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Erläutern von Microsoft 365-Gruppen für Ihre Benutzer

Microsoft 365-Gruppen können Sie eine Sammlung von Ressourcen einrichten, die freigegeben werden sollen, einschließlich eines freigegebenen Postfachs und Kalenders, einer SharePoint-Website mit einem OneNote-Notizbuch und einer Microsoft Planner. Microsoft Teams kann auch beim Erstellen einer Gruppe oder später hinzugefügt werden. Ressourcen von Berechtigungsgruppen werden über die Gruppe verwaltet.

Gruppen können erstellt werden, indem eine der freigegebenen Ressourcen erstellt wird. Das Erstellen einer Gruppe in Outlook führt zu demselben Ergebnis wie das Erstellen einer mit einer Gruppe verbundenen SharePoint-Teamwebsite oder eines Plans in Planner. Wenn Ihre Benutzer noch nicht mit Microsoft 365-Gruppen sind, ist ihnen dies möglicherweise nicht bewusst. Dies kann zu Verwirrung für Ihre Benutzer und der Möglichkeit führen, doppelte Ressourcen zu erstellen. (Beispielsweise kann jemand eine SharePoint-Website für die Dokumentzusammenarbeit erstellen und später eine separate instance von Planner erstellen, ohne zu erkennen, Planner bereits als Teil der Gruppe verfügbar war.)

Da Gruppen auf verschiedene Arten erstellt werden können, empfiehlt es sich, Ihre Benutzer so zu schulen, dass sie die Methode verwenden, die am besten zu Ihren organization passt:

  • Wenn Ihr organization die meiste Kommunikation per E-Mail durchführt, weisen Sie Ihre Benutzer an, Gruppen in Outlook zu erstellen.
  • Wenn Ihr organization sharePoint stark verwendet oder von sharePoint lokal migriert wird, weisen Sie Ihre Benutzer an, SharePoint-Teamwebsites für die Zusammenarbeit zu erstellen.
  • Wenn Ihr organization Teams bereitgestellt hat, weisen Sie Ihre Benutzer an, ein Team zu erstellen, wenn sie einen Bereich für die Zusammenarbeit benötigen.

Wenn Sie Ihre Benutzer so schulen, dass sie immer die Methode zum Erstellen von Gruppen verwenden, die am besten mit ihrer Arbeitsweise übereinstimmt, wenn sie einen Platz für die Zusammenarbeit mit anderen benötigen, können Sie Verwirrung und Duplizierung von Ressourcen vermeiden. Mit zunehmender Erfahrung verstehen Benutzer die Sammlung von Diensten, die in einer Gruppe enthalten sind, und dass verschiedene Erstellungsmethoden zum gleichen Ergebnis führen.

Sie können die Vorlage Microsoft 365-Gruppen for Business User – PowerPoint als Ausgangspunkt für Schulungspräsentationen für Ihre Benutzer verwenden.

So denken Sie über Gruppen und organisieren sie

Ihre Benutzer können am effektivsten miteinander kommunizieren, indem sie wissen, wo und wann Gruppen verwendet werden sollen.

Innere Schleife – Teams

Ihre innere Schleife umfasst Personen, mit denen Sie regelmäßig zusammenarbeiten. Mit Ihrer inneren Schleife müssen Sie effektive Besprechungen und Projekte ausführen. Mit Teams können Sie Teams-Features wie einen freigegebenen Kalender, Besprechungen, Kanäle und Chats nutzen, um sich mit Ihren engsten Mitarbeitern abzustimmen.

Äußere Schleife – Viva Engage

Ihre äußere Schleife umfasst Personen, mit denen Sie in Ihrer Organisation in Verbindung stehen, aber nicht unbedingt eng mit ihnen zusammenarbeiten. Mit Ihrer äußeren Schleife müssen Sie Mitarbeiter und Kollegen informieren und einbinden. Viva Engage bietet öffentliche Communitys, in denen Sie bewährte Methoden teilen, Dateien freigeben und Ideen für Crowdsources nutzen können.

Outlook, SharePoint und Stream

Outlook : Verwenden Sie E-Mail-Gruppen, um die Kommunikation auf bestimmte Gruppen auszurichten.

SharePoint : Verwenden Sie SharePoint-Websites, um Inhalte mit bestimmten Gruppen freizugeben und zusammenzuarbeiten.

Stream: Verwenden Sie Stream, um Video- und Liveereignisse für bestimmte Gruppen freizugeben.

Informationen zu Microsoft 365-Gruppen