verfügbar ist.	Bis der Vorschuss oder die Anzahlung in Rechnung gestellt wird, steht er nicht zur Verfügung, was bedeutet, dass der verfügbare Betrag bei Null liegt.
Verwendete Menge	Der Betrag, der bereits für die Honorarvorauszahlung oder den Vorschuss verwendet wurde.	Ein Vorschuss oder eine Vorauszahlung kann teilweise auf einer Rechnung mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen werden, wobei ein Teil als bereits verwendet oder verbraucht gekennzeichnet ist. Der Rest des Vorschuss- oder Retainerbetrags kann mit einer künftigen Rechnung mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen werden.