Die Dokumentenverwaltung funktioniert nur mit Microsoft Teams Integration

Artikel
03/21/2023

Mit der Dokumentenverwaltung mit SharePoint können Sie gängige Dokumenttypen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote verwalten. Sie können auch Ordner erstellen, um diese Dokumente in Apps zur Kundenbindung zu speichern und zu verwalten (z. B. Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing und Dynamics 365 Project Service Automation), die in SharePoint gespeichert sind.

Mit der Microsoft Teams-Integration in Dynamics 365 können Sie die Dokumentenverwaltung mit Microsoft Teams verwenden. So kann ein Benutzer Dokumente gemeinsam verfassen und mithilfe von SharePoint automatisch nach Apps zur Kundenbindung synchronisieren. Für jeden Mandanten gibt es eine einzige SharePoint-Instanz. Dokumente in Dynamics 365 und Dateien in Microsoft Teams sind alle auf dem gleichen SharePoint Standort. Die Unterwebsites können unterschiedlich sein, aber die Stammwebsite ist dieselbe.

Es gibt keine automatische Beziehung zwischen SharePoint-Berechtigungen und Berechtigungen für Apps zur Kundenbindung. Um zwischen Microsoft Teams und Apps zur Kundenbindung auf Dokumente zugreifen zu können, benötigen Sie eine ausdrückliche Berechtigung zur Verwendung der Dokumentenverwaltung für Apps zur Kundenbindungs und SharePoint. Zur Information: Für Dokumentenverwaltungsaufgaben erforderliche Berechtigungen

Verwenden Sie die Registerkarte Dateien in Microsoft Teams oder Doumente in Ihren Kundenbindungs-Apps, um Dokumente im Kontext eines Datensatzes auf einem SharePoint Server zu speichern und zu verwalten. Dokumente werden auf einem SharePoint-Server gespeichert, auf dem ein Benutzer in Microsoft Teams auf die Dokumente auf dem SharePoint-Server zugreifen kann, solange der Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen verfügt.

Der Zugriff eines Benutzers auf Dateien in Microsoft Teams oder Apps zu Kundenbindung hängen von ihrem Zugriff auf die SharePoint-Site ab, auf der die Datei gespeichert ist.

Notiz

Ein Gastbenutzer in Microsoft Teams erhält eine Fehlermeldung, wenn er versucht, auf einen angehefteten Datensatz von Apps zur Kundenbindung zuzugreifen.
Ein Benutzer, der zu einem Microsoft Teams-Kanal oder -Team gehört, der bzw. das Zugriff auf Apps zur Kundenbindung bietet, hat auf den Datensatz in Microsoft Teams keinen Zugriff.

FAQs

1. Werden Gastbenutzer in Microsoft Teams Zugriff auf Dynamics 365-App-Datensätze haben?

Nein, sie sehen eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, auf einen angehefteten Datensatz zuzugreifen.

2. Werden Teilnehmer von Microsoft Teams Chats und Kanäle den angehefteten Dynamics 365-App-Datensatz sehen, wenn sie keine Dynamics 365-Lizenz haben?

Nein, sie sehen eine Fehlermeldung, wenn sie versuchen, auf einen angehefteten Datensatz zuzugreifen.

3. Kann ich meinem Datensatz ein Dokument hinzufügen, wenn es nicht an einen Microsoft Teams Kanal angeheftet ist?

Dies hängt davon ab, ob Ihr Dynamics 365-Mandant eine SharePoint Integration eingerichtet hat. Wenn Sie die SharePoint Integration aktiviert haben, dann können Sie ein Dokument hinzufügen.

Wenn Sie keine SharePoint Integration aktiviert haben, müssen Sie den Datensatz an einen Microsoft Teams Kanal anheften, andernfalls können Sie dem Datensatz kein Dokument hinzufügen.

4. Was passiert, wenn ich Dokumente zu einem Microsoft Teams Kanal hinzufüge, der mit einem Dynamics 365-App-Datensatz verbunden ist und dann ein Mitglied aus dem Kanal entferne?

Dies hängt davon ab, ob der Benutzer über Berechtigungen zum Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügt.

