Verwenden von Personendatenconnectors mit Microsoft 365 Copilot

Verwenden Sie Personendatenconnectors, um autoritative Personeninformationen aus externen Systemen wie Personalwesen, Personalsuche, Talent und Personenplattformen in Microsoft 365 zu integrieren. Diese Connectors helfen Microsoft 365 Copilot, Microsoft Search, Profilkarten und Organisations-Explorer einen umfassenderen und nützlicheren Personenkontext anzuzeigen.

Wenn Ihr organization wichtige Personendaten außerhalb von Microsoft 365 speichert, können Sie Personendatenconnectors verwenden, um die Vollständigkeit, Auffindbarkeit und den Organisationskontext des Profils zu verbessern und gleichzeitig das Quellsystem autoritativ zu halten. Sie können auch steuern, wie sich überlappende Profilwerte zusammengesetzt werden, wenn mehrere Systeme Daten beitragen.

Erste Schritte

Beginnen Sie mit dem Pfad, der am besten zu Ihrem Szenario passt, und planen Sie dann, wie Profildaten in Microsoft 365 zusammengestellt und gesteuert werden.

1. Wählen Sie aus, wie Sie Ihre Personendaten verbinden möchten:
   • Verwenden Sie einen unterstützten, vordefinierten Connector. Erfahren Sie mehr über den Personal - &Recruiting-Connectorkatalog. Beispielsweise können Sie den BambooHR-Connector verwenden.
   • Erstellen Sie Ihren eigenen Connector. Wenn Sie ein anderes Personal-, Talent- oder benutzerdefiniertes Personalsystem verbinden müssen, erstellen Sie Ihren eigenen Personendatenconnector.
2. Wenn mehr als eine Quelle dieselbe Profileigenschaft bereitstellen kann, verwalten Sie die Rangfolgeneinstellungen der Profilquelle , damit Microsoft 365 das endgültige Profil wie erwartet erstellt.
3. Überprüfen Sie, wie verbundene Daten Benutzern angezeigt werden, indem Sie erfahren, wie Sie Profilkarten anpassen.
4. Bestätigen Sie vor dem Rollout die Governance-, Datenschutz- und Administratoranforderungen für Ihren Connector und Ihr Pilotprojekt mit einer begrenzten Zielgruppe.

Gründe für die Verwendung von Personendatenconnectors

People Datenconnectors helfen Ihnen, Microsoft 365 mit autoritativen Personeninformationen zu erweitern, die in Microsoft Entra ID oder anderen Microsoft 365-Profilquellen möglicherweise nicht vorhanden sind.

People Datenconnectors schaffen auf verschiedene Arten Einen Mehrwert:

• Reichhaltigere Copilot-Erdung. Microsoft 365 Copilot können einen besseren Personenkontext verwenden, um Benutzern zu helfen, die richtige Person zu finden, den Organisationskontext zu verstehen und personenbezogene Fragen effektiver zu navigieren.
• Bessere Auffindbarkeit in Microsoft 365. People Daten können in Microsoft Search, Profilkarten und Organisations-Explorer nützlicher werden.
• Umfassendere Profilerfahrungen. Sie können Attribute aus externen Hr-, Recruiting-, Talent- und Personensystemen verwenden, um vorhandene Microsoft 365-Identitäts- und Profildaten zu ergänzen.
• Klarere Kontrolle über die Profilkomposition. Wenn mehr als eine Quelle dieselbe Profileigenschaft bereitstellt, können Administratoren die Rangfolge der Quelle konfigurieren, um zu steuern, welche Quelle gewinnt.

Wählen Sie den richtigen Pfad aus.

Verwenden Sie die Option, die ihrem Szenario am besten entspricht.

