Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online

Hinweis

Um Postfachinhalte für die Datenlebenszyklusverwaltung in Microsoft 365 proaktiv aufzubewahren oder zu löschen, empfehlen wir, dass Sie Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aus der Microsoft Purview-Complianceportal anstelle der Messaging-Datensatzverwaltung verwenden, die auf dieser Seite beschrieben wird. Sie sollten jedoch weiterhin die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen verwenden, um Nachrichten in Archivpostfächer zu verschieben.

Wenn Sie derzeit die Verwaltung von Messagingdatensätzen verwenden, funktioniert dieses ältere Feature weiterhin parallel zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen. Es wird jedoch empfohlen, in Zukunft stattdessen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zu verwenden. Sie bieten einen einzigen Mechanismus, um die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten in Microsoft 365 zentral zu verwalten.

In Exchange Online können Sie aufbewahrungsrichtlinien zum Verwalten des E-Mail-Lebenszyklus verwenden. Aufbewahrungsrichtlinien werden angewendet, indem Aufbewahrungstags erstellt und zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden, die auf Postfachbenutzer angewendet wird.

Im folgenden Video wird gezeigt, wie Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen und auf ein Postfach in Exchange Online anwenden.

Weitere Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Messaging Records Management Procedures.

Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?

  • Geschätzte Zeit bis zum Abschließen dieser Aufgabe: 30 Minuten.

  • Für die Verfahren in diesem Thema sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. Informationen zu den Berechtigungen finden Sie in den einzelnen Verfahren.

  • Derzeit können Sie entweder die Microsoft Purview-Complianceportal oder das klassische Exchange Admin Center (EAC) verwenden, um Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungstags zu erstellen.

  • Postfächer, auf die Sie diese Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, müssen sich in Microsoft 365 befinden.

Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags

Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Um zu sehen, welche Berechtigungen Sie benötigen, lesen Sie den Eintrag "Messaging-Datensatzverwaltung" in den Featureberechtigungen in Exchange Online Thema.

Verwenden des Purview-Complianceportals zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Complianceportal an, navigieren Sie zu > DEN MRM-Aufbewahrungstags für die Lösungsdatenlebenszyklusverwaltung > (Legacy) > und wählen Sie dann +Neues Tag aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite " Definieren, wie das Tag angewendet wird " eine der folgenden Optionen aus, und wählen Sie dann "Weiter" aus:

    • Automatisch an das gesamte Postfach (Standard): Wählen Sie diese Option aus, um ein Standardrichtlinientag (DPT) zu erstellen. Mithilfe von Standardrichtlinientags können Sie eine Standardlöschrichtlinie und Standardarchivrichtlinie erstellen, die für alle Elemente im Postfach gilt.

      Sie können diese Konfiguration nicht verwenden, um ein DPT zum Löschen von Voicemailelementen zu erstellen. Ausführliche Informationen zum Erstellen eines DPT zum Löschen von Voicemailelementen finden Sie im Exchange Online PowerShell-Beispiel auf dieser Seite.

    • Automatisch in Standardordner: Wählen Sie diese Option aus, um ein Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT) für einen Standardordner wie Posteingang oder gelöschte Elemente zu erstellen, und wählen Sie dann den Ordner aus.

      Sie können RPTs nur mit dem Löschvorgang erstellen und die Wiederherstellung oder das dauerhafte Löschen von Aufbewahrungsaktionen zulassen.

    • Von Benutzern zu Elementen und Ordnern (persönlich): Wählen Sie diese Option aus, um persönliche Tags zu erstellen. Diese Tags ermöglichen Outlook und Outlook im Web (früher bekannt als Outlook Web App. oder OWA) Benutzer, die Archiv- oder Löscheinstellungen auf eine Nachricht oder einen Ordner anwenden, die sich von den Einstellungen unterscheiden, die auf den übergeordneten Ordner oder das gesamte Postfach angewendet wurden.

