Workflowaktivitäten

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Ein Workflow kann mehrere Personengruppen umfassen: den Ersteller, Beauftragte für Aufgaben, Entscheidungsträger und genehmigende Personen. Im folgenden Workflow für Spesenabrechnungen ist z. B. Steffen der Ersteller, die Mitglieder der Warteschlange sind Beauftragte für Aufgaben, Jens ein Entscheidungsträger, während Frank, Saskia und Anne genehmigende Personen sind.

In den folgenden Abschnitten werden die Workflowaktivitäten erläutert, die von jeder dieser Personengruppen ausgeführt werden können.

Mögliche Aktivitäten eines Erstellers

Der Ersteller startet eine Arbeitsplaninstanz, indem er ein Dokument zur Bearbeitung übermittelt. Zum Übermitteln seiner Spesenabrechnung muss Steffen z. B. im Formular Spesenabrechnung auf die Schaltfläche Absenden klicken.

Mögliche Aktivitäten eines Beauftragten für eine Aufgabe

Eine Aufgabe kann mehreren Personen oder einer von mehreren Personen überwachten Warteschlange für Arbeitsaufgaben zugewiesen werden. Allerdings kann die Aufgabe nur von einer Person ausgeführt werden.

Unter Bezug auf den in der vorherigen Abbildung dargestellten Workflow wird angenommen, dass Steffen eine Spesenabrechnung übermittelt und die Belege zur Überprüfung an die für Spesenabrechnungen zuständige Abteilung seiner Organisation weitergeleitet hat. Die Mitglieder der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works überwachen die Warteschlange. Angenommen, Julia, ein Mitglied der Abteilung, hat die Aufgabe zur Überprüfung der Spesenabrechung und der Belege von Steffen akzeptiert. Sie kann eine der folgenden Aktivitäten ausführen: abschließen, ablehnen, delegieren, Änderungen anfordern, neu zuweisen oder freigeben.

Hinweis

Die verfügbaren Aktivitäten unterscheiden sich abhängig davon, wie die Aufgabe vom Softwareentwickler entworfen wurde.

Abschließen

Wenn ein Benutzer eine Aufgabe abschließt, wird das Dokument, das zur Bearbeitung übermittelt wurde, dem nächsten Benutzer im Arbeitsplan zugewiesen, sofern vorhanden. Wenn keine weitere Verarbeitung erforderlich ist, wird der Workflowprozess beendet.

Angenommen, Julia, ein Mitglied der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works, hat die Aufgabe zur Überprüfung der Spesenabrechung und der Belege von Steffen akzeptiert. Nachdem Julia die Aufgabe abgeschlossen hat, wird die Spesenabrechnung Jens zugewiesen.

Ablehnen

Lehnt ein Benutzer ein Dokument ab, endet der Workflowprozess.

Angenommen, Julia, ein Mitglied der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works, hat die Aufgabe zur Überprüfung der Spesenabrechung und der Belege von Steffen akzeptiert. Lehnt Julia das Dokument ab, endet der Workflowprozess.

Steffen kann die Spesenabrechnung erneut übermitteln, mit oder ohne Änderungen. Übermittelt Steffen die Spesenabrechnung erneut, beginnt der Workflowprozess mit der manuellen Aufgabe.

Delegieren

Wenn ein Benutzer eine Aufgabe delegiert, wird diese einem anderen Benutzer zugewiesen.

Angenommen, Julia, ein Mitglied der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works, hat die Aufgabe zur Überprüfung der Spesenabrechung und der Belege von Steffen akzeptiert. Julia delegiert diese Aufgabe an Thomas, ihren Assistenten.

Thomas handelt daraufhin im Auftrag von Julia. Schließt Thomas die Aufgabe ab, wird die Spesenabrechnung Jens zugewiesen – so, als ob die Aufgabe von Julia abgeschlossen worden wäre.

Änderung anfordern

Wenn ein Benutzer eine Änderung an einem übermittelten Dokument anfordert, wird das Dokument zurück an den Ersteller gesendet.

Angenommen, Julia, ein Mitglied der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works, hat die Aufgabe zur Überprüfung der Spesenabrechung und der Belege von Steffen akzeptiert. Julia stellt in der Spesenabrechnung einige Fehler fest und fordert Änderungen der Abrechnung an. Die Spesenabrechnung wird an Steffen zurückgesendet.

Steffen kann die Spesenabrechnung erneut übermitteln, mit oder ohne Änderungen. Übermittelt Steffen die Spesenabrechnung erneut, muss ein Mitglied der Warteschlange die Abrechnung und die Belege erneut überprüfen.

Neu zuweisen

Die Mitglieder einer Warteschlange für Arbeitsaufgaben können Dokumente in der Warteschlange einer anderen Warteschlange neu zuweisen.

Angenommen, Julia, ein Mitglied der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works, überwacht die Warteschlange. Zur besseren Arbeitsauslastung kann sie die Spesenabrechnung und die beigelegten Belege einer anderen Warteschlange neu zuweisen.

Freigeben

Wenn ein Mitglied einer Warteschlange für Arbeitsaufgaben eine Aufgabe akzeptiert hat und später entscheidet, dass er die Aufgabe nicht abschließen kann, kann das Dokument zurück an die Warteschlange für Arbeitsaufgaben freigegeben werden.

