Mobile Ausgabenapp (veraltet)

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Gilt für: Project Operations für Ressourcen/nicht vorrätige Szenarien, Lite-Bereitstellung – Abwicklung der Proforma-Rechnungsstellung

Dieser Artikel enthält Informationen über den mobilen Arbeitsbereich Ausgabenverwaltung. Mit diesem Arbeitsbereich können Benutzer einen Beleg erfassen und hochladen, um ihn später zu einem Spesenbericht hinzuzufügen. Benutzer können mithilfe einer angehängten Quittung auch schnell eine Ausgabenzeile erstellen und ihre Spesenabrechnungen erstellen und verwalten. Darüber hinaus können Genehmigende den mobilen Arbeitsbereich Ausgabenmanagement nutzen zum Anzeigen der ihnen zugewiesenen Spesenabrechnungen und zum Genehmigen oder Ablehnen dieser Spesenabrechnungen.

Dieser mobile Arbeitsbereich soll zusammen mit der Dynamics 365 Unified Ops mobile App verwendet werden.

Viele Organisationen verlangen, dass eine Kopie einer Quittung einer reisebezogenen oder geschäftlichen Ausgabenabrechnung beigefügt wird, die ein Mitarbeiter zur Erstattung einreicht. Mit dem mobilen Arbeitsbereich Ausgabenmanagement können Benutzer schnell neue Spesenabrechnungen auf dem mobilen Gerät ihrer Wahl erstellen, indem sie ein beigefügtes Foto einer Quittung verwenden. Alternativ können Benutzer ein Foto einer Quittung aufnehmen und später an eine Ausgabenabrechnung anhängen. Mitarbeiter können auch ihre Ausgabenabrechnungen erstellen und verwalten und sie dann mithilfe ihres Mobilgeräts zur Genehmigung und Erstattung einreichen.

Insbesondere der mobile Arbeitsbereich Ausgabenmanagement lässt Benutzer folgende Aufgaben ausführen:

  • Machen Sie ein Foto von einer Quittung. Laden Sie das Belegfoto hoch und fügen Sie es später einer Ausgabenabrechnung bei.
  • Laden Sie eine Datei als erfasste Quittung hoch. Sie können diese Datei später an eine Ausgabenabrechnung anhängen.
  • Erstellen Sie eine neue Ausgabenzeile mithilfe einer beigefügten Quittung. Sie können die Position später zu einer Ausgabenabrechnung hinzufügen und zur Genehmigung und Erstattung einreichen.

Sie können diese Funktionem auch für folgende Aufgaben verwenden:

  • Erstellen eines neuen Ausgabenberichts.
  • Fügen Sie Kreditkartentransaktionen und andere zuvor erstellte Ausgaben einer Spesenabrechnung hinzu.
  • Erstellen Sie neue Ausgaben für eine Spesenabrechnung.
  • Fügen Sie einer Ausgabenabrechnung eine Quittung bei, indem Sie entweder ein Foto der Quittung aufnehmen oder eine Datei als erfasste Quittung hochladen.
  • Fügen Sie abhängig von der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens die Liste der Gäste zu einer Ausgabe hinzu.
  • Führen Sie die Ausgaben abhängig von der Ausgabenrichtlinie des Unternehmens auf.
  • Senden Sie eine Ausgabenabrechnung zur Genehmigung und Erstattung.
  • Genehmigen oder lehnen Sie Ausgabenabrechnungen ab, für die Sie ein zugeordneter Genehmiger sind.

Voraussetzungen bei der Verwendung von Dynamics 365 Finance

Wenn Finance für Ihre Organisation bereitgestellt wurde, muss der Systemadministrator den mobilen Arbeitsbereich der Ausgabenverwaltung veröffentlichen.

Laden Sie die Dynamics 365 Unified Ops mobile App herunter und installieren Sie sie

Laden Sie die Dynamics 365 Unified Ops mobile App herunter und installieren Sie sie:

Bei der mobilen App anmelden

  1. Starten Sie die App auf Ihrem mobilen Gerät.
  2. Geben Sie Ihre Dynamics 365-URL ein.
  3. Wenn Sie sich zum ersten Mal anmelden, werden Sie dazu aufgefordert, Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort einzugeben. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein.
  4. Nachdem Sie sich angemeldet haben, werden die verfügbaren Arbeitsbereiche für Ihr Unternehmen angezeigt. Beachten Sie, dass wenn Ihr Systemadministrator zu irgendeinem Zeitpunkt einen neuen Arbeitsbereich veröffentlicht, Sie die Liste der mobilen Arbeitsbereiche ebenfalls aktualisieren müssen.

Erfassen Sie eine Quittung mithilfe des mobilen Arbeitsbereichs für die Ausgabenverwaltung

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich der Ausgabenverwaltung auf Ihrem mobilen Gerät.

