Mehrwertsteuerbeitreibung im Modul \"Reisekosten und Spesen\"

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Um Rückerstattungen für die Buchungen von anrechenbarer Mehrwertsteuer zu erhalten, muss ein Unternehmen oder eine Organisation genaue Informationen erkennen, sammeln, überprüfen und übermitteln. Dieser Prozess umfasst mehrere Aufgaben und kann je nach Größe des Unternehmens mehrere Mitarbeiter oder Rollen einschließen.

Zur Mehrwertsteuerbeitreibung mithilfe der Spesenverwaltung müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt werden:

• Steuercodes müssen für Länder/Regionen erstellt werden, die Ausgabenkategorien zugeordnet sind.

• Für jeden Steuercode muss eine Mehrwertsteuergruppe erstellt werden.

• Für jede Mehrwertsteuergruppe muss ein Artikel-Mehrwertsteuercode erstellt werden.

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Mitarbeiter die Schritte ausführen, die zur Anforderung von Rückerstattungen für Mehrwertsteuerbuchungen erforderlich sind. Dabei handelt es sich um folgende Schritte:

1. Geben Sie in einer Spesenabrechnung die Steuerinformationen zu Kreditkartenbuchungen ein, um anrechenbare Mehrwertsteuerrückerstattungen zu ermitteln.

2. Alle Steuerinformationen müssen vollständig sein, bevor eine Spesenabrechnung gebucht wird.

3. Anrechenbare Ausgaben für die Beitreibung von internationaler Mehrwertsteuer werden verarbeitet.

4. Daten über die Mehrwertsteuerbeitreibung werden an den Drittanbieter gesendet, um die Rückgabebeträge zu erfassen, die aus der Beitreibung der Steuern von internationalen Unternehmen resultieren.

5. Ausgaben für die Beitreibung von inländischer Mehrwertsteuer.

Die folgenden Szenarien beinhalten Beispiele dazu, wie Fabrikam-Mitarbeiter diese Schritte ausführen.

Geben Sie in einer Spesenabrechnung die Steuerinformationen zu Kreditkartenbuchungen ein, um anrechenbare Mehrwertsteuerrückerstattungen zu ermitteln.

Nancy, eine in den USA tätige Verkäuferin bei Fabrikam, kehrte kürzlich von einer Geschäftsreise nach Großbritannien zurück. Nancy muss eine Spesenabrechnung erstellen, um die Ausgaben auszugleichen. Während ihrer Reise sind einige Ausgaben für Mahlzeiten angefallen, die Sie mit ihrer persönlichen Kreditkarte beglichen hat. Wenn Nancy Informationen in ihre Spesenabrechnung in Enterprise Portal für Microsoft Dynamics AX eingibt, wählt sie im Feld Land/Region auf der Seite Spesenabrechnung bearbeiten "Großbritannien" aus. Microsoft Dynamics AX filtert die Liste der Mehrwertsteuergruppen so, dass nur die Gruppen angezeigt werden, die sich auf Großbritannien beziehen. Nancy wählt die Mehrwertsteuergruppe 001 für Großbritannien und anschließend die Artikel-Mehrwertsteuergruppe "Mahlzeiten". Nancy fügt anschließend eine neue Buchung für ihre Unterkunft hinzu. Da für Unterkünfte in Großbritannien nur eine Mehrwertsteuergruppe und eine Artikel-Mehrwertsteuergruppe vorhanden sind, werden diese Informationen automatisch in Nancys Spesenabrechnung eingetragen. Da Fabrikam eine Richtlinie erstellt hat, laut der für alle Ausgaben ein entsprechender Beleg vorhanden sein muss, wenn Nancy ihre Spesenabrechnung speichert, wird in einer Meldung angezeigt, dass für jede Buchung, die in ihrer Spesenabrechnung aufgeführt ist, ein Beleg angefügt werden muss. Nancy überprüft, ob sie an die Spesenabrechnung eine digitale Abbildung jedes Belegs angefügt hat und übermittelt anschließend ihre Abrechnung. Anschließend sendet sie die Papierbelege an das zuständige Back-Office-Team, das wiederum die Mehrwertsteuer-Beitreibungsdaten an den Drittanbieter sendet, der internationale Mehrwertsteuerrückerstattungen zur Beitreibung für Fabrikam angemeldet.

Alle Steuerinformationen müssen vollständig sein, bevor eine Spesenabrechnung gebucht wird.

