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Info zu freigegebenen Postfächern

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Freigegebene Postfächer werden verwendet, wenn mehrere Personen Zugriff auf dasselbe Postfach benötigen, z. B. eine E-Mail-Adresse für Unternehmensinformationen oder Support, den Empfangstresen oder andere Funktionen, die von mehreren Personen geteilt werden.

Benutzer, die über Berechtigungen für das Gruppenpostfach verfügen, können Nachrichten mit der "Senden als"- oder "Senden im Auftrag von"-Postfach-E-Mail-Adresse senden, sofern der Administrator dem jeweiligen Benutzer die entsprechende Berechtigung erteilt hat. Dies ist besonders nützlich für Hilfe- und Support-Postfächer, da Benutzer E-Mails von "Contoso-Support" oder der "Rezeption von Gebäude A" senden können.

Bevor Sie ein freigegebenes Postfach erstellen müssen Sie einige Dinge wissen:

  • Lizenzen: Ihr freigegebenes Postfach kann bis zu 50 GB Daten speichern, ohne dass Sie ihm eine Lizenz zuweisen müssen. Danach müssen Sie dem Postfach eine Lizenz zuweisen, um mehr Daten speichern zu können. Weiter Details über das Lizenzieren von freigegebenen Postfächern finden Sie unter Exchange Online-Einschränkungen. Wenn ein freigegebenes Postfach die Speichergrenze erreicht, können Sie E-Mails noch eine Zeitlang empfangen, aber keine neuen E-Mails mehr senden. Danach wird auch der Empfang von E-Mails beendet. Absender für das Postfach erhalten einen Unzustellbarkeitsbericht.

Hinweis

Für die folgenden Szenarien ist eine Exchange Online Plan 2-Lizenz erforderlich:

  • Das freigegebene Postfach verfügt über mehr als 50 GB Speicherplatz.
  • Das freigegebene Postfach verwendet die direkte Archivierung.
  • Das freigegebene Postfach wird im Beweissicherungsverfahren abgelegt.

Eine schritt-für-Schritt-Anleitung zum Zuweisen von Lizenzen finden Sie unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern.

  • Benutzerberechtigungen: Sie müssen den Benutzern Berechtigungen (Mitgliedschaft) für das freigegebene Postfach erteilen. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein freigegebenes Postfach nutzen.

  • Externe Benutzer: Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens (z. B. Personen mit einem Gmail-Konto) keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Wenn Sie das tun möchten, erwägen Sie stattdessen die Erstellung einer Gruppe für Outlook. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe im Admin Center.

  • Verwenden mit Outlook für Android- und iOS-App: Zusätzlich zur Verwendung von Outlook im Web aus Ihrem Browser für den Zugriff auf freigegebene Postfächer können Sie auch die Outlook für iOS-App oder die Outlook für Android-App verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile. Eine andere Option ist die Erstellung einer Gruppe für Ihr freigegebenes Postfach. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gruppen vergleichen.

  • Verschlüsselung: Sie können E-Mails, die aus einem freigegebenen Postfach gesendet werden, nicht verschlüsseln. Das liegt daran, dass ein freigegebenes Postfach keinen eigenen Sicherheitskontext (Benutzername/Kennwort) besitzt und ihm somit kein Schlüssel zugewiesen werden kann. Wenn es mehrere Mitglieder gibt und diese E-Mails senden oder empfangen, die sie mit ihren eigenen Schlüsseln verschlüsselt haben, kann es passieren, dass manche Mitglieder die E-Mail lesen können und andere wiederum nicht, je nachdem, mit welchem öffentlichen Schlüssel die E-Mail verschlüsselt wurde.

  • Postfach-Umwandlung: Sie können Benutzerpostfächer in freigegebene Postfächer umwandeln. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Umwandeln eines Benutzerpostfachs in ein freigegebenes Postfach.

  • Admin Rollen: Benutzer mit Exchange-Administratorrollen können freigegebene Postfächer erstellen.

  • Abonnement-Voraussetzungen: Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, müssen Sie einen Microsoft 365 für Unternehmen-Plan abonnieren, der E-Mail einschließt (der Exchange Online-Dienst). Das Microsoft 365 Apps for Business-Abonnement schließt E-Mail nicht ein.. Microsoft 365 Business Standard schließt E-Mail nicht ein.

  • Anmelden: Ein freigegebenes Postfach ist nicht für die direkte Anmeldung durch das zugehörige Benutzerkonto vorgesehen. Sie sollten Anmeldungen für das freigegebene Postfach-Konto immer blockieren und die Blockierung beibehalten.

