Dokumentenmanagement mit Microsoft Teams-Integration

Mit der Dokumentverwaltung mit SharePoint können Sie gängige Dokumenttypen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote verwalten. Sie können auch Ordner erstellen, um diese Dokumente in Apps zur Kundeninteraktion (z. B. Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing und Dynamics 365 Project Service Automation) zu speichern und zu verwalten, die in SharePoint gespeichert sind.

Durch die Integration von Microsoft Teams in Dynamics 365 können Sie das Dokumentenmanagement mit Microsoft Teams nutzen. Es ermöglicht einem Benutzer, Dokumente gemeinsam zu erstellen und Dokumente mithilfe von SharePoint automatisch mit Apps zur Kundeninteraktion zu synchronisieren. Für jeden Mandanten gibt es eine einzelne SharePoint-Instanz. Dokumente in Dynamics 365 und Dateien in Microsoft Teams befinden sich alle auf derselben SharePoint-Website. Die Unterwebsites können unterschiedlich sein, aber die Stammwebsite ist identisch.

Es gibt keine automatische Beziehung zwischen SharePoint-Berechtigungen und Berechtigungen für Apps zur Kundeninteraktion. Um auf Dokumente zwischen Microsoft Teams und Apps zur Kundeninteraktion zuzugreifen, benötigen Sie eine explizite Berechtigung zur Verwendung der Dokumentverwaltung für Apps zur Kundeninteraktion und SharePoint. Zur Information: Erforderliche Berechtigungen für Dokumentverwaltungsaufgaben

Verwenden Sie die Registerkarte "Dateien " in Microsoft Teams oder die Registerkarte "Dokumente " in Ihren Apps zur Kundeninteraktion, um Dokumente im Kontext eines Datensatzes auf einem SharePoint-Server zu speichern und zu verwalten. Dokumente werden auf einem SharePoint Server gespeichert, der es einem Benutzer in Microsoft Teams ermöglicht, auf die Dokumente auf dem SharePoint Server zuzugreifen – sofern der Benutzer über entsprechende Berechtigungen verfügt.

Der Zugriff eines Benutzers auf Dateien in Microsoft Teams oder Apps zur Kundeninteraktion hängt von seinem Zugriff auf die SharePoint-Website ab, auf der die Datei gespeichert ist.

Hinweis

• Ein Gastbenutzer in Microsoft Teams erhält eine Fehlermeldung, wenn er versucht, auf einen angehefteten Datensatz einer Kundenbindungs-App zuzugreifen.
• Ein Benutzer, der zu einem Microsoft Teams-Kanal oder -Team gehört, der bzw. das Zugriff auf Apps zur Kundenbindung bietet, hat auf den Datensatz in Microsoft Teams keinen Zugriff.

Häufig gestellte Fragen

1. Haben Gastbenutzer in Microsoft Teams Zugriff auf Dynamics 365-App-Datensätze?

Nein, sie sehen eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, auf einen angehefteten Datensatz zuzugreifen.

2. Können Teilnehmer von Microsoft Teams-Chats und -Kanälen den angehefteten Dynamics 365-App-Datensatz sehen, wenn sie keine Dynamics 365-Lizenz haben?

Nein, sie sehen eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, auf einen angehefteten Datensatz zuzugreifen.

3. Kann ich meinem Datensatz ein Dokument hinzufügen, wenn es nicht an einen Microsoft Teams-Kanal angeheftet ist?

Dies hängt davon ab, ob für Ihren Dynamics 365-Mandanten die SharePoint-Integration eingerichtet ist. Wenn Sie die SharePoint-Integration aktiviert haben, können Sie ein Dokument hinzufügen.

Wenn Sie die SharePoint-Integration nicht aktiviert haben, müssen Sie den Datensatz an einen Microsoft Teams-Kanal angeheftet haben, andernfalls können Sie dem Datensatz kein Dokument hinzufügen.

4. Was passiert, wenn ich Dokumente zu einem Microsoft Teams-Kanal hinzufüge, der mit einem Dynamics 365-App-Datensatz verbunden ist, und dann ein Mitglied aus dem Kanal entferne?

Es hängt davon ab, ob der Benutzer über Berechtigungen für den Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügt.