  3. Auf der Seite " Aufbewahrungseinstellungen definieren" hängen der Titel und die Optionen vom ausgewählten Tagtyp ab. Füllen Sie die folgenden Felder aus, und wählen Sie dann "Weiter" aus:

    • Aufbewahrungszeitraum: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

      • Wenn das Element das folgende Alter (in Tagen) erreicht: Wählen Sie diese Option aus, und geben Sie die Anzahl der Tage an, die Elemente aufbewahrt werden sollen, bevor sie verschoben oder gelöscht werden. Der Aufbewahrungszeitraum für alle unterstützten Elemente – ausgenommen Kalender- und Aufgabenelemente – wird ab dem Datum berechnet, an dem ein Element empfangen oder erstellt wird. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalender- und Aufgabenelemente wird ab dem Enddatum berechnet.

      • Nie: Wählen Sie diese Option aus, um anzugeben, dass Elemente niemals gelöscht oder in das Archiv verschoben werden sollen.

    • Aufbewahrungsaktion: Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, nachdem das Element seinen Aufbewahrungszeitraum erreicht hat:

      • Löschen und Wiederherstellung zulassen: Wählen Sie diese Aktion aus, um Elemente zu löschen, benutzern aber die Wiederherstellung mithilfe der Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook oder Outlook im Web zu ermöglichen. Elemente werden aufbewahrt, bis die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente, die für die Postfachdatenbank oder den Postfachbenutzer konfiguriert ist, erreicht ist.

      • Endgültig löschen: Wählen Sie diese Option aus, um das Element dauerhaft aus der Postfachdatenbank zu löschen.

        Wichtig

        Postfächer oder Elemente unterliegen Haltebereichen wie Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen oder Beweissicherungsverfahren, werden jedoch nicht dauerhaft gelöscht und in eDiscovery-Suchvorgängen weiterhin zurückgegeben.

      • Element in Archiv verschieben: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn Sie ein DPT oder ein persönliches Tag erstellen. Wählen Sie diese Aktion aus, um Elemente in das Archivpostfach des Benutzers zu verschieben.

  4. Geben Sie auf der Seite " Tag benennen " einen Namen und eine optionale Beschreibung ein, und wählen Sie dann "Weiter" aus:

    • Name: Geben Sie einen Namen für das Aufbewahrungstag ein. Der Tagname dient nur zu Anzeigezwecken und hat keine Auswirkungen auf den Ordner oder das Element, auf den das Tag angewendet wird. Bedenken Sie, dass die von Ihnen bereitgestellten persönlichen Tags in Outlook und Outlook im Web verfügbar sind.

    • Beschreibung: Verwenden Sie dieses optionale Feld, um administrative Notizen oder Kommentare einzugeben. Das Feld wird Benutzern nicht angezeigt.

  5. Überprüfen und übermitteln Sie, um das Tag mit der von Ihnen ausgewählten Konfiguration zu erstellen.

Verwenden des klassischen EAC zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

  1. Melden Sie sich beim klassischen EAC an, navigieren Sie zu Aufbewahrungstags für die Complianceverwaltung>, und klicken Sie dann auf "Symbol hinzufügen".

  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Applied automatically to entire mailbox (default): Select this option to create a default policy tag (DPT). You can use DPTs to create a default deletion policy and a default archive policy, which applies to all items in the mailbox.

      Ein Standardrichtlinientag zum Löschen von Voicemailelementen kann nicht in der Exchange-Verwaltungskonsole erstellt werden. Ausführliche Informationen zum Erstellen eines DPT zum Löschen von Voicemailelementen finden Sie Exchange Online PowerShell-Beispiel unten.

    • Wird automatisch auf einen bestimmten Ordner angewendet: Wählen Sie diese Option aus, um ein Aufbewahrungsrichtlinientag (RpT) für einen Standardordner wie Posteingang oder gelöschte Elemente zu erstellen.

      Sie können RPTs nur mit dem Löschvorgang erstellen und wiederherstellungs - oder endgültig löschen-Aktionen zulassen.

    • Applied by users to items and folders (Personal): Select this option to create personal tags. These tags allow Outlook and Outlook on the web (formerly known as Outlook Web App) users to apply archive or deletion settings to a message or folders that are different from the settings applied to the parent folder or the entire mailbox.

  3. Der Titel und die Optionen der Seite " Neues Aufbewahrungstag" variieren je nach ausgewähltem Tagtyp. Füllen Sie folgende Felder aus:

    • Name: Geben Sie einen Namen für das Aufbewahrungstag ein. Der Tagname dient nur zu Anzeigezwecken und hat keine Auswirkungen auf den Ordner oder das Element, auf den das Tag angewendet wird. Bedenken Sie, dass die von Ihnen bereitgestellten persönlichen Tags in Outlook und Outlook im Web verfügbar sind.

