Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365

In diesem Artikel wird erläutert, was freigegebene Postfächer sind, wann sie verwendet werden sollen, Lizenzierungsüberlegungen, Einschränkungen und häufige Problembehandlungsszenarien.

Verwenden Sie freigegebene Postfächer, wenn mehrere Personen Zugriff auf dasselbe Postfach benötigen, z. B. für:

  • Firmeninformationsadressen.
  • Support-E-Mail-Adressen.
  • Empfangs- oder Rezeptionspostfächer.
  • Alle anderen Postfächer, die von mehreren Personen gemeinsam genutzt werden.

Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können als oder im Namen eines freigegebenen Postfachs senden. Freigegebene Postfächer sind nützlich für Hilfe- und Supportpostfächer, da Benutzer E-Mails vom Contoso-Support oder vom Gebäude 7-Empfang senden können.

Vor dem Erstellen eines freigegebenen Postfachs

Beachten Sie die folgenden Elemente, bevor Sie ein freigegebenes Postfach erstellen:

Lizenzierungs- und Postfachspeichergrenzwerte

  • Lizenzierung: Ein freigegebenes Postfach kann bis zu 50 GB Daten speichern, ohne ihm eine Lizenz zuzuweisen.

    Warnung

    Wenn ein freigegebenes Postfach das Postfachspeicherlimit erreicht, können Sie für einige Zeit E-Mails empfangen, aber keine neuen E-Mails senden. Nach einiger Zeit empfängt das freigegebene Postfach keine E-Mails mehr, und Absender des Postfachs erhalten eine Nichtzustellungsbestätigung. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange Online-Begrenzungen.

  • Szenarien, die zusätzliche Lizenzen erfordern: Für die folgenden Szenarien sind zusätzliche Lizenzen erforderlich:

    • Freigegebenes Postfach mit mehr als 50 GB: Freigegebene Postfächer sind auf 50 GB beschränkt. Um das Größenlimit auf 100 GB zu erhöhen, muss dem freigegebenen Postfach eine Exchange Online Plan 2-Lizenz zugewiesen werden.

    • Freigegebenes Postfach mit in-situ-Archivierung: Um die Größe des Archivpostfachs zu erhöhen, ist eine Exchange Online Plan 2-Lizenz oder eine Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer Exchange Online-Archivierung Add-On-Lizenz erforderlich. Wenn Sie eine dieser Lizenzen zuweisen, können Sie auch die automatisch erweiterte Archivierung für zusätzliche Archivspeicherkapazität aktivieren.

    • Freigegebenes Postfach im Beweissicherungsverfahren: Um ein freigegebenes Postfach im Beweissicherungsverfahren zu platzieren, muss das freigegebene Postfach über eine Exchange Online Plan 2-Lizenz oder eine Exchange Online Plan 1-Lizenz mit einer Exchange Online-Archivierung-Add-On-Lizenz verfügen.

    • Erweiterte Features: Um erweiterte Features wie Microsoft Defender für Office 365, Microsoft Purview-eDiscovery (Premium) oder Aufbewahrungsrichtlinien anzuwenden, sind möglicherweise Lizenzen erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheits- & Compliance.

      Eine schritt-für-Schritt-Anleitung zum Zuweisen von Lizenzen finden Sie unter Zuweisen von Lizenzen zu Benutzern.

  • Abonnementanforderungen: Um ein freigegebenes Postfach zu erstellen, müssen Sie einen Microsoft 365 Business-Plan abonnieren, der E-Mails (den Exchange Online-Dienst) enthält. Das Microsoft 365 Apps for Business-Abonnement schließt E-Mail nicht ein.. Microsoft 365 Business Standard schließt E-Mail nicht ein.

  • Lizenzanforderungen für den Zugriff auf ein freigegebenes Postfach: Für den Zugriff auf ein freigegebenes Postfach muss ein Benutzer über eine lizenzierte Exchange Online Postfach verfügen, aber das freigegebene Postfach erfordert keine separate Lizenz. Der Delegatzugriff muss über das eigene Postfach des Delegaten erfolgen.

Zugriff und Berechtigungen

  • Benutzerberechtigungen: Um das freigegebene Postfach zu verwenden, weisen Sie Benutzern Über eine Mitgliedschaft Berechtigungen zu. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation können ein freigegebenes Postfach nutzen.

  • Externe Benutzer: Sie können Personen außerhalb Ihres Unternehmens, z. B. Personen mit einem Gmail-Konto, keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Wenn Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren möchten, sollten Sie stattdessen eine Gruppe für Outlook erstellen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe im Admin Center.

