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GILT FÜR:
2016 2019 Subscription Edition
Dieser Artikel bietet einen Vergleich zwischen öffentlichen Ordnern und Microsoft 365-Gruppen und wie der eine oder andere die beste Lösung für Ihre organization sein könnte. Öffentliche Ordner gibt es schon so lange wie Exchange, während Gruppen in letzter Zeit eingeführt wurden. Wenn Sie einige oder alle Ihrer öffentlichen Ordner zu Gruppen migrieren möchten, wird in diesem Artikel beschrieben, wie der Prozess funktioniert, und es werden Links zu den Artikeln bereitgestellt, die Sie schritt für Schritt durch den Prozess führen.
Was sind öffentliche Ordner?
Public folders enthalten verschiedene Arten von Daten und sind in einer hierarchischen Struktur organisiert.
Öffentliche Ordner werden für die folgenden Situationen nicht empfohlen:
Archivieren von Daten: Benutzer mit Postfachgrenzwerten verwenden manchmal öffentliche Ordner anstelle von Postfächern, um Daten zu archivieren. Diese Vorgehensweise wird nicht empfohlen, da dadurch Speicherplatz in öffentlichen Ordnern belegt wird und Postfachbeschränkungen ihren Sinn verlieren.
Dokumentfreigabe und Zusammenarbeit: Öffentliche Ordner bieten keine Dokumentverwaltungsfeatures wie Versionsverwaltung, kontrollierte Ein- und Auscheckfunktionen und automatische Benachrichtigungen über Inhaltsänderungen.
Was sind Microsoft 365-Gruppen?
Mit Microsoft 365-Gruppen können Sie eine Gruppe von Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und dann ganz einfach eine Sammlung von Ressourcen einrichten, die diese Personen freigeben möchten. Sie müssen die Berechtigungen für diese Ressourcen nicht manuell zuweisen, da die Personen beim Hinzufügen zu Ihrer Gruppe automatisch die notwendigen Berechtigungen für den Zugriff auf die Tools und Ressourcen Ihrer Gruppe erhalten. Gruppen bieten auch eine neue und verbesserte Erfahrung bei Aufgaben, die zuvor von Verteilerlisten und freigegebenen Postfächern ausgeführt wurden.
Den vollständigen Artikel zu Gruppen finden Sie unter Weitere Informationen zu Microsoft 365-Gruppen.
Sollten Sie Ihre öffentlichen Ordner zu Microsoft 365-Gruppen migrieren?
Microsoft 365-Gruppen ist das neueste Zusammenarbeitsangebot von Microsoft, was bedeutet, dass es viele Gründe gibt, warum sie eine bessere Lösung gegenüber öffentlichen Ordnern sind, eine viel ältere Technologie. In Outlook können z. B. Gruppen E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner vollständig ersetzen. Das Kompilieren einer Liste aller Szenarien, in denen Microsoft 365-Gruppen besser funktioniert als öffentliche Ordner, ist unmöglich, aber hier sind die Highlights:
Zusammenarbeit über E-Mail: Gruppen in Outlook verfügen über einen dedizierten Unterhaltungsbereich , in dem alle E-Mails gespeichert werden und die Benutzer daran zusammenarbeiten können. Die Gruppe kann sogar so eingerichtet werden, dass nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe oder organization empfangen werden. Wenn Sie derzeit beispielsweise E-Mail-aktivierte öffentliche Ordner zum Speichern projektbezogener Diskussionen verwenden oder Bestellungen von einem Team genehmigt werden müssen, wäre die Verwendung von Gruppen eine Verbesserung. Gruppen sind auch dann besser, wenn Sie Informationen zu einer Gruppe von Benutzern übertragen möchten.
Zusammenarbeit über Dokumente: In Outlook verfügt Gruppen über eine dedizierte Registerkarte Dateien , auf der alle Dateien von der SharePoint-Teamwebsite der Gruppe und aus E-Mail-Anlagen angezeigt werden. Sie erhalten eine Ansicht aller Dateien, so dass Sie nicht wie in öffentlichen Ordnern nach Dateien suchen müssen. Die gemeinsame Dokumenterstellung wird ebenfalls einfacher. Wenn Sie öffentliche Ordner zum Speichern von Dateien verwenden, die von mehreren Personen genutzt werden sollen, ziehen Sie eine Migration zu Gruppen in Betracht.
Freigegebener Kalender: Bei der Erstellung erhält jede Gruppe einen freigegebenen Kalender (siehe Kalenderfreigabe in Microsoft 365. Jedes Mitglied der Gruppe kann Ereignisse in diesem Kalender erstellen. Wenn Sie eine Gruppe zu Ihren Favoriten hinzufügen, kann der Kalender dieser Gruppe neben Ihrem persönlichen Kalender angezeigt werden. Sie können auch die Ereignisse einer Gruppe abonnieren. In diesem Fall erscheinen Ereignisse, die in dieser Gruppe erstellt wurden, in Ihrem persönlichen Kalender. Wenn Sie öffentliche Ordner verwenden, um Kalender für Ihr Team zu hosten, wie z. B. einen Zeitplan, bieten Gruppen eine bessere Erfahrung.
Vereinfachte Berechtigungen: Wenn Sie Benutzer einer Gruppe zuweisen, erhalten sie sofort die erforderlichen Berechtigungen, während Sie bei öffentlichen Ordnern die richtigen Berechtigungen manuell zuweisen müssen. Mitglieder können als "Besitzer" oder "Mitglieder" hinzugefügt werden. Besitzer verfügen über vollständige Rechte in der Gruppe, einschließlich der Möglichkeit, Gruppenverwaltungsaufgaben auszuführen. Mitglieder können auch Inhalte erstellen und Dateien wie Besitzer bearbeiten, aber sie können keine Inhalte löschen, die sie nicht erstellt haben. Wenn ihnen das Berechtigungsmodell für öffentliche Ordner zu überwältigend ist und Sie etwas Einfaches und Schnelles wünschen, ist Microsoft 365-Gruppen der gewünschte Weg.
Mobile und Webpräsenz: Auf öffentliche Ordner kann nicht über mobile Geräte zugegriffen werden und es gibt nur eingeschränkte Funktionen im Web. Microsoft 365-Gruppen ist dagegen über mobile Outlook-Apps zugänglich und verfügt über einen umfangreicheren Satz von Features im Web. Wenn Ihr Team unterwegs ist und mobilen Zugriff benötigt, sollten Sie Microsoft 365-Gruppen verwenden.
Zugriff auf eine vielzahl von Microsoft 365- oder Office 365-Apps: Wenn Sie eine Gruppe erstellen, entsperren Sie den Zugriff auf eine Vielzahl von Anwendungen aus der Microsoft 365- oder Office 365-Suite. Sie erhalten eine SharePoint-Teamwebsite, um Dateien zu speichern, und einen Plan im Planer, um Ihre Aufgaben zu verfolgen. Microsoft 365-Gruppen ist der Mitgliedschaftsdienst, der Elemente der gesamten Microsoft 365- oder Office 365-Suite kombiniert.
Obwohl Microsoft 365-Gruppen viele Vorteile bietet, sollten Sie sich eines großen Unterschieds bewusst sein, den Sie bemerken werden, nachdem Sie die Öffentliche Ordner-Benutzeroberfläche verlassen haben. Dieser Unterschied besteht in erster Linie aus:
- Differenzierte Berechtigungsrollen: Während öffentliche Ordner über verschiedene Berechtigungsrollen verfügen, bietet Microsoft 365-Gruppen nur zwei: Besitzer und Mitglied.
Bevor Sie zu Gruppen wechseln, empfiehlt es sich zudem, sich die verschiedenen Einschränkungen bei der Erstellung und Verwaltung von Gruppen vor Augen zu führen. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie Verwalten meiner Gruppen? unter Informationen zu Microsoft 365-Gruppen.
Migrieren öffentlicher Ordner zu Microsoft 365-Gruppen
Wenn Sie zu Microsoft 365-Gruppen wechseln möchten, können Sie einen Prozess verwenden, der als Batchmigration bezeichnet wird, um Ihre E-Mail- und Kalenderinhalte aus Ihren vorhandenen öffentlichen Ordnern in Gruppen zu verschieben. Die spezifischen Schritte zum Ausführen einer Stapelmigration hängen davon ab, welche Version von Exchange derzeit Ihre Öffentliche Ordner-Hierarchie hostet. Am Ende dieses Artikels finden Sie Links zu Anweisungen, die Sie durch den Batchmigrationsprozess führen.
Als Voraussetzung für die Migration öffentlicher Ordner von Exchange zu Microsoft 365-Gruppen müssen Sie sicherstellen, dass die Option Öffentlicher Ordner für Exchange-E-Mail im Microsoft Entra Connect-Tool nicht aktiviert ist. Wenn diese Option zufällig aktiviert ist, deaktivieren Sie sie, bevor Sie mit der Migration der öffentlichen Ordner beginnen. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert.
Hinweis
Wenn Sie die Migration eines E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordners zu einer bestimmten Gruppe in Microsoft 365 oder Office 365 abgeschlossen haben, werden alle E-Mails, die an den öffentlichen Ordner adressiert sind, von der Gruppe empfangen.
Hauptvorteile von Stapelmigrationen:
Mrs-basierte Migration (Mailbox Replication Service): Der Migrationsprozess verwendet Migrationsbatch-Cmdlets. Die Migration zu mehreren Gruppen kann zusammen in einem einzigen Migrationsbatch ausgelöst werden. Es sind auch Skripts als Hilfe beim Migrationsprozess verfügbar.
Unterstützt öffentliche E-Mail- und Kalenderordner: Kopierte E-Mails und Beiträge werden in Gruppen als Gruppenunterhaltungen angezeigt, und kopierte Kalenderelemente sind in Gruppenkalendern sichtbar. Andere Arten von öffentlichen Ordnern, wie z. B. Aufgaben und Kontakten, werden derzeit nicht für diese Migration unterstützt.
Lokale öffentliche Ordner können direkt zu Microsoft 365-Gruppen migriert werden: Diese Migration erfordert nicht, dass Sie Ihre öffentlichen Ordner zuerst nach Microsoft 365 oder Office 365 verschieben und dann zu Gruppen wechseln. Die Cmdlets zum Kopieren von MRS-Daten lesen die Daten für öffentliche Ordner direkt aus Ihrer lokalen Umgebung und kopieren die Daten dann in Microsoft 365-Gruppen. Öffentliche Exchange-Ordner erfordern einen MRS-Proxy-basierten Endpunkt.
Keine "alles oder nichts"-Migration: Sie können bestimmte öffentliche Ordner auswählen, die zu Gruppen migriert werden sollen, und nur die ausgewählten öffentlichen Ordner werden migriert.
Einmaliger Datenkopiervorgang: Batchmigrationen sind als einmalige Datenkopie aus öffentlichen Quellordnern an Zielgruppen ohne die Komplexität der inkrementellen Synchronisierung und Finalisierung konzipiert.
Führt Daten aus öffentlichen Ordnern mit vorhandenen Daten in einer Gruppe zusammen: Die Datenkopie führt den Inhalt des öffentlichen Ordners mit dem Inhalt der vorhandenen Gruppe zusammen, falls vorhanden. Wenn ein inkrementeller Datenkopiervorgang erforderlich ist, können Sie die Datenkopie so oft ausführen, wie Sie inkrementelle Daten in die Gruppe kopieren müssen.
Übersicht über Stapelmigrationen
In den folgenden Schritten wird der allgemeine Prozess der Migration von Inhalten öffentlicher Ordner zu Microsoft 365-Gruppen in einer Batchmigration beschrieben.
Quelle wählen: Wählen Sie die öffentlichen Ordner, die Sie migrieren möchten. Sie können alle Ordner mit E-Mail- oder Kalenderinhalten auswählen.
Ziel erstellen: Erstellen Sie entsprechende Gruppen für Ihre Ordner mit den gewünschten Konfigurationen, z. B. Mitglieder, Datenschutz und Klassifizierung von Daten.
Daten kopieren: Verwenden Sie die Migrationsbatch-Cmdlets, um Daten aus öffentlichen Ordnern in Gruppen zu kopieren.
Quelle sperren: Sperren Sie die öffentlichen Ordner, nachdem Sie die Daten in Gruppen überprüft haben.
Übernahme: Kopieren Sie alle neuen Daten, die zwischen Schritt 3 und 4 erstellt wurden.
Ihre öffentlichen Ordner und die entsprechenden Gruppen bleiben für Ihre Benutzer während der Schritte Quelle auswählen und Daten kopieren online. Nach dem Schritt Daten kopieren können Sie basierend auf der Gruppenoberfläche bewerten, ob sie mit der restlichen Migration fortfahren möchten oder nicht, und ob sie für Ihre Benutzer und Ihre organization geeignet ist. An diesem Punkt können Sie ein Rollback ihrer Migration durchführen und mit öffentlichen Ordnern fortsetzen. Wenn Sie mit der Migration fortfahren, können Sie nach Abschluss des Cutover-Schritts die ursprünglichen öffentlichen Ordner löschen. Selbst nach der Migration ist es möglich, ein Rollback auf öffentliche Ordner durchzuführen, vorausgesetzt, Sie haben Ihre Sicherungsdateien aus dem Migrationsprozess gespeichert und Ihre ursprünglichen öffentlichen Ordner nicht gelöscht.
Voraussetzungen für die Stapelmigration und schrittweise Anleitungen
Die folgenden Voraussetzungen müssen in Ihrer Exchange-Umgebung erfüllt sein, bevor Sie eine Stapelmigration ausführen können. Die spezifischen Voraussetzungen hängen davon ab, welche Version von Exchange Sie momentan ausführen.
Wenn Ihre öffentlichen Ordner lokal sind, müssen Ihre Server mit einer der folgenden Versionen ausgeführt werden:
Exchange 2010 SP3 RU8 oder höher
Exchange 2013 CU15 oder höher s
Exchange 2016 CU4 oder höher
Exchange 2019
Wenn Ihre öffentlichen Ordner lokal sind, muss eine Exchange-Hybrid-Umgebung einrichtet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Server Hybridbereitstellungen.
Die Migrationsanleitung
Klicken Sie auf einen der folgenden Links, um schrittweise Anweisungen zum Ausführen einer Batchmigration zu erhalten.