    • Weisen Sie dieses Tag den folgenden Standardordner zu: Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn Sie Automatisch auf einen bestimmten Ordner anwenden ausgewählt haben.

    • Aufbewahrungsaktion: Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, nachdem das Element seinen Aufbewahrungszeitraum erreicht hat:

    • Löschen und Wiederherstellung zulassen: Wählen Sie diese Aktion aus, um Elemente zu löschen, benutzern jedoch die Wiederherstellung mithilfe der Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook oder Outlook im Web zu ermöglichen. Elemente werden aufbewahrt, bis die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente, die für die Postfachdatenbank oder den Postfachbenutzer konfiguriert ist, erreicht ist.

    • Endgültig löschen: Wählen Sie diese Option aus, um das Element endgültig aus der Postfachdatenbank zu löschen.

      Wichtig

      Postfächer oder Elemente unterliegen Haltebereichen wie Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen oder Beweissicherungsverfahren, werden jedoch nicht dauerhaft gelöscht und in eDiscovery-Suchvorgängen weiterhin zurückgegeben.

    • In Archiv verschieben: Diese Aktion ist nur verfügbar, wenn Sie ein DPT oder ein persönliches Tag erstellen. Wählen Sie diese Aktion zum Verschieben von Elementen in das Compliance-Archiv des Benutzers.

    • Aufbewahrungszeitraum: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Nie: Wählen Sie diese Option aus, um anzugeben, dass Elemente niemals gelöscht oder in das Archiv verschoben werden sollen.

    • Wenn das Element das folgende Alter (in Tagen) erreicht: Wählen Sie diese Option aus, und geben Sie die Anzahl der Tage an, die Elemente aufbewahrt werden sollen, bevor sie verschoben oder gelöscht werden. Der Aufbewahrungszeitraum für alle unterstützten Elemente – ausgenommen Kalender- und Aufgabenelemente – wird ab dem Datum berechnet, an dem ein Element empfangen oder erstellt wird. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalender- und Aufgabenelemente wird ab dem Enddatum berechnet.

    • Kommentar: Benutzen Sie dieses optionale Feld zur Eingabe von administrativen Notizen oder Kommentaren. Das Feld wird Benutzern nicht angezeigt.

Verwenden Exchange Online PowerShell zum Erstellen eines Aufbewahrungstags

Verwenden Sie das Cmdlet New-RetentionPolicyTag, um ein Aufbewahrungstag zu erstellen. Unterschiedliche im Cmdlet verfügbare Optionen ermöglichen Ihnen das Erstellen verschiedener Typen von Aufbewahrungstags. Verwenden Sie den Parameter Type , um ein DPT (Wert von "All"), RPT (Geben Sie einen Standardordnertyp an, z. B. Posteingang) oder ein persönliches Tag (Wert von "Personal") zu erstellen.

Im folgenden Beispiel wird ein DPT erstellt, um alle Nachrichten im Postfach nach 7 Jahren (2.556 Tage) zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Im folgenden Beispiel wird ein DPT erstellt, um alle Nachrichten in 2 Jahren (730 Tage) in das In-Place Archiv zu verschieben:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

Im folgenden Beispiel wird ein DPT erstellt, um Voicemailnachrichten nach 20 Tagen zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Im folgenden Beispiel wird ein RPT erstellt, um Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner nach 30 Tagen dauerhaft zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Im folgenden Beispiel wird ein persönliches Tag erstellt, um eine Nachricht nie zu löschen:

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Schritt 2: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie

Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Um zu sehen, welche Berechtigungen Sie benötigen, lesen Sie den Eintrag "Messaging-Datensatzverwaltung" in den Featureberechtigungen in Exchange Online Thema.

Verwenden der Microsoft Purview-Complianceportal zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

  1. Melden Sie sich beim Microsoft Purview-Complianceportal an, navigieren Sie zu > den MRM-Aufbewahrungsrichtlinien für die Lösungsdatenlebenszyklusverwaltung > (Legacy) > und wählen Sie dann "Neue Richtlinie" aus.