Wenn sie über Berechtigungen zum Zugriff auf den App-Datensatz verfügen, kann der Benutzer den Datensatz in Dynamics 365 bearbeiten, jedoch nicht über Dynamics 365, SharePoint oder Microsoft Teams zugreifen.

Wenn sie keine Berechtigungen zum Zugriff auf den Dynamics 365 App-Datensatz verfügen, kann der Benutzer nicht auf die Datei von Dynamics 365 in SharePoint oder Microsoft Teams zugreifen

5. Welche Berechtigungen erhält ein Benutzer, wenn ich sie zu einem Microsoft Teams Kanal hinzufüge, der Datensätze und Dokumente angeheftet hat, die der Registerkarte Dateien hinzugefügt wurden?

Dies hängt davon ab, ob der Benutzer über Berechtigungen zum Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügt.

Wenn sie über die Berechtigung zum Zugriff auf den Dynamics 365-App-Datensatz verfügen, kann der Benutzer den Datensatz in Dynamics 365 und Microsoft Teams bearbeiten. Sie haben auch Lese- und Schreibrechte. Dateien aus Dynamics 365, SharePoint und Microsoft Teams löschen.

Wenn sie keine Berechtigungen zum Zugriff auf Ihren Dynamics 365 App-Datensatz verfügen, kann der Benutzer nicht auf die Datei von Dynamics 365 in SharePoint oder Microsoft Teams zugreifen und diese nicht löschen.

6. Was ist der SharePoint Standort der Microsoft Teams Registerkarte Dateien im Vergleich zur Registerkarte Dokumente des zugehörigen Dynamics 365-Datensatzes?

Die folgenden Informationen gelten, wenn die SharePoint Integration für eine Entität in Dynamics 365 nicht aktiviert ist.

Beim Hinzufügen einer Datei aus einem Dynamics 365-App-Datensatz, der mit einem Microsoft Teams Kanal verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist in der Registerkarte Microsoft Teams Kanal-Dateien und der Dynamics 365 App mit dem Dokument verknüpfte Raster des Dynamics 365-App-Datensatzes verknüpft.

Das Hinzufügen einer Datei aus einem Dynamics 365-App-Datensatz, der nicht mit einem Team-Kanal verknüpft ist, ist seitdem nicht möglich, da die SharePoint Integration nicht aktiviert ist.

Beim Hinzufügen einer Datei aus einem Microsoft Teams Kanal, der mit einem Dynamics 365 App Datensatz verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist in beiden Registerkarten des Microsoft Teams Kanals Dateien und der Dynamics Datesätze mit dem Dokumentraster verknüpft.

Beim Hinzufügen einer Datei aus einem Teams-Kanal, der mit einem Dynamics 365 App Datensatz verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist in der Registerkarte Microsoft Teams Kanal sichtbar.

Beim Hinzufügen einer Datei aus einem Microsoft Teams Kanal, der mit mehreren Dynamics 365 App Datensätzen verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams Kanal über die Registerkarte Dateien und in dem mit dem Dokument verknüpften Raster für alle dem Kanal zugeordneten Dynamics 365-App-Datensätze sichtbar.

Wenn ein Dynamics 365-App-Datensatz mit einem Microsoft Teams Kanal verknüpft ist, werden Dateien, die bereits dem Microsoft Teams Kanal hinzugefügt wurden, in dem mit dem Dokument verknüpften Raster für diesen Dynamics 365-App-Datensatz angezeigt.

Wenn zuvor ein Dynamics 365-App-Datensatz mit einem Microsoft Teams Kanal verknüpft wurde, und ein Benutzer ordnet ihn einem neuen Microsoft Teams Kanal zu, wird in Dynamics 365 ein weiterer Dokumentspeicherort für den neuen Microsoft Teams Kanal hinzugefügt, der dem Datensatz zugeordnet ist. Benutzer können zwischen den Dokumentpositionen wechseln.

7. Was ist der SharePoint Standort der Microsoft Teams Registerkarte Dateien im Vergleich zur Registerkarte Dokumente des zugehörigen Dynamics 365-Datensatzes?

Die folgenden Informationen gelten, wenn die SharePoint Integration für eine Entität in Dynamics 365 nicht aktiviert ist.

