Verwalten von E-Mail-Kontakten in Exchange Online

Wichtig

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In Exchange Online Organisationen sind E-Mail-Kontakte E-Mail-fähige Objekte, die Informationen zu Personen enthalten, die außerhalb Ihrer Organisation vorhanden sind. Jeder E-Mail-Kontakt verfügt über eine externe E-Mail-Adresse. Weitere Informationen zu E-Mail-Kontakten finden Sie unter Empfänger in Exchange Online.

Sie verwalten E-Mail-Kontakte im Exchange Admin Center (EAC) oder in PowerShell (Exchange Online PowerShell in Organisationen mit Exchange Online Postfächern; eigenständige Exchange Online Protection (EOP) in Organisationen ohne Exchange Online Postfächer).

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

Tipp

Liegt ein Problem vor? Bitten Sie in den Exchange-Foren um Hilfe. Besuchen Sie die Foren unter Exchange Online oder Exchange Online Protection.

Verwenden des Exchange Admin Centers zum Verwalten von E-Mail-Kontakten

Verwenden des neuen EAC zum Erstellen von E-Mail-Kontakten

  1. Wechseln Sie im neuen EAC zu EmpfängerKontakte>.

  2. Klicken Sie auf + Kontakt hinzufügen , und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen im Detailbereich. Mit einem * markierte Einstellungen sind erforderlich.

    • Kontakttyp: Wählen Sie in der Dropdownliste E-Mail-Kontakt aus.

    • Vorname

    • Nachname

    • *Anzeigename: Standardmäßig werden in diesem Feld die Werte aus den Feldern Vorname und Nachname angezeigt. Sie können diesen Wert akzeptieren oder ändern.

    • *Email: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. Die Domäne sollte sich außerhalb Ihrer cloudbasierten Organisation befinden.

    • Company

    • Telefon (geschäftlich)

    • Mobiltelefon

  3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Schließen.

Verwenden des neuen EAC zum Ändern von E-Mail-Kontakten

  1. Wechseln Sie im neuen EAC zu EmpfängerKontakte>.

  2. Wählen Sie in der Liste der Kontakte den E-Mail-Kontakt aus, den Sie ändern möchten.

  3. Klicken Sie im Detailbereich auf Bearbeiten-Symbol. , um die Kontaktdetails des Benutzers anzuzeigen oder zu bearbeiten.

    Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf Speichern.

    Kontaktinformationen

    Verwenden Sie den Abschnitt Kontaktinformationen , um die Kontaktinformationen des Benutzers anzuzeigen oder zu bearbeiten. Die Informationen auf dieser Seite werden im Adressbuch angezeigt.

    • Website

    • Faxtelefon

    • Street

    • City

    • Bundesland/Kanton

    • PLZ

    • Land/Region

    Organisation

    Verwenden Sie den Abschnitt Organisation , um detaillierte Informationen zur Rolle des Benutzers in der Organisation aufzuzeichnen. Diese Informationen werden im Adressbuch angezeigt. Sie können auch ein virtuelles Organisationsdiagramm erstellen, auf das von E-Mail-Clients wie Outlook zugegriffen werden kann.

    • Verwenden Sie die Registerkarte Organisation, um Informationen zur Position des Empfängers in Ihrer Organisation anzuzeigen und zu ändern.

    • Abteilung: Verwenden Sie dieses Feld, um die Abteilung anzuzeigen oder zu ändern, in der der Benutzer arbeitet. Sie können dieses Feld verwenden, um Empfängerbedingungen für dynamische Verteilergruppen, Richtlinien für E-Mail-Adressen oder Adresslisten zu erstellen.

    • Manager: Um einen Vorgesetzten hinzuzufügen, geben Sie den Namen ein, und wählen Sie aus der Dropdownliste aus.

    • Direkte Berichte: Dieses Feld kann nicht geändert werden. Ein direkt unterstellter Mitarbeiter ist ein Benutzer, der einem bestimmten Vorgesetzten unterstellt ist. Wenn Sie einen Vorgesetzten für den Benutzer angegeben haben, wird dieser Benutzer als direkt unterstellter Mitarbeiter in den Postfachdetails des Vorgesetzten angezeigt. So sind Chris und Kate beispielsweise Kari unterstellt, also wurde Kari im Feld Vorgesetzter von Chris und Kate angegeben, und Chris und Kate werden im Feld Direkter Mitarbeiter in den Eigenschaften von Karis Konto angezeigt.

Verwenden des neuen EAC zum Entfernen von E-Mail-Kontakten

  1. Wechseln Sie im neuen EAC zu EmpfängerKontakte>.

  2. Wählen Sie den E-Mail-Kontakt aus, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

    Hinweis

    Das neue EAC erlaubt noch keine Massenbearbeitung von E-Mail-Kontakten.

