Freigeben Microsoft 365 Kalenders für externe Benutzer

Manchmal ist es notwendig, dass Ihre Benutzer Besprechungen mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens planen. Um die Suche nach gemeinsamen Besprechungszeiten zu vereinfachen, können Sie in Microsoft 365 diesen Personen Kalender zur Verfügung stellen. Dies sind Personen, die freie und gebuchte Zeiten für Benutzer in Ihrer Organisation sehen müssen, aber keine Benutzerkonten für Ihre Microsoft 365-Organisation haben.

Sie können die Kalenderfreigabe für alle Benutzer in Ihrer Organisation im Microsoft 365 Admin Center aktivieren. Sobald die Freigabe aktiviert ist, können Ihre Benutzer die Outlook Web App verwenden, um ihre Kalender für jeden innerhalb oder außerhalb der Organisation freizugeben. Personen innerhalb der Organisation können den gemeinsamen Kalender zusammen mit ihrem eigenen Kalender anzeigen. Personen außerhalb der Organisation wird eine URL gesendet, mit der sie den Kalender anzeigen können. Die Benutzer in Ihrer Organisation entscheiden, wann und wie viel sie freigeben möchten.

Hinweis

Wenn Sie Kalender für eine Organisation freigeben möchten, die Exchange Server 2013 (eine lokale Lösung) verwendet, muss der Exchange-Administrator eine Authentifizierungsbeziehung mit der Cloud einrichten. Dies wird als Partnerverbund bezeichnet und muss Mindestanforderungen an die Software erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe.

Aktivieren Sie die Kalenderfreigabe über das Microsoft 365 Admin Center

  1. Melden Sie sich als globaler Administrator beim Admin Center an, wechseln Sie zu Einstellungen > Organisationseinstellungen, und wählen Sie auf der Registerkarte "Dienste" die Option "Kalender" aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite Kalender, ob Sie es Benutzern ermöglichen möchten, ihre Kalender für Personen außerhalb Ihrer Organisation freizugeben, die Microsoft 365 oder Exchange haben. Wählen Sie, ob Sie anonymen Benutzern (Benutzern ohne Anmeldeinformationen) den Zugriff auf Kalender über eine E-Mail-Einladung erlauben wollen.

  3. Wählen Sie, welche Art von Kalenderinformationen den Benutzern zur Verfügung gestellt werden sollen. Sie können alle Informationen zulassen oder sie nur auf die Zeit oder nur auf Zeit, Betreff und Ort beschränken.

Synchronisierungsintervall für externe Freigabe

Die sofortige Synchronisierung für die Freigabe außerhalb Ihres Mandanten wird derzeit nicht unterstützt. Während Sie diese Konfigurationen freigeben können, erfolgt die Synchronisierung in regelmäßigen Abständen. Es gibt zwei Arten der mandantenübergreifenden Freigabe:

  1. Microsoft 365 an einen anderen Microsoft 365 Benutzer (wenn die externe Freigabe aktiviert ist): Es wird ein vollständig freigegebener Kalender erstellt, die Synchronisierung erfolgt jedoch ungefähr alle drei Stunden. Die sofortige Synchronisierung wird schließlich für dieses Setup aktiviert.

  2. Microsoft 365 für einen Outlook.com-Benutzer: Wenn die externe Freigabe deaktiviert ist, fällt die Freigabe für einen anderen Microsoft 365 Benutzer ebenfalls in diese Gruppe. Bei der Freigabe wird eine ICS-URL generiert, die der Empfänger zu einem beliebigen Kalenderdienst hinzufügen kann. Bei einem ICS-Abonnement wählt der Kalenderdienst des Empfängers aus, wann das ICS-Abonnement synchronisiert werden soll, um neue Updates zu erhalten. Wenn der Empfänger eine Outlook.com oder ein Microsoft 365 Benutzer ist, erfolgt die Synchronisierung ungefähr alle drei Stunden.

Personen zum Zugreifen auf Kalender einladen

Sobald die Freigabe aktiviert ist, können Kalenderbesitzer Einladungen an bestimmte Benutzer aussprechen.

  1. Öffnen Sie Outlook im Web.

  2. Wählen Sie oben auf der Seite das App-Startfeld und dann "Kalender" aus. Standardmäßig heißt Ihr primärer Kalender "Kalender". Wenn Sie andere Kalender erstellt haben, können Sie stattdessen einen dieser Kalender auswählen, der freigegeben werden soll. Kalender, die sich im Besitz anderer Personen befinden, können nicht freigegeben werden.

  3. Geben Sie im Feld " Freigabeeinladung in E-Mail senden" den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten.

  4. Wählen Sie aus, wie viele Informationen diese Person anzeigen soll:

    • Kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin , kann die Person sehen, wann Sie beschäftigt sind, enthält aber keine Details wie den Veranstaltungsort.

    • Kann Titel und Orte anzeigen , kann die Person sehen, wann Sie beschäftigt sind, sowie den Titel und den Ort von Ereignissen.

    • Kann alle Details anzeigen , kann die Person alle Details Ihrer Ereignisse anzeigen.

    • Mit "Kann bearbeiten" kann die Person alle Details Ihrer Ereignisse anzeigen und Ihren Kalender bearbeiten (nur verfügbar, wenn sie mit Personen in Ihrer Organisation geteilt wird).

  5. Wählen Sie Freigeben aus.

Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe für eine Website (Artikel)
Übersicht über die Microsoft 365 Admin Center (Video)
Verwalten von E-Mails und Kalendern (Linkseite)