Angenommen, Julia, ein Mitglied der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works, hat die Aufgabe zur Überprüfung der Spesenabrechung und der Belege von Steffen akzeptiert. Falls Julia entscheidet, dass sie die Aufgabe nicht abschließen kann, kann sie das Dokument freigeben. Die Spesenabrechnung wird an die Warteschlange zurückgegeben, sodass andere Mitglieder der für Spesenabrechnungen zuständigen Abteilung von Adventure Works die Aufgabe abschließen können.

Mögliche Aktivitäten eines Entscheidungsträgers

Wird ein Dokument einem Entscheidungsträger zugewiesen, dann in der Regel deshalb, weil eine Frage vom Entscheidungsträger beantwortet werden muss. Die Antwort auf die Frage ist normalerweise Ja oder Nein oder Wahr oder Falsch. Falls der Entscheidungsträger keine dieser Möglichkeiten auswählt, kann er die Entscheidung delegieren.

[Auswahl 1] oder [Auswahl 2]

Ein Entscheidungsträger muss eine Frage zum Dokument beantworten. Die Antwort auf die Frage ist normalerweise Ja oder Nein oder Wahr oder Falsch. Durch die vom Entscheidungsträger ausgewählte Antwort wird bestimmt, welche Workflowverzweigung zum Verarbeiten des Dokuments verwendet wird.

Angenommen, Steffens Spesenabrechnung wird Jens zugewiesen. Jens muss entscheiden, ob die in der Spesenabrechnung enthaltenen Informationen einen Anruf beim Vorgesetzten des Mitarbeiters erfordern. Wenn Jens entscheidet, dass ein Anruf erforderlich ist, wird die Spesenabrechnung Steffi zugewiesen, die den Vorgesetzten des Mitarbeiters anrufen muss. Wenn Jens entscheidet, dass kein Anruf erforderlich ist, wird die Spesenabrechnung Frank zur Genehmigung zugewiesen.

Delegieren

Wird ein Entscheidungsträger eine Entscheidung delegiert, wird das Dokument einem anderen Benutzer zugewiesen, der die Entscheidung treffen muss.

Angenommen, Steffens Spesenabrechnung wird Jens zugewiesen. Jens delegiert die Entscheidung an Maria, seine Assistentin.

Maria handelt daraufhin im Auftrag von Jens. Wenn Maria entscheidet, dass ein Anruf erforderlich ist, wird die Spesenabrechnung Steffi zugewiesen, die den Vorgesetzten des Mitarbeiters anrufen muss. Wenn Maria entscheidet, dass kein Anruf erforderlich ist, wird die Spesenabrechnung Frank zur Genehmigung zugewiesen.

Mögliche Aktivitäten einer genehmigenden Person

Wird ein Dokument einer genehmigenden Person zugewiesen, kann diese Person eine der folgenden Aktivitäten ausführen: genehmigen, ablehnen, delegieren oder Änderungen anfordern.

Genehmigen

Wenn eine genehmigende Person ein Dokument genehmigt, wird das Dokument dem nächsten Benutzer im Workflow zugewiesen, sofern vorhanden. Wenn keine weitere Verarbeitung erforderlich ist, wird der Workflowprozess beendet.

Angenommen, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 6.000 Euro übermittelt, die Frank zugewiesen ist. Wenn Frank das Dokument genehmigt, wird es Saskia zur Genehmigung zugewiesen. Wenn Saskia das Dokument genehmigt, endet der Workflowprozess.

Ablehnen

Lehnt eine genehmigende Person ein Dokument ab, endet der Workflowprozess.

Angenommen, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 12.000 Euro übermittelt, die Saskia zugewiesen ist. Wenn Saskia die Spesenabrechnung ablehnt, endet der Workflowprozess.

Steffen kann die Spesenabrechnung erneut übermitteln, mit oder ohne Änderungen. Übermittelt Steffen die Spesenabrechnung erneut, beginnt der Workflowprozess mit dem Genehmigungsprozess.

Delegieren

Wenn eine genehmigende Person ein Dokument delegiert, wird das Dokument zur Genehmigung einem anderen Benutzer zugewiesen.

Angenommen, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 12.000 Euro übermittelt, die Frank zugewiesen ist. Frank delegiert die Spesenabrechnung an Anne.

Anne handelt daraufhin im Auftrag von Frank. Wenn Anne das Dokument genehmigt, wird es Saskia zur Genehmigung zugewiesen – so, als wäre es von Frank genehmigt worden. Nachdem Saskia das Dokument genehmigt hat, wird es zur Genehmigung an Anne gesendet.

Änderung anfordern

Fordert eine genehmigende Person Änderungen an einem Dokument an, wird es an den Ersteller zurückgesendet.

Angenommen, Steffen hat eine Spesenabrechnung in Höhe von 12.000 Euro übermittelt, die Saskia zugewiesen ist. Wenn Saskia eine Änderung anfordert, wird die Spesenabrechnung an Steffen zurückgesendet.

Steffen kann die Spesenabrechnung erneut übermitteln, mit oder ohne Änderungen. Übermittelt Steffen die Spesenabrechnung erneut, wird sie zur Genehmigung an Frank gesendet, da Frank die erste genehmigende Person im Genehmigungsprozess ist.