Verwenden des klassischen EAC zum Erstellen von E-Mail-Kontakten

  1. Wechseln Sie im klassischen EAC zu Empfängerkontakte>.

  2. Klicken Sie auf Das SymbolNeu, und wählen Sie dann E-Mail-Kontakt aus.

  3. Konfigurieren Sie auf der seite Neuer E-Mail-Kontakt , die geöffnet wird, die folgenden Einstellungen. Mit einem * markierte Einstellungen sind erforderlich.

    • Vorname

    • Initialen: Der mittlere Initiale der Person.

    • Nachname

    • *Anzeigename: Standardmäßig werden in diesem Feld die Werte aus den Feldern Vorname, Initialen und Nachname angezeigt. Sie können diesen Wert akzeptieren oder ändern. Der Wert sollte eindeutig sein und eine maximale Länge von 64 Zeichen aufweisen.

    • *Alias: Geben Sie einen eindeutigen Alias mit bis zu 64 Zeichen für den Benutzer ein.

    • *Externe E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein. Die Domäne sollte sich außerhalb Ihrer cloudbasierten Organisation befinden.

  4. Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf Speichern.

Verwenden des klassischen EAC zum Ändern von E-Mail-Kontakten

  1. Wechseln Sie im klassischen EAC zu Empfängerkontakte>.

  2. Wählen Sie in der Liste der Kontakte den E-Mail-Kontakt aus, den Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Bild bearbeiten.

  3. Klicken Sie auf der daraufhin geöffneten Eigenschaftenseite des E-Mail-Kontakts auf eine der folgenden Registerkarten, um die Eigenschaften anzuzeigen oder zu ändern.

    Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf Speichern.

    Allgemein

    Verwenden Sie den Abschnitt Allgemein, um grundlegende Informationen zum E-Mail-Kontakt anzuzeigen oder zu ändern.

    • Vorname

    • Initialen

    • Nachname

    • Anzeigename: Dieser Name wird im Adressbuch Ihrer Organisation, in den Zeilen An: und Von: in der E-Mail und in der Liste der Kontakte im EAC angezeigt. Dieser Name darf keine Leerzeichen vor oder nach dem Anzeigenamen enthalten.

    • Alias: Dies ist der Alias des E-Mail-Kontakts. Wenn Sie diesen ändern, beachten Sie, dass er in der Organisation eindeutig sein muss und höchstens 64 Zeichen lang sein darf.

    • Externe E-Mail-Adresse: Dies ist die primäre SMTP-Adresse des E-Mail-Kontakts in seiner externen E-Mail-Organisation. An diesen Kontakt gesendete E-Mails werden an diese E-Mail-Adresse weitergeleitet.

    • Aus Adresslisten ausblenden: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um zu verhindern, dass der E-Mail-Kontakt im Adressbuch und in anderen Adresslisten angezeigt wird, die in Ihrer Organisation definiert sind. Nachdem Sie das Kontrollkästchen aktiviert haben, können Benutzer weiterhin unter Verwendung der E-Mail-Adresse Nachrichten an den Empfänger senden.

    Kontaktinformationen

    Verwenden Sie die Registerkarte Kontaktinformationen , um die Kontaktinformationen des Benutzers anzuzeigen oder zu ändern. Die Informationen auf dieser Seite werden im Adressbuch angezeigt.

    • Street

    • City

    • Bundesland/Kanton

    • PLZ

    • Land/Region

    • Office

    • Telefon (geschäftlich)

    • Fax

    • Telefon (privat)

    • Mobiltelefon

    • Hinweise

    Tipp

    Sie können den Wert Bundesland/Provinz verwenden, um Empfängerbedingungen für dynamische Verteilergruppen, E-Mail-Adressrichtlinien oder Adresslisten zu erstellen.

    Organisation

    Verwenden Sie die Registerkarte Organisation , um detaillierte Informationen zur Rolle des Benutzers in der Organisation aufzuzeichnen. Diese Informationen werden im Adressbuch angezeigt. Sie können auch ein virtuelles Organisationsdiagramm erstellen, auf das von E-Mail-Clients wie Outlook zugegriffen werden kann.

    • Verwenden Sie die Registerkarte Organisation, um Informationen zur Position des Empfängers in Ihrer Organisation anzuzeigen und zu ändern.

    • Abteilung: Verwenden Sie dieses Feld, um die Abteilung anzuzeigen oder zu ändern, in der der Benutzer arbeitet. Sie können dieses Feld verwenden, um Empfängerbedingungen für dynamische Verteilergruppen, Richtlinien für E-Mail-Adressen oder Adresslisten zu erstellen.