Inhalt	Ressource
Verwenden eines von Microsoft erstellten Connectors für Personendaten	Durchsuchen Sie den Katalog Connectors im Microsoft 365 Admin Center, und überprüfen Sie die Kategorie Personal & Rekrutierung. Sie können z. B. den BambooHR Microsoft 365 Copilot-Connector verwenden.
Verbinden eines anderen PERSONAL-, Talent- oder Personensystems	Erstellen Microsoft 365 Copilot Connectors für Personendaten
Steuern, welche Quelle für überlappende Profileigenschaften autoritativ ist	Verwalten von Rangfolgeneinstellungen für Profilquellen
Steuern, was Benutzern auf Profilkarten angezeigt wird	Anpassen von Profilkarten

Funktionsweise von Personendatenconnectors

People Datenconnectors können Sie Profildaten aus externen Systemen auf eine Weise in Microsoft 365 übertragen, die eine konsistente App-übergreifende Benutzererfahrung unterstützt.

1. Sie verbinden ein Quellsystem wie BambooHR oder eine benutzerdefinierte Personenplattform.
2. Microsoft 365 erfasst und ordnet unterstützte Personendaten in Microsoft 365-Profilerfahrungen zu.
3. Microsoft 365 erstellt das endgültige Benutzerprofil unter Verwendung der konfigurierten Quellrangfolge, wenn sich mehrere Datenquellen überlappen.
4. Erfahrungen wie Microsoft 365 Copilot, Microsoft Search, Profilkarten und Organisation Explorer verwenden, die personenkomponierte Daten.

Der Connector ändert die externe Quelle nicht in einen Ersatz für Ihr Datensatzsystem. Stattdessen hilft es Microsoft 365, besseren Personenkontext zu präsentieren, während die externe Quelle für ihre eigenen Daten autoritativ bleibt.

Ein typischer Flow sieht wie folgt aus:

Häufige Szenarien

People Datenconnectors sind besonders nützlich, wenn Sie Folgendes ausführen möchten:

• Integrieren von HR- oder Recruiting-Daten in Microsoft 365, damit Profile vollständiger sind
• Benutzer dabei unterstützen, Personen, Fähigkeiten und organisationsbezogenen Kontext leichter zu erkennen
• Verbessern der personenbezogenen Grundlagen in Microsoft 365 Copilot Eingabeaufforderungen und Antworten
• Steuern, wie Profilkarten, Suche und Organisation Explorer Daten verbundener Personen verwenden

Hinweis

Die genaue Benutzeroberfläche hängt von den Daten ab, die Sie verbinden, wie Sie sie zuordnen und wie Ihr Mandant konfiguriert ist.

Von Microsoft erstellte Connectors

Wenn Sie eine unterstützte, vordefinierte Möglichkeit zum Übertragen von Personendaten in Microsoft 365 wünschen, beginnen Sie mit von Microsoft integrierten Connectors im Connectorskatalog im Microsoft 365 Admin Center.

Überprüfen Sie die Kategorie Personal & Rekrutierung , um zu sehen, welche Connectors für Ihr Szenario verfügbar sind. Wenn Ihr organization beispielsweise BambooHR verwendet, können Sie den BambooHR Microsoft 365 Copilot Connector als schnellen Weg verwenden, um Mitarbeiterprofildaten in Microsoft 365 zu übertragen, ohne zuerst einen benutzerdefinierten Connector zu erstellen.

Erstellen eines eigenen Connectors

Wenn Sie ein anderes Personal-, Talent- oder Benutzerdefiniertes Personalsystem verbinden müssen, können Sie einen eigenen Connector für Personendaten erstellen.

Verwenden Sie Build Microsoft 365 Copilot-Connectors für Personendaten, um Folgendes zu erfahren:

• Verbinden externer Systeme, die nicht von einem vordefinierten Connector abgedeckt werden
• Zuordnen unterstützter Personendaten zu Microsoft 365
• Entwerfen eines Connectors für die Profil- und Personendatenanforderungen Ihrer organization
• Erstellen mit voller Flexibilität für die Erfassung von Daten

Konfigurieren der Profilerstellung und -rangfolge

Wenn mehrere Quellen dieselben Profilinformationen bereitstellen, benötigen Sie eine vorhersagbare Methode, um zu entscheiden, welche Quelle für jede Eigenschaft autoritativ ist.

