Zugreifen auf Postfächer anderer Personen in Microsoft 365

Ursprüngliche KB-Nummer: 10048

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie einem Benutzerpostfach, mehreren Postfächern und einzelnen Benutzern in Microsoft 365 Zugriffsberechtigungen zuweisen.

Für wen ist das gedacht?

Microsoft 365-Administratoren, die beim Einrichten von Zugriffsberechtigungen für Benutzer helfen, die Postfächer anderer Personen zu öffnen.

Wie funktioniert es?

Wir fragen Sie zunächst nach der Aufgabe, die Sie erledigen möchten. Anschließend führen wir Sie durch eine Reihe von Schritten, die sich auf Ihre spezielle Situation beziehen.

Geschätzte Dauer:

10 bis 15 Minuten

Willkommen bei diesem Leitfaden

Wählen Sie das Szenario aus, das Sie für Ihre Benutzer zu konfigurieren versuchen. Sobald Sie unten das entsprechende Szenario ausgewählt haben, werden die schrittweisen Anweisungen bereitgestellt.

Welchen Microsoft 365-Plan nutzen Sie?

Wählen Sie den Plan aus, den Ihre Organisation für Microsoft 365 abonniert hat.

Sie wissen nicht genau, welchen Microsoft 365-Plan Ihre Organisation nutzt? Wechseln Sie zu,https://portal.microsoftonline.com und melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen als Microsoft 365-Administrator an.

Wie erhalte ich Zugriff auf das Postfach (Small Business)

Verwenden des Exchange Admin Center (EAC) zum Zuweisen von Berechtigungen

Das folgende Verfahren veranschaulicht, wie einem Benutzerpostfach Berechtigungen zugewiesen werden:

Melden Sie sich zunächst mit den Administratoranmeldeinformationen des Microsoft 365-Mandanten beim Exchange Admin Center (EAC) unter https://outlook.office365.com/ecp/ an. Als Microsoft 365 Small Business-Administrator müssen Sie über die URL direkt auf das EAC zugreifen können. Das Microsoft Online-Portal für Microsoft 365 Small Business verfügt über keine Option zum Zugriff auf das EAC.

  1. Navigieren Sie im EAC zu Empfänger>Postfächer.

  2. Wählen Sie in der Liste der Postfächer das Postfach aus, für das Sie Berechtigungen zuweisen möchten, und wählen Sie dann "Bearbeiten" aus.

  3. Wählen Sie auf der Eigenschaftenseite des Postfachs Postfachstellvertretung.

  4. Um Berechtigungen an Stellvertreter zu vergeben, wählen Sie Hinzufügen unter Vollzugriff, um eine Seite anzuzeigen, die alle Empfänger in Ihrer Exchange-Organisation auflistet, denen die Berechtigung zugewiesen werden kann. Wählen Sie die gewünschten Empfänger aus, fügen Sie diese der Liste hinzu, und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch nach einem bestimmten Empfänger suchen, indem Sie den Namen des Empfängers in das Suchfeld eingeben und dann "Suchen " auswählen. Um eine Berechtigung für einen Empfänger zu entfernen, wählen Sie unter der entsprechenden Berechtigung den Empfänger und dann " Entfernen" aus.

  5. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wie erhalte ich Zugriff auf das Postfach

Je nach gewähltem E-Mail-Client sind die detaillierten Anweisungen für den Zugriff auf das Postfach, für das Sie Vollzugriffsberechtigungen haben, unten aufgeführt:

Outlook

Wenn Sie Outlook 2013 oder Outlook 2010 verwenden, wird das Postfach, für das Ihnen der Zugriff gewährt wurde, automatisch in Ihrer Ordnerliste angezeigt. Im folgenden Beispiel wurde Adam Barr der Zugriff auf das Postfach von Kim Akers gewährt. Kims Postfach wird Outlook 2013 automatisch in Adams Ordnerliste angezeigt.

Hinweis

Wenn Ihnen erst kürzlich Zugriff auf das Postfach gewährt wurde, kann es einige Stunden dauern, bis das Postfach des anderen Benutzers in Ihrer Ordnerliste angezeigt wird.

Screenshot des Postfachs eines anderen Benutzers, das in Ihrem Ordner angezeigt wird.

Outlook Web App

Nachdem Sie dieses Verfahren abgeschlossen haben, wird das Postfach der Person, auf das Sie Zugriff erhalten haben, bei jedem Öffnen der Outlook Web App in Ihrer Outlook Web App-Ordnerliste angezeigt.

