Wichtigste Aufgaben: Kreditbrief oder Importinkasso für den Import von Artikeln
Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Mit den Kreditbriefparametern in den Modulen Hauptbuch, Kreditorenkonten, Debitorenkonten sowie Bargeld- und Bankverwaltung können Geschäftstätigkeiten eingerichtet und abgewickelt werden (z. B. Zahlungsgarantien zwischen einem Verkäufer und einem Einkäufer durch eine Bank).
Mit einem Kreditbrief können Sie:
Generieren eines Berichts zu den Bankfazilitäten und deren Verwendung
Die Einträge für den Kreditbrief generieren.
Den Kreditbriefantrag drucken.
Kreditbrief-Details eingeben.
Den Kreditbrief ergänzen.
Briefe von Kreditgrenzezahlungen erfassen.
Zuordnen eines Margenbetrags für Lieferungen
Einen Lieferschein in einer Bestellung den Lieferdetails des Kreditbriefs zuordnen.
Verarbeiten einer Zahlung für die Rechnung
Die Cashflow-Planung gemäß dem Kreditbrief anzeigen.
Verschiedene Berichte und Abfragen zum Kreditbrief drucken.
Generieren eines Kontoauszugs für einen Kreditor
In diesem wichtigen Aufgabenthema wird das Arbeiten mit Kreditbriefen beschrieben, angefangen vom Einrichten des Kreditbriefs bis hin zum Buchen der Rechnung für eine Zahlungsabwicklung.
Aktivieren Sie im Formular Konfiguration das Kontrollkästchen Bankdokument, bevor Sie das Formular Hauptbuchparameter zum Aktivieren des Kreditbriefs auswählen. Nachdem Sie die Parameter des Kreditbriefs aktiviert haben, müssen Sie die Fazilitätstypen, die Fazilitätsgruppen und die Fazilitätsvereinbarung erstellen.
Nach dem Erstellen einer Vereinbarung kann eine Bestellung für einen Kreditbrief angelegt werden. In der Bestellung können Sie die Details zum Kreditbrief angeben. Sobald Sie die Lieferung erhalten haben, können Sie den Margenbetrag einer bestimmten Lieferung oder allen mit dem Kreditbrief verbundenen Lieferungen zuordnen. Als letzter Schritt wird der Kreditbrief gebucht und die Zahlung für die Rechnung abgewickelt.
Wie möchten Sie vorgehen?
Weitere Informationen...
Den Kreditbrief als Bankdokument aktivieren
Einrichten der Bankfazilitäten und Buchungsprofile
Erstellen einer Bankfazilitätsvereinbarung
Einrichten von Kreditorenbankkonten
Erstellen Bestellung und Eingeben der Kreditbriefdetails
Kreditbrief-Details ergänzen.
Buchen einer Margenzahlung für einen Kreditbrief
Zuordnen des Margenbetrags zur Lieferung
Buchen eines Lieferscheins und einer Rechnung für die Bestellung
Begleichen der Kreditbriefrechnung
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Weitere Informationen...
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Info über Kreditbrief und Importinkasso
Den Kreditbrief als Bankdokument aktivieren
Sie müssen den Kreditbrief als Bankdokument aktivieren, bevor Sie Transaktionen einleiten, die Kreditbriefe involvieren.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Einstellungen > Hauptbuchparameter.
Klicken Sie auf der Verknüpfung Sachkonto auf das Inforegister Bankdokument.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Importkreditbrief aktivieren, um den Kreditbrief zu aktivieren.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
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Einrichten der Bankfazilitäten und Buchungsprofile
Bankfazilitätstypen und Bankfazilitätsgruppen können im Formular Bankfazilitäten eingerichtet werden. Nachdem das Bankbuchungsprofil eingerichtet wurde, können Sie die Fazilitätsvereinbarungen erstellen.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Einstellungen > Bankdokumente > Bankfazilitäten.
Klicken Sie auf der Verknüpfung Fazilitätsgruppen auf Neu, um eine neue Bankfazilitätsgruppe zu erstellen.
Geben Sie in den Feldern Fazilitätsgruppe und Beschreibung eine eindeutige Bankkontonummer und den Namen der Bank ein.
Klicken Sie auf die Verknüpfung Fazilitätstypen, und klicken Sie dann auf Neu, um einen neuen Fazilitätstyp zu erstellen.
Geben Sie im Feld Fazilitätstyp einen eindeutigen Code ein, und wählen Sie dann in den Feldern Fazilitätsgruppe und Fazilitätsart die Gruppe und die Art der Bankfazilität aus.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Einstellungen > Bankdokumente > Bankdokument-Buchungsprofil.
Wählen Sie im Feld Konto ausgleichen das Hauptkonto für den Ausgleich aus. Dieses Konto wird bei der Berechnung der Cashflow-Planung verwendet.
Wählen Sie im Feld Konto für Belastungen das Konto für Ausgabenbuchungen aus.
Wählen Sie im Feld Einschusskonto das Konto für die Einschussbuchung aus. Dieses Konto wird bei der Buchung der Eröffnungsmarge belastet und bei der Buchung der Zahlung entlastet.
Hinweis
Eine Marge (Einschuss) ist eine Vorauszahlung an die Bank, die mit dem Eingang der endgültigen Zahlung durch den Einkäufer von der Bank ausgeglichen wird.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
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Erstellen einer Bankfazilitätsvereinbarung
Sie müssen Bankfazilitätsvereinbarungen erstellen, die die verschiedenen von der Bank bereitgestellten Fazilitäten enthalten. Bankdokumente können erst für Buchungen herangezogen werden, wenn Bankfazilitätsvereinbarungen erstellt wurden. Die Bank weist eine Grenze für den Kreditbrief zu, die jedes Mal neu berechnet wird, wenn eine Kreditbriefbuchung erfasst wird.
Nach Ablauf einer Fazilitätsvereinbarung kann die bestehende Vereinbarung verlängert und eine neue Version der Vereinbarung (mit neuem Start- und Enddatum) erstellt werden.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Einstellungen > Bankdokumente > Bankfazilitätsvereinbarungen.
Erstellen Sie durch Drücken von STRG+N eine neue Position.
Geben Sie in den Feldern Vereinbarungsnummer, Bankkonto, Startdatum und Enddatum die Nummer der mit der Bank getroffenen Vereinbarung, die Kontonummer der ausstellenden Bank und den Gültigkeitszeitraum der Vereinbarung ein.
Klicken Sie auf dem Inforegister Position hinzufügen auf Allgemeines.
Hinweis
Fazilitätsvereinbarungen dürfen keine überlappenden Datumswerte aufweisen. Wenn eine Vereinbarung für den Zeitraum zwischen dem 1. Januar 2011 und dem 31. August 2011 gilt, kann keine andere Fazilitätsvereinbarung erstellt werden, die innerhalb dieses Zeitraums beginnt oder endet.
Wählen Sie im Feld Fazilitätstyp den Fazilitätstyp aus, und geben Sie im Feld Limit den mit der Bank vereinbarten Fazilitätsbetrag ein. Im Feld Verwendeter Betrag wird der derzeit im Kreditbrief verwendete Betrag angezeigt.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
Wählen Sie im Formular Bankfazilitätsvereinbarungen die nicht mehr aktive Fazilitätsvereinbarung aus, und klicken Sie dann auf Erweitern, um die Dauer der Vereinbarung zu verlängern.
Geben Sie jeweils in den Feldern Neue Vertragsnummer und Enddatum die neue von der Bank zugewiesene Vereinbarungsnummer und das gewünschte Enddatum der Vereinbarung an, und klicken Sie dann auf Erweitern.
Hinweis
Der Wert im Feld Startdatum der verlängerten Vereinbarung stellt den Tag nach dem Enddatum der ausgewählten Vereinbarung dar. Das Feld Verwendeter Betrag ist auf null festgelegt, da es sich um eine neue Vereinbarung handelt.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
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Einrichten von Kreditorenbankkonten
Kreditorenbankkonten müssen angegeben werden, damit die Kreditbriefbuchungen ordnungsgemäß erfasst werden können.
Klicken Sie auf Kreditorenkonten > Häufig > Kreditoren > Alle Kreditoren. Wählen Sie einen Kreditor aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Kreditor in der Gruppe Einstellungen auf Bankkonten.
Geben Sie im Formular Kreditoren-Bankkonten die Informationen zum Bankkonto und der Bankkontonummer sowie alle sonstigen Details ein.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
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Erstellen Bestellung und Eingeben der Kreditbriefdetails
Ein Kreditbrief wird einer Bestellung zugeordnet, sodass die Kreditorenbuchungen mit minimalen manuellen Eingaben verarbeitet werden können. Die Beteiligten sind der Einkäufer (Antragsteller), der Verkäufer (Begünstigter), die ausstellende Bank (Bank des Einkäufers) und die avisierenden Bank (Bank des Begünstigten). Fungiert ein Unternehmen für den Kreditbrief als Einkäufer und Antragsteller, wird der Kreditbrief als Importkreditbrief bezeichnet. Kreditbriefen zugeordnete Bestellungen werden für zusammengefasste Rechnungen nicht berücksichtigt.
Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Bestellungen > Alle Bestellungen.
Klicken Sie auf Bestellung, um eine neue Bestellung zu erstellen.
Wählen Sie im Formular Bestellung anlegen im Feld Kreditorenkonto das Kreditorenkonto aus.
Wählen Sie im Feld Bankdokumenttyp die Option Bankbürgschaft aus, und klicken Sie auf OK.
Hinweis
Wenn das Feld Bankdokumenttyp als Bankbürgschaft festgelegt ist, wird die Bestellung im Modul Bargeld- und Bankverwaltung in der Liste der Kreditbriefe angezeigt. Da die Details zum Kreditbrief noch nicht ausgewählt wurden, ist das Kontrollkästchen Aktualisierung erforderlich auf der Listenseite Bargeld- und Bankverwaltung > Häufig > Kreditbriefe > Importkreditbrief/Importinkasso aktiviert.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Häufig > Kreditbriefe > Importkreditbrief/Importinkasso. Doppelklicken Sie auf die Bestellnummer, die dem zu aktualisierenden Kreditbrief zugeordnet ist.
- oder -
Klicken Sie im Formular Bestellung auf die Registerkarte Verwalten und anschließend auf Kreditbrief/Importinkasso. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Kreditbrief/Importinkasso".
Klicken Sie auf das Inforegister Allgemeines, und wählen Sie im Feld Bankkonto die Bank aus, die den Kreditbrief zuweist. Geben Sie im Feld Bankdokumentnummer die von der Bank vergebene Dokumentnummer ein.
Klicken Sie auf das Inforegister Positionen und anschließend auf Position hinzufügen, um Lieferdetails hinzuzufügen. Geben Sie in den Feldern Betrag, Voraussichtliches Fälligkeitsdatum, Tatsächliches Fälligkeitsdatum und Dokumentstatus die erforderlichen Werte ein.
Hinweis
Klicken Sie auf Lieferungen von Bestellungen abrufen, um die Lieferdetails anzuzeigen, die bereits in den Bestellpositionen oder dem Lieferzeitplan angegeben sind. Klicken Sie auf Lieferungsmargenbuchungen, um das Formular Lieferungsmarge zu öffnen und die Lieferungsmargenbuchungen für die ausgewählte Lieferung anzuzeigen.
Optional: Klicken Sie auf das Inforegister Bankdokument, und geben Sie dann Details in die Felder Typ des durch Dokumente belegten Kredits, Art des durch Dokumente belegten Kredits und Ablaufdatum ein. Ein Kreditbrief kann entweder Unwiderruflich oder Widerrufbar sein. Er kann die Art Nicht übertragbar, Übertragbar oder Revolvierend aufweisen.
Optional: Klicken Sie auf das Inforegister Bankverbindung, und geben Sie dann die Details der avisierenden Bank in die Felder Avisierende Bank und Datum der Ausgabe ein.
Optional: Klicken Sie auf das Inforegister Bedingungen, und geben Sie dann die Liefer- und Zahlungsbedingungen für den Kreditbrief ein.
Optional: Klicken Sie auf das Inforegister Versicherung, und geben Sie die Details der vom Kreditor übermittelten Versicherungsanforderung in den Feldern Versicherungsstatus, Versicherungsanbieternummer und Versicherungsnummer an.
Klicken Sie auf Bestätigen, um den Kreditbrief zu bestätigen. Das Feld Fazilitätssaldo wird basierend auf dem Wert im Feld Kreditbrief-/Importinkassobetrag aktualisiert. Im Formular Bankfazilitätsvereinbarungs-Details wird das Feld Verwendeter Betrag mit dem Kreditbriefbetrag aktualisiert.
Die Details des Kreditbriefs werden nur dann bestätigt, wenn die Summe der Positionsbeträge mit dem Wert im Feld Kreditbrief-/Importinkassobetrag übereinstimmt und der für den speziellen Fazilitätstyp verfügbare Betrag nicht überschritten wird.
Klicken Sie auf Antrag drucken, um das an die Bank zu sendende Antragsformular für den Kreditbrief zu drucken.
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Kreditbrief-Details ergänzen.
Wenn sich die Details der Bestellung ändern, müssen die Kreditbriefdetails aktualisiert werden, bevor die Bestellung vollständig in Rechnung gestellt wird. Einen bestätigter Kreditbrief kann nur geändert werden, wenn der Kreditbrief einen Status Bestätigt aufweist. Die Bank kann für die Ergänzung eines vorhandenen Kreditbriefs eine Gebühr veranschlagen.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Häufig > Kreditbriefe > Importkreditbrief/Importinkasso. Doppelklicken Sie auf den zu ergänzenden Importkreditbrief oder das Importinkasso.
-oder-
Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Bestellungen > Alle Bestellungen. Wählen Sie eine Bestellung aus, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Verwalten auf Kreditbrief/Importinkasso.
Klicken Sie auf Ergänzen und ergänzen Sie dann die Kreditbriefdetails. Sie können ggf. den Kreditbriefbetrag oder die Anzahl der Lieferungen ändern.
Hinweis
Die Details der Lieferungen können nur bearbeitet werden, wenn der Lieferschein oder die Rechnung nicht gebucht wurde. Wenn ein Lieferpositionsdetail gelöscht wird, für das die Marge bereits zugeordnet wurde, wird der zugeordnete Betrag im Formular Kreditbrief-Margenbuchungen auf einen nicht zugeordneten Betrag zurückgesetzt.
Klicken Sie auf Bestätigen, um die Änderungen zu bestätigen, die an dem Kreditbrief vorgenommen werden. Änderungen müssen bestätigt werden, um als Ergänzungsvereinbarungen gespeichert zu werden. Jede bestätigte Ergänzung ergibt eine neue Version des Kreditbriefs. Dadurch kann die Überarbeitungshistorie des Kreditbriefs besser nachverfolgt werden. Bei Änderungen an den Lieferpositionsdetails werden die Kreditbriefdetails nur dann bestätigt, wenn der Gesamtbetrag der Lieferung den Kreditbriefbetrag nicht übersteigt.
Klicken Sie auf Abfragen, um das Formular Kreditbrief-/Importinkassohistorie zu öffnen, und zeigen Sie dann den Ergänzungsverlauf des Kreditbriefs an.
Schließen Sie die Formulare, um Ihre Änderungen zu speichern.
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Buchen einer Margenzahlung für einen Kreditbrief
Wenn Sie einen Kreditbriefavis von der Bank erhalten, können Sie die einbehaltene Marge überprüfen und unter Allgemeine Erfassung vom Typ Täglich buchen. Im Feld Buchungsart muss Marge ausgewählt sein, sodass die Buchung mit dem richtigen Buchungsprofil erfolgen kann.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Erfassungen > Allgemeine Erfassung.
Drücken Sie STRG+N, um eine neue Erfassung zu erstellen.
Wählen Sie im Feld Name eine Tageserfassung aus, und klicken Sie anschließend auf Positionen, um das Formular Alle Journale zu öffnen.
Geben Sie im Feld Soll den von der Bank einbehaltenen Margenbetrag ein.
Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlung, und wählen Sie dann im Feld Buchungsart die Option Marge aus. Die Werte in den Feldern Kontenart, Konto, Gegenkontenart und Gegenkonto werden in Übereinstimmung mit dem Buchungsprofil angezeigt.
Wählen Sie im Feld Kreditbrief/Importinkasso die Bankdokumentnummer aus, die dem Kreditbrief zugeordnet ist.
Klicken Sie auf Buchen > Buchen, um die Erfassung zu buchen.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern. Der Margenbetrag für den Kreditbrief wird im Formular Kreditbrief-Margenbuchungen erfasst.
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Zuordnen des Margenbetrags zur Lieferung
Der Margenbetrag muss jeder Lieferung zugeordnet werden, damit der Margenbetrag zum Zeitpunkt der Fakturierung (teilweise oder vollständig) reguliert werden kann. Sie können das Formular Kreditbrief-Margenbuchungen verwenden, um den Margenbetrag verschiedenen Lieferungen für einen Kreditbrief zuzuordnen.
Klicken Sie auf Bargeld- und Bankverwaltung > Häufig > Kreditbriefe > Importkreditbrief/Importinkasso. Doppelklicken Sie auf Importkreditbrief oder das Importinkasso, für das der Margenbetrag der Lieferung zugeordnet werden muss.
Klicken Sie auf Bankdokumentmarge, um das Formular Kreditbrief-Margenbuchungen zu öffnen.
Wählen Sie die zuzuordnende Margenbetragsposition aus, und klicken Sie dann auf Zu Lieferung zuordnen, um das Dropdown-Dialogfeld Zuordnen für zu öffnen.
Wählen Sie im Feld Umlagetyp die Option Dediziert aus, um den Margenbetrag einer bestimmten Lieferung zuzuordnen, oder wählen Sie Verteilt aus, um den Margenbetrag proportional allen nicht fakturierten Lieferungen zuzuordnen. Wählen Sie die Liefernummer im Feld Liefernummer aus.
Hinweis
Margenbeträge können nur dann zugeordnet werden, wenn der Wert im Feld Saldo größer als null ist und die Lieferung, für die die Zuordnung erfolgt, nicht bereits fakturiert wurde. Wenn Sie im Feld Umlagetyp die Option Verteilt auswählen, wird der Lieferungsanteil des Margenbetrags wie folgt berechnet:
Lieferungsanteil = Margenbetrag multipliziert mit (Lieferbetrag/Kreditbriefbetrag).
Klicken Sie auf OK, um zum Formular Kreditbrief-Margenbuchungen zurückzukehren. Das Feld Zugeordnet wird mit dem zugeordneten Margenbetrag aktualisiert, und der Status wird als Gebucht aktualisiert.
Schließen Sie das Formular, um die Änderungen zu speichern.
Klicken Sie im Formular Kreditbrief/Importinkasso auf das Inforegister Positionen. Klicken Sie dann auf Lieferungsmargenbuchungen, um das Formular Lieferungsmarge zu öffnen und den Margenbetrag anzuzeigen, der einer Lieferung zugeordnet ist.
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Buchen eines Lieferscheins und einer Rechnung für die Bestellung
Nachdem die Marge einer Lieferung zugeordnet wurde, können Sie einen Lieferschein buchen und eine Rechnung für die Bestellung registrieren. Beim Buchen eines Lieferscheins können Sie die Liefernummer angeben, um die Lieferung der Zustellung zuzuordnen. Die Buchung der Rechnung oder Aktualisierung des Lieferscheins ist nur möglich, wenn der Betrag der Kreditbrief-Lieferposition mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmt oder die Lieferabweichung innerhalb der Toleranzgrenze liegt, die im Formular Kreditbrief/Importinkasso im Feld Toleranzprozentsatz angegeben ist.
Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Bestellungen > Alle Bestellungen.
Wählen Sie die zu fakturierende Bestellung für den Kreditbrief aus, und doppelklicken Sie auf die Bestellposition, um das Formular Bestellung zu öffnen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Wareneingang und dann auf Produktzugang, um das Formular Buchen des Produktzugangs zu öffnen. Wählen Sie die Liefernummer im Feld Liefernummer aus, und klicken Sie anschließend auf OK, um den Lieferschein zu buchen.
Klicken Sie auf die Registerkarte Rechnung und dann auf Rechnung, um das Formular Kreditorenrechnung zu öffnen. Wählen Sie die Liefernummer im Feld Liefernummer aus, und klicken Sie anschließend auf OK, um die Rechnung zu buchen. Der Rechnungsbetrag muss mit dem Lieferbetrag übereinstimmen. Der Lieferstatus wird als Fakturiert festgelegt.
Schließen Sie die Formulare, um die Änderungen zu speichern.
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Begleichen der Kreditbriefrechnung
Nachdem die Bestellung fakturiert wurde, können Sie die Zahlung leisten und die Konten ausgleichen. Die Zahlung für den Kreditbrief muss mit dem fälligen Betrag abzüglich des Margenbetrags übereinstimmen. Der Margenbetrag wurde bereits von der Bank einbehalten. Die Zahlung muss innerhalb der Toleranzgrenze für den Kreditbrief liegen.
Klicken Sie auf Hauptbuch > Erfassungen > Allgemeine Erfassung.
Drücken Sie STRG+N, um eine neue Erfassung zu erstellen.
Wählen Sie im Feld Name eine Tageserfassung aus, und klicken Sie anschließend auf Positionen, um das Formular Alle Journale zu öffnen.
Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
Klicken Sie auf Funktionen > Ausgleich, und wählen Sie die Rechnung aus. Klicken Sie auf die Registerkarte Zahlung, und wählen Sie den Kreditbrief aus.
Wählen Sie jeweils in den Feldern Kreditbrief/Importinkasso und Liefernummer die Bankdokumentnummer und die Liefernummer aus, die dem Kreditbrief zugeordnet ist.
Klicken Sie auf Buchen > Buchen, um die Erfassung zu buchen. Nachdem die Ausgleichsrechnung gebucht wurde, wird der Kreditbriefstatus als Geschlossen festgelegt.
Hinweis
Auf dem Bankkonto wird der Betrag gutgeschrieben. Der Lieferstatus wird als Verwendet festgelegt. Ein Kreditbrief kann erst geschlossen werden, wenn alle Positionen durch Zahlungen ausgeglichen wurden.
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