  2. Wählen Sie Quittung erfassen.

  3. Wählen Sie Foto machen oder Bild auswählen.

  4. Folgen Sie einen der folgenden Schritte:

    • Wenn Sie Foto machen ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

      1. Sie werden auf Ihrem Mobilgerät zur Kamera geführt, damit Sie ein Foto von der Quittung machen können.
      2. Wenn Sie mit dem Aufnehmen eines Fotos fertig sind, wählen Sie OK, um das Foto anzunehmen.
      3. Optional: Geben Sie einen Namen für das Foto ein und geben Sie Notizen ein.

    • Wenn Sie Bild auswählen ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

      1. Wählen Sie ein Bild auf der Liste aus.
      2. Optional: Geben Sie einen Namen für das Bild ein und geben Sie Notizen ein.

  5. Wählen Sie Fertig aus.

Erfassen Sie eine Ausgabe mithilfe des mobilen Arbeitsbereichs für die Ausgabenverwaltung

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich der Ausgabenverwaltung auf Ihrem mobilen Gerät.

  2. Wählen Sie Schnelle Ausgabenerfassung.

  3. Wählen Sie die Ausgabenkategorie. Sie sehen eine Liste der Ausgabenkategorien, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen werden. Standardmäßig werden 50 Elemente geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihre Kategorie nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Nach Ausgabenkategorie suchen oder zur Suche nach Ausgabentyp wechseln.

  4. Geben Sie das Transaktionsdatum der Ausgabe ein.

  5. Optional: Geben Sie den Händler für die Augabe ein.

  6. Geben Sie den Geldbetrag für die Ausgabe ein.

  7. Wählen Sie die Währung der Ausgabe. Sie sehen eine Liste der Währungscodes, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen werden. Standardmäßig werden 400 Währlungen geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihre Währung nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Nach Währung suchen oder zur Suche nach Kategorienamen wechseln.

  8. Wählen Sie Foto machen oder Bild auswählen.

  9. Folgen Sie einen der folgenden Schritte:

    • Wenn Sie Foto aufnehmen ausgewählt haben, werden Sie auf Ihrem Mobilgerät zur Kamera geführt, damit Sie ein Foto von der Quittung machen können. Wenn Sie mit dem Aufnehmen eines Fotos fertig sind, wählen Sie OK, um das Foto anzunehmen.
    • Wenn Sie Bild auswählen wählen, wählen Sie ein Bild in der Liste aus.

  10. Wählen Sie Fertig aus.

Einen Ausgabenbericht genehmigen unter Verwendung des mobilen Arbeitsbereichs für die Ausgabenverwaltung

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich der Ausgabenverwaltung auf Ihrem mobilen Gerät.

  2. Ausgabengenehmigungen zeigt die Anzahl der Ausgabenabrechnungen an, die Ihnen zur Genehmigung zugewiesen wurden. Die Nummer wird ungefähr alle 30 Minuten aktualisiert. Wählen Sie Ausgabengenehmigungen.

    Die Liste der Ausgabengenehmigungen zeigt die Anzahl der Ausgabenabrechnungen an, die Ihnen zur Genehmigung zugewiesen wurden.

  3. Wählen Sie eine Ausgabenabrechnung aus, um die Ausgabemabrechnungen anzuzeigen.

  4. Wählen Sie eine Ausgabe aus, um die Details anzuzeigen. Die Informationen, die für eine Ausgabe angezeigt werden, umfassen alle Beleg-, Gast- und Auflistungsdetails.

  5. Zurück auf der Ausgabenabrechnung wählen Sie auf dieser Seite aus, ob der Ausgabenbericht genehmigt oder abgelehnt werden soll.

  6. Geben Sie Kommentare für die Genehmigungsaktion ein.

  7. Wählen Sie Fertig aus.

Einen neuen Ausgabenbericht erstellen und unter Verwendung des mobilen Arbeitsbereichs für die Ausgabenverwaltung zur Genehmigung vorlegen

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich der Ausgabenverwaltung auf Ihrem mobilen Gerät.

  2. Wählen Sie Ausgabenerfassung.

  3. Wählen Neuer Bericht oder wählen Sie eine vorhandene Ausgabenabrechnung in der Liste aus.

  4. Geben Sie für neue Ausgabenabrechnungen den Zweck und alle verfügbaren zusätzlichen Informationen ein. Diese Informationen variieren je nachdem, wie die Ausgabenverwaltung für Ihr Unternehmen konfiguriert ist.

  5. Wählen Sie Fertig aus.

  6. Wählen Sie aus, um vorhandene Ausgaben, z. B. Kreditkartentransaktionen, zur Ausgabenabrechnung hinzuzufügen und wählen Sie Anfügen.