Verwenden Sie Die Rangfolgeneinstellungen für Profilquellen verwalten , um zu konfigurieren, wie Microsoft 365 Profildaten quellenübergreifend erstellt.

Die Quellrangfolge ist der wichtigste Konfigurationsschritt für Szenarien, in denen Folgendes gilt:

• Microsoft 365 verfügt bereits über einen Wert für eine Eigenschaft.
• Eine externe Quelle stellt auch einen Wert für dieselbe Eigenschaft bereit.
• Sie möchten steuern, welcher Wert in Microsoft 365-Umgebungen angezeigt wird.

Sie können auch Profilkarten anpassen verwenden, um zu steuern, welche Profilinformationen Benutzern präsentiert werden.

Compliance, Datenschutz und Datennutzung

Datentransparenz

Standardmäßig sind Personendaten, die über einen Copilot-Connector bereitgestellt werden, für alle Benutzer im Mandanten sichtbar. Diese Connectordaten werden im Microsoft 365-Profil des Benutzers gespeichert. Die Daten werden aufbewahrt, solange der Benutzer aktiv und lizenziert ist, es sei denn, sie werden von einem Administrator oder dem Benutzer über einen Antrag betroffener Personen (DsR) gelöscht. Anträge betroffener Personen ermöglichen es Benutzern, ihre Profildaten zu exportieren.

Informationsbarrieren

Microsoft 365 Copilot Connectors für Personendaten entsprechen Informationsbarrieren (IB), um die Konformität auf verschiedenen Plattformen sicherzustellen. Microsoft Purview-Informationsbarrieren schränken die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen bestimmten Gruppen in Teams, SharePoint und OneDrive ein. Es trägt dazu bei, Interessenkonflikte zu vermeiden und interne Informationen zu schützen, indem sichergestellt wird, dass eingeschränkte Benutzer sich nicht finden, chatten oder anrufen können, was besonders in regulierten Branchen nützlich ist. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zu Informationsbarrieren.

Datennutzung

People Daten, die über Copilot-Connectors importiert werden, gelten als Kundeninhalte und werden wie zuvor erwähnt von Microsoft 365-Diensten verwendet. Innerhalb Ihres organization werden diese Daten als Organisationsinhalte behandelt und unterliegen vorhandenen Microsoft 365-Profilsichtbarkeit und Zugriffssteuerungen. In mandantenübergreifenden Zusammenarbeitsszenarien und Copilot-Umgebungen können Connectordaten einen Kontext gemäß diesen Steuerelementen und der verbundenen Erfahrung beitragen.

Profilinformationen

Bearbeiten falscher Profilinformationen

Um falsche Informationen in einem Profil Karte zu aktualisieren, senden Sie eine Anforderung an Ihren Administrator.

1. Exportieren Sie Ihre Profildaten aus Ihrem Profil Karte. Dieser Export enthält die Quell-ID der Informationen, die Sie korrigieren möchten.
2. Wenden Sie sich mit diesen Details an Ihren Mandantenadministrator, um den entsprechenden Connector innerhalb des Microsoft 365 Admin Center zu identifizieren, indem Sie ihn mit der Connector-ID des konfigurierten Connectors abgleichen.
3. Der Administrator kann die Informationen direkt im Quellsystem aktualisieren.
4. Nachdem der Connector die nächste geplante Durchforstung durchgeführt hat, werden die aktualisierten Daten im Profil des Benutzers Karte angezeigt.

Löschen von Profilinformationen

Nur Mandantenadministratoren können die Daten von Personen löschen, die aus einer Quelle stammen, die sich im Besitz Ihres Arbeitgebers befindet und über das Benutzerprofil in Microsoft 365-Umgebungen verfügbar gemacht wird. Abhängig von den Richtlinien Ihres Arbeitgebers können Sie die Daten möglicherweise löschen oder nicht. Alternativ kann Ihr Administrator eine Copilot People Data Connector-Konfiguration aktualisieren, um dies widerzuspiegeln.

