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Arbeiten mit FMLA

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In diesem Thema wird beschrieben, wie die Berechtigung zum Family and Medical Leave Act (FMLA) und Stunden, die zur Erfüllung von Regierungsanforderungen gearbeitet wurden, verfolgt werden.

Die folgende Abbildung zeigt den Prozess des Eingebens und Nachverfolgens von FMLA für Arbeitskräfte. Die Zahlen entsprechen den Verfahren weiter unten in diesem Thema.

Erforderliche Komponenten

In der folgenden Tabelle werden die Voraussetzungen angezeigt, die vorhanden sein müssen, bevor Sie beginnen können.

Kategorie

Voraussetzung

Aufgabe

Der Leiter der Personalabteilung muss die folgenden Aufgaben ausführen, um FMLA zu aktivieren:

  • Klicken Sie auf Personalverwaltung > Einstellungen > Parameter > Personalverwaltungsparameter. Überprüfen, dass die Einstellungen korrekt sind

  • Klicken Sie auf Organisationsverwaltung > Einstellungen > Anfragen > Sicherheit des Anfragekategorietyps. Überprüfen, dass die Einstellungen korrekt sind

Wissen und Erfahrung

Mit den Anfragen und ihrer Funktionsweise in Microsoft Dynamics AX vertraut sein Weitere Informationen finden Sie unter Anfragen.

Planung

Bestimmen, ob Sie FMLA in den Lohn integrieren

Version

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Land/Region

(USA) Die Hauptadresse für die juristische Person muss in den folgenden Ländern/Regionen liegen: Vereinigte Staaten.

1. Bestimmen der Arbeitskrafteignung

Wenn eine Arbeitskraft eine Urlaubanforderung übermittelt oder sich nach seiner FMLA-Eignung erkundigt, können Sie problemlos bestimmen, wie viele Stunden verfügbar sind.

Um die Arbeitskrafteignung zu bestimmen, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung > Häufig > Arbeitskräfte > Arbeitskräfte.

  2. Wählen Sie die Arbeitskraft aus, für die die Berechtigung bestimmt werden soll, und wählen Sie dann Anstellung > FMLA eligibility aus.

  3. Geben Sie im Feld Berechtigungsdatum das voraussichtliche Datum ein, an dem die Berechtigung beginnt.

  4. Klicken Sie auf Berechnen. Die Anzahl der geschätzten verfügbaren Stunden für Standard-FMLA und Militär-FMLA wird angezeigt. Diese Nummer wird durch die Anzahl der Stunden bestimmt, die der Mitarbeiter gearbeitet hat, durch seine Beschäftigungsdauer und ob die Arbeitskraft bereits einen Sonderurlaub genommen hat, der die verbleibenden verfügbaren Stunden verringert.

2. Erstellen einer FMLA-Anfrage

FMLA verwendet Anfragen, um die Berechtigung und die genutzten Stunden nachzuverfolgen. Wenn Sie nicht mit Anfragen in Microsoft Dynamics AX vertraut sind, finden Sie weitere Informationen unter Anfragen.

Hinweis

Bevor Sie eine FMLA-Anfrage erstellen, erstellen Sie das Beschäftigungsende, falls Sie dies nicht bereits getan haben. Dies ist für alle Abwesenheiten erforderlich, unabhängig davon, ob der Urlaub für FMLA berechtigt. Weitere Informationen finden Sie unter Formular "Sonderurlaub".

Führen Sie folgende Schritte aus, um eine FMLA-Anfrage zu erstellen:

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung > Allgemein > Arbeitskräfte > FMLA-Anfragen.

  2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Neu auf Anfrage.

  3. Optional: Wenn die Anfrage bereits genehmigt wurde, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Approved auf der Registerkarte Allgemeines. Sie können auch den Genehmiger auswählen, falls erforderlich.

  4. Geben Sie die folgenden Informationen ein.

    Feld

    Beschreibung

    Reason

    Wählen Sie den Grund für den Sonderurlaub.

    Leave request date

    Wählen Sie das Datum aus, an dem der Sonderurlaub beantragt wurde. Dies ist häufig das aktuelle Datum.

    Leave start date

    Wählen Sie den ersten Tag des Sonderurlaubs aus. Wenn sich dieser ändert, können Sie zu diesem Formular zurückkehren und das Datum aktualisieren.

    Estimated leave end date

    Wählen Sie den letzten Tag des Sonderurlaubs der Arbeitskraft aus. Wenn sich dieser ändert, können Sie zu diesem Formular zurückkehren und das Datum aktualisieren.

    Approved hours

    Geben Sie die genehmigten Stunden für den Sonderurlaub ein. Der Berechtigungsabschnitt im Formular sollte helfen, diese Anzahl zu bestimmen.

    Leave schedule

    Wählen Sie den Urlaubzeitplan aus.

