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E-Mail-Infos sind informative Meldungen, die Benutzern beim Erstellen einer Nachricht angezeigt werden. Während eine neue Nachricht geöffnet ist und verfasst wird, analysiert Exchange die Nachricht (einschließlich der Empfänger). Wird ein potenzielles Problem erkannt, wird der Benutzer vor dem Senden der Nachricht mit einer E-Mail-Info benachrichtigt. Mithilfe der Informationen in der E-Mail-Info kann der Benutzer die Nachricht anpassen, um unerwünschte Situationen oder Unzustellbarkeitsberichte (auch als Unzustellbarkeitsberichte oder Unzustellbarkeitsnachrichten bezeichnet) zu vermeiden.
Funktionsweise von E-Mail-Infos
E-Mail-Infos werden als Webdienst in Exchange implementiert. Wenn ein Absender eine Nachricht erstellt, richtet die Clientsoftware einen Exchange-Webdienstaufruf an den Clientzugriffsserver, um die Liste der E-Mail-Infos abzurufen. Der Server gibt die Liste der E-Mail-Infos zurück, die für die jeweilige Nachricht gelten, und die Clientsoftware zeigt dem Absender die E-Mail-Infos an.
Die folgenden unproduktiven Messagingszenarien treten in allen Messagingumgebungen häufig auf:
Unzustellbarkeitsberichte, die sich aus Nachrichten ergeben, die gegen organisationsweite Nachrichtenbeschränkungen verstoßen (z. B. Einschränkungen der Nachrichtengröße oder maximale Anzahl von Empfängern pro Nachricht).
Unzustellbarkeitsberichte, die sich aus Nachrichten ergeben, die an nicht vorhandene Empfänger, eingeschränkte Empfänger oder Benutzer mit vollen Postfächern gesendet wurden.
Senden von Nachrichten an Benutzer, für die automatische Antworten konfiguriert sind.
In allen diesen Szenarien sendet der Benutzer eine Nachricht, erwartet ihre Zustellung und erhält stattdessen eine Antwort, die besagt, dass die Nachricht nicht zugestellt wurde. Sogar im Best-Case-Szenario, wie bei der automatischen Antwort, führen diese Ereignisse zu Produktivitätsverlusten. Im Falle eines NDR kann dieses Szenario zu einem kostspieligen Helpdeskanruf führen.
Es gibt auch mehrere Szenarien, in denen das Senden einer Nachricht nicht zu einem Fehler führt, aber unerwünschte und sogar peinliche Folgen haben kann:
An extrem große Verteilergruppen gesendete Nachrichten.
An ungeeignete Verteilergruppen gesendete Nachrichten.
Versehentlich an Empfänger außerhalb Ihrer Organisation gesendete Nachrichten.
Auswählen von Allen antworten für eine Nachricht, bei der Sie Bcc-Empfänger waren.
Alle diese problematischen Szenarien können vermieden werden, indem die Benutzer über die möglichen Konsequenzen des Sendens der Nachricht informiert werden, während sie sie verfassen. Werden Absender beispielsweise benachrichtigt, dass die Größe ihrer Nachricht den maximal zulässigen Wert überschreitet, werden sie nicht versuchen, die Nachricht zu senden. Ebenso ist es wahrscheinlicher, dass Absender, die benachrichtigt werden, dass ihre Nachricht an Personen außerhalb der Organisation übermittelt wird, sicherstellen, dass Inhalt und Ton der Nachricht angemessen sind.
Die folgenden Messagingclients unterstützen E-Mail-Infos:
Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet)
Microsoft Outlook 2010 oder höher für Microsoft Windows
Outlook für iOS und Android
Verfügbare E-Mail-Infos in Exchange Online
In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren E-Mail-Infos in Exchange Online aufgeführt.
| E-Mail-Info | Verfügbarkeit | Szenario |
|---|---|---|
| Ungültiger interner Empfänger | Outlook | Der Absender fügt einen internen Empfänger hinzu, der nicht vorhanden ist. Zum Beispiel:
Die E-Mail-Info zeigt den ungültigen Empfänger an und ermöglicht es dem Absender, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. |
| Postfach voll | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen internen Empfänger hinzu, dessen Postfach die maximale Postfachgröße überschreitet (das ProhibitSendReceive-Kontingent für das Postfach oder die organization).
Die E-Mail-Info zeigt den Empfänger an, dessen Postfach voll ist, und ermöglicht es dem Absender, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Die E-Mail-Info ist zu dem Zeitpunkt, zu dem sie angezeigt wird, aktuell. Wenn die Nachricht nicht sofort gesendet wird, wird die E-Mail-Info alle zwei Stunden aktualisiert. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Ordner "Entwürfe" gespeichert und nach zwei Stunden erneut geöffnet werden. |
| Automatische Antworten | Outlook Outlook im Web Outlook für iOS und Android |
Der Absender fügt einen internen Empfänger* hinzu, der "Automatische Antworten" aktiviert hat.
Die E-Mail-Info zeigt an, dass der Empfänger automatische Antworten aktiviert hat, und zeigt außerdem die ersten 175 Zeichen des automatischen Antworttexts an. Die E-Mail-Info ist zu dem Zeitpunkt, zu dem sie angezeigt wird, aktuell. Wenn die Nachricht nicht sofort gesendet wird, wird die E-Mail-Info alle zwei Stunden aktualisiert. Dies gilt auch für Nachrichten, die im Ordner "Entwürfe" gespeichert und nach zwei Stunden erneut geöffnet werden. *Wenn es sich bei dem Empfänger um einen externen Empfänger handelt, die Domäne des Empfängers jedoch als Remotedomäne konfiguriert ist, bestimmen die Einstellungen AllowedOOFType und IsInternal, ob der Absender die interne automatische Antwort, die externe automatische Antwort oder keine automatische Antwort erhält. |
| Benutzerdefiniert | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen internen Empfänger hinzu, der eine benutzerdefinierte E-Mail-Info konfiguriert hat.
Eine benutzerdefinierte E-Mail-Info kann hilfreich sein, um spezielle Informationen zu einem Empfänger bereitzustellen. Beispielsweise können Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Info für eine Verteilergruppe erstellen, in der Sie den Zweck der Verteilergruppe erläutern, damit sie seltener falsch verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren benutzerdefinierter E-Mail-Infos für Empfänger. Benutzerdefinierte E-Mail-Infos werden nicht angezeigt, wenn der Absender keine Nachrichten an den Empfänger senden darf (stattdessen wird die E-Mail-Info "Eingeschränkter Empfänger" angezeigt). |
| Eingeschränkter Empfänger | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen Empfänger hinzu, an den er keine Nachrichten senden darf (Übermittlungseinschränkungen werden zwischen dem Absender und dem Empfänger konfiguriert).
Die E-Mail-Info gibt den verbotenen Empfänger an und gibt dem Absender die Möglichkeit, den Empfänger aus der Nachricht zu entfernen. Außerdem wird der Absender deutlich informiert, dass die Nachricht nicht an den eingeschränkten Empfänger gesendet werden kann. Wenn es sich bei dem eingeschränkten Empfänger um eine Verteilergruppe handelt, die geschachtelte Gruppen enthält, werden die E-Mail-Infos nicht angezeigt. Wenn die eingeschränkte Gruppe (AcceptMessagesOnlyFromDLMembers) Gruppen enthält, werden die E-Mail-Infos nicht angezeigt. Wenn es sich bei dem eingeschränkten Empfänger um einen externen Empfänger handelt oder um eine Verteilergruppe, die externe Empfänger enthält, wird dem Absender die E-Mail-Info angezeigt. Die folgenden E-Mail-Infos werden jedoch nicht angezeigt (falls zutreffend):
|
| Externe Empfänger | Outlook Outlook im Web Outlook für iOS und Android |
Der Absender fügt einen externen Empfänger* oder eine Verteilergruppe hinzu, die externe Empfänger enthält.
Die E-Mail-Info informiert den Absender darüber, dass die Nachricht die organization verlassen wird, was ihm helfen kann, die richtigen Entscheidungen bezüglich Formulierung, Ton und Inhalt zu treffen. Standardmäßig ist diese E-Mail-Info deaktiviert. Sie können sie mit dem Cmdlet Set-OrganizationConfig aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter E-Mail-Infos über Organisationsbeziehungen. *Wenn es sich bei dem Empfänger um einen externen Empfänger handelt, die Domäne des Empfängers jedoch als Remotedomäne konfiguriert ist, bestimmt die Einstellung IsInternal, ob der Absender diese E-Mail-Info empfängt (die E-Mail-Info "Externe Empfänger" gilt nicht für interne Empfänger). Hinweis: Die E-Mail-Info "Externe Empfänger" wird nicht für Empfänger externer Verteilergruppen ausgewertet, bei denen sich die Verteilergruppe in einer Remotedomäne befindet. Hinweis 2: Outlook für iOS und Android unterstützt nur die E-Mail-Info "Externe Empfänger" für Microsoft 365 oder Office 365 sowie für lokale Exchange-Postfächer, die Hybrid Modern Authentication (HMA) verwenden. Beim Verfassen von Phishingsimulations-Schulungs-E-Mails für Office 365 müssen E-Mail-Info für externe Empfänger mit dem folgenden PowerShell-Befehl aktiviert werden: |
| Große Benutzergruppe | Outlook Outlook im Web Outlook für iOS und Android |
Der Absender fügt eine Verteilergruppe hinzu, die mehr Mitglieder hat als die konfigurierte große Zielgruppengröße (die Standardgröße beträgt mehr als 25 Mitglieder). Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren einer großen Benutzergruppe für Ihre Organisation.
Die Anzahl der Mitglieder der Verteilergruppe wird nicht jedes Mal berechnet. Stattdessen werden die Informationen zur Verteilergruppe aus den Daten der Gruppenmetriken gelesen. |
| Moderierter Empfänger | Outlook Outlook im Web |
Der Absender fügt einen moderierten Empfänger hinzu (einen Empfänger, für den die Nachricht genehmigt werden muss). Die E-Mail-Info identifiziert den moderierten Empfänger und informiert den Absender, dass die Moderation zu einer verzögerten Zustellung führen kann. Die E-Mail-Info wird in folgenden Fällen nicht angezeigt:
|
| Antwort an alle bei Bcc | Outlook Outlook im Web |
Ein Bcc-Empfänger wählt "Allen antworten" einer Nachricht aus. Die E-Mail-Info wird in der Antwortnachricht angezeigt. Bcc-Empfänger, die sich anderen Empfängern offenbaren, sind allgemein schlecht, und die E-Mail-Info erklärt dies. |
| Übergroße Nachricht | Outlook | Die Nachricht ist größer als die maximal zulässige Nachrichtengröße.
Die E-Mail-Info wird angezeigt, wenn die Nachrichtengröße gegen eine der folgenden Einschränkungen für die Nachrichtengröße verstößt:
Hinweis: Nachrichtengrößenbeschränkungen für Connectors werden für diese E-Mail-Info nicht ausgewertet. |
Einschränkungen von E-Mail-Infos
Für die E-Mail-Info gelten die folgenden Einschränkungen:
E-Mail-Infos werden bei der Arbeit im Offlinemodus von Outlook nicht unterstützt.
Wenn eine Nachricht an eine Verteilergruppe adressiert ist, werden die E-Mail-Infos für einzelne Empfänger, die Mitglieder dieser Verteilergruppe sind, nicht ausgewertet. Wenn eines der Mitglieder jedoch externe Empfänger ist, wird die E-Mail-Info "Externe Empfänger" angezeigt, die dem Absender die Anzahl der externen Empfänger in der Verteilergruppe anzeigt.
Wenn eine Nachricht an eine dynamische Verteilergruppe adressiert ist, für die auch Absendereinschränkungen aktiviert sind, müssen wir, um die E-Mail-Infos für einzelne Empfänger auszuwerten, die dynamische Gruppe erweitern und dann andere Gruppen erweitern, die Mitglieder der dynamischen Gruppe sein können. Wenn die Anzahl der Nachschlageabfragen 150 überschreitet, wird aus Leistungsgründen keine E-Mail-Info generiert.
Wenn die Nachricht an mehr als 200 Empfänger adressiert ist, werden aus Leistungsgründen keine E-Mail-Infos für einzelne Postfächer ausgewertet.
Benutzerdefinierte E-Mail-Infos sind auf 175 Zeichen beschränkt.
Während ältere Versionen von Exchange Server E-Mail-Infos vollständig ausfüllen, zeigt Exchange Online nur bis zu 1000 Zeichen an.
Wenn der Absender beginnt, eine Nachricht zu erstellen, und sie für einen längeren Zeitraum geöffnet lässt, werden die E-Mail-Infos zu automatischen Antworten und vollem Postfach alle zwei Stunden ausgewertet.