Wenn sie über Berechtigungen für den Zugriff auf den App-Datensatz verfügen, kann der Benutzer den Datensatz in Dynamics 365 bearbeiten, aber nicht auf die Dateien von Dynamics 365, SharePoint oder Microsoft Teams zugreifen.

Wenn er nicht über die Berechtigung zum Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügt, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung und hat keinen Zugriff auf die Datei von Dynamics 365, SharePoint oder Microsoft Teams

5. Welche Berechtigungen erhält ein Benutzer, wenn ich ihn zu einem Microsoft Teams-Kanal hinzufüge, der Datensätze und Dokumente angeheftet hat, die der Registerkarte „Dateien“ hinzugefügt wurden?

Es hängt davon ab, ob der Benutzer über Berechtigungen für den Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügt.

Wenn er über die Berechtigung zum Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügt, kann der Benutzer den Datensatz in Dynamics 365 und Microsoft Teams bearbeiten. Sie werden auch lesen und schreiben können. Dateien aus Dynamics 365, SharePoint und Microsoft Teams löschen.

Wenn sie nicht über die Berechtigung zum Zugriff auf Ihren Dynamics 365-App-Datensatz verfügen, erhalten sie eine Fehlermeldung, aber sie verfügen über Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen, wenn sie über Dynamics 365, SharePoint und Microsoft Teams auf die Datei zugreifen.

6. Was ist der SharePoint-Speicherort der Registerkarte "Microsoft Teams-Dateien" im Vergleich zur Registerkarte "Dokumente" des zugehörigen Dynamics 365-Datensatzes?

Die folgenden Informationen gelten, wenn die SharePoint-Integration für eine Entität in Dynamics 365 nicht aktiviert wurde.

Wenn Sie eine Datei aus einem Dynamics 365-App-Datensatz hinzufügen, der mit einem Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente > [Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei wird auf der Registerkarte "Dateien" des Microsoft Teams-Kanals und im mit dem Dokument verknüpften Raster des Dynamics 365-App-Datensatzes angezeigt.

Das Hinzufügen einer Datei aus einem Dynamics 365-App-Datensatz, der nicht mit einem Teams-Kanal verknüpft ist, ist nicht möglich, da die SharePoint-Integration nicht aktiviert ist.

Wenn Sie eine Datei aus einem Microsoft Teams-Kanal hinzufügen, der mit einem Dynamics 365-App-Datensatz verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente >[Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei ist in beiden Registerkarten des Microsoft Teams-Kanals „Dateien“ und der Dynamics Datensätze mit dem Dokumentraster verknüpft.

Wenn Sie eine Datei aus einem Teams-Kanal hinzufügen, der nicht mit einem Dynamics 365-App-Datensatz verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente > [Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei ist auf der Registerkarte Dateien des Microsoft Teams-Kanals sichtbar.

Wenn einem Microsoft Teams-Kanal mehrere Dynamics 365-App-Datensätze zugeordnet sind, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente >[Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams-Kanal über die Registerkarte "Dateien" und das mit dem Dokument verknüpfte Raster für alle Dynamics 365-App-Datensätze sichtbar, die dem Kanal zugeordnet sind.

Wenn ein Dynamics 365-App-Datensatz mit einem Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, werden Dateien, die bereits zu diesem Microsoft Teams-Kanal hinzugefügt wurden, in dem Dokumentraster angezeigt, das diesem Dynamics 365-App-Datensatz zugeordnet ist.

Wenn ein Dynamics 365-App-Datensatz zuvor einem Microsoft Teams-Kanal zugeordnet wurde und ein Benutzer ihn einem neuen Microsoft Teams-Kanal zuordnet, wird ein weiterer Dokumentspeicherort in Dynamics 365 für den neuen Microsoft Teams-Kanal hinzugefügt, der dem Datensatz zugeordnet ist. Benutzer können zwischen den Dokumentspeicherorten hin- und herwechseln.

7. Was ist der SharePoint-Speicherort der Registerkarte "Microsoft Teams-Dateien" im Vergleich zur Registerkarte "Dokumente" des zugehörigen Dynamics 365-App-Datensatzes?

Die folgenden Informationen gelten, wenn die SharePoint-Integration für eine Dynamics 365-Entität aktiviert wurde.