  1. Melden Sie sich mit der Outlook Web App bei Ihrem Postfach an.

  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner hinzufügen.

    Der Screenshot zeigt den Eintrag „Freigegebenen Ordner hinzufügen“, nachdem mit der rechten Maustaste auf „Ordner“ geklickt wurde.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des Postfachs ein, auf das Sie Zugriff erhalten haben, und wählen Sie Hinzufügen.

    Screenshot des Dialogfelds „Freigegebenen Ordner hinzufügen“, um den Namen oder die E-Mail eines Benutzers einzugeben, der Ordner freigegeben hat.

  4. Das Postfach wird in Ihrer Outlook Web App-Ordnerliste angezeigt.

    Screenshot des Postfachs, das in Ihrem Outlook Web App angezeigt wird.

    Wenn Ihnen nur Zugriff auf bestimmte Ordner im Postfach des anderen Benutzers gewährt wurde, werden nur die Ordner angezeigt, für die Ihnen Zugriff gewährt wurde.

Wenn Sie sich entscheiden, das Postfach der anderen Person nicht mehr jedes Mal anzuzeigen, wenn Sie Outlook Web App öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Freigegebenen Ordner entfernen aus.

Der Screenshot zeigt den Eintrag „Freigegebenen Ordner entfernen“, nachdem mit der rechten Maustaste auf den Ordner geklickt wurde.

Hat dies Ihr Problem gelöst?

Wie erhalte ich Zugriff auf das Postfach (Enterprise, Midsize, Education)

Verwenden des EAC zum Zuweisen von Berechtigungen

Das folgende Verfahren veranschaulicht, wie einem Benutzerpostfach Berechtigungen zugewiesen werden:

Melden Sie sich zunächst mit den Administratoranmeldeinformationen des Microsoft 365-Mandanten beim Exchange Admin Center (EAC) unter https://outlook.office365.com/ecp/ an. Als Administrator von Microsoft 365 Enterprise, Midsize oder Education können Sie auch auf das EAC zugreifen, indem Sie im Microsoft Online-Portal auf Admin>Exchange klicken.

  1. Navigieren Sie im EAC zu Empfänger>Postfächer.

  2. Wählen Sie in der Liste der Postfächer das Postfach aus, für das Sie Berechtigungen zuweisen möchten, und wählen Sie dann "Bearbeiten" aus.

  3. Wählen Sie auf der Eigenschaftenseite des Postfachs Postfachstellvertretung.

  4. Um Berechtigungen an Stellvertreter zu vergeben, wählen Sie Hinzufügen unter Vollzugriff, um eine Seite anzuzeigen, die alle Empfänger in Ihrer Exchange-Organisation auflistet, denen die Berechtigung zugewiesen werden kann. Wählen Sie die gewünschten Empfänger aus, fügen Sie diese der Liste hinzu, und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch nach einem bestimmten Empfänger suchen, indem Sie den Namen des Empfängers in das Suchfeld eingeben und dann "Suchen " auswählen.

    Die Berechtigung Vollzugriff erlaubt es einer Stellvertretung, das Postfach eines Benutzers zu öffnen und auf die Inhalte des Postfachs zuzugreifen.

    Hinweis

    Durch das Zuweisen der Berechtigung Vollzugriff erhält die Stellvertretung nicht die Berechtigung, von diesem Postfach aus E-Mails zu senden. Sie müssen der Stellvertretung die Berechtigung Senden als oder Senden im Auftrag von zuweisen, damit sie E-Mails senden kann.

  5. Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.

Wie erhalte ich Zugriff auf das Postfach

Je nach gewähltem E-Mail-Client sind die detaillierten Anweisungen für den Zugriff auf das Postfach, für das Sie Vollzugriffsberechtigungen haben, unten aufgeführt:

Outlook

Wenn Sie Outlook 2013 oder Outlook 2010 verwenden, wird das Postfach, für das Ihnen der Zugriff gewährt wurde, automatisch in Ihrer Ordnerliste angezeigt. Im folgenden Beispiel wurde Adam Barr der Zugriff auf das Postfach von Kim Akers gewährt. Kims Postfach wird Outlook 2013 automatisch in Adams Ordnerliste angezeigt.

Hinweis

Wenn Ihnen erst kürzlich Zugriff auf das Postfach gewährt wurde, kann es einige Stunden dauern, bis das Postfach des anderen Benutzers in Ihrer Ordnerliste angezeigt wird.