Beim Hinzufügen einer Datei aus einem Dynamics 365-App-Datensatz, der mit einem Microsoft Teams Kanal verknüpft ist, wird das Dokument vom Microsoft Teams Kanlan in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams Kanal über die Registerkarte Dateien und in dem mit dem Dokument verknüpften Raster für alle dem Kanal zugeordneten Dynamics 365-App-Datensätze im Dokumentspeicherort für den Microsoft Teams sichtbar.

Beim Hinzufügen einer Datei zu einem Dynamics 365-App-Datensatz, der mit einem Microsoft Teams Kanal über den Dokumentspeicherort für die Standardwebsite verknüpft ist, wird das Dokument in der Standardeinstellung der SharePoint Website angezeigt, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde. Das Dokument wird nicht in der Microsoft Teams Registerkarte Dateien für den dem Datensatz zugeordneten Kanal angezeigt.

Beim Hinzufügen einer Datei zu einem Dynamics 365-App-Datensatz, der nicht mit einem Microsoft Teams Kanal über den Dokumentspeicherort für die Standardwebsite verknüpft ist, wird das Dokument in der Standardeinstellung der SharePoint Website angezeigt, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde.

Beim Hinzufügen einer Datei aus einem Microsoft Teams Kanal, der mit einem Dynamics 365 App Datensatz verknüpft ist, wird das Dokument in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams Kanal über die Registerkarte Dateien und in dem mit dem Dokument verknüpften Raster für alle dem Kanal zugeordneten Dynamics 365-App-Datensätze im Dokumentspeicherort für den Microsoft Teams sichtbar.

Wenn ein Microsoft Teams Kanal mehrere verknüpfte Dynamics Datensätze hat, wird das Dokument in einem SharePoint Ordner mit dem Dateipfad [Teamname] > Dokumente> [Kanalname] > [Dateiname] gespeichert. Die Datei ist im Microsoft Teams Kanal über die Registerkarte Dateien und in dem mit dem Dokument verknüpften Raster für alle dem Microsoft Teams Kanal zugeordneten Dynamics 365-App-Datensätze sichtbar.

Wenn ein Dynamics-Datensatz mit einem Microsoft Teams Kanal verknüpft ist, sind die Dateien, die bereits zu diesem Dynamics 365-App-Datensatz hinzugefügt wurden (standardmäßig auf der SharePoint Website, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde), nicht sichtbar in der Registerkarte Microsoft Teams Dateien des Kanals und sie bleiben auf der standardmäßigen SharePoint Website, die mit der Dynamics 365-Umgebung eingerichtet wurde.

Wenn zuvor ein Dynamics 365-App-Datensatz mit einem Microsoft Teams Kanal verknüpft wurde, und ein Benutzer ordnet ihn einem neuen Microsoft Teams Kanal zu, wird in der Dynamics 365 App ein weiterer Dokumentspeicherort für den neuen Microsoft Teams Kanal hinzugefügt, der dem Datensatz zugeordnet ist. Benutzer können zwischen den Dokumentpositionen wechseln.

8. Wer kann welchen Ort sehen?

Die Berechtigung zum Anzeigen des Speicherorts hängt von der Benutzerberechtigung für den Ordner in SharePoint ab. Wenn der SharePoint Ordner in einem Microsoft Teams Kanal erstellt wurde, dann hat der Benutzer Lese- und Schreibberechtigung.

9. Ich habe einen Benutzer aus dem Microsoft Teams Kanal entfernt, aber sie haben weiterhin Zugriff auf den zugehörigen Datensatz von Dynamics 365. Wie kann ich die Möglichkeit einschränken, das Dokument in Dynamics 365 zu öffnen, zu bearbeiten und zu löschen sind?

Der Zugriff auf die Dateien hängt von den Berechtigungen eines Benutzers in SharePoint ab. Um einen Benutzer am Zugriff auf diese Dateien zu hindern, entfernen sie diese vom Benutzer aus dem SharePoint Speicherort.

10. Was passiert, wenn ich das Microsoft Teams Konto lösche?

Die Dateien werden aus Dynamics 365 und SharePoint entfernt.