April, die bei Fabrikam für die Kreditorenkonten zuständig ist, muss alle fehlenden Steuerinformationen in eine Spesenabrechnung eingeben, bevor die Abrechnung gebucht werden kann. April öffnet das Formular Spesenabrechnungsdetails und sieht die genehmigte Spesenabrechnung von Nancy. April öffnet die Spesenabrechnung, um die Details der Buchungen anzuzeigen. April stellt fest, dass Nancy für eine der Buchungen keine Artikel-Mehrwertsteuergruppe eingegeben hat. Da diese Informationen fehlen, kann April die Spesenabrechnung nicht buchen. April sieht im Formular Steuerkonfigurationen im Modul Spesenverwaltung nach und sucht die erforderliche Artikel-Mehrwertsteuergruppe für das Land bzw. die Region und den Buchungstyp. April kann die Spesenabrechnung nun im Hauptbuch buchen. Wenn April die Spesenabrechnung bucht, erstellt Microsoft Dynamics AX eine Arbeitsaufgabe für beitreibbare Mehrwertsteuer. Diese Arbeitsaufgabe wird einem Mitarbeiter des Back-Office-Teams zugewiesen. Microsoft Dynamics AX stellt die Buchung der Spesenabrechnung fertig. April wird benachrichtigt, dass die Buchung erfolgreich verlaufen ist, und die Anzahl der Mehrwertsteuerbuchungen, die für eine Beitreibung vorgesehen sind, wird angezeigt.

Anrechenbare Ausgaben für die Beitreibung von internationaler Mehrwertsteuer werden verarbeitet.

Arnie, ein Mitarbeiter des Back-Office-Teams bei Fabrikam, muss überprüfen, ob alle erforderlichen Informationen für die Mehrwertsteuerbeitreibung in den Spesenabrechnungen enthalten sind. Arnie öffnet das Formular Ausgabensteuerbetreibung und wählt die von Nancy übermittelte Spesenabrechnung aus. Arnie überprüft, ob alle erforderlichen Belege angefügt wurden und ob die richtige Mehrwertsteuergruppe und die richtigen Artikel-Mehrwertsteuergruppen eingegeben wurden. Wenn Arnie die Papierbelege von Nancy erhält, gleicht er die Papierbelege mit den digitalen Belegen ab und ändert den Status der Spesenabrechnung in Bereit für Beitreibung.

Daten über die Mehrwertsteuerbeitreibung werden an den Drittanbieter gesendet, um die Rückgabebeträge zu erfassen, die aus der Beitreibung der Steuern von internationalen Unternehmen resultieren.

Wenn Arnie bereit ist, die Daten aus der Spesenabrechnung an den Drittanbieter zu senden, der die Rückerstattungen der Mehrwertsteuerbeitreibungen angemeldet, öffnet er das Formular Ausgabensteuerbetreibung. Arnie filtert das Formular, damit nur die Spesenabrechnungen angezeigt werden, die als Bereit für Beitreibung markiert sind. Anschließend klickt Arnie auf Datei > Nach Excel exportieren.

Die Mehrwertsteuerinformationen aus den Spesenabrechnungen werden in ein Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt exportiert. Arnie übermittelt das Arbeitsblatt an den Drittanbieter und informiert diesen, dass die Papierbelege per Kurierdienst gesendet wurden.

Verarbeiten von Ausgaben für die Beitreibung von inländischer Mehrwertsteuer

Arnie muss überprüfen, ob die Spesenabrechnungsbuchungen auf die Mehrwertsteuerbeitreibung angerechnet werden können, und ob die digitalen Belege an die Abrechnungen angefügt werden. Um die Verarbeitung von anrechenbaren Ausgaben für die Beitreibung inländischer Steuern zu beginnen, öffnet Arnie das Formular Ausgabensteuerbetreibung und wählt die zu überprüfende Spesenabrechnung aus. Arnie überprüft, ob die Belege im Namen des Unternehmens und nicht des Mitarbeiters ausgestellt wurden, da dies für die Mehrwertsteuerbeitreibung erforderlich ist. Arnie überprüft anschließend, ob die richtige Mehrwertsteuergruppe und die richtigen Artikel-Mehrwertsteuercodes angewendet wurden. Wenn Arnie die Papierbelege erhält, ändert er den Status der Spesenabrechnung in Bereit für Beitreibung, was es ihm ermöglicht, die Rückerstattung bei der entsprechenden Steuerbehörde anzumelden. In diesem Fall handelt es sich in den USA um den Internal Revenue Service (IRS).