  7. Wählen Sie oder mehrere Ausgaben aus der Liste aus.

  8. Wählen Sie Fertig aus.

  9. Um eine neue Ausgabe dem Ausgabenbericht hinzuzufügen, wählen Sie Neue Ausgaben.

  10. Wählen Sie die Ausgabenkategorie für die Ausgabe. Sie sehen eine Liste der Ausgabenkategorien, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen werden. Standardmäßig werden 50 Elemente geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihre Kategorie nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Nach Ausgabenkategorie suchen oder zur Suche nach Ausgabentyp wechseln.

  11. Optional: Geben Sie den Händler für die Augabe ein.

  12. Geben Sie das Transaktionsdatum der Ausgabe ein.

  13. Geben Sie den Geldbetrag für die Ausgabe ein.

  14. Wählen Sie die Währung der Ausgabe. Sie sehen eine Liste der Währungscodes, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen werden. Standardmäßig werden 400 Währlungen geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihre Währung nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Nach Währung suchen oder zur Suche nach Kategorienamen wechseln.

  15. Wählen Sie Fertig aus.

  16. Um weitere Details zu den Ausgaben hinzuzufügen, wählen Sie Fügen Sie weitere Details hinzu. Die verfügbaren Felder hängen von der Konfiguration des Ausgabenmanagements für Ihr Unternehmen ab.

  17. Wenn für die Unternehmensrichtlinie eine Quittung für die Ausgaben erforderlich ist, wählen Sie Quittungen und befolgen Sie dann diese Schritte:

    1. Wählen Sie Quittung erfassen oder Quittung beifügen.

    2. Folgen Sie einen der folgenden Schritte:

      • Wenn Sie Quittung erfassen ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

        1. Wählen Sie Foto machen oder Bild auswählen.

        2. Folgen Sie einen der folgenden Schritte:

          • Wenn Sie Foto machen ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

            1. Sie werden auf Ihrem Mobilgerät zur Kamera geführt, damit Sie ein Foto von der Quittung machen können. Wenn Sie mit dem Aufnehmen eines Fotos fertig sind, wählen Sie OK, um das Foto anzunehmen.
            2. Optional: Geben Sie einen Namen für das Foto ein und geben Sie Notizen ein.

          • Wenn Sie Bild auswählen ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

            1. Wählen Sie ein Bild auf der Liste aus.
            2. Optional: Geben Sie einen Namen für das Bild ein und geben Sie Notizen ein.

        3. Wählen Sie Fertig aus.

      • Wenn Sie Quittung anhängen ausgewählt haben, folgen Sie diesen Schritten:

        1. Wählen Sie in der Liste ein Bild oder mehrer Bilder aus.
        2. Wählen Sie Fertig aus.

    3. Wählen Sie die Schaltfläche Zurück, um zu den Ausgabendetails zurückzukehren.

  18. Wenn für die Unternehmensrichtlinie Gäste erforderlich sind, wählen Sie Gäste und befolgen Sie dann diese Schritte:

    1. Wählen Sie Gast, Vorheriger Gast, oder Mitarbeiter.

    2. Folgen Sie einen der folgenden Schritte:

      • Wenn Sie Gast und folgen Sie diesen Schritten:

        1. Geben Sie den Namen des Gastes ein.
        2. Optional: Geben Sie die Organisation und/oder das Land/die Region des Gastes ein.
        3. Optional: Geben Sie den Titel des Gastes ein.
        4. Wählen Sie Fertig aus.

      • Wenn Sie Vorheriger Gast und folgen Sie diesen Schritten:

        1. Wählen Sie in der Liste einen oder mehrere frühere Gäste aus. Sie sehen eine Liste früherer Gäste, die Sie zu früheren Spesenabrechnungen hinzugefügt haben, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen wurden. Standardmäßig werden 50 Elemente geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihr früherer Gast nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Suchen Sie nach Namen oder wechseln Sie zur Suche nach Organisation, Land oder Titel.
        2. Wählen Sie Fertig aus.

      • Wenn Sie Kollege wählen, folgen Sie diesen Schritten:

        1. Wählen Sie in der Liste mindestens einen Kollegen aus. Sie sehen eine Liste der Kollegen, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen werden. Standardmäßig werden 50 Elemente geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihr Kollege nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Suchen Sie nach Namen oder wechseln Sie zur Suche nach Unternehmen, Land oder Titel.
        2. Wählen Sie Fertig aus.