Wenn Sie eine Datei zu einem Dynamics 365-App-Datensatz hinzufügen, der mit einem Microsoft Teams-Kanal vom Dokumentspeicherort für den Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente > [Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams-Kanal über die Registerkarte „Dateien“ und in dem mit dem Dokument verknüpften Raster zugeordneten Dynamics 365-App-Datensätze im Dokumentspeicherort für den Microsoft Teams-Kanal sichtbar.

Wenn Sie eine Datei zu einem Dynamics 365-App-Datensatz hinzufügen, der über den Dokumentspeicherort für die Standardwebsite mit einem Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, wird das Dokument auf der SharePoint-Standardwebsite gespeichert, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde. Das Dokument wird nicht auf der Registerkarte "Microsoft Teams-Dateien" für den Kanal angezeigt, der dem Datensatz zugeordnet ist.

Wenn Sie eine Datei aus einem Dynamics 365-App-Datensatz hinzufügen, der nicht mit einem Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, wird das Dokument auf der SharePoint-Standardwebsite gespeichert, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde.

Wenn Sie eine Datei aus einem Microsoft Teams-Kanal hinzufügen, der mit einem Dynamics 365-App-Datensatz verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente > [Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams-Kanal über die Registerkarte „Dateien“ und in dem mit dem Dokument verknüpften Raster zugeordneten Dynamics 365-App-Datensätze im Dokumentspeicherort für den Microsoft Teams-Kanal sichtbar.

Wenn einem Microsoft Teams-Kanal mehrere Dynamics-Datensätze zugeordnet sind, wird das Dokument in einem SharePoint-Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente > [Kanalname] [Dateiname] > gespeichert. Die Datei ist auf der Registerkarte "Dateien" des Microsoft Teams-Kanals und im zugeordneten Dokumentraster am Dokumentspeicherort für den Microsoft Teams-Kanal für alle Dynamics 365-App-Datensätze sichtbar, die dem Kanal zugeordnet sind.

Wenn ein Dynamics-Datensatz mit einem Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, werden Dateien, die bereits zu diesem Microsoft Teams-Kanal hinzugefügt wurden, im Dokumentengitter für diesen Dynamics 365-App-Datensatz an der Dokumentenposition für den Microsoft Teams-Kanal angezeigt.

Wenn ein Dynamics-Datensatz mit einem Microsoft Teams-Kanal verknüpft ist, sind Dateien, die bereits zu diesem Dynamics 365-App-Datensatz hinzugefügt wurden (auf der Standard-SharePoint-Website, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde), in der Registerkarte "Dateien" des Microsoft Teams-Kanals nicht sichtbar. Sie verbleiben auf der Standard-SharePoint-Website, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde.

Wenn ein Dynamics 365-App-Datensatz zuvor einem Microsoft Teams-Kanal zugeordnet wurde und ein Benutzer ihn einem neuen Microsoft Teams-Kanal zuordnet, wird ein weiterer Dokumentspeicherort in der Dynamics 365-App für den neuen Microsoft Teams-Kanal hinzugefügt, der dem Datensatz zugeordnet ist. Benutzer können zwischen den Dokumentspeicherorten hin- und herwechseln.

8. Wer kann welchen Ort sehen?

Die Berechtigung zum Anzeigen des Speicherorts hängt von der Benutzerberechtigung für den Ordner in SharePoint ab. Wenn der SharePoint-Ordner in einem Microsoft Teams-Kanal erstellt wurde, verfügt der Benutzer über Lese- und Schreibberechtigungen.

9. Ich habe einen Benutzer aus dem Microsoft Teams-Kanal entfernt, aber er hat weiterhin Zugriff auf den zugehörigen Datensatz von Dynamics 365. Wie kann ich ihre Fähigkeit einschränken, das Dokument in Dynamics 365 zu öffnen, zu bearbeiten und zu löschen?

Der Zugriff auf die Dateien hängt von den Berechtigungen eines Benutzers in SharePoint ab. Wenn Sie den Zugriff eines Benutzers auf diese Dateien einschränken möchten, entfernen Sie ihn von der SharePoint-Website.

10. Was passiert, wenn ich das Microsoft Teams-Konto lösche?

Die Dateien werden aus Dynamics 365 und SharePoint entfernt.