Screenshot des Postfachs eines anderen Benutzers, das in Ihrem Ordner angezeigt wird.

Outlook Web App

Nachdem Sie dieses Verfahren abgeschlossen haben, wird das Postfach der Person, auf das Sie Zugriff erhalten haben, bei jedem Öffnen der Outlook Web App in Ihrer Outlook Web App-Ordnerliste angezeigt.

  1. Melden Sie sich mit der Outlook Web App bei Ihrem Postfach an.

  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner hinzufügen.

    Der Screenshot zeigt den Eintrag „Freigegebenen Ordner hinzufügen“, nachdem mit der rechten Maustaste auf „Ordner“ geklickt wurde.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des Postfachs ein, auf das Sie Zugriff erhalten haben, und wählen Sie Hinzufügen.

    Screenshot des Dialogfelds „Freigegebenen Ordner hinzufügen“, um den Namen oder die E-Mail eines Benutzers einzugeben, der Ordner freigegeben hat.

  4. Das Postfach wird in Ihrer Outlook Web App-Ordnerliste angezeigt.

    Screenshot des Postfachs, das in Ihrer Outlook Web App angezeigt wird.

Wenn Sie sich entscheiden, das Postfach der anderen Person nicht mehr jedes Mal anzuzeigen, wenn Sie Outlook Web App öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Freigegebenen Ordner entfernen aus.

Der Screenshot zeigt den Eintrag „Freigegebenen Ordner entfernen“, nachdem mit der rechten Maustaste auf den Ordner geklickt wurde.

Hat dies Ihr Problem gelöst?

Einrichten von Berechtigungen für den Zugriff auf mehrere Postfächer

Sie können mehreren Postfächern Zugriffsberechtigungen für das gesamte Postfach oder bestimmte Ordner im Postfach zuweisen. Sie können auch einzelnen Benutzern oder Gruppen Zugriffsberechtigungen zuweisen.

Wählen Sie aus, ob Berechtigungen auf Postfachebene (Zugriff auf alle Ordner des Postfachs) oder nur bestimmte Ordner innerhalb des Postfachs zugewiesen werden sollen (Zugriff nur auf speziell freigegebene Ordner).

Wie erhalte ich Zugriff auf das Postfach (gesamtes Postfach)

Zuweisen von Berechtigungen für das gesamte Postfach

Es kann sein, dass Sie dieses Verfahren durchführen müssen, wenn ein Administrator in Ihrer Organisation Zugriff auf alle Postfächer in der Organisation haben muss.

  1. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online mithilfe der Remote-PowerShell her. Informationen dazu, wie Sie dies tun können, finden Sie auf der folgenden Microsoft-Website:

    Herstellen einer Verbindung mit Exchange Online PowerShell

  2. Geben Sie folgenden Befehl ein, und drücken Sie die EINGABETASTE:

    Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox') -and (Alias -ne 'Admin')} | Add-MailboxPermission -User AdministratorAccount@contoso.com -AccessRights fullaccess -InheritanceType all
    

Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, kann der angegebene Benutzer auf alle Benutzerpostfächer in Microsoft 365 zugreifen. Der Benutzer kann den Inhalt der Postfächer entweder über Outlook oder über die Outlook Web App anzeigen.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie mithilfe von Windows PowerShell Admins Zugriff auf alle Benutzerpostfächer in Microsoft 365 gewähren.

Führen Sie den folgenden Befehl aus, um einem Benutzerpostfach Berechtigungen zuzuweisen:

Add-MailboxPermission -Identity ayla@contoso.com -User Ed@contoso.com -AccessRights fullaccess -InheritanceType all

In diesem Beispiel erhält der Benutzer Ed die Berechtigung für den Vollzugriff auf das Postfach von Ayla.

Wie erhalte ich Zugriff auf das Postfach

Sie können mithilfe von Outlook oder der Outlook Web App auf die Postfächer des Benutzers zugreifen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Postfächer zu öffnen, auf die Ihnen Zugriff gewährt wurde. Je nach gewähltem E-Mail-Client sind die detaillierten Anweisungen für den Zugriff auf das freigegebene Postfach im Folgenden aufgeführt:

Outlook

Wenn Sie Outlook 2013 oder Outlook 2010 verwenden, wird das Postfach, für das Ihnen der Zugriff gewährt wurde, automatisch in Ihrer Ordnerliste angezeigt. Im folgenden Beispiel wurde Adam Barr der Zugriff auf das Postfach von Kim Akers gewährt. Kims Postfach wird Outlook 2013 automatisch in Adams Ordnerliste angezeigt.