  5. Optional: Geben Sie im Inforegister Certifications eine Zertifizierungsinformationen zur Nachverfolgung ein.

  6. Klicken Sie auf dem Inforegister Hinzufügen auf Associated leave. Wählen Sie den Beschäftigungsurlaub aus, der dieser FMLA-Anfrage entspricht.

  7. Optional: Geben Sie im Inforegister Anfrageprotokoll Hinweise zur Anfrage ein, die Sie zu Referenzzwecken speichern möchten.

3. Bei Bedarf: Neuberechnung der FMLA-Berechtigung

Nachdem Sie eine FMLA-Anfrage für eine Arbeitskraft erstellen haben, können Sie die Berechtigung der Arbeitskraft jederzeit neu berechnen.

Um die Berechtigung einer Arbeitskraft neu zu berechnen, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung > Allgemein > Arbeitskräfte > FMLA-Anfragen.

  2. Öffnen Sie die Anfrage, um sie neu zu berechnen.

  3. Klicken Sie auf Recalculate eligibility.

  4. Wählen Sie die zu aktualisierenden Felder aus, und klicken Sie auf Neu berechnen. Die Informationen im FMLA-Berechtigungsabschnitt werden basierend auf aktuellen Informationen neu berechnet, und die entsprechenden Feldwerte werden aktualisiert. Sie können alle erforderlichen Anpassungen an der Anfrage auf Grundlage dieser Daten vornehmen.

4. Bei Bedarf: Eingeben der genommenen FMLA-Stunden

Nachdem eine FMLA-Anfrage genehmigt wurde, können Sie die Anzahl der Stunden, die Arbeitskräfte für ihren FMLA-Urlaub aufwenden, ändern und nachverfolgen.

Um FMLA-Stunden, die bereits genommen wurden, einzugeben, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung > Allgemein > Arbeitskräfte > FMLA-Anfragen.

  2. Öffnen Sie die Anfrage, um Stunden dafür zu protokollieren.

  3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Verwalten auf FMLA hours.

  4. Klicken Sie auf Position hinzufügen, und geben Sie das Datum, die verwendeten Stunden und alle zutreffenden Hinweise ein.

    Hinweis

    Die Quellspalte ist immer auf Manual gesetzt, es sei denn, FMLA ist in Microsoft Dynamics AX integriert, und die Position wurde vom System erstellt.

5. Bei Bedarf: Einrichten von Lohn zur Integration in FMLA

Bei Verwendung von Lohn können Sie Einkommenscodes verwenden, um die Stunden automatisch zu verfolgen, die für FMLA zählen. Wenn Einkommenspositionen, die diese Codes enthalten, während des genehmigten Urlaubszeitraums für eine Arbeitskraft freigegeben werden, zählt diese Zeit zu FMLA und wird zum Formular FMLA hours für die FMLA-Anfrage hinzugefügt.

Tipp

Wenn Sie diese Methode zum Nachverfolgen von FMLA-Stunden verwenden, können Sie die Stunden trotzdem manuell ändern, nachdem diese erstellt wurden.

Für die Integration von Lohn in FMLA, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Payroll > Einstellungen > Earnings > Earning codes.

  2. Öffnen Sie einen Einkommenscode, der, wenn Stunden für eine Arbeitskraft protokolliert werden, die Anzahl der FMLA-Stunden verringert, die für die Arbeitskraft verfügbar sind.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte General im Feld Reduce remaining FMLA time einen Wert aus.

    Hinweis

    Sie können dieses Kontrollkästchen nur aktivieren, wenn das Kontrollkästchen Productive nicht aktiviert ist und Maßeinheit auf Hours festgelegt ist.

  4. Wiederholen Sie diese Schritte für alle Einkommenscodes, die die Anzahl der verfügbaren FMLA-Stunden reduzieren sollten.

6. Optional: Generieren des Berichts zu genommenen FMLA-Stunden

Sie können einen Bericht aller Arbeitskräfte erstellen, die FMLA-Anfragen haben, und die Stunden, die auf jede Anfrage angewendet wurden.

Um den Bericht zum genommenen FMLA Sonderurlaub zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf Personalverwaltung > Berichte > Arbeitskräfte > genommener FMLA-Urlaub.

  2. Geben Sie den ersten und letzten Tag des Urlaubszeitraums an, den Sie anzeigen möchten.

  3. Klicken Sie auf OK.

Technische Informationen für Systemadministratoren

Wenn Sie keinen Zugriff auf die Seiten für die Durchführung dieser Aufgabe haben, wenden Sie sich mit den Informationen aus der folgenden Tabelle an Ihren Systemadministrator.

Kategorie

Voraussetzung

Konfigurationsschlüssel

Personalverwaltung I

Wenn Sie FMLA in Lohn integrieren: Payroll - USA

Sicherheitsrollen

FMLA administrator