    3. Wählen Sie die Schaltfläche Zurück, um zu den Ausgabendetails zurückzukehren.

  19. Wenn für die Unternehmensrichtlinie eine Quittung für die Ausgaben erforderlich ist, wählen Sie Quittungen und folgen Sie dann diesen Schritte:

    1. Wählen Sie das erste Datum aus, das aufgelistet werden soll.
    2. Wählen Sie Auflistung hinzufügen aus.
    3. Wählen Sie die Unterkategorie für die Ausgabenauflistung aus. Sie sehen eine Liste der Unterkategorien, die zur Offline-Verwendung in Ihre App geladen werden. Standardmäßig werden 50 Elemente geladen, aber ein Entwickler kann diese Nummer ändern. Weitere Informationen sehen Entwickler unter Mobile Plattform. Wenn Ihre Unterkategorie nicht in der Liste enthalten ist, wählen Sie Suchen, um eine Online-Suche zu machen. Suche nach Ausgabenunterkategorienamen.
    4. Geben Sie den Transaktionsbetrag für die Auflistung ein.
    5. Bearbeiten Sie das Transaktionsdatum, falls erforderlich.
    6. Wählen Sie Fertig aus.
    7. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte, bis Sie alle Elemente für das ausgewählte Datum hinzugefügt haben.
    8. Für weitere Tage können Sie Auf den nächsten Tag kopieren auswählen, um die Auflistungen auf den nächsten Tag zu kopieren. Alternativ können Sie das Datum für die Auflistung auswählen und dann wie beim ersten Datum Auflistungen hinzufügen.
    9. Nachdem Sie die Kosten aufgelistet haben, wählen Sie die Zurück Schaltfläche, um zu den Kostendetails zurückzukehren.

  20. Wählen Sie die Schaltfläche Zurück, um zur Seite Ausgabenbericht zurückzukehren.

  21. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte, bis Sie alle Ausgaben hinzugefügt haben.

  22. Wählen Sie Übermitteln aus.

  23. Geben Sie Kommentare für die genehmigende Person ein.

  24. Wählen Sie Fertig aus.

Häufig gestellte Fragen

Warum wird bei der mobilen Ausgaben-App die Zahlungsmethode nicht standardmäßig eingegeben?

Organisationen können die Einstellung Standardzahlungsmethode für jede Ausgabenkategorie bei ihrer Erstellung anpassen. Darüber hinaus können Sie beim Einrichten von Zahlungsmethoden das Feld Standardzahlungsmethode auf Nur importieren festlegen.

Wenn Nur importieren für eine Zahlungsmethode aktiviert ist, wird die Zahlungsmethode nicht standardmäßig eingegeben. In Ausgabenkategorien, in denen diese Zahlungsmethode eingerichtet wird, ist sie leer. Dieses Verhalten ist sowohl im Web als auch in der mobilen Version konsistent.

Wenn Nur importieren für eine Zahlungsmethode nicht aktiviert ist, wird der eingestellte Wert standardmäßig für Ausgabenkategorien eingegeben, in denen diese Zahlungsmethode eingerichtet wird. Es gibt jedoch ein bekanntes Problem, bei dem der Standardwert nicht in die mobile Ausgaben-App eingegeben wird. Um dieses Problem zu umgehen, wählen Sie manuell eine Zahlungsmethode aus, bevor Sie den Ausgabenbericht speichern.

Warum kann ich in der mobilen Ausgaben-App keine Finanzdimensionen hinzufügen oder bearbeiten?

Die Eingabe von Dimensionen und Verteilungen wird nicht unterstützt. Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie diese Felder standardmäßig in der mobilen App festlegen, indem Sie die Standardfinanzdimensionen für das entsprechende Projekt oder den entsprechenden Mitarbeiter einrichten.

Warum sehe ich manchmal einen Synchronisierungsfehler in der mobilen Ausgaben-App?

Wenn die Ausgabenzeilen die Richtlinienanforderungen nicht erfüllen und der Benutzer den Ausgabenbericht sendet, ohne die Richtlinienwarnung zu berücksichtigen, werden die mobilen Daten nicht mit dem Server synchronisiert, und es kommt zu einem Synchronisierungsfehler. Alle Ausgabenberichte, die nach einem Synchronisierungsfehler eingereicht werden, verbleiben im Zustand „Fehlgeschlagen“ und verursachen weitere Synchronisierungsfehler. Die einzige Möglichkeit, diese Situation zu beheben, besteht darin, die Synchronisierungsbenachrichtigungen manuell zu löschen. Dieses Problem wurde behoben, indem die Übermittlung von Ausgabenberichten wurde, wenn Richtlinienwarnungen nicht behoben wurden, damit die Synchronisierungsfehler vermieden werden.

Warum wird die Projekt- und Kategorieprüfung in der mobilen Ausgaben-App nicht korrekt wiedergegeben?

Diese Prüfung wird derzeit nicht unterstützt. Möglicherweise wird die Unterstützung jedoch in Zukunft hinzugefügt.

Welche Dokumenttypen werden in der mobilen Ausgaben-App unterstützt?

Die mobile Ausgaben-App unterstützt nur Bilder. Sie unterstützt derzeit keine PDFs oder sonstigen Dokumente.