Screenshot des Postfachs eines anderen Benutzers, das in Ihrem Ordner angezeigt wird.

Outlook Web App

Nachdem Sie dieses Verfahren abgeschlossen haben, wird das Postfach der Person, auf das Sie Zugriff erhalten haben, bei jedem Öffnen der Outlook Web App in Ihrer Outlook Web App-Ordnerliste angezeigt.

  1. Melden Sie sich mit der Outlook Web App bei Ihrem Postfach an.

  2. Klicken Sie im linken Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ordner, und wählen Sie dann Freigegebenen Ordner hinzufügen.

    Der Screenshot zeigt den Eintrag „Freigegebenen Ordner hinzufügen“, nachdem mit der rechten Maustaste auf „Ordner“ geklickt wurde.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Freigegebenen Ordner hinzufügen den Namen des Postfachs ein, auf das Sie Zugriff erhalten haben, und wählen Sie Hinzufügen.

    Screenshot des Dialogfelds „Freigegebenen Ordner hinzufügen“, um den Namen oder die E-Mail eines Benutzers einzugeben, der Ordner freigegeben hat.

  4. Das Postfach wird in Ihrer Outlook Web App-Ordnerliste angezeigt.

    Screenshot des Postfachs, das in Ihrer Outlook Web App angezeigt wird.

Wenn Ihnen nur Zugriff auf bestimmte Ordner im Postfach des anderen Benutzers gewährt wurde, werden nur die Ordner angezeigt, für die Ihnen Zugriff gewährt wurde.

Wenn Sie sich entscheiden, das Postfach der anderen Person nicht mehr jedes Mal anzuzeigen, wenn Sie Outlook Web App öffnen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, und wählen Sie Freigegebenen Ordner entfernen aus.

Der Screenshot zeigt den Eintrag „Freigegebenen Ordner entfernen“, nachdem mit der rechten Maustaste auf den Ordner geklickt wurde.

Hat dies Ihr Problem gelöst?

Zuweisen des Zugriffs auf bestimmte Ordner im Postfach eines Benutzers

In diesem Beispiel wird einem Benutzer Berechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Ordner im Postfach eines anderen Benutzers in einer Exchange Online- oder Microsoft 365-Umgebung zugewiesen. Gehen Sie wie folgt vor:

  1. Stellen Sie eine Verbindung mit Exchange Online mithilfe der Remote-PowerShell her. Weitere Informationen dazu, wie Sie dies tun können, finden Sie unter Verbinden mit Exchange Online PowerShell.

  2. Geben Sie einen Befehl unter Verwendung der folgenden Syntax ein, um Zugriffsberechtigungen auf einen bestimmten Ordner zu gewähren:

    Add-MailboxFolderPermission -Identity <SMTP address or alias of recipient> : <Folder path>-AccessRights <Permission you want to grant the recipient> -User <SMTP address or alias of recipient to be granted access>
    
  3. In diesem Beispiel wird Ed die Berechtigung für den Zugriff auf den Postfachordner „Marketing“ von Ayla gewährt und für seinen Zugriff auf diesen Ordner die Rolle „Besitzer“ angewendet.

    Add-MailboxFolderPermission -Identity ayla@contoso.com:\Marketing -User Ed@contoso.com -AccessRights Owner
    

Weitere Informationen finden Sie unter Add-MailboxFolderPermission.

Hat dies Ihr Problem gelöst?

Das Problem wurde nicht behoben.

Leider konnten wir das Problem mit diesem Leitfaden nicht lösen. Senden Sie Feedback zu dieser exemplarischen Vorgehensweise, und nutzen Sie die unten aufgeführten Ressourcen zur weiteren Problembehandlung.

In der Microsoft 365-Community erhalten Sie Unterstützung zur Selbsthilfe. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

  • Nutzen Sie die Suchfunktion, um eine Lösung für Ihr Problem zu finden.
  • Verwenden Sie das Hilfe-Center oder das Tool zur Problembehandlung. Beide Optionen sind am oberen Rand jeder Community-Webseite verfügbar.
  • Melden Sie sich mit Ihren Administratoranmeldeinformationen für Microsoft 365 an, und stellen Sie der Community eine Frage.