Frachtrechnung generieren und Frachtabstimmung durchführen

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Hinweis

Dieses Thema gilt für Funktionen im Modul Transportverwaltung. Es gilt nicht für Funktionen im Modul Lagerverwaltung.

In diesem Thema wird erläutert, wie Frachtbriefe mit Frachtrechnungen abgeglichen werden und wie Abstimmungen durchgeführt werden, wenn es Unterschiede zwischen diesen Dokumenten gibt.

Sie können eine Frachtrechnung aus Frachtbriefen generieren und die generierte Frachtrechnung mit den Details aus der Spediteursrechnung aktualisieren, die von einem Frachtkreditor eingeht. Verwenden Sie die folgenden Aufgaben, um Frachtrechnungen zuzuordnen oder abzustimmen:

• Ordnen Sie die aktualisierten Rechnungspositionen Frachtbriefen zu.

• Stimmen Sie die nicht zugeordneten Rechnungspositionen mit einem Abstimmungsursachencode ab.

• Senden Sie die Rechnungspositionen zur Genehmigung der Zahlung ab.

Sie können nicht zugeordnete Frachtbriefe oder Frachtbriefe, für die es keine Spediteursrechnung gibt, verwerfen. Diese Frachtbriefe werden mit einem Abstimmungsursachencode verworfen.

Die folgende Abbildung zeigt, wie eine Frachtrechnung generiert und eine Frachtabstimmung ausgeführt wird.

Erforderliche Komponenten

In der folgenden Tabelle werden die Voraussetzungen angezeigt, die vorhanden sein müssen, bevor Sie beginnen können.

Kategorie

Voraussetzung

Vorbedingung

Richten Sie Frachtbrieftypen, Frachtbrieftypzuweisungen und Abstimmungsurachencodes für den Frachtabstimmungsprozess ein. Weitere Informationen finden Sie unter Frachtabstimmungsparameter einrichten. Wählen Sie im Formular Transportverwaltungsparameter das Kontrollkästchen Rechnungsworkflow aktivieren aus, um die Kreditorenrechnung über eine Genehmigung per Workflow zu verarbeiten, wenn die Rechnung zur Genehmigung übermittelt wird. Erstellen oder ändern Sie eine ausgehende oder eingehende Auslastung für den Versand. Weitere Informationen finden Sie unter Eine ausgehende Auslastung erstellen oder ändern sowie unter Eine eingehende Auslastung erstellen oder ändern. Richten Sie den Satz und den Arbeitsplan für eine Auslastung ein, um einen Frachtbrief zu generieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zuweisen eines Satzes und einer Route zu einer Ladung. Deaktivieren Sie im Formular Transportverwaltungsparameter das Kontrollkästchen Automatisch abgleichen und Frachtrechnung zahlen, um die Frachtrechnung manuell zuzuordnen oder abzugleichen. Legen Sie die Toleranzgrenzen fest, um die Frachtrechnung während der automatischen Frachtabstimmung zu genehmigen oder abzulehnen. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten eines Auditmasters für Frachtabstimmung.

Frachtrechnung aus einem Frachtbrief generieren und die Rechnung mit Spediteursrechnungsdetails aktualisieren

Verwenden Sie das Formular Frachtbriefdetails, um eine Frachtrechnung aus einem Frachtbrief zu generieren. Nachdem Sie eine Spediteursrechnung von einem Frachtkreditor erhalten haben, aktualisieren Sie die generierte Frachtrechnung mit Details aus der Spediteursrechnung. Alternativ können Sie eine Frachtrechnung im Formular Details der Frachtrechnung erstellen, die auf der Basis der Details aus der Spediteursrechnung erstellt wurde, die vom Frachtkreditor eingeht.

Um eine Frachtrechnung zu generieren und zu aktualisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Transportverwaltung > Abfragen > Ladungsplanungsworkbench.

   -oder-

   Klicken Sie auf Lagerortverwaltung > Häufig > Ladungsplanungsworkbench.

2. Wählen Sie im Inforegister Ladungen eine Ladungsposition aus. Klicken Sie im Menü Zugehörige Informationen auf Frachtbriefdetails, um die Frachtbriefdetails für die Auslastungsposition zu überprüfen.

3. Klicken Sie im Formular Frachtbriefdetails auf Rechnung generieren, um eine Frachtrechnung zu generieren.

4. Geben Sie im Formular Details der Frachtrechnung im Feld Rechnung die Nummer der Rechnung ein, die vom Frachtkreditor eingegangen ist.

   Hinweis

   Alternativ können Sie im oberen Bereich auf Neu klicken, um eine Frachtrechnung auf der Basis der Rechnungsdetails zu erstellen, die vom Frachtkreditor eingegangen ist.

5. Aktualisieren Sie im unteren Bereich die Frachtrechnungsdetails auf der Basis der Rechnung, die vom Frachtkreditor eingegangen ist.

Eine Frachtrechnung mit einem Frachtbrief abgleichen

Nachdem die generierte Frachtrechnung mit den Details der Frachtrechnung aktualisiert wurde, die vom Frachtkreditor eingegangen ist, wird die Frachtrechnung mit dem Frachtbrief abgeglichen. Wenn der Betrag nach dem Abgleich in Frachtbrief und Frachtrechnung gleich ist, ist die Frachtrechnung abgeglichen und wird zur Zahlungsgenehmigung übermittelt. Wenn es einen Betrag ohne Entsprechung gibt, wird dies abgestimmt, bevor zur Zahlungsgenehmigung übermittelt wird.

Um die Frachtrechnungspositionen mit den Frachtbriefen abzugleichen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Transportverwaltung > Abfragen > Details der Frachtrechnung.

2. Wählen Sie im Formular Details der Frachtrechnung die aktualisierte Frachtrechnung aus, und klicken Sie anschließend auf Frachtbriefe und Rechnungen abgleichen, um das Formular Frachtbrief- und Rechnungsabgleich zu öffnen.

   Hinweis

   Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Rechnung ist bereit für automatischen Abgleich, um die Frachtrechnung automatisch abzugleichen. Wenn eine Frachtrechnung während der automatischen Frachtabstimmung abgelehnt wird, können Sie die Frachtrechnung manuell abstimmen.

3. Wählen Sie im Inforegister Nicht abgeglichene Frachtbriefdetails eine Frachtbriefposition aus, und klicken Sie anschließend auf Abgleichen, um die Positionen der Frachtrechnung mit den Frachtbriefen abzugleichen.

4. Optional: Wählen Sie im Inforegister Abgeglichene Frachtbriefdetails einen abgeglichenen Frachtbrief aus, und klicken Sie anschließend auf Abgleich aufheben, um den abgeglichenen Frachtbrief zum Inforegister Nicht abgeglichene Frachtbriefdetails zu verschieben.

5. Wählen Sie im Inforegister Rechnungsdetails die Frachtposition aus.

6. Klicken Sie auf Zur Genehmigung senden, um die Rechnungsposition zur Genehmigung zu übermitteln. Klicken Sie im unteren Bereich auf Detailpositionsabstimmung, um die abgeglichene Frachtrechnung anzuzeigen.

Stimmen Sie die nicht zugeordneten Frachtrechnungen und Frachtbriefe mit einem Abstimmungsursachencode ab.

Während des Abgleichprozesses müssen Sie die Frachtrechnungsposition mit einem Abstimmungsursachencode abstimmen, wie Genehmigen oder Ablehnen, und dann zur Zahlungsgenehmigung absenden, wenn die gesamte oder ein Teil der Frachtrechnung nicht mit den Frachtbriefdetails übereinstimmt. Die Frachtrechnung wird nur zur Zahlungsgenehmigung übermittelt, wenn alle Frachtrechnungspositionen einem Abstimmungsursachencode zugewiesen werden.

Eine nicht abgeglichene Frachtrechnung abstimmen

Um die Frachtrechnung manuell abzustimmen, wenn sich der Frachtrechnungsbetrag vom Frachtbrief unterscheidet, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Wählen Sie im Formular Frachtbrief- und Rechnungsabgleich im Inforegister Rechnungsdetails die nicht abgeglichene Rechnungsposition aus und klicken Sie anschließend auf Zur Genehmigung senden, um das Formular Rechnung abstimmen zu öffnen.

2. Wählen Sie einen Abstimmungsursachencode aus, um die Frachtrechnungsposition abzustimmen.

3. Optional: Klicken Sie auf Rechnungsbetrag teilen, und teilen Sie den Betrag, der abgestimmt werden soll. Sie können die Teilungsbeträge mit Abstimmungsursachencodes genehmigen oder ablehnen.

4. Wählen Sie im Formular Frachtbrief- und Rechnungsabgleich die Frachtrechnungsposition aus, und klicken Sie anschließend auf Zur Genehmigung senden, um die Frachtrechnungsposition zur Genehmigung zu übermitteln.

Nicht abgeglichene Frachtbriefe verwerfen

Um nicht abgeglichene Frachtbriefe zu verwerfen, wenn es für die Frachtbriefe keine Spediteursrechnung gibt, mit denen sie abgeglichen werden können, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Transportverwaltung > Abfragen > Frachtbriefe und Rechnungen abgleichen. Geben Sie die Kriterien für die Frachtbriefe an, und klicken Sie dann auf OK.

   -oder-

   Klicken Sie auf Transportverwaltung > Abfragen > Details der Frachtrechnung. Wählen Sie die Frachtrechnung aus, und klicken Sie dann auf Frachtbriefe und Rechnungen abgleichen.

2. Wählen Sie im Formular Frachtbrief- und Rechnungsabgleich im Inforegister Nicht abgeglichene Frachtbriefdetails die nicht abgeglichene Frachtbriefe aus, und klicken Sie anschließend auf Verwerfen, um das Formular Frachtbriefabstimmung zu öffnen.

3. Wählen Sie im Formular Frachtbriefabstimmung einen Abstimmungsursachencode aus, und klicken Sie anschließend auf OK, um den ausgewählten Frachtbrief zu verwerfen.

Nächster Schritt

Wichtigste Aufgaben: Kreditorenzahlungen

Technische Informationen für Systemadministratoren

Wenn Sie keinen Zugriff auf die Seiten für die Durchführung dieser Aufgabe haben, wenden Sie sich mit den Informationen aus der folgenden Tabelle an Ihren Systemadministrator.

Kategorie	Voraussetzung
Konfigurationsschlüssel	Klicken Sie auf Systemverwaltung > Einstellungen > Lizenzierung > Lizenzkonfiguration. Erweitern Sie den Art-Lizenzschlüssel, und wählen Sie den Lagerort- und Transportverwaltung-Konfigurationsschlüssel.