  • Anmelden: Ein freigegebenes Postfach ist nicht für die direkte Anmeldung mit dem zugehörigen Benutzerkonto vorgesehen. Blockieren Sie die Anmeldung für das freigegebene Postfachkonto immer, und lassen Sie es blockiert.

  • Admin Rollen: Benutzer mit Exchange-Administratorrollen können freigegebene Postfächer erstellen.

  • Kennwort für freigegebene Postfächer: Jedes freigegebene Postfach verfügt über ein entsprechendes Benutzerkonto mit einem vom System generierten Kennwort, das nicht bekannt ist oder für die Verwendung vorgesehen ist. Verwenden Sie das Konto nicht, um sich beim freigegebenen Postfach anzumelden.

Clientunterstützung und -nutzung

  • Verwenden mit Outlook für Android und Outlook für iOS-App: Sie können nicht nur Outlook im Web aus Ihrem Browser verwenden, um auf freigegebene Postfächer zuzugreifen, sie können auch die Outlook für iOS-App oder die Outlook für Android-App verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen eines freigegebenen Postfachs zu Outlook Mobile. Eine andere Option ist die Erstellung einer Gruppe für Ihr freigegebenes Postfach. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Gruppen vergleichen.

  • Zu viele Benutzer: Ein freigegebenes Postfach unterstützt maximal 25 Benutzer. Wenn zu viele Benutzer gleichzeitig auf das Postfach zugreifen, treten möglicherweise Verbindungsfehler oder duplizierte Nachrichten auf. Wenn Sie mehr Benutzer benötigen, verwenden Sie stattdessen eine Microsoft 365-Gruppe.

  • Löschen von Nachrichten: Sie können nicht verhindern, dass Benutzer Nachrichten in einem freigegebenen Postfach löschen. Um das Löschen einzuschränken, erstellen Sie eine Microsoft 365-Gruppe anstelle eines freigegebenen Postfachs. Eine Microsoft 365-Gruppe in Outlook bietet gemeinsamen Zugriff auf E-Mails und einen Kalender, verwendet jedoch ein anderes Modell als ein freigegebenes Postfach. Einen Vergleich dieser beiden Möglichkeiten finden Sie unter Gruppen vergleichen. Weitere Informationen zu Gruppen finden Sie unter Weitere Informationen über Microsoft 365-Gruppen.

Überlegungen zu Sicherheit und Compliance

  • Verschlüsselung: Email, die von einem freigegebenen Postfach gesendet werden, können nicht verschlüsselt werden, da das Postfach keinen eigenen Sicherheitskontext (Benutzername und Kennwort) hat. Daher kann ihm kein Verschlüsselungsschlüssel zugewiesen werden. Wenn Mitglieder Nachrichten mit ihren eigenen Schlüsseln verschlüsseln, können andere Mitglieder diese Nachrichten möglicherweise nicht lesen.

  • Beweissicherung für Rechtsstreitigkeiten: Freigegebene Postfächer erfordern eine zusätzliche Lizenzierung, um das Beweissicherungsverfahren zu unterstützen. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzierungs- und Postfachspeichergrenzwerte.

Postfachverwaltung

Behandeln von Problemen mit freigegebenen Postfächern

In diesem Abschnitt werden häufige Probleme beschrieben, die beim Erstellen oder Verwenden freigegebener Postfächer auftreten können, und wie Sie diese beheben können.

Fehler beim Erstellen freigegebener Postfächer

Wenn Sie versuchen, dem freigegebenen Postfach einen Namen zu geben, der bereits verwendet wird, wird die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Die Proxyadresse "smtp:<shared mailbox name>" wird bereits von den Proxyadressen oder legacyExchangeDN von "<name>" verwendet. Wählen Sie eine andere Proxyadresse aus.

Führen Sie beispielsweise eine der folgenden beiden Aufgaben aus, um zwei freigegebene Postfächer mit den Namen info@domain1 und info@domain2zu erstellen:

Fehler beim Senden von Berechtigungen bei Verwendung eines freigegebenen Postfachs

Wenn Sie ein freigegebenes Postfach erstellen und dann versuchen, eine Nachricht daraus zu senden, wird möglicherweise die folgende Fehlermeldung angezeigt:

Diese Nachricht konnte nicht gesendet werden. Sie sind nicht berechtigt, die Nachricht im Namen des angegebenen Benutzers zu senden.

Diese Meldung wird angezeigt, wenn bei Microsoft 365 ein Replikationslatenzproblem auftritt. Sie vergeht in etwa einer Stunde, wenn die Informationen zu Ihrem neuen freigegebenen Postfach (oder dem hinzugefügten Benutzer) in allen Rechenzentren repliziert werden. Warten Sie eine Stunde, und versuchen Sie dann erneut, eine Nachricht zu senden.

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