  2. Geben Sie auf der Seite "Richtlinie konfigurieren " einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie ein, und wählen Sie dann +Tag hinzufügen aus, um die Tags auszuwählen, die Sie dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen möchten.

    You can create a retention policy without adding any retention tags to it, but items in the mailbox to which the policy is applied won't be moved or deleted. You can also add and remove retention tags from a retention policy after it's created.

  3. Wählen Sie auf der Seite "Aufbewahrungstags auswählen " die gewünschten Tags aus, und wählen Sie dann "Hinzufügen" aus.

    Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Tags enthalten:

    • Ein DPT mit der Aktion "Element zum Archivieren verschieben ".

    • Ein DPT mit den Aktionen "Löschen" und "Wiederherstellung zulassen " oder "Endgültig löschen ".

    • Ein DPT für Voicemailnachrichten mit den Aktionen "Löschen" und "Wiederherstellung zulassen " oder "Endgültig löschen ".

    • Ein Aufbewahrungsrichtlinientag pro Standardordner, wie z. B. Posteingang, um Elemente zu löschen.

    • Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags.

    Hinweis

    Although you can add any number of personal tags to a retention policy, having many personal tags with different retention settings can confuse users. We recommend linking no more than ten personal tags to a retention policy.

  4. Überprüfen und übermitteln Sie, um Ihre Aufbewahrungsrichtlinie mit Ihren Konfigurationen zu erstellen.

Verwenden des klassischen EAC zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

  1. Melden Sie sich beim klassischen EAC an, navigieren Sie zu Aufbewahrungsrichtlinien für die Complianceverwaltung>, und klicken Sie dann auf "Symbol hinzufügen".

  2. Füllen Sie unter Neue Aufbewahrungsrichtlinie die folgenden Felder aus:

    • Name: Geben Sie einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie ein.

    • Aufbewahrungstags: Klicken Sie auf "Symbol hinzufügen". um die Tags auszuwählen, die Sie dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen möchten.

      Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Tags enthalten:

      • Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben.

      • Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen.

      • Ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen.

      • Ein Aufbewahrungsrichtlinientag pro Standardordner, wie z. B. Posteingang, um Elemente zu löschen.

      • Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags.

      Hinweis

      Although you can add any number of personal tags to a retention policy, having many personal tags with different retention settings can confuse users. We recommend linking no more than ten personal tags to a retention policy.

You can create a retention policy without adding any retention tags to it, but items in the mailbox to which the policy is applied won't be moved or deleted. You can also add and remove retention tags from a retention policy after it's created.

Verwenden Exchange Online PowerShell zum Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie

Das folgende Beispiel erstellt die Aufbewahrungsrichtlinie RetentionPolicy-Corp und verwendet den Parameter "RetentionPolicyTagLinks ", um der Richtlinie fünf Aufbewahrungstags zuzuordnen:

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Ausführliche Informationen zu Syntax und Parametern finden Sie unter New-RetentionPolicy.

Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer

After you create a retention policy, you must apply it to mailbox users. You can apply different retention policies to different set of users. For detailed instructions, see Apply a retention policy to mailboxes.

Woher wissen Sie, dass dieses Verfahren erfolgreich war?

Nachdem Sie Aufbewahrungstags erstellt, diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt und die Richtlinie auf einen Postfachbenutzer angewendet haben, werden Nachrichten bei der nächsten Verarbeitung des Postfachs basierend auf den in den Aufbewahrungstags konfigurierten Einstellungen verschoben oder gelöscht.

Gehen Sie wie folgt vor, um sich zu vergewissern, dass die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde:

  1. Ersetzen Sie <Mailbox Identity> den Namen, die E-Mail-Adresse oder den Alias des Postfachs, und führen Sie den folgenden Befehl in Exchange Online PowerShell-Befehl aus, um den MRM-Assistenten manuell für ein einzelnes Postfach auszuführen:

    Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
    
  2. Melden Sie sich mit Outlook oder Outlook im Web bei dem Postfach an, und überprüfen Sie, ob Nachrichten entsprechend der Richtlinienkonfiguration gelöscht bzw. in ein Archiv verschoben wurden.

Tipp

Liegt ein Problem vor? Bitten Sie in den Exchange-Foren um Hilfe. Besuchen Sie die Foren unter Exchange Online oder Exchange Online Protection.