  • Zu viele Benutzer: Wenn zu viele bestimmte Benutzer gleichzeitig auf ein freigegebenes Postfach zugreifen (maximal unterstützt 25), kann es vorkommen, dass sie zeitweilig keine Verbindung mit diesem Postfach herstellen oder Inkonsistenzen wie Nachrichten im Postausgang duplizieren. Reduzieren Sie in diesem Fall die Anzahl der Benutzer, oder verwenden Sie eine andere Workload, z. B. eine Microsoft 365-Gruppe.

  • Nachrichtenlöschung: Leider können Sie nicht verhindern, dass Personen Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen. Die einzige Möglichkeit, dies zu verhindern, ist das Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe statt eines freigegebenen Postfachs. Eine Gruppe in Outlook ist wie ein freigegebenes Postfach. Einen Vergleich dieser beiden Möglichkeiten finden Sie unter Gruppen vergleichen. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter Weitere Informationen über Microsoft 365-Gruppen.

  • Multi-Geo In einer Multi-Geo-Umgebung müssen freigegebene Postfächer auf die gleiche Weise lizenziert werden, wie ein Benutzerpostfach lizenziert ist. Beachten Sie, dass die standortübergreifende Postfachüberwachung nicht unterstützt wird. Wenn beispielsweise einem Benutzer Berechtigungen für den Zugriff auf ein freigegebenes Postfach an einem anderen Geo-Speicherort zugewiesen wurden, werden die von diesem Benutzer ausgeführten Postfachaktionen im Postfachüberwachungsprotokoll des freigegebenen Postfachs nicht protokolliert.

Hinweis

Um auf ein freigegebenes Postfach zugreifen zu können, benötigt ein Benutzer eine Exchange Online-Lizenz, das freigegebene Postfach selber benötigt aber keine eigene Lizenz. Zu jedem freigegebenen Postfach gehört ein entsprechendes Benutzerkonto. Haben Sie festgestellt, dass Sie beim Erstellen des freigegebenen Postfachs nicht zur Eingabe eines Kennworts aufgefordert wurden? Das Konto verfügt über ein Kennwort, das jedoch vom System generiert wurde (unbekannt). Sie sollten nicht das Konto verwenden, um sich beim freigegebenen Postfach anzumelden. Ohne eine Lizenz sind freigegebene Postfächer auf 50 GB beschränkt. Wenn Sie die Größenbeschränkung auf 100 GB erhöhen möchten, muss dem freigegebene Postfach eine Exchange Online (Plan 2)-Lizenz zugewiesen werden. Die Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer Exchange Online-Archivierungs-Add-On-Lizenz erhöht nur die Größe des Archivpostfachs. Auf diese Weise können Sie auch die automatisch expandierende Archivierung für zusätzliche Archivspeicherkapazität aktivieren. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie ein freigegebenes Postfach in die Status „Aufbewahrung für juristische Zwecke“ setzen möchten: Das freigegebene Postfach muss über eine Exchange Online Plan 2-Lizenz oder eine Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer zusätzlichen Exchange Online-Archivierungslizenz verfügen.

Wenn Sie erweiterte Features wie Microsoft Defender for Office 365, eDiscovery (Premium) oder Aufbewahrungsrichtlinien anwenden möchten, sind möglicherweise Lizenzen erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheits- & Compliance.

Hinweis

Vor Juli 2018 wurden alle nicht lizenzierten freigegebenen Postfächer mit einer Größe von 100 GB bereitgestellt. Weitere Informationen finden Sie unter Korrigieren der Bereitstellung und Größenanpassung für freigegebene Postfächer.

Behandeln von Problemen mit freigegebenen Postfächern

Fehler beim Erstellen freigegebener Postfächer

Wenn die Fehlermeldung angezeigt wird, wird die Proxyadresse "smtp:<name des freigegebenen Postfachs>" bereits von den Proxyadressen oder legacyExchangeDN von "<name>" verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus. Dies bedeutet, dass Sie versuchen, dem freigegebenen Postfach einen Namen zu geben, der bereits verwendet wird. Beispiel: Sie möchten freigegebenen Postfächern die Namen "info@domaene1" und "info@domaene2" geben. Sie können auf zwei Arten vorgehen:

Fehler aufgrund fehlender Sendeberechtigungen bei Verwendung eines freigegebenen Postfachs

Wenn Sie ein freigegebenes Postfach erstellt haben und dann versuchen, eine Nachricht daraus zu senden, erhalten Sie möglicherweise Folgendes:

Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Sie sind nicht berechtigt, die Nachricht im Namen des angegebenen Benutzers zu senden.

Diese Meldung wird angezeigt, wenn bei Microsoft 365 ein Problem mit der Replikationslatenz auftritt. Sie sollte in etwa einer Stunde gelöscht werden, wenn die Informationen zu Ihrem neuen freigegebenen Postfach (oder dem hinzugefügten Benutzer) in allen unseren Rechenzentren repliziert werden. Warten Sie eine Stunde, und versuchen Sie dann erneut, eine Nachricht zu senden.

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