    • Unternehmen: Verwenden Sie dieses Feld, um das Unternehmen anzuzeigen oder zu ändern, für das der Benutzer arbeitet. Sie können dieses Feld verwenden, um Empfängerbedingungen für dynamische Verteilergruppen, Richtlinien für E-Mail-Adressen oder Adresslisten zu erstellen.

    • Manager: Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Vorgesetzten hinzuzufügen. Wählen Sie im Dialogfeld Vorgesetzten auswählen eine Person aus, und klicken Sie dann auf OK.

    • Direkte Berichte: Dieses Feld kann nicht geändert werden. Ein direkt unterstellter Mitarbeiter ist ein Benutzer, der einem bestimmten Vorgesetzten unterstellt ist. Wenn Sie einen Vorgesetzten für den Benutzer angegeben haben, wird dieser Benutzer als direkt unterstellter Mitarbeiter in den Postfachdetails des Vorgesetzten angezeigt. So sind Chris und Kate beispielsweise Kari unterstellt, also wurde Kari im Feld Vorgesetzter von Chris und Kate angegeben, und Chris und Kate werden im Feld Direkter Mitarbeiter in den Eigenschaften von Karis Konto angezeigt.

    E-Mail-Optionen

    Verwenden Sie den Abschnitt E-Mail-Optionen, um Proxyadressen für einen E-Mail-Kontakt hinzuzufügen oder daraus zu entfernen oder um vorhandene Proxyadresse zu bearbeiten. Die primäre SMTP-Adresse des E-Mail-Kontakts wird in diesem Abschnitt ebenfalls angezeigt, kann aber nicht geändert werden. Zum Ändern dieser Adresse müssen Sie die externe E-Mail-Adresse des Kontakts im Abschnitt Allgemein ändern.

    Hinweis

    Der Abschnitt Email Optionen ist nur in Exchange Server verfügbar. In Exchange Online ist er nicht vorhanden.

    E-Mail-Info

    Verwenden Sie die Registerkarte E-Mail-Info , um eine Warnung für potenzielle Probleme hinzuzufügen, bevor ein Benutzer Nachrichten an diesen Empfänger sendet. Der Text wird in der Infoleiste angezeigt, wenn dieser Empfänger den Zeilen An, Cc oder Bcc einer neuen E-Mail-Nachricht hinzugefügt wird.

    Eine E-Mail-Info kann HTML-Tags enthalten, Skripts sind jedoch nicht zulässig. Die Länge einer benutzerdefinierten E-Mail-Info darf 175 angezeigte Zeichen nicht überschreiten. HTML-Tags werden bei diesem Zeichenlimit nicht mitgezählt.

Verwenden des klassischen EAC zum Massenbearbeitung von E-Mail-Kontakten

Wenn Sie E-Mail-Kontakte im EAC per Massenbearbeitung bearbeiten, können Sie die folgenden Eigenschaftentypen ändern:

  1. Navigieren Sie im klassischen EAC zu Empfängerkontakte>.

  2. Wählen Sie in der Kontaktliste mindestens zwei E-Mail-Kontakte aus. Für Kombinationen aus E-Mail-Kontakten und E-Mail-Benutzern ist keine Massenbearbeitung möglich.

    Tipp

    Sie können mehrere benachbarte E-Mail-Kontakte auswählen, indem Sie bei gedrückter UMSCHALTTASTE auf den ersten und anschließend auf den letzten Kontakt klicken. Sie können auch mehrere nicht benachbarte E-Mail-Kontakte auswählen, indem Sie bei gedrückter STRG-TASTE auf die gewünschten Kontakte klicken.

  3. Klicken Sie im Detailbereich unter Massenbearbeitung unter Kontaktinformationen oder Organisation auf Aktualisieren.

  4. Nehmen Sie die Änderungen auf der Eigenschaftenseite vor, und speichern Sie Ihre Änderungen.

Verwenden des klassischen EAC zum Entfernen von E-Mail-Kontakten

  1. Wechseln Sie im klassischen EAC zu Empfängerkontakte>.

  2. Wählen Sie den E-Mail-Kontakt aus, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Entfernen Symbol Entfernen.

Verwenden von PowerShell zum Verwalten von E-Mail-Kontakten

Verwenden von Exchange Online PowerShell zum Erstellen von E-Mail-Kontakten

In diesem Beispiel wird ein E-Mail-Kontakt für Debra Garcia erstellt.

  • Name und Anzeigename sind Debra Garcia (wenn Sie den DisplayName-Parameter nicht verwenden, wird der Wert des Parameters Name für den Anzeigenamen verwendet).