Weitere Informationen zu Anträgen betroffener Personen finden Sie in den Microsoft-Anleitungen zur Einhaltung der DSGVO und CCPA.

Eigenschaftenspezifische Überlegungen

• Bearbeitbare Eigenschaften: Alle über die Personenconnectors erfassten Eigenschaften sind schreibgeschützt. Es wird empfohlen, die Benutzerbearbeitung von Eigenschaften zu deaktivieren, die ebenfalls über Personenconnectors erfasst werden, um Szenarien zu vermeiden, in denen Benutzerbearbeitungen aufgrund des Rangfolgemodells nicht im Profil Karte angezeigt werden. Um die Bearbeitung von Eigenschaften zu konfigurieren, verwenden Sie das SharePoint Admin Center, um die Benutzerbearbeitung in Benutzerprofilen zu deaktivieren.
• Skills : Skills ist eine unterstützte Eigenschaft für die Erfassung über Personenconnectors als schreibgeschützte Skills und führt mit bearbeitbaren Fähigkeiten zusammen, es sei denn, die Bearbeitung von Skills ist deaktiviert. Wenn sich der Mandant für den People Skills-Dienst entscheidet, werden nur Skills angezeigt, die von People Skills stammen, im Profil Karte. Wenn in diesem Szenario People Skills aktiviert ist, sind Skills von Personenconnectors nur in der Personensuche und Microsoft 365 Copilot Chat verfügbar.

Authentifizierung und Autorisierung

Microsoft verpflichtet sich, die höchsten Sicherheitsstandards sicherzustellen, indem nur die sichersten Authentifizierungsprotokolle wie OpenID Connect (OIDC) und OAuth 2.0 unterstützt werden. Diese Protokolle sind integraler Bestandteil unserer Sicherheitsstrategie und bieten robuste und zuverlässige Authentifizierungsmechanismen, die Benutzeridentitäten und -daten schützen. Zum Einrichten von Personenconnectors ist eine OAuth 2.0-Authentifizierung erforderlich.

Wichtig

Nur Benutzer mit den Rollen "Globaler Administrator" und "Copilot-Administrator" können Personenconnectors konfigurieren.

Datenaktualisierung und -genauigkeit

Um genaue und aktuelle Profile zu verwalten, sollten Administratoren regelmäßige Durchforstungen oder Synchronisierungen einrichten, um die Übereinstimmung mit Den Quellsystemen sicherzustellen und die Veraltung von Daten zu verhindern.

People Daten gespeichert werden, solange der Endbenutzer aktiv ist und über eine gültige Microsoft 365-Lizenz verfügt, sofern vom Administrator keine Löschanforderung gestellt wurde. Wenn ein Connector gelöscht wird, wird er aus allen Instanzen entfernt, aber es kann mit Verzögerungen gerechnet werden.

Datenaufbewahrung

Wenn Sie Personendaten hochladen, werden die Datenattribute jedes Benutzers auf sein Microsoft 365-Benutzerprofil festgelegt und im Exchange Online Postfach des Benutzers gespeichert. Informationen zur Datenresidenz für Exchange Online finden Sie unter Datenresidenz für Exchange Online – Microsoft 365 Enterprise.

Entfernen eines Connectors

Um einen Copilot-Connector für Personendaten zu löschen, sollte ein Administrator die folgenden Schritte ausführen:

1. Navigieren Sie zum Microsoft 365 Admin Center, und navigieren Sie zum Abschnitt Connectors.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Ihre Verbindungen den Connector aus, den Sie löschen möchten.
3. Wählen Sie die Option Löschen aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Connectors.

Verwandte Inhalte

• Durchsuchen von in Microsoft integrierten Connectors im Connectorskatalog
• Erstellen Microsoft 365 Copilot Connectors für Personendaten
• Verwalten von Rangfolgeneinstellungen für Profilquellen
• Anpassen von Profilkarten
• Microsoft 365 Copilot-Architektur