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GILT FÜR:
2016 2019 Subscription Edition
Dieser Artikel enthält einen Vergleich zwischen öffentlichen Ordnern und Microsoft 365-Gruppen und zeigt, wie die eine oder andere Lösung für Ihre organization am besten geeignet ist. Öffentliche Ordner gibt es schon so lange wie Exchange, während Gruppen erst vor kurzem eingeführt wurden. Wenn Sie einige oder alle Ihre öffentlichen Ordner zu Gruppen migrieren möchten, beschreibt dieser Artikel, wie der Vorgang funktioniert, und enthält Links zu den Artikeln, die Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang führen.
Was sind öffentliche Ordner?
Public folders enthalten verschiedene Arten von Daten und sind in einer hierarchischen Struktur organisiert.
Öffentliche Ordner werden in den folgenden Situationen nicht empfohlen:
Archivieren von Daten: Benutzer mit Postfachbeschränkungen verwenden manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern, um Daten zu archivieren. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren.
Dokumentfreigabe und Zusammenarbeit: Öffentliche Ordner bieten keine Dokumentverwaltungsfunktionen wie Versionsverwaltung, kontrollierte Ein- und Auscheckfunktionen und automatische Benachrichtigungen bei Inhaltsänderungen.
Was sind Microsoft 365-Gruppen?
In Microsoft 365-Gruppen können Sie Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und dann ganz einfach eine Reihe von Ressourcen zum Teilen für diese Personen erstellen. Sie müssen die Berechtigungen für diese Ressourcen nicht manuell zuweisen, da die Personen beim Hinzufügen zu Ihrer Gruppe automatisch die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff auf die Tools und Ressourcen Ihrer Gruppe erhalten. Gruppen bieten auch eine neue und verbesserte Erfahrung bei Aufgaben, die zuvor von Verteilerlisten und freigegebenen Postfächern ausgeführt wurden.
Die gesamte Gruppengeschichte finden Sie unter Informationen zu Microsoft 365-Gruppen.
Sollten Sie Ihre öffentlichen Ordner zu Microsoft 365-Gruppen migrieren?
Microsoft 365-Gruppen sind das neueste Zusammenarbeitsangebot von Microsoft, was bedeutet, dass es viele Gründe gibt, warum sie eine bessere Lösung gegenüber öffentlichen Ordnern sind, einer viel älteren Technologie. In Outlook können z. B. Gruppen E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner vollständig ersetzen. Es ist unmöglich, eine Liste aller Szenarien zu erstellen, in denen Microsoft 365-Gruppen besser funktionieren als öffentliche Ordner. Hier sind jedoch die Höhepunkte:
Zusammenarbeit per E-Mail: Gruppen in Outlook verfügen über einen dedizierten Bereich für Unterhaltungen , in dem alle E-Mails gespeichert werden und Benutzer gemeinsam daran arbeiten können. Die Gruppe kann sogar so eingerichtet werden, dass Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe oder organization empfangen werden. Wenn Sie derzeit beispielsweise E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner zum Speichern projektbezogener Diskussionen verwenden oder Bestellungen von einem Team genehmigt werden müssen, wäre die Verwendung von Gruppen eine Verbesserung. Gruppen sind auch dann besser, wenn Sie Informationen zu einer Gruppe von Benutzern übertragen möchten.
Zusammenarbeit an Dokumenten: In Outlook verfügt Gruppen über eine dedizierte Registerkarte Files, auf der alle Dateien von der SharePoint-Teamwebsite der Gruppe und E-Mail-Anlagen angezeigt werden. Sie erhalten eine Ansicht aller Dateien, so dass Sie nicht wie in öffentlichen Ordnern nach Dateien suchen müssen. Die gemeinsame Dokumenterstellung wird ebenfalls einfacher. Wenn Sie öffentliche Ordner zum Speichern von Dateien verwenden, die von mehreren Personen genutzt werden sollen, ziehen Sie eine Migration zu Gruppen in Betracht.
Freigegebener Kalender: Beim Erstellen erhält jede Gruppe einen freigegebenen Kalender (siehe Freigeben von Kalendern in Microsoft 365. Jedes Mitglied der Gruppe kann Ereignisse in diesem Kalender erstellen. Wenn Sie eine Gruppe zu Ihren Favoriten hinzufügen, kann der Kalender dieser Gruppe neben Ihrem persönlichen Kalender angezeigt werden. Sie können auch die Ereignisse einer Gruppe abonnieren. In diesem Fall erscheinen Ereignisse, die in dieser Gruppe erstellt wurden, in Ihrem persönlichen Kalender. Wenn Sie öffentliche Ordner verwenden, um Kalender für Ihr Team zu hosten, wie z. B. einen Zeitplan, bieten Gruppen eine bessere Erfahrung.
Vereinfachte Berechtigungen: Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuweisen, erhalten sie sofort die Berechtigungen, die sie benötigen, während Sie bei öffentlichen Ordnern die entsprechenden Berechtigungen manuell zuweisen müssen. Mitglieder können als "Besitzer" oder "Mitglieder" hinzugefügt werden. Besitzer verfügen über vollständige Rechte in der Gruppe, einschließlich der Möglichkeit zum Ausführen von Gruppenverwaltungsaufgaben. Mitglieder können auch Inhalte erstellen und Dateien wie Besitzer bearbeiten, aber sie können keine Inhalte löschen, die sie nicht erstellt haben. Wenn Ihnen das Berechtigungsmodell für öffentliche Ordner zu überfordert ist und Sie etwas Einfaches und Schnelles wünschen, sind Microsoft 365-Gruppen die richtige Wahl.
Mobil- und Webpräsenz: Auf öffentliche Ordner kann nicht über mobile Geräte zugegriffen werden und sie verfügen über eine eingeschränkte Anzahl von Funktionen im Web. Microsoft 365-Gruppen hingegen sind über mobile Outlook-Apps zugänglich und verfügen über eine umfangreichere Palette von Features im Web. Wenn Ihr Team unterwegs ist und mobilen Zugriff benötigt, sollten Sie Microsoft 365-Gruppen verwenden.
Zugriff auf eine Vielzahl von Microsoft 365- oder Office 365-Apps: Wenn Sie eine Gruppe erstellen, entsperren Sie den Zugriff auf eine Vielzahl von Anwendungen aus der Microsoft 365- oder Office 365-Suite. Sie erhalten eine SharePoint-Teamwebsite, um Dateien zu speichern, und einen Plan im Planer, um Ihre Aufgaben zu verfolgen. Microsoft 365-Gruppen ist der Mitgliedschaftsdienst, der Elemente der gesamten Microsoft 365- oder Office 365-Suite kombiniert.
Obwohl Microsoft 365-Gruppen viele Vorteile bieten, sollten Sie sich eines wesentlichen Unterschieds bewusst sein, den Sie nach dem Verlassen der Öffentliche Ordner-Erfahrung bemerken werden. Dieser Unterschied besteht in erster Linie darin:
- Granulare Berechtigungsrollen: Während öffentliche Ordner über verschiedene Berechtigungsrollen verfügen, stehen in Microsoft 365-Gruppen nur zwei Rollen zur Verfügung: Besitzer und Mitglied.
Bevor Sie zu Gruppen wechseln, empfiehlt es sich zudem, sich die verschiedenen Einschränkungen bei der Erstellung und Verwaltung von Gruppen vor Augen zu führen. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie verwalten meiner Gruppen?in Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen.
Öffentliche Ordner zu Microsoft 365-Gruppen migrieren
Wenn Sie sich für den Wechsel zu Microsoft 365-Gruppen entscheiden, können Sie einen sogenannten Batch-Migrationsprozess verwenden, um Ihre E-Mail- und Kalenderinhalte aus Ihren vorhandenen öffentlichen Ordnern in Gruppen zu verschieben. Die spezifischen Schritte zum Ausführen einer Stapelmigration hängen davon ab, welche Version von Exchange derzeit Ihre Öffentliche Ordner-Hierarchie hostet. Am Ende dieses Artikels finden Sie Links zu Anweisungen, die Sie durch den Stapelmigrationsprozess führen.
Als Voraussetzung für die Migration von öffentlichen Ordnern von Exchange zu Microsoft 365-Gruppen müssen Sie sicherstellen, dass die Option Öffentlicher Ordner für Exchange-Mail im Microsoft Entra Connect-Tool nicht aktiviert ist. Wenn diese Option - zufällig - aktiviert ist, deaktivieren Sie sie, bevor Sie mit der Migration der öffentlichen Ordner beginnen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.
Hinweis
Wenn Sie die Migration eines E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordners zu einer bestimmten Gruppe in Microsoft 365 oder Office 365 abgeschlossen haben, werden alle an den öffentlichen Ordner adressierten E-Mails von der Gruppe empfangen.
Hauptvorteile von Stapelmigrationen:
MRS-basierte (Mailbox Replication Service)-basierte Migration: Der Migrationsprozess verwendet Migrationsbatch-Cmdlets. Die Migration zu mehreren Gruppen kann zusammen in einem einzigen Migrationsbatch ausgelöst werden. Es stehen auch Skripts zur Unterstützung des Migrationsprozesses zur Verfügung.
Unterstützung für öffentliche Ordner für E-Mail und Kalender: Kopierte E-Mails und Beiträge werden in Gruppen als Gruppenunterhaltungen angezeigt, und kopierte Kalenderelemente werden in Gruppenkalendern angezeigt. Andere Arten von öffentlichen Ordnern, wie z. B. Aufgaben und Kontakten, werden derzeit nicht für diese Migration unterstützt.
Lokale öffentliche Ordner können direkt zu Microsoft 365-Gruppen migriert werden: Bei dieser Migration müssen Sie Ihre öffentlichen Ordner nicht zuerst nach Microsoft 365 oder Office 365 und dann in Gruppen verschieben. Mit den Cmdlets zum Kopieren von MRS-Daten werden die Daten für öffentliche Ordner direkt aus Ihrer lokalen Umgebung ausgelesen und anschließend in Microsoft 365-Gruppen kopiert. Für öffentliche Exchange-Ordner ist ein MRS-Proxy-basierter Endpunkt erforderlich.
Keine "Alles-oder-Nichts"-Migration: Sie können bestimmte öffentliche Ordner auswählen, die zu Gruppen migriert werden sollen, und nur diese ausgewählten öffentlichen Ordner werden migriert.
Einmalige Datenkopie: Batch-Migrationen sind als einmalige Datenkopie von öffentlichen Quellordnern an Zielgruppen konzipiert, ohne die Komplexität der inkrementellen Synchronisierung und Fertigstellung.
Führt Daten öffentlicher Ordner mit vorhandenen Daten in einer Gruppe zusammen: Bei der Datenkopie werden die Inhalte des öffentlichen Ordners mit dem Inhalt der vorhandenen Gruppe zusammengeführt, falls vorhanden. Wenn inkrementelle Datenkopien erforderlich sind, können Sie die Datenkopie so oft ausführen, wie Sie die inkrementellen Daten in die Gruppe kopieren müssen.
Übersicht über Stapelmigrationen
Die folgenden Schritte beschreiben den allgemeinen Prozess der Migration Ihrer Öffentliche Ordner-Inhalte zu Microsoft 365-Gruppen in einer Batchmigration.
Quelle wählen: Wählen Sie die öffentlichen Ordner, die Sie migrieren möchten. Sie können alle Ordner mit E-Mail- oder Kalenderinhalten auswählen.
Ziel erstellen: Erstellen Sie entsprechende Gruppen für Ihre Ordner mit den gewünschten Konfigurationen, z. B. Mitglieder, Datenschutz und Klassifizierung von Daten.
Daten kopieren: Verwenden Sie die Migrationsbatch-Cmdlets, um Daten aus öffentlichen Ordnern in Gruppen zu kopieren.
Quelle sperren: Sperren Sie die öffentlichen Ordner, nachdem Sie die Daten in Gruppen überprüft haben.
Übernahme: Kopieren Sie alle neuen Daten, die zwischen Schritt 3 und 4 erstellt wurden.
Ihre öffentlichen Ordner und die dazugehörigen Gruppen bleiben für Ihre Benutzer während der Schritte "Quelle auswählen " und "Daten kopieren" online. Nach dem Schritt zum Kopieren von Daten können Sie bewerten, ob Sie mit dem Rest der Migration fortfahren möchten, basierend auf der Gruppenerfahrung und ob dies für Ihre Benutzer und Ihre organization geeignet ist oder nicht. Sie können Ihre Migration zurücksetzen und die Verwendung von öffentlichen Ordnern an diesem Punkt fortsetzen. Wenn Sie mit der Migration fortfahren, können Sie nach Abschluss des Übernahmeschritts die ursprünglichen öffentlichen Ordner löschen. Auch nach der Migration ist es möglich, ein Rollback auf öffentliche Ordner durchzuführen, sofern Sie Ihre Sicherungsdateien aus dem Migrationsprozess gespeichert und Ihre ursprünglichen öffentlichen Ordner nicht gelöscht haben.
Voraussetzungen für die Stapelmigration und schrittweise Anleitungen
Die folgenden Voraussetzungen müssen in Ihrer Exchange-Umgebung erfüllt sein, bevor Sie eine Stapelmigration ausführen können. Die spezifischen Voraussetzungen hängen davon ab, welche Version von Exchange Sie momentan ausführen.
Wenn Ihre öffentlichen Ordner lokal sind, müssen Ihre Server mit einer der folgenden Versionen ausgeführt werden:
Exchange 2010 SP3 RU8 oder höher
Exchange 2013 CU15 oder höher s
Exchange 2016 CU4 oder höher
Exchange 2019
Wenn Ihre öffentlichen Ordner lokal sind, muss eine Exchange-Hybrid-Umgebung einrichtet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Server Hybridbereitstellungen.
Die Migrationsanleitung
Klicken Sie auf einen der folgenden Links, um schrittweise Anleitungen zum Ausführen einer Batch-Migration zu erhalten.