  • Der Alias ist dgarcia.

New-MailContact -Name "Debra Garcia" -ExternalEmailAddress dgarcia@tailspintoys.com -Alias dgarcia

Ausführliche Informationen zu Syntax und Parametern finden Sie unter New-MailContact.

Verwenden von Exchange Online PowerShell zum Ändern von E-Mail-Kontakten

Im Allgemeinen verwenden Sie die Cmdlets Get-Contact und Set-Contact, um Eigenschaften von Organisations- und Kontaktinformationen zu ändern. Verwenden Sie die Cmdlets Get-MailContact und Set-MailContact, um E-Mail-bezogene Eigenschaften wie E-Mail-Adressen, E-Mail-Infos und benutzerdefinierte Attribute anzuzeigen oder zu ändern und um anzugeben, ob der Kontakt in Adresslisten ausgeblendet werden soll.

Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Artikeln:

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Exchange Online PowerShell zum Ändern von E-Mail-Kontakteigenschaften:

In diesem Beispiel werden die Eigenschaften für Titel, Abteilung, Unternehmen und Vorgesetzter für den E-Mail-Kontakt Kai Axford konfiguriert.

Set-Contact "Kai Axford" -Title Consultant -Department "Public Relations" -Company Fabrikam -Manager "Karen Toh"

In diesem Beispiel wird die Eigenschaft "CustomAttribute1" für alle E-Mail-Kontakte auf den Wert "PartTime" festgelegt, und alle Kontakte werden im Organisationsadressbuch ausgeblendet.

$Contacts = Get-MailContact -Resultsize unlimited
$Contacts | foreach {Set-MailContact -Identity $_ -CustomAttribute1 PartTime -HiddenFromAddressListsEnabled $true}

In diesem Beispiel wird die Eigenschaft "CustomAttribute15" für alle E-Mail-Kontakte in der Abteilung "Public Relations" auf den Wert "TemporaryEmployee" festgelegt.

$PR = Get-Contact -ResultSize unlimited -Filter "Department -eq 'Public Relations'"
$PR | foreach {Set-MailContact -Identity $_ -CustomAttribute15 TemporaryEmployee}

Verwenden von Exchange Online PowerShell zum Entfernen von E-Mail-Kontakten

Verwenden Sie die folgende Syntax, um einen E-Mail-Kontakt zu entfernen:

Remove-MailContact -Identity <MailUserIdentity>

In diesem Beispiel wird der E-Mail-Kontakt für Pilar Pinilla entfernt:

Remove-MailContact -Identity "Pilar Pinilla"

Ausführliche Informationen zu Syntax und Parametern finden Sie unter Remove-MailContact.

Wie können Sie feststellen, dass diese Verfahren erfolgreich waren?

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um zu überprüfen, ob Sie E-Mail-Kontakte erfolgreich erstellt, geändert oder entfernt haben:

  • Wechseln Sie im neuen EAC zu EmpfängerKontakte>. Vergewissern Sie sich, dass der E-Mail-Kontakt aufgelistet (oder nicht aufgeführt) ist. Der Wert Kontakttyp ist MailContact. Wählen Sie den E-Mail-Kontakt aus der Liste aus, und klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um die Details des Benutzers anzuzeigen oder zu bearbeiten.

  • Wechseln Sie im klassischen EAC zu Empfängerkontakte>. Vergewissern Sie sich, dass der E-Mail-Kontakt aufgelistet (oder nicht aufgeführt) ist. Der Wert kontakttyp lautet E-Mail-Kontakt. Wählen Sie den E-Mail-Kontakt aus der Liste aus, und klicken Sie auf QuickInfo bearbeiten bearbeiten, um die Eigenschaften anzuzeigen.

  • Ersetzen <Sie in Exchange Online PowerShell MailContactIdentity> durch den Namen, die E-Mail-Adresse oder den Alias des E-Mail-Kontakts, und führen Sie den folgenden Befehl aus, um zu überprüfen, ob der E-Mail-Kontakt aufgelistet (oder nicht aufgeführt) ist.

    Get-MailContact -Identity <MailContactIdentity> | Format-List Name,Alias,DisplayName,ExternalEmailAddress
    
  • Verwenden Sie in Exchange Online PowerShell die Cmdlets Get-Contact und Get-Contact, um die von Ihnen vorgenommenen Eigenschaftsänderungen zu überprüfen.

    Get-MailContact | Format-List Name,CustomAttribute1,HiddenFromAddressListsEnabled
    
    Get-Contact -Filter "Department -eq 'Public Relations'" | Get-MailContact | Format-List Name,CustomAttribute15