Info zu Workflows für Freitextrechnungen
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Sie können einen Workflow für Freitextrechnungen so einrichten, dass Freitextrechnungen zur Genehmigung übermittelt werden müssen. Sie können vorgeben, dass alle Freitextrechnungen übermittelt werden müssen, oder nur jene, die die angegebenen Bedingungen erfüllen.
Hinweis
Richten Sie keinen Workflow für Freitextrechnungen ein, wenn Sie nicht möchten, dass Freitextrechnungen zur Überprüfung übermittelt werden müssen.
Auch wenn Freitextrechnungen in Ihrer Organisation zur Überprüfung übermittelt werden, können Sie im Workflow Bedingungsanweisungen erstellen, damit einige Rechnungen in bestimmten Situationen automatisch genehmigt werden. Beispielsweise können Sie eine Bedingung angeben, bei der die Rechnung, sofern der Gesamtbetrag der Rechnung kleiner als 500,00 ist, ohne Benutzereingriff genehmigt wird. Anhand des von Ihnen eingerichteten Workflows wird auch bestimmt, welche Benutzer (falls zutreffend) die Rechnung genehmigen müssen und wann die Rechnung über den Workflowprozess weitergeleitet werden soll.
Hinweis
Bevor Sie die Verfahren in diesem Thema durchführen, sollten Sie sich mit den allgemeinen Workflowfunktionen vertraut gemacht haben. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow für Microsoft Dynamics AX.
Die Konfiguration des Workflows variiert genau wie die Geschäftsprozesse von Unternehmen zu Unternehmen. Daher müssen Sie die Workflows so konfigurieren, dass sie den Geschäftsprozessen für Freitextrechnungen in Ihrem Unternehmen entsprechen.
In den folgenden Beispielen werden Workflows veranschaulicht, die von Unternehmen häufig zur Genehmigung von Freitextrechnungen eingesetzt werden.
Beispiel: Konfigurieren eines Workflows, bei dem Freitextrechnungen von einem Benutzer genehmigt werden müssen
In diesem Beispiel wird erläutert, wie Sie einen Workflow erstellen, bei dem ein Benutzer alle Freitextrechnungen unabhängig vom Rechnungsbetrag genehmigen muss.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Debitorenworkflows.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.
Wählen Sie die Option Workflow für Debitoren-Freitextrechnung aus, und klicken Sie auf Workflow erstellen.
Klicken Sie im Workflow-Editor im Aktivitätsbereich auf Eigenschaften.
Geben Sie im Formular Eigenschaften die folgenden Flussdiagrammeigenschaften ein:
Name – Geben Sie Genehmigung der Freitextrechnung unabhängig vom Betrag ein.
Übermittlungsanweisungen – Geben Sie Klicken Sie auf "Übermitteln", um die Rechnung zur Genehmigung zu übermitteln. ein.
Klicken Sie auf Schließen.
Ziehen Sie in der Workflowelemente das Element Freitextrechnung genehmigen auf die Elemente Start und Ende.
Hinweis
Wenn Sie das Element Freitextrechnung genehmigen nicht direkt auf die Elemente Start und Ende ziehen, müssen Sie die Linien des Flussdiagramms manuell verbinden, um sicherzustellen, dass der Prozess vollständig durchgeführt wird.
Klicken Sie im Flussdiagramm mit der rechten Maustaste auf das Element Freitextrechnung genehmigen, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften.
Ändern Sie den Namen in Alle Freitextrechnungen müssen genehmigt werden.
Klicken Sie auf Schließen.
Doppelklicken Sie auf das Element Alle Freitextrechnungen müssen genehmigt werden, um es zu erweitern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element aus Schritt 1, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. Geben Sie die folgenden Eigenschaften ein:
Name – Geben Sie Rechnung genehmigen oder ablehnen ein.
Betreff für die Arbeitsaufgabe – Geben Sie Für diese Rechnung ist Ihre Genehmigung erforderlich. ein.
Arbeitsaufgabenanweisungen – Geben Sie Klicken Sie auf das Menüelement "Genehmigen", "Ablehnen" oder "Historie". ein.
Klicken Sie auf Zuweisung, und wählen Sie in der Liste Benutzer diesem Workflowelement zuweisen die Option Benutzer aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer, und weisen Sie sich selbst das Workflowelement zu. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Benutzer: Ihre Benutzerkennung aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche >, um Ihre Kennung in die Liste Ausgewählte Benutzer: zu verschieben.
Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitlimit, und geben Sie die folgenden Feldinformationen ein:
Kalendername – Wählen Sie Arbeitskalender-Fälligkeitstermine aus.
Kalender – Wählen Sie in der Liste einen der verfügbaren Kalender aus.
Klicken Sie auf Schließen.
Schließen Sie den Workflow-Editor.
Klicken Sie bei Aufforderung auf die Versionshinweise und dann auf OK.
Klicken Sie auf Neue Version aktivieren und dann auf OK. Nun müssen alle Freitextrechnungen zur Genehmigung übermittelt werden.
Beispiel: Konfigurieren eines Workflows für Freitextrechnungen, bei dem eine Benutzergenehmigung nur für Rechnungen mit hohen Beträgen erforderlich ist
In diesem Beispiel wird erläutert, wie Sie einen Workflow erstellen, bei dem ein Benutzer eine Freitextrechnung genehmigen muss, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung größer als 1.000,00 ist. Rechnungen über Gesamtbeträge von 1.000,00 oder niedriger haben automatisch den Status Genehmigt, nachdem sie über den Workflow übermittelt wurden.
Klicken Sie auf Debitorenkonten > Einstellungen > Debitorenworkflows.
Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Neu.
Wählen Sie die Option Workflow für Debitoren-Freitextrechnung aus, und klicken Sie auf Workflow erstellen.
Klicken Sie im Workflow-Editor im Aktivitätsbereich auf Eigenschaften.
Geben Sie im Formular Eigenschaften die folgenden Flussdiagrammeigenschaften ein:
Name – Geben Sie Rechnungssumme ist größer als 1.000, Genehmigung erforderlich ein.
Übermittlungsanweisungen – Geben Sie Klicken Sie auf "Übermitteln", um die Rechnung zur Genehmigung zu übermitteln. ein.
Klicken Sie auf Schließen.
Ziehen Sie in der Workflowelemente das Element Freitextrechnung genehmigen auf die Elemente Start und Ende.
Hinweis
Wenn Sie das Element Freitextrechnung genehmigen nicht auf die Elemente Start und Ende ziehen, müssen Sie die Linien des Flussdiagramms manuell verbinden, um sicherzustellen, dass der Prozess vollständig durchgeführt wird.
Klicken Sie im Flussdiagramm mit der rechten Maustaste auf das Element Freitextrechnung genehmigen, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften.
Ändern Sie den Namen in Freitextrechnungen > 1.000.
Klicken Sie auf Schließen.
Doppelklicken Sie auf das Element Freitextrechnungen > 1.000, um es zu erweitern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element aus Schritt 1, und klicken Sie anschließend auf Eigenschaften. Geben Sie die folgenden Eigenschaften ein:
Name – Geben Sie Rechnung genehmigen oder ablehnen ein.
Betreff für die Arbeitsaufgabe – Geben Sie Für diese Rechnung ist Ihre Genehmigung erforderlich. ein.
Arbeitsaufgabenanweisungen – Geben Sie Klicken Sie auf das Menüelement "Genehmigen", "Ablehnen" oder "Historie". ein.
Klicken Sie auf Zuweisung, und wählen Sie in der Liste Benutzer diesem Workflowelement zuweisen die Option Benutzer aus.
Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer, und weisen Sie sich selbst das Workflowelement zu. Wählen Sie in der Liste Verfügbare Benutzer: Ihre Benutzerkennung aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche >, um Ihre Kennung in die Liste Ausgewählte Benutzer: zu verschieben.
Klicken Sie auf die Registerkarte Zeitlimit, und geben Sie die folgenden Feldinformationen ein:
Kalendername – Wählen Sie Arbeitskalender-Fälligkeitstermine aus.
Kalender – Wählen Sie in der Liste einen der verfügbaren Kalender aus.
Klicken Sie auf Bedingung, und geben Sie die folgenden Feldinformationen ein:
- Wählen Sie Diesen Schritt nur ausführen, wenn die folgende Bedingung erfüllt ist aus.
- Fügen Sie die folgende Bedingung hinzu: Positionen der Debitoren-Freitextrechnung.Rechnungssumme > 1000.
Klicken Sie auf Schließen.
Schließen Sie den Workflow-Editor.
Klicken Sie bei Aufforderung auf die Versionshinweise und dann auf OK.
Klicken Sie auf Neue Version aktivieren und dann auf OK. Nun müssen alle Freitextrechnungen zur Genehmigung übermittelt werden. Wenn der Rechnungsbetrag höher als 1.000 ist, muss die Rechnung genehmigt werden, und wenn der Rechnungsbetrag 1.000 oder niedriger ist, wird die Rechnung automatisch genehmigt.
Hinweis
Benutzer müssen kurz warten, bis der automatische Genehmigungsprozess durchgeführt wurde, bevor sie die Rechnungen buchen können.