Überblick über das Workflowsystem

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Dieses Thema bietet einen Überblick über das Workflowsystem und eine Erläuterung seiner Vorzüge.

Was ist ein Workflow?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um den Begriff Workflow zu definieren: als System und als Geschäftsprozess.

Workflow als System

Der Workflow ist ein System, das mit Microsoft Dynamics AX installiert wird und auf dem Anwendungsobjektserver (AOS) ausgeführt wird. Das Workflowsystem verfügt über Funktionen, die zum Erstellen einzelner Workflows oder Geschäftsprozesse verwendet werden können.

Workflow als Geschäftsprozess

Ein Workflow stellt einen Geschäftsprozess dar. Ein Workflow definiert, wie ein Dokument das System durchläuft, indem angezeigt wird, wer eine Aufgabe abschließen, eine Entscheidung treffen oder ein Dokument genehmigen muss. Die folgende Abbildung zeigt z. B. einen Workflow für Spesenabrechnungen.

Beispiel zum besseren Verständnis dieses Workflows: Steffen reicht eine Spesenabrechnung in Höhe von 7.000 Euro ein. In diesem Szenario muss Joachim die Belege prüfen, die Steffen an ihn weiterleitet. Anschließend muss die Spesenabrechnung von Frank und Saskia genehmigt werden.

Nehmen wir nun an, Steffen reicht eine Spesenabrechnung in Höhe von 11.000 Euro ein. In diesem Szenario muss Joachim die Belege prüfen, und Frank, Saskia und Anne müssen die Spesenabrechnung genehmigen.

Vorteile des Workflowsystems

Die Verwendung des Workflowsystems in der Organisation verspricht mehrere Vorteile:

• Konsistente Prozesse – Sie können die Verarbeitung bestimmter Dokumente definieren, z. B. von Bestellanforderungen und Spesenabrechnungen. Das Workflowsystem gewährleistet, dass Dokumente konsistent und effizient verarbeitet und genehmigt werden.

• Prozesssichtbarkeit – Sie können den Status, die Historie und die Leistungskennzahlen von Workflowinstanzen nachverfolgen. So können Sie besser feststellen, ob zur Effizienzsteigerung Änderungen am Workflow vorgenommen werden sollten.

• Zentralisierte Arbeitsliste – Benutzer können eine zentralisierte Arbeitsliste öffnen, um die ihnen zugeordneten Workflowaufgaben und -genehmigungen anzuzeigen. Diese Arbeitsliste steht auf den Rollencenterseiten im Microsoft Dynamics AX-Client und in Enterprise Portal für Microsoft